Dalle entrate dei biglietti alla fidelizzazione dei clienti e alla ricerca di potenziali clienti in modo più efficace, la gestione degli eventi e gli eventi aziendali possono essere straordinariamente redditizi per luoghi di ospitalità come hotel e ristoranti. Dalle fiere ai galà di raccolta fondi senza scopo di lucro, gli eventi sono la linfa vitale di molte attività alberghiere, ma possono anche essere piuttosto stressanti.  Estraggono attenzione e risorse dalla tua organizzazione in modi che possono essere controproducenti se non pianifichi adeguatamente.  I matrimoni sono il tipo di evento più stressante poiché sono molto sotto pressione, ma con un grande rischio arrivano grandi ricompense. Per evitare le cadute di un evento mal prodotto, devi essere organizzato e meticoloso, utilizzando tutti gli strumenti a tua disposizione per realizzare un evento di successo.

Nella nostra guida Event Planning 101, ti guideremo attraverso un quadro per lanciare un evento straordinario. All'inizio può sembrare intimidatorio, ma la verità confortante della pianificazione degli eventi è che le capacità organizzative fanno molto.  Ti guideremo attraverso tutto, dall'assunzione di un gestore di eventi all'utilizzo del software di gestione degli eventi, alla pianificazione di eventi speciali e persino a come affrontare eventi di grandi dimensioni.

Definisci i tuoi obiettivi e i tuoi obiettivi

Gli obiettivi del tuo evento possono sembrare ovvi per te, ma tali obiettivi potrebbero in realtà essere molto diversi tra i tuoi stakeholder. Prima di iniziare a pianificare, devi portare tutti in una stanza e sulla stessa pagina. Domande da porre:

• Perché stiamo organizzando questo evento?

• Quali sono le nostre aspettative dall'evento?

• Come misureremo il suo successo?

• Dove ci sono sovrapposizioni o conflitti quando si tratta alle aspettative e alle misurazioni del successo?

• C'è qualcun altro che non dovrebbe esserci in questa stanza? p>

• C'è qualcuno in questa stanza che non dovrebbe esserci?

Raccogliendo le parti interessate e prendendoti il ??tempo necessario per identificare i tuoi obiettivi e obiettivi principali, avrai una solida base che porterà a un evento di maggior successo. Altrimenti, rischi un evento confuso che cerca di essere troppe cose per troppe persone e finisce per non piacere a nessuno.

Una volta stabiliti i tuoi obiettivi, scrivili per chiarezza. Quindi, quando affronti l'inevitabile conflitto lungo la linea, puoi fare riferimento ai tuoi obiettivi concordati. Diventano il tuo alleato per evitare che l'evento si allontani troppo dagli scopi previsti. Inoltre, ogni obiettivo dovrebbe avere una metrica quantificabile che puoi utilizzare per valutare il successo durante il debriefing post-evento.

Ora, con gli obiettivi in ??mano, puoi lavorare a ritroso per garantire l'evento è strutturato per offrire ai partecipanti e alle parti interessate aziendali.

Assegnare ruoli e responsabilità

Una volta definiti gli obiettivi, è il momento di assegnare ruoli e responsabilità. La chiarezza è una delle cose più preziose che un organizzatore di eventi può fornire. In effetti, tutto ciò che fai dovrebbe essere incentrato sulla riduzione dell'ambiguità! Vuoi che tutti siano sulla stessa pagina, con aspettative e compiti chiari in modo che non ci sia confusione su chi sta facendo cosa e quando.

Idealmente, questi saranno durante la stessa riunione di avvio in modo che tutti siano allineati attorno ai propri compiti che vanno avanti. In qualità di responsabile della pianificazione dell'evento, è utile avere questi incarichi in modo da poter diffondere la soluzione alternativa e continuare a coinvolgere le parti interessate nel successo dell'evento. 

A seconda del tipo di evento e le risorse interne disponibili, potresti prendere in considerazione la creazione di sottocomitati, ciascuno con il proprio lead. Questo struttura il processo di pianificazione dell'evento e chiarisce i ruoli:

Gestione fornitori: Questo team gestisce tutto ciò che riguarda terze parti, come garantire un luogo, trovare un catering e gestire A/V, tra gli altri.

Programmazione: Questo gruppo è responsabile della creazione dell'agenda dell'evento, inclusa la creazione di sessioni e panel, la protezione dei relatori, la ricerca di intrattenimento e qualsiasi altra cosa relativa al programma dell'evento.

Marketing: Questo team si occupa di marketing e PR per l'evento, che include la comunicazione con la stampa, la gestione dei media in loco, i social media e altro ancora .

Sponsorizzazioni: Questo gruppo porterà sponsor esterni che possono aiutare a ridurre i costi dell'evento .

Imposta il tuo budget2>

Una volta che hai i parametri dell'evento e una descrizione approssimativa dei ruoli e delle responsabilità di tutti, sarai in una posizione migliore per stabilire il budget dell'evento. Sarai in grado di identificare opportunità di sponsorizzazione, nonché altri flussi di entrate che possono aiutare a coprire i costi dell'evento. Alcuni possono essere monetari e altri possono essere “in natura” contributi che scambiano pubblicità per donare beni e servizi.

Alcune spese da includere nel budget:

Sede. Includi qui tutti i costi correlati, non solo il canone di locazione della sede: qualsiasi assicurazione richiesta, costi A/V... tutto ciò che ha a che fare con la sede. Se stai facendo una mostra, suddividi anche quei costi.

Design. Ogni sede viene con i relativi costi di progettazione: sedie, tavoli, fiori, ecc. È qui che metti da parte i soldi per abbellire la sede per creare un'atmosfera che si adatti al tuo evento.    

Programmazione. Pagherete i relatori principali? Che ne dici di una band per l'intrattenimento serale? Tieni conto di tutti i costi relativi all'esecuzione del programma di programmazione desiderato.

F&B. I partecipanti devono essere nutrito e adeguatamente ubriaco! Dovrai allineare le tue spese qui con lo stile e l'atmosfera dell'evento in modo da non esagerare (o, peggio, deludere le aspettative). Ovviamente, se stai organizzando un evento virtuale, un vantaggio è che puoi eliminare questo elemento pubblicitario.

Branding e Marketing. Ogni evento richiede partecipanti. Cosa farai per creare buzz e vendere biglietti? Il tuo investimento qui può includere anche un addetto stampa, marketing a pagamento e marketing organico sui tuoi canali multimediali di proprietà.

Costi del personale. Che si tratti di baristi e server o del costo di viaggio e alloggio per il personale di supporto, devi preventivare tutti i costi del personale. Potresti voler includere anche il costo relativo del tuo personale interno; dipende solo da se vuoi avere una vera contabilità dei costi dell'evento.

Contingenza.  Vai avanti e aggiungi un buffer del 5-10% al tuo budget per quei costi imprevisti che si verificano sempre...

Potresti anche voler includere qualsiasi reddito previsto in modo da poter valutare redditività (o, per un evento aziendale, il punto di pareggio). Anche se offri biglietti gratuiti, inserisci un prezzo su quei biglietti per mettere un prezzo sul valore dell'evento per i partecipanti. Ciò fornisce un resoconto completo dell'evento in modo da sapere a che punto sei.

Considera le opzioni virtuali

Come tutti sappiamo, la pandemia globale ha sconvolto il settore degli eventi. Ma c'è stato un lato positivo: gli organizzatori di eventi si sono concentrati sul miglioramento dell'esperienza virtuale, qualcosa che la maggior parte degli eventi aveva lasciato nel dimenticatoio.

Oggi, gli organizzatori di eventi devono considerare se (e poi come) integrare una componente virtuale nei propri eventi. Quindi, che si tratti di un evento solo virtuale o di un evento ibrido che unisce di persona e online, hai una varietà di strumenti a tua disposizione. Eccone due da considerare, ognuno dei quali ti consente di integrare perfettamente un componente virtuale nella strategia del tuo evento:

Cvent. Gli eventi virtuali sono ora una parte importante del portafoglio di ospitalità Cvent. La piattaforma degli eventi virtuali include un hub per i partecipanti per il networking avanzato, la pianificazione delle riunioni, le sale riunioni video e i contenuti scaricabili. 

Bizzaboo. Questa piattaforma supporta eventi virtuali, ibridi e di persona, il che significa che puoi sviluppare un'ampia gamma di tipi di eventi senza dover spendere troppo per nuovi strumenti. Bizzaboo ha anche molte integrazioni in modo da poter personalizzare la tua esperienza.

Attendify. Con funzionalità di streaming complete basate su browser integrate, la piattaforma di Attendify rende la parte virtuale del tuo evento coinvolgente quanto quella di persona. C'è una home page personalizzata della community, sessioni interattive e un solido networking, che danno vita a un evento virtuale.

Blocca la logistica

Anche il pianificatore di eventi più esperto ha bisogno di tempo per pianificare un evento di successo. Concediti almeno 3 mesi di lead time, con una finestra ideale di circa 6 mesi. Quando imposti la data, non avere fretta. Considera attentamente le festività pubbliche (sia nel paese ospitante che quelle da cui potrebbero provenire i partecipanti), osserva gli eventi del settore in competizione e dai anche un'occhiata ai calendari scolastici. Dovrai anche raggiungere i pilastri della tua programmazione, come i relatori e l'intrattenimento al centro del tuo evento. 

Quindi, una volta che hai in mente alcune date ( un obiettivo e due backup), contatta l'elenco ristretto della tua sede. Potresti scoprire che la data in realtà ti aiuta a restringere le tue scelte. Se ritieni che la tua sede principale non sia in grado di soddisfare le tue date preferite, puoi guardare altrove o tornare indietro con le parti interessate per vedere se c'è flessibilità. Anche se devi decidere tu stesso, spesso è meglio scegliere la data ideale piuttosto che il luogo ideale, poiché è quasi impossibile fare in modo che gli orari siano perfettamente in linea!

Crea il tuo piano generale

Questa è la tua “bibbia.” È il documento di riferimento che dovrebbe rispondere alle domande di tutti. È l'unica fonte di verità. Può essere aggiornato nel tempo, quindi assicurati che i nomi dei file riflettano l'ultimo aggiornamento e di avere promemoria periodici per consentire alle persone di accedere all'ultima versione

Il tuo piano generale costruirà tutte le parti di il tuo evento:

• Luoghi, catering e logistica dei fornitori

• Gestione dei relatori e dell'intrattenimento, inclusi contratti, viaggi e altra logistica

• Cronologia stimata, suddivisa per deliverable e titolare dell'attività

• Gestione delle registrazioni (entrambi pre-spettacolo e in loco)

• Stampa e segnaletica

• Piano marketing e PR

• Programmazione, attività e intrattenimento

• Contatti informa zione per fornitori esterni

Consideralo come un "risparmio di tempo per rispondere alle e-mail su ogni minimo dettaglio" documento. Non che non ci saranno molte email! È solo che vuoi offrire tanto "self-service" informazioni possibili in modo che tu possa concentrarti sulle cose importanti.

Costruisci il tuo marchio 

Il branding ti aiuta a definire cosa rappresenta l'evento, con chi parla e cosa possono aspettarsi i partecipanti da esso. Assicurati di riflettere tutte queste cose nel marchio del tuo evento! Vuoi avere qualcosa che sia al tempo stesso unico e pertinente, un marchio che risuoni con il tuo pubblico e si adatti alla voce e alla missione del marchio generale della tua azienda.

Quando si fa bene, un il marchio dell'evento può resistere alla prova del tempo e diventare un'istituzione. Pensa a Dreamforce a San Francisco o SXSW ad Austin. Una conferenza può diventare un pilastro dell'intera strategia di marketing, branding e fidelizzazione della tua azienda. Naturalmente, anche gli eventi più piccoli beneficiano del marchio, che può far sembrare gli eventi più esclusivi, esclusivi e intimi. Sfrutta saggiamente il potere del marchio!

Identifica i partner per amplificare il successo

Una volta che hai brandizzato il tuo evento, puoi rivolgerti a partner e sponsor che possono renderlo ancora più efficace. Questo approccio dipende dal tipo di evento. Con gli eventi a scopo di lucro, gli sponsor possono essere generatori di entrate. Oppure, con le conferenze dei clienti aziendali, potrebbero semplicemente aiutare l'evento a raggiungere il pareggio. Per gli organizzatori di eventi che lavorano con più aziende, le partnership locali con altre piccole imprese possono migliorare i tuoi margini, rendere il tuo marketing più efficace e/o migliorare la qualità complessiva delle tue offerte di eventi.

Tieni presente che le giuste partnership possono amplificare il tuo successo in altri modi. I partner possono anche diventare sostenitori del tuo evento all'interno di altre comunità. Ad esempio, potresti collaborare con uno dei tuoi più grandi clienti per partecipare al tuo evento annuale, che amplifica le opportunità di cross-marketing. Il criterio principale per la selezione dei partner per il tuo evento è l'allineamento: assicurati che qualsiasi marchio scelto corrisponda alla voce del tuo marchio e sia in linea con lo scopo e il tono del tuo evento.

Crea i tuoi piani di PR e marketing

Una volta che il tuo evento ha uno scopo definito, un piano generale chiaro, un marchio solido e una lista di co-partner e/o sponsor, sei pronto per elaborare i tuoi piani di marketing e PR. Ecco gli elementi principali da includere:

Earned media. Questo è il tuo piano per i media e le pubbliche relazioni . Come contatterai i media per coinvolgerli nel tuo evento? Ospiterete i media in loco? Quali storie rilevanti puoi usare come story hook? Come puoi coinvolgere relatori per amplificare i tuoi sforzi di pubbliche relazioni?

Media di proprietà. Questo è il blog della tua azienda , social media, newsletter via e-mail, elenchi di clienti e qualsiasi rete di dipendenti interni. Quali contenuti creerai prima, durante e dopo l'evento? In che modo sfrutterai questi contenuti in media guadagnati e pagati?

Media a pagamento. Questo è tutto a pagamento attività di marketing. Quali canali utilizzano maggiormente i tuoi partecipanti target? Dove puoi trovare il miglior rapporto qualità-prezzo? Chi gestirà la creatività, il testo e i posizionamenti degli annunci?

Aumenta la frequenza delle riunioni in prossimità dell'evento

Le riunioni sono il modo più efficace per convocare il team e lavorare sui problemi dell'ultimo minuto. Aumenta la frequenza delle tue riunioni man mano che l'evento si avvicina in modo da non avere brutte sorprese. Vedi il punto successivo.

Definisci la tua giornata di processi e run-of-show

A mano a mano che aumenti la frequenza delle riunioni, vorrai anche definire chiaramente il tuo giorno dei processi. Questa pianificazione anticipata riduce le sorprese, aumenta la chiarezza e riduce lo stress (più o meno). In caso di dubbio, fai riferimento al run-of-show!

Il tuo run-of-show dovrebbe delineare tutti i dettagli rilevanti, mettendo tutte le informazioni essenziali in un unico punto in modo che tu possa concentrarti meno sulla trasmissione delle informazioni e più sulla gestione dell'evento. Le cose possono e andranno male; devi automatizzare tutto il possibile per darti il ??tempo e lo spazio di testa per affrontare l'inevitabile palla curva.

Un run-of-show ha alcuni must-have:

 Utilizzare la prima pagina per evidenziare le informazioni di contatto dei responsabili del team. Identifica chiaramente chi è responsabile di cosa in modo che la persona giusta riceva per prima la query, senza dover inseguire qualcun altro.

Programma. Un'analisi oraria di cosa sta succedendo dove, chi è responsabile e cosa deve essere fatto entro quando. Questo è il sogno organizzativo di un project manager! 

Breakdown. La fine dell'evento raramente segna la fine del lavoro. Descrivi tutto ciò che accade dopo la fine dello spettacolo per assicurarti che l'interruzione avvenga in modo ordinato e tempestivo. 

A seconda della complessità del tuo evento, potresti voler fare una corsa -of-show per ogni sala/palcoscenico che include una ripartizione di tutto ciò che accade ogni giorno. Quindi, inserisci quei singoli documenti in un master run-of-show che fa sì che il giorno dell'evento si svolga senza intoppi.

Non spazzare via il post-mortem

Il successo di un evento è stressante --  e gratificante! Anche così, nessun evento è privo di difetti. Non ignorare la riunione del team post-evento per discutere di cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato. Devi farlo mentre è fresco; altrimenti, le persone dimenticheranno e le intuizioni svaniranno. 

Domande da porre al tuo team:

• Cosa è andato bene? 

• Cosa è andato male? p>

• Se dovessimo farlo di nuovo, cosa cambierebbe e cosa no?

Un corretto post-mortem include anche il feedback dei partecipanti. Potresti scoprire alcune aree che non avevi considerato prima o alcuni problemi che sono stati trascurati. Avrai anche molte informazioni preziose per rendere il prossimo evento ancora migliore!