HiJiffy lancia Email Copilot: l'IA che redige le risposte alle email degli ospiti
Gli ospiti aspettano quasi 15 ore per una risposta via email, anche quando i team degli hotel rispondono in meno di cinque. Email Copilot aiuta i team a svuotare più rapidamente le caselle di posta sovraccariche, senza mai inviare un messaggio da solo.
HiJiffy, la piattaforma di comunicazione con gli ospiti alimentata dall'IA per hotel, ha lanciato Email Copilot. È un assistente AI integrato nella console di HiJiffy che prepara le risposte alle email per i team di reception e prenotazioni. È progettato per ridurre il tempo dedicato a ogni email degli ospiti mantenendo il controllo all'agente: nulla viene inviato finché non viene revisionato da una persona.
Uno studio di EmailAnalytics (Q1 2026, 27,7 milioni di email analizzate) ha rilevato che i team di hospitality rispondono in media in 4 ore e 50 minuti durante l’orario di lavoro, ma gli ospiti aspettano quasi 15 ore (14h58m) per una risposta. Il problema non sono i membri dello staff lenti. La differenza deriva dalle email che arrivano fuori orario e si accumulano durante la notte, così i team iniziano ogni mattina già in ritardo.
Email Copilot inizia a lavorare appena arriva un'email da un ospite, così una bozza può già essere pronta quando l'agente apre la conversazione. Tre agenti AI lavorano in sequenza. Il primo abbina la richiesta dell'ospite ai Template di Risposta del hotel, il secondo consulta la Knowledge Base della struttura, e il terzo combina entrambi in una risposta. Quando un'email contiene più domande non correlate, vengono risposte in un'unica bozza coerente. Gli agenti possono modificare il tono, tradurre la risposta in qualsiasi lingua supportata dalla console e riassumere conversazioni lunghe su richiesta.
Ad Oliva Nova, uno dei primi hotel a usare Email Copilot, i risultati sono arrivati durante l’alta stagione. "Ora rispondiamo in un giorno. L’estate scorsa erano cinque giorni," ha detto Ainoa Martín, Responsabile delle prenotazioni di Oliva Nova. "Prima, una proposta mi richiedeva circa 30 minuti, e lavoravo solo otto ore. Ora sono tra i cinque e i sette minuti perché aggiungo solo le opzioni."
"Non abbiamo creato Email Copilot per sostituire il team di prenotazioni. L’abbiamo fatto affinché smettano di perdere tempo a cercare informazioni e possano dedicarsi di più all’ospite. L’IA gestisce la prima bozza; la decisione finale spetta sempre a un umano," ha detto Tiago Araújo, CEO e Co-Fondatore di HiJiffy.
Trasparenza invece di una scatola nera
Ogni suggerimento viene accompagnato da un pannello di Insights. Mostra i Template di Risposta usati e i documenti della Knowledge Base o le pagine web dietro la risposta. Quando mancano informazioni o una domanda richiede il giudizio di un membro dello staff, Email Copilot è progettato per segnalarlo invece di colmare il vuoto. Inserisce un tag visibile che mostra cosa deve completare l’agente, e il pulsante Invia rimane bloccato finché tutti i tag non sono risolti. Le email inviate sono etichettate come "Generato dall’IA" o "Generato con l’aiuto dell’IA", così i responsabili sanno sempre dove è intervenuta l’IA. Un report dedicato traccia l’adozione, il tempo risparmiato e le lacune nella Knowledge Base di ogni hotel.
"La parte più difficile non era generare una risposta. Era assicurarsi che il team non inviasse mai una risposta sbagliata. Per questo ogni suggerimento mostra sempre la sua origine, e il pulsante Invia rimane bloccato se mancano informazioni," ha detto José Mendonça, CTO e Co-Fondatore di HiJiffy.
Email Copilot è disponibile ora come componente aggiuntivo per i clienti HiJiffy che usano Aplysia 3.
