Leadership finanziaria per l'ospitalità: qual è il sistema?
Quando creiamo una leadership finanziaria nel nostro hotel, ci concentriamo sul sistema che utilizziamo. Quando dico "sistema" in questo contesto non sto parlando di un sistema informatico. Possiamo utilizzare un computer e un software quando costruiamo le previsioni e i budget. Quello di cui sto parlando in questo articolo è il sistema di comunicazione finanziaria. Qual è il mio sistema per creare informazioni finanziarie nel mio hotel? Come funziona e come posso potenziare il sistema e ottenere un risultato migliore? Questo articolo si concentra sulla creazione e sul mantenimento di un sistema aziendale efficace nel tuo hotel.
"I sistemi sono tutto per un'azienda. Non cambiare le persone. Cambia il sistema". ? Steve Chandler
Quando le persone comprendono e utilizzano bene il sistema aziendale, otteniamo un risultato superiore. Quando le persone non comprendono il sistema aziendale e non possono seguire il sistema aziendale, otteniamo un risultato scadente. Qual è il sistema aziendale nel tuo hotel?
Per definizione, un sistema produce qualcosa. Nel settore alberghiero abbiamo molti sistemi che creiamo, gestiamo e seguiamo. Nelle operazioni, abbiamo molti ottimi esempi di sistemi che utilizziamo per gestire efficacemente. Un buon esempio è il sistema che le pulizie usano per trasformare la casa. Ci svegliamo ogni giorno con centinaia di stanze sporche e occupate e ci muoviamo attraverso il nostro sistema per controllare e pulire queste stanze e infine venderle di nuovo poche ore dopo. Non è scienza missilistica ma c'è un sistema da seguire; gestire e garantire la sua salute continua è fondamentale per la nostra prosperità. Viene stabilito l'inventario delle camere, vengono assegnate le sezioni, viene distribuito il personale, vengono fatte le pulizie, una ad una le stanze tornano, magari le ispezioniamo e siamo pronti per il prossimo ospite. Ogni giorno che lavoriamo sul sistema, impariamo cosa ha funzionato e ci adattiamo e innoviamo dove non ha funzionato.
?Non posso dire se le cose miglioreranno se cambiamo; quello che posso dire è che devono cambiare se vogliono migliorare". ? Georg C. Lichtenberg Con la parte finanziaria nel nostro hotel, non vediamo naturalmente il processo come un sistema che possiamo sviluppare ed evolvere. Il motivo per cui non lo vediamo prontamente è perché il sistema è nascosto e non è utilizzato dalla maggior parte dei leader. La maggior parte degli hotel non produce una previsione mensile e non fa partecipare i propri manager al sistema finanziario. Il sistema nella maggior parte degli hotel prevede che il controller o il direttore delle finanze produca la previsione e la riveda con il GM e quindi venga inviata all'azienda.
In alcuni casi, i numeri di reparto sono condivisi con i responsabili delle operazioni con la speranza che aspirino a centrare questi obiettivi. Molto raramente troviamo hotel che hanno previsioni e budget creati dai manager di linea. Questa creazione del manager di linea è il livello a cui dovresti aspirare nel tuo hotel. Immagina che i tuoi responsabili di reparto sappiano quante entrate sono previste questo mese. Allo stesso tempo, conoscono in dettaglio le spese corrispondenti pianificate per lo stesso periodo da una base zero. Con il loro libro paga, conoscono la loro formula del personale e le sue componenti fisse e variabili. Infine, immagina che i tuoi manager monitorino le loro entrate nel mese per il mese e poi, a loro volta, aggiustano le loro spese e il libro paga per controllare il loro flusso.
Quando non abbiamo un sistema per seguire questo è impossibile e fa scodinzolare il cane. Quando affrontiamo un mese difficile, dal punto di vista delle entrate, non siamo in gran parte in grado di reagire. Non siamo in grado di reagire perché nessuno sa cosa c'è nel mezzo delle sue dichiarazioni. Potresti leggere questo e scuotere la testa. Perché è così? Perché è così difficile far conoscere i loro numeri ai miei hotel e ai loro responsabili di reparto?
La risposta è: non hanno un sistema da seguire. Non c'è un buon sistema per la comunicazione finanziaria nell'hotel. Tiriamo i dadi ogni mese. Tiriamo i dadi sperando che i ricavi si materializzino e quando lo fanno ci aspettiamo che emerga un certo quadro di profitto. Quando lo fa, è fantastico. Quando ciò non accade, siamo sorpresi. Che fine hanno fatto i ricavi e perché i costi sono così alti? Nessuno l'ha visto arrivare e nessuno ha reagito? La risposta 19 volte su 20 è, è vero, nessuno sa cosa sta succedendo finanziariamente nel loro hotel con le doppie mazze da hockey HE LL. I responsabili di reparto non sanno se stanno guadagnando o meno e non hanno un piano per il giorno in cui il telefono smette di squillare.
Tutto questo perché l'hotel non dispone di un sistema di leadership finanziaria . I dirigenti non hanno creato il sistema in albergo. Non puoi acquistare questo sistema. Deve essere creato e mantenuto dal; GM, il direttore delle finanze, i dirigenti e da ciascun responsabile di dipartimento. Non c'è altro modo. L'attenzione a questo sistema è una funzione quotidiana continua che deve essere l'ossessione dell'intero team guidato dal GM. È essenziale per la salute dell'hotel quanto essere ossessionati da un ottimo servizio per gli ospiti e dall'eccezionale coinvolgimento dei dipendenti. Senza questa ossessione finanziaria, il paziente, l'hotel, è da solo, lasciato al caso. Il caso è lo sviluppo di eventi in assenza di qualsiasi design.
Crea un sistema di leadership finanziaria nel tuo hotel. Si inizia con la previsione mensile. Ogni leader che produce entrate, consuma spese e pianifica il lavoro partecipa alla creazione della previsione. La previsione è prodotta dai responsabili di dipartimento e consolidata dal direttore delle finanze. Inevitabilmente saranno necessarie modifiche ai dettagli della previsione per raggiungere gli obiettivi finanziari prioritari dell'hotel. Quando ciò accade, non possiamo semplicemente apportare modifiche e aggiungere un po' di entrate qui e un po' di spese e buste paga laggiù. I leader devono apportare queste modifiche alle loro previsioni per garantire qualsiasi acquisto. In assenza di questo acquisto, i tuoi leader ti stanno letteralmente facendo il dito medio contro. Non commettere questo errore critico. Assicurati che tutti i leader inizino il mese sapendo quali sono i loro numeri e assicurandoti che abbiano creato i propri numeri. Non commettere l'errore fatale che fanno in tanti e saltare questo passaggio.
La seconda parte del sistema è che diamo voce ai numeri, la voce giusta e ci assicuriamo che tutti la sentano ogni giorno. Non posso dirti quante volte vado in un hotel e chiedo ai gestori come stanno andando le entrate delle camere questo mese o come sono le entrate dei banchetti. Mi guardano come se avessi appena chiesto loro com'era la loro lezione di balletto. I leader impegnati finanziariamente devono conoscere i loro numeri e per aiutare in questo rendiamo i numeri tanto importanti quanto il servizio agli ospiti e il coinvolgimento dei colleghi in tutte le nostre comunicazioni quotidiane. I leader devono sapere ogni giorno quali sono state le vendite di ieri e del mese fino ad oggi per camere e cibo e bevande. Devono conoscere il ritiro in entrambe le aree e il ponte per realizzare i ricavi previsti per il mese. Ci assicuriamo che ogni riunione e programma di comunicazione includa l'aggiornamento finanziario. Sapere dove si trova la nostra attività da un punto di entrate ogni giorno è fondamentale per tutto il nostro team di leadership.
Il monitoraggio dell'aumento delle entrate nel mese per il mese è essenziale in quanto consente ai leader che hanno pianificato le loro spese e il libro paga adeguare la propria spesa in base a come sta emergendo il quadro delle entrate. L'adeguamento del libro paga e delle spese è l'azione per eccellenza che vogliamo che i nostri leader siano in grado di compiere. Ruotare quando siamo in calo del 10% sulla linea superiore da prevedere è la mossa per cui ci alleniamo. Se non insegniamo ai nostri manager ad adeguare la loro spesa ai ricavi previsti nel mese per il mese, perdiamo la capacità di gestire il flusso. È del tutto inadeguato lasciare che sia qualcun altro a suonare il campanello d'allarme. È imperdonabile dare un'occhiata a metà mese e vedere come stanno "andando le cose". Abbiamo bisogno di sentire i numeri ogni giorno, il pickup, il ponte e le ultime proiezioni in modo da poter regolare la nostra spesa nel mese in cui ci troviamo. Nel mese per il mese è il nostro grido di battaglia!
Il quarto parte è la revisione dei dati finanziari di fine mese da parte degli stessi leader e manager che hanno prodotto la previsione, monitorato i loro progressi e apportato le loro modifiche. Esaminano il conto economico appena stampato e i dettagli della contabilità generale per assicurarsi che le loro righe abbiano i valori che hanno gestito e non altri numeri. Ciò garantisce che completiamo il cerchio e che ogni manager e leader abbia gli strumenti e i processi per possedere la propria parte del nostro processo finanziario. Questa proprietà è la chiave dell'esercizio finanziario mensile in corso che intraprendiamo.
L'ultima parte del sistema di leadership finanziaria nell'hotel è che ogni manager e leader che partecipa al sistema scrive il proprio commento, dettagliando la pianificazione e l'esecuzione della loro parte della previsione e del business del mese. Nota cosa ha funzionato e cosa no. Impara ogni mese e sappi che il lavoro non sarà mai fatto o padroneggiato.
La gestione della parte finanziaria operativa nel tuo hotel non è difficile. Ciò che lo rende difficile è che ci sono molte persone e reparti coinvolti e il tempo scorre. Per combatterlo, abbiamo bisogno di un sistema semplice ed efficace di leadership finanziaria. Abbiamo bisogno di un sistema di comunicazione per la leadership finanziaria nel settore dell'ospitalità.
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