La contabilità di un hotel può essere davvero difficile. Tra monitoraggio delle commissioni di agenzia, depositi, fatture, storni di addebito e riconciliazioni, noi esseri umani non siamo semplicemente attrezzati per gestire questo livello di complessità. Il software di contabilità per piccole imprese come Xero rende la contabilità un gioco da ragazzi, ma dati i requisiti di contabilità molto specializzati nel settore alberghiero, anche un ottimo software di contabilità come Xero può fallire senza un'adeguata integrazione con il sistema di gestione della proprietà.
Che tu stia monitorando le commissioni dell'agenzia o configurando le politiche di pagamento per i gruppi, è fondamentale per gli hotel di tutte le dimensioni avere una perfetta integrazione tra il loro sistema di gestione della proprietà (PMS) e il software di contabilità dell'hotel. Perché? Risparmia innumerevoli ore di noiosa amministrazione tramite l'automazione.
In questo articolo, ti guideremo attraverso il processo di contabilità alberghiera più semplice che tu abbia mai sperimentato, basato su una perfetta integrazione tra PMS Preno e il software di contabilità Xero. Un'integrazione che automatizza e semplifica le attività finanziarie del tuo hotel.
Pronto a mettere i grattacapi della contabilità alberghiera nel tuo specchietto retrovisore e automatizzare i tuoi processi ripetitivi? Immergiamoci!
Perché usare Preno con Xero?
Hai cose da fare e posti dove andare? Ecco la versione abbreviata del nostro approfondimento sull'integrazione Preno + Xero:
Preno genera automaticamente le fatture in Xero per semplificare le riconciliazioni giornaliere, mensili o annuali.
Xero può gestire più account, flussi di entrate, tipi di camere, tariffe e altro.
Preno e Xero sono il dream team per la gestione di depositi e prenotazioni prepagate.
Le funzioni di automazione di Xero possono far risparmiare al tuo personale ore di tempo prezioso ogni giorno.
L'integrazione di Preno con Xero è la più completa di qualsiasi PMS ed è valutata con 5 stelle su 5 nell'App Store Xero.
Fatture automatizzate
Senza un'integrazione come quella tra Preno e Xero, albergatori e addetti alla contabilità dedicano fino a 10 ore alla settimana alla creazione di fatture e alla riconciliazione dei conti. Il personale di solito dovrebbe inserire manualmente le informazioni di pagamento o i depositi nel proprio PMS e nel sistema di contabilità, facendo essenzialmente il doppio del lavoro.
Se il tuo sistema di gestione della proprietà non comunica con il tuo software di contabilità, devi digitare manualmente dati come il nome dell'ospite, le date di prenotazione, le tariffe delle camere, le tariffe e altro ancora. Ti sembra il modo più efficiente di gestire le cose?
Con Preno e Xero che lavorano insieme, i dati di prenotazione si sincronizzano automaticamente con il software di contabilità di Xero in modo che le fatture siano complete e accurate senza alcun lavoro impegnativo. L'unica cosa che devi fare è assicurarti che la riga dell'estratto conto corrisponda alla fattura di Xero. Abbastanza facile!
Tuttavia, se desideri apportare modifiche alla fattura automatizzata, anche questo è possibile. Quando si apre una prenotazione a Preno, è sufficiente fare clic su un collegamento per accedere alla fattura Xero, lì è possibile apportare le modifiche desiderate e stampare facilmente o inviare per e-mail la fattura.
Depositi e pagamenti anticipati
Il tuo hotel richiede depositi o offre opzioni di pagamento anticipato? Quando si utilizza un vecchio PMS legacy (non basato su cloud come Preno), puoi quasi vedere il sistema sull'orlo del congelamento o che ti dà quella ruota della morte.
Preno, invece, è costruito per gestire i depositi con facilità e velocità. Quando un ospite paga il suo deposito (o pagamento anticipato), il pagamento viene registrato in Preno e viene generata automaticamente una fattura. Xero alloca automaticamente il pagamento sull'intera fattura.
All'interno del record di prenotazione dell'ospite, viene visualizzato anche un collegamento al record in Xero per una rapida consultazione. Al momento del check-out, puoi generare una fattura completa per l'ospite che dettaglia i pagamenti effettuati prima, durante e dopo il soggiorno e stamparla o inviarla tramite e-mail con un semplice clic.
Supporto per più account
Se il pensiero di riconciliare più flussi di entrate alla fine del mese ti dà ansia, allora è il momento di aggiornare il tuo software di contabilità e integrarlo perfettamente con il tuo PMS.
Molti hotel lavorano con una varietà di agenzie, agenti di viaggio individuali e altri account e senza un sistema in grado di bilanciarli tutti, i rapporti di fine mese possono essere un compito arduo.
Preno e Xero rendono la fatturazione dei conti facile (e divertente), perché puoi generare automaticamente le fatture per le prenotazioni con un paio di click.
È sufficiente richiamare una prenotazione di agenzia, aggiungere un deposito o un pagamento e scegliere "Agente di fatturazione" come metodo di pagamento. Verrà generata automaticamente una fattura ? voilà!
Vantaggi per il risparmio di tempo
Preno e Xero faranno risparmiare al tuo personale ore di tempo ogni settimana e, poiché il tempo è denaro, il tuo hotel avrà qualche soldo in più nella sua metaforica tasca dopo aver effettuato il passaggio a queste app.
Riducendo le ore di attività amministrative ripetitive, il personale può dedicare più tempo ad attività che migliorano l'esperienza degli ospiti. Ridurre la quantità di tempo speso per il lavoro "impegnato" non è l'unico vantaggio, ridurrai anche la possibilità di errori umani su fatture e pagamenti, riducendo così il tempo dedicato al ripristino o alle correzioni del servizio.
Anche la modernizzazione del processo contabile fornirà alcuni spunti interessanti. Ad esempio, l'integrazione di Preno con Xero include dettagli come una ripartizione delle tariffe, elementi del servizio in camera e supplementi per fornire al tuo hotel una maggiore visibilità sulle tendenze del business in tempo reale. Gli strumenti di reporting automatizzato in Preno e Xero possono rivelare le tue tariffe più popolari, gli ordini di servizio in camera meno popolari e fornire opportunità per ottenere una crescita incrementale dei ricavi.
Hai ancora domande sull'integrazione di Preno con Xero ? Facci sapere!
Questo contenuto è stato creato in collaborazione da Preno e Hotel Tech Report.
