Quando si sceglie una nuova soluzione tecnologica per hotel, il software di pulizia è sicuramente più complesso e delicato. Ha un impatto su un reparto che rappresenta il centro dei costi operativi più significativo e allo stesso tempo ha un impatto sulla qualità del servizio più critica di un hotel: la pulizia. Inoltre, i membri del personale che utilizzano software di pulizia potrebbero non essere così esperti di tecnologia come gli altri, il che significa che la soluzione scelta deve essere altamente user-friendly. La chiave qui è trovare un software di pulizia che, in primo luogo, si rivolga alle governanti per semplificare il loro lavoro e allo stesso tempo fornire tutti i KPI necessari per l'hotel e la sua gestione. Con questo in mente, diamo un'occhiata a 16 funzionalità chiave che il software di pulizia scelto ha da offrire.
1. Programmi di pulizia giornalieri automatizzati: la creazione di programmi di pulizia giornalieri è il primo compito che ogni responsabile delle pulizie deve svolgere al mattino. È anche una delle attività più lunghe che può richiedere fino a 1 ora e 30 minuti al giorno. Per fare un programma giornaliero di pulizia della camera, i responsabili delle pulizie devono destreggiarsi tra diversi tipi di camere, occupazioni, ospiti e i loro desideri extra. Quindi devono distribuire tutta quella complessità in un modo che assicuri che le domestiche abbiano il loro lavoro tagliato equamente tra di loro. È un'attività che può essere semplicemente automatizzata ed eseguita in un secondo da un buon software di pulizia, risparmiando fino al 100% del tempo.
2. Programmazione futura del personale addetto alle pulizie e relativi orari: il dipartimento delle pulizie è uno dei contributori più significativi al lato dei costi del conto economico, quindi è fondamentale che i programmi delle pulizie siano ottimizzati e pianificati per il futuro. Un buon software per le pulizie terrà conto di questo e ti consentirà di programmare automaticamente le governanti e gli orari giornalieri nel futuro in cui hai prenotato le prenotazioni.
3. Aggiornamenti in tempo reale su prenotazioni e ospiti: gli aggiornamenti in tempo reale sulle modifiche alle prenotazioni e agli ospiti sono informazioni essenziali di cui hanno bisogno le governanti. Se gli ospiti si spostano da una stanza all'altra, accorciano o prolungano il soggiorno, effettuano il check-in o escono da una stanza, tutto ciò deve essere tempestivamente comunicato alle governanti. In questo modo non perdono tempo spostandosi per l'hotel per capire quale stanza possono pulire dopo. Ancora più importante, disturbano gli ospiti con il famoso SOP che dice: bussare, bussare, pulizie.
4. Immagini di formazione, liste di controllo e SOP video: se si desidera mantenere elevati standard e qualità del lavoro del proprio team di pulizia, è necessario dotarli di conoscenze. Immagini, SOP per la pulizia digitale e liste di controllo sono tre degli strumenti di formazione più importanti ed efficaci che puoi fornire alle tue domestiche. Ancora una volta, un buon software di pulizia fornirà tutti questi strumenti, rendendo facile per i tuoi addetti alle pulizie ricontrollare se hanno completato tutte le attività necessarie secondo gli standard più elevati.
5. Gestione Lost & Found: gli ospiti dimenticano le cose tutto il tempo. Ciò significa che il personale dell'hotel, in particolare le donne delle pulizie, deve gestire continuamente gli oggetti smarriti. La registrazione, l'archiviazione, la gestione e l'aggiornamento delle informazioni sugli oggetti smarriti e ritrovati può richiedere molto tempo oppure può essere semplice tramite uno strumento software di pulizia.
6. La capacità di segnalare facilmente i problemi di manutenzione: i tuoi addetti alle pulizie sono la fonte di informazioni assolutamente cruciale per individuare e risolvere prontamente i problemi di manutenzione nelle camere d'albergo. La differenza tra rendere facile o difficile per le governanti segnalare questi problemi può significare la differenza tra un ospite felice e uno infelice. Ma anche la differenza tra alti e bassi costi di manutenzione (preventiva) . La segnalazione rapida e semplice dei problemi di manutenzione è una delle funzionalità assolutamente vitali di cui il personale addetto alle pulizie e alla manutenzione ha bisogno per ottenere all'interno del software di manutenzione.
7. Comunicazione del team per aggiornamenti quotidiani e attività extra: come in qualsiasi altra organizzazione, il team di un hotel (incluso il dipartimento delle pulizie) deve comunicare per rimanere aggiornato sugli eventi quotidiani in corso e svolgere il proprio lavoro in modo efficiente. Inoltre, le donne delle pulizie devono fornire molte richieste di servizio per gli ospiti ad hoc, come asciugamani extra, cuscini, regali di compleanno, ecc. Una funzione di gestione delle attività in tempo reale e di comunicazione del team copre perfettamente quest'area e deve essere parte di il software di pulizia prescelto.
8. Un'ispezione della camera di pulizia prima dell'arrivo: questa è la misura di garanzia della qualità più importante per la pulizia della camera e la conseguente soddisfazione degli ospiti. Un'ispezione dettagliata della stanza può facilmente avere più di cento passaggi da verificare per garantire che la stanza sia perfettamente pulita. Le liste di controllo digitali fanno la differenza qui. Quando qualcosa deve essere riparato, il software di pulizia invierà un'attività automatica alla persona responsabile senza la necessità di prendere appunti o telefonate extra. La parte migliore è che ogni ispezione che fai viene automaticamente trasformata in analisi dettagliate e fruibili per migliorare la formazione del personale, i processi e la qualità complessiva del lavoro.
9. Conteggio automatico della biancheria: nel caso in cui il tuo approccio alla gestione della biancheria si basi sul conteggio del numero di lenzuola e asciugamani che sono andati in lavanderia, devi cercare una funzione di conteggio automatico della biancheria. È uno dei modi più semplici ed efficaci per rendere questo processo più accurato ed efficiente e far risparmiare molto tempo al personale delle pulizie (fino a 2 ore al giorno)
10. Report del minibar: un'altra caratteristica che aumenta l'efficienza e consente di risparmiare sui costi è consentire ai tuoi domestici di registrare il consumo del minibar direttamente sui conti degli ospiti. Velocizza il flusso di informazioni sul consumo del minibar, rende più facile e più efficiente il rifornimento del minibar e, soprattutto, riduce il valore delle registrazioni perse. È anche uno dei modi più semplici e veloci per ottenere analisi sul comportamento e le preferenze dei tuoi ospiti relative al menu del tuo minibar.
11. Traduzioni linguistiche integrate per la comunicazione del personale: più grande è l'hotel, maggiore è il numero di nazionalità diverse nel team di pulizia. La sfida che ne deriva è che i responsabili delle pulizie non hanno modo di comunicare con le loro governanti, che spesso non parlano la lingua locale. Quindi avere una funzione di traduzione linguistica integrata che traduce qualsiasi attività o messaggio nella lingua madre della governante è un must assoluto per qualsiasi moderna soluzione software di pulizia. 12. Integrazione PMS L'integrazione di un software di pulizia e di un Property Management System (PMS) è probabilmente una delle integrazioni a maggior valore aggiunto nel settore del software alberghiero. Il PMS fornisce al software di pulizia aggiornamenti regolari relativi a prenotazioni e ospiti, consentendo ai team di pulizia di massimizzare le proprie prestazioni. Viceversa, il software di pulizia è la fonte di aggiornamenti su tutte le operazioni quotidiane, che vengono restituite al sistema PMS e al team di front office. È un'integrazione che consente all'intero team dell'hotel di rimanere aggiornato e operare in modo più efficiente.
13. Integrazione intelligente della stanza: se disponi di un sistema intelligente che ti consente di sapere quando un ospite è nella stanza, se una finestra è aperta o anche più informazioni, assicurati che il software di pulizia prescelto possa integrarsi con esso. Dati come questi possono significare che il tuo team di pulizia ottimizzerà ulteriormente il processo di lavoro quotidiano e assicurerà che gli ospiti non vengano mai disturbati.
14. Interfaccia utente (UI) orientata alle governanti: le governanti spesso non sono le persone più esperte di tecnologia perché la loro posizione lavorativa non include molta tecnologia. Ecco perché è così importante che il software di pulizia che usano sia il più semplice possibile. Dovrebbe rendere il loro lavoro più facile e far loro risparmiare tempo. Troppo spesso, le governanti devono eseguire passaggi aggiuntivi solo per aggiornare lo stato di una stanza. Ma se la soluzione scelta non si rivolge alle domestiche, non sapranno come usarla, o peggio, non vorranno usarla. Ciò significa che il tuo hotel non otterrà tutti i vantaggi dal software e ci sarà una situazione di perdita. Tieni a mente le tue domestiche e assicurati che il tuo software di pulizia abbia l'interfaccia più facile da usare che semplifichi le loro vite.
15. Aggiornamenti sullo stato della stanza: quando tutto il lavoro è terminato, contrassegna la stanza come pulita. O come ispezionato. O qualsiasi altro stato se potresti avere un processo di pulizia in più fasi. Naturalmente, è una funzionalità predefinita di qualsiasi software di pulizia.
16. (Utilizzabile) Analisi delle pulizie: l'analisi delle pulizie non riguarda solo il sapere quanto tempo ci vuole per pulire una stanza. Devono fornire informazioni dettagliate da tutte le angolazioni possibili per comprendere le prestazioni effettive del tuo reparto di pulizia. Ad esempio, quanto tempo ci vuole per pulire una stanza non ti dice molto se non sai anche quanti ospiti stavano in quella stanza, da dove venivano se avevano bambini piccoli con loro o usavano servizi extra . Inoltre, chi era la governante che puliva la stanza, quali erano i suoi errori di pulizia più frequenti? E poi hai bisogno di ricevere tutte queste informazioni sotto forma di report proattivi e precisi, che ti permettano di capire quale del tuo personale ha bisogno di più formazione, quali servizi sono richiesti più frequentemente, chi non sta facendo il suo lavoro e, in sostanza, quanto bene le tue operazioni stanno eseguendo.