5 Suggerimenti comprovati per la gestione delle fatture nel settore dell'ospitalità

Indipendentemente dall'area del settore dell'ospitalità in cui operi, alcune attività sono più importanti della gestione delle fatture. Una corretta fatturazione garantisce che il tuo hotel (o un'altra struttura) abbia riserve di cassa sufficienti per affrontare i numerosi costi ricorrenti associati alla gestione della tua attività. Le spese come il personale, l'approvvigionamento di cibo e bevande, la manutenzione delle strutture e l'ottenimento di altri prodotti e servizi necessari possono aumentare rapidamente.

Senza buone pratiche di gestione delle fatture, la tua azienda potrebbe presto trovarsi ad avere problemi significativi nella gestione del flusso di cassa. Questo può essere particolarmente problematico per le piccole imprese di ospitalità che in genere non hanno la stessa ampia riserva di cassa delle imprese più grandi.

Con BirchStreet Pay, puoi implementare pratiche collaudate di gestione delle fatture per garantire al meglio la stabilità finanziaria del tuo hotel. Indipendentemente dal numero di ospiti che servi in una determinata settimana, mese o anno, il miglioramento del modo in cui elabori le fatture fornirà dividendi significativi per la tua struttura.

1) Automatizzare quando possibile

Molte aziende di ospitalità hanno una varietà di spese ricorrenti che potrebbero essere elaborate su base mensile o addirittura settimanale. Con così tante fatture che arrivano giorno dopo giorno, c'è un rischio significativo di errore umano quando la gestione delle fatture viene lasciata interamente all'elaborazione manuale.

Più una fattura è complicata, più è probabile che si verifichino errori gravi. Sebbene il settore della fatturazione medica abbia certamente la sua giusta quota di differenze rispetto all'ospitalità, le analisi delle fatture in quel settore stimano che tra il 40 e l'80% delle fatture contenga errori.

Sebbene la fatturazione nel settore dell'ospitalità fortunatamente non sia così complessa, questa statistica mostra quanto sia facile per gli errori di fatturazione inserirsi nelle fatture, in particolare quando è coinvolta l'elaborazione manuale. Errori come fatture duplicate e pagamenti mancanti possono essere particolarmente problematici per la gestione del flusso di cassa di un'organizzazione alberghiera.

Più "tocco" è richiesto in una singola fattura, anche se consegnata ed elaborata digitalmente, maggiori sono le possibilità di errore. Errori di immissione dei dati possono comportare pagamenti in eccesso o in difetto, nonché calcoli fiscali imprecisi o persino la possibilità di una fattura persa. Tali problemi possono creare gravi problemi in seguito, quando i fornitori applicano commissioni per ritardato pagamento o altre sanzioni.

2) Garantire il supporto per vari tipi di documenti

Prima di ricevere una fattura per beni o servizi ricevuti, le aziende ricettive devono spesso inserire un ordine di acquisto. Gli ordini di acquisto (PO) consentono alle aziende del settore alberghiero di stabilire aspettative chiare con i loro fornitori. Delineano i prodotti o servizi acquistati, la loro quantità, il prezzo per unità e persino informazioni come la data di consegna e il luogo (se applicabile).

Un ordine di acquisto ha un valore inestimabile per il tuo team interno, in particolare se hai un grande volume di ordini. Gli ordini di acquisto creano essenzialmente una traccia cartacea che chiarisce gli accordi sui prezzi in modo da evitare il superamento dei costi e le richieste duplicate. Questi documenti forniscono anche visibilità dell'inventario per aiutarti a gestire l'inventario in modo più efficace, che si tratti di cibo o forniture per il bucato.

Un sistema di gestione dell'inventario di qualità consentirà inoltre di produrre e tenere traccia di fatture PO, nonché fatture non PO e note di credito per spese aziendali minori che non richiedono un processo di approvvigionamento e approvazione regolamentato.

Dopo che un venditore ha accettato l'ordine di acquisto, è quindi obbligato a evadere l'ordine in conformità con i termini concordati. Quando la tua azienda riceve la fattura dal fornitore, dovrebbe essere attentamente confrontata con l'ordine di acquisto originale per garantire che tutto corrisponda.

Un sistema di gestione dell'inventario che aiuti la tua azienda a tenere traccia di questi dati renderà molto più facile per la tua azienda pianificare le proprie spese e mantenere un buon flusso di cassa.

3) Utilizzare gli strumenti digitali per sfruttare i dati delle fatture

Una sana gestione delle fatture può (e dovrebbe) fornire informazioni chiave su come la tua attività di ospitalità sta utilizzando i suoi soldi e come può farlo in modo più efficace.

Un recente seminario di BirchStreet Systems intitolato Hospitality's Move to Digital Invoicing nel 2022 ha evidenziato quanto la gestione delle fatture digitali possa aiutare gli hotel e altri nel settore dell'ospitalità. Passando da un sistema composto per l'80% da carta e per il 20% da elettronico a un sistema per il 20% cartaceo e l'80% elettronico, l'hotel medio di 250 camere può ridurre le proprie spese annuali per la gestione delle fatture da $ 81.250 a $ 6.500.

Gran parte di questo deriva dalla natura semplificata di un sistema di gestione delle fatture digitali. Passare al digitale con strumenti come BirchStreet Pay può ridurre significativamente i tempi di elaborazione delle fatture, il che può aiutare la tua azienda a migliorare i termini di pagamento dei fornitori e ottenere un maggiore accesso agli sconti sui pagamenti anticipati dai tuoi fornitori. Ciò consente di completare più transazioni, anche con meno risorse, riducendo notevolmente i costi di manodopera e di elaborazione.

Forse ancora più importante, con dati accurati e in tempo reale attraverso un sistema di fatturazione digitale, le parti interessate possono fornire informazioni affidabili ai capi dipartimento sulle attività di spesa.

Ciò consente un processo decisionale informato e approfondimenti sulle relazioni di un hotel con i singoli fornitori. Potrebbe facilmente rivelare aree in cui l'hotel sta spendendo troppo o in cui il budget non viene allocato correttamente. Le informazioni in tempo reale consentono alla leadership di agire rapidamente per affrontare tali problemi finanziari e migliorare il flusso di cassa.

4) Abbina i tempi di fatturazione alle esigenze di flusso di cassa

L'ultima cosa di cui la tua azienda ha bisogno è una fattura pesante da un fornitore che arrivi in un momento del mese in cui il flusso di cassa è già limitato, in particolare se quella fattura richiede il pagamento immediato. I leader dell'ospitalità dovrebbero lavorare per stabilire tempi di fatturazione con i fornitori che saranno vantaggiosi per le esigenze di flusso di cassa della loro azienda.

Per gli ordini in corso, ciò potrebbe comportare l'impostazione di intervalli regolari per la fatturazione, ad esempio ogni due settimane o alla fine del mese. Per progetti di grandi dimensioni (come la ristrutturazione di una hall di un hotel), determinare se sarà meglio per i tuoi scopi di flusso di cassa effettuare il pagamento completo al completamento dei lavori o effettuare pagamenti parziali quando alcune fasi del progetto sono state completate.

La tempistica di pianificazione di questi pagamenti delle fatture deve essere determinata in base alle proprie esigenze di flusso di cassa. Alcuni hotel potrebbero trovare più facile pagare le fatture a una tariffa costante durante tutto il mese. Altri potrebbero trovare meglio effettuare tutti i pagamenti verso la fine del mese, quando le proprie fatture sono state compilate.

Ciò potrebbe richiedere un certo livello di negoziazione con i fornitori. Tutti i termini di pagamento devono essere concordati all'inizio di un rapporto commerciale, inclusi dettagli come la frequenza con cui verranno consegnate le fatture e l'aspetto dei termini di pagamento. Alcuni fornitori sono disposti a offrire incentivi per pagamenti anticipati o scadenze flessibili, ma tali dettagli devono essere elaborati con largo anticipo.

5) Abilita i pagamenti elettronici

I pagamenti elettronici virtuali sono molto più efficienti della scrittura di assegni cartacei. Tali transazioni possono essere completate in modo rapido e sicuro, garantendo che i fornitori ricevano i pagamenti in modo tempestivo.

In particolare, molte soluzioni di pagamento elettronico ora consentono pagamenti in tempo reale che possono essere trasmessi 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Un sondaggio pubblicato sull'ABA Banking Journal ha rilevato che l'81% dei leader aziendali si aspetta che la maggiore proliferazione di pagamenti digitali "disponibilità immediata" trasformi drasticamente il modo in cui fanno affari.

Nel sondaggio, il 52% ha citato i pagamenti in tempo reale come una soluzione preziosa per migliorare la gestione del flusso di cassa, mentre il 46% ha affermato che aiuterebbero a migliorare le attività generali di contabilità fornitori. Due terzi degli intervistati hanno affermato di aspettarsi che, con la disponibilità di pagamenti in tempo reale, avrebbero smesso di effettuare e accettare pagamenti in contanti e con assegni cartacei.

Questa statistica finale è di estrema importanza per coloro che sono riluttanti ad aggiornare i propri sistemi di gestione delle fatture. Indipendentemente da come la tua organizzazione si sente attualmente riguardo al passaggio a una soluzione di pagamento completamente elettronica, è molto probabile che i tuoi fornitori siano pronti a passare.

Il mantenimento di solide relazioni con i fornitori preferiti che aiutano il tuo marchio di ospitalità a funzionare senza intoppi probabilmente richiederà questa transizione, indipendentemente dalle preferenze del tuo team interno.

Lascia che BirchStreet Pay rivoluzioni la tua gestione delle fatture

Le aziende di ospitalità inviano e ricevono innumerevoli fatture e ordini di acquisto ogni settimana. Un solido sistema di gestione delle fatture consente al tuo team di creare, monitorare e archiviare le fatture in modo più efficace, garantendo al contempo un forte flusso di cassa per l'azienda.

Con BirchStreet Pay, non devi preoccuparti di scrivere assegni cartacei o che la tua attività ricettiva sia soggetta a frodi con carta di credito. Questo sistema innovativo fornisce un'unica soluzione per gestire i tuoi pagamenti con l'utilizzo di carte virtuali che guadagnano cashback su ogni acquisto.

BirchStreet Pay fornisce un'interfaccia facile da usare che ti consente di effettuare pagamenti con la semplice pressione di un pulsante, con tutte le transazioni protette da moderne misure di sicurezza e supportate da un supporto a livello di concierge.

Flussi di lavoro flessibili e report dettagliati consentono un'integrazione semplificata con i tuoi sistemi contabili/ERP, offrendoti al contempo piena visibilità sui tuoi pagamenti. Un team di onboarding dei fornitori può persino aiutarti a far sì che i fornitori accettino pagamenti con carta virtuale.

Con BirchStreet Pay, puoi ridurre gli assegni cartacei, i costi di conformità e altre spese, il tutto guadagnando cashback. Dal risparmio sui costi alla trasparenza degli acquisti, la tua organizzazione può comprendere meglio le proprie spese e le esigenze di gestione delle fatture, portando a pratiche finanziarie ancora migliori in futuro.