Os hotéis exigem sistemas telefônicos especializados por vários motivos:

1. Comunicação com o hóspede: os hotéis dependem fortemente de uma comunicação eficaz com seus hóspedes. Sistemas telefônicos especializados fornecem recursos como identificador de chamadas, chamadas de despertar, solicitação de serviço de quarto e correio de voz, permitindo que os hóspedes se comuniquem facilmente com a recepção e acessem os serviços do hotel.

2. Gerenciamento de quartos: os hotéis precisam de sistemas telefônicos que se integrem aos seus sistemas de gerenciamento de propriedade (PMS). Essa integração permite recursos como check-in automático, atualizações de status do quarto e atendimento simplificado ao hóspede, melhorando a eficiência operacional.

3. Experiência do hóspede: um sistema telefônico dedicado para o hotel melhora a experiência geral do hóspede. Recursos como saudações personalizadas, acesso rápido aos serviços do hotel e roteamento eficiente de chamadas contribuem para uma estadia tranquila e agradável para os hóspedes.

4. Comunicação interna: Os funcionários do hotel precisam de uma comunicação interna eficaz para coordenar as operações e fornecer serviços imediatos. Sistemas telefônicos especializados oferecem recursos como funcionalidade de intercomunicação, chamadas em grupo e recursos de mensagens, permitindo uma comunicação eficiente entre os funcionários do hotel.

5. Situações de Emergência: Em caso de emergência, os hotéis precisam de sistemas de comunicação confiáveis para garantir a segurança e o bem-estar dos hóspedes e funcionários. Os sistemas telefônicos especializados geralmente incluem recursos de chamada de emergência, integração com sistemas de alarme de incêndio e a capacidade de comunicar rapidamente informações importantes a todos os cômodos.

6. Escalabilidade: os hotéis geralmente têm necessidades de comunicação flutuantes devido a demandas sazonais e taxas de ocupação variáveis. Os sistemas telefônicos especializados podem ser facilmente dimensionados, permitindo que os hotéis adicionem ou removam linhas telefônicas ou ramais conforme necessário, sem interrupções ou custos significativos.

7. Eficiência de Custos: Os sistemas telefônicos especializados em hotéis podem oferecer benefícios de economia de custos. Eles geralmente oferecem recursos como planos de chamadas ilimitadas, taxas reduzidas de chamadas internacionais e integração com sistemas de CRM, permitindo o gerenciamento eficiente da comunicação com os hóspedes e mantendo os custos sob controle.

8. Integração com tecnologias: os hotéis estão cada vez mais adotando novas tecnologias para aprimorar as experiências dos hóspedes e simplificar as operações. Os sistemas telefônicos especializados podem se integrar a outras tecnologias hoteleiras, como sistemas de gerenciamento de hóspedes, aplicativos móveis e sistemas de automação de propriedades, criando uma experiência integrada e interconectada para os hóspedes.

9. Funcionalidade e personalização: Os sistemas telefônicos para hotéis são projetados tendo em mente as necessidades específicas da indústria hoteleira. Eles oferecem recursos como atendimento automático, integração de status do quarto, gravação de chamadas e saudações personalizadas, adaptadas para atender aos requisitos exclusivos dos hotéis e seus hóspedes.

Em resumo, os sistemas telefônicos especializados para hotéis fornecem as ferramentas e recursos necessários para facilitar a comunicação eficaz, aprimorar as experiências dos hóspedes, agilizar as operações e garantir a segurança e a satisfação dos hóspedes e funcionários.

Os sistemas telefônicos de hotéis exigem recursos específicos para atender às necessidades do setor hoteleiro e proporcionar uma experiência perfeita para os hóspedes. Esses recursos incluem:

1. Atendimento Automático: Um sistema de voz automatizado que direciona as chamadas recebidas para o departamento ou ramal apropriado, aumentando a eficiência e agilizando as comunicações.

2. Telefone de mesa: Dispositivos telefônicos tradicionais colocados na recepção e em outras áreas da equipe do hotel para comunicação rápida e confiável.

3. Integração do check-in com o PMS: Integração com o sistema de gerenciamento de propriedade (PMS) para permitir o check-in automático do hóspede e atualizações do status do quarto.

4. Identificação do chamador e notificações: exibição de informações do chamador e notificação de chamadas recebidas, garantindo um atendimento rápido e personalizado ao hóspede.

5. Videoconferência: A capacidade de conduzir videoconferências para reuniões remotas e interações com convidados virtuais.

6. Grupos de toque: Agrupando vários ramais para garantir que as chamadas recebidas sejam distribuídas uniformemente entre os funcionários disponíveis.

7. Sistemas telefônicos analógicos e IP-PBX: suporte para sistemas telefônicos analógicos e baseados em IP, permitindo flexibilidade e compatibilidade com diferentes tecnologias.

8. Gravação de chamadas: a capacidade de gravar chamadas para garantia de qualidade, fins de treinamento e resolução de disputas.

9. Softphone: aplicativos de telefone baseados em software que permitem que os membros da equipe façam e recebam chamadas em seus computadores ou dispositivos móveis.

10. Telefonia e Linhas Telefônicas: O fornecimento de linhas telefônicas e serviços de telefonia para lidar com chamadas recebidas e efetuadas.

11. Sistemas telefônicos para pequenas empresas e hotelaria: soluções personalizadas projetadas especificamente para pequenas empresas e para os requisitos exclusivos da indústria hoteleira.

12. Chamadas Internacionais e Integração de CRM: Facilitando os recursos de chamadas internacionais e integrando-se com os sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para aprimorar a comunicação e o serviço do hóspede.

13. Não perturbe: permitindo que os hóspedes definam os telefones de seus quartos no modo "Não perturbe" para evitar interrupções.

14. Sistema de Comunicações: Um sistema abrangente que engloba vários canais de comunicação, como voz, mensagens e vídeo.

15. Funcionalidade do Call Center: Fornece recursos como roteamento de chamadas, gerenciamento de chamadas, IVR (Resposta de Voz Interativa) e gravação de chamadas para tratamento eficiente de chamadas e atendimento ao cliente.

16. Status do quarto e simplificar as operações: Integração com o sistema de status do quarto do hotel para gerenciar com eficiência a rotatividade de quartos e simplificar as operações.

17. Telefones celulares e fixos: suporte para telefones celulares e dispositivos fixos tradicionais, garantindo conectividade entre diferentes dispositivos.

18. Sistemas de telefonia VoIP: Utilizando a tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) para permitir serviços telefônicos econômicos e ricos em recursos.

19. SMS e chamadas em conferência: Oferece recursos de SMS para mensagens de texto e facilita chamadas em conferência para discussões colaborativas.

20. Melhores provedores de sistemas telefônicos para hotéis: identificação de provedores respeitáveis, conhecidos por fornecer sistemas telefônicos confiáveis e repletos de recursos para hotéis.

21. Por usuário e chamadas ilimitadas: modelos de preços baseados no número de usuários e planos de chamadas ilimitadas para comunicação econômica.

22. Encaminhamento de chamadas e correio de voz: permite o encaminhamento de chamadas para diferentes ramais ou dispositivos móveis e fornece serviços de correio de voz para chamadas perdidas.

23. Telefones IP e soluções baseadas em nuvem: suporte a telefones IP e utilização de soluções baseadas em nuvem para escalabilidade, flexibilidade e facilidade de gerenciamento.

24. Recepção e chamadas de despertar: Funcionalidade dedicada para a recepção, incluindo recursos de chamada de despertar para aprimorar os serviços aos hóspedes.

25. Aplicativos e telefones de quartos: aplicativos móveis para os membros da equipe gerenciarem chamadas e serviços aos hóspedes, bem como telefones de quartos dedicados em quartos de hóspedes para comunicação conveniente.

Esses recursos contribuem coletivamente para um sistema telefônico de hotel robusto e eficiente, aprimorando a comunicação, a experiência do hóspede e a funcionalidade geral no setor de hospitalidade, além de ser econômico.

Um Private Branch Exchange (PBX) é uma rede telefônica privada para sua propriedade (ou empresa). É uma maneira elegante de dizer “sistema telefônico de nível comercial”. Um PBX permite discagem interna e externa, para que os usuários possam se comunicar uns com os outros e com o mundo externo. Ele fornece recursos como ramais, música de espera, roteamento de chamadas, filas de espera, conferência de chamadas e gerenciamento de chamadas fora do horário comercial.

Os sistemas de telefonia PBX tradicionais eram analógicos, conectando-se à rede telefônica pública comutada por meio de linhas terrestres enterradas. Nós não recomendamos estes! Esses sistemas prendem você ao hardware ou ao fornecedor, limitando suas opções de atualizações e muitas vezes custando mais dinheiro. Além disso, há muito valor em usar um sistema PBX moderno que usa conectividade digital para fornecer funcionalidade de aumento de negócios.

Embora o PBX seja uma tecnologia herdada que começou aproveitando quadros de distribuição analógicos, a maioria dos sistemas PBX hospedados usados pelos hotéis hoje usa protocolos de rede digital (IP) para chamadas internas chamadas de IP PBX. Uma alternativa ao PBX virtual é o VoIP, que significa 'voz pela internet'.

Antes de mergulharmos nesses recursos e benefícios, é útil contextualizar as vantagens estruturais de um PBX moderno em comparação com um sistema de linha fixa tradicional:

Conectividade: PBX agiliza a comunicação interna. Você pode conectar quantas linhas diferentes quiser internamente, tudo sem ter que pagar o custo por linha da conectividade tradicional. Você também desfrutará de chamadas de alta definição e mais opções para se conectar com colegas e clientes, bem como com os hóspedes da propriedade.

Acessibilidade: as comunicações internas diretas preservam a acessibilidade entre os colegas. O sistema não encaminhará as chamadas para um comutador externo e depois de volta para a organização, o que torna o sistema mais confiável -- e seus colegas mais acessíveis.

Flexibilidade. Você pode adicionar ou remover aparelhos sem o peso dos custos de longo prazo por linha telefônica. E você pode ajustar mais facilmente seu sistema telefônico às necessidades em constante mudança e atualizar para novos recursos ao longo do tempo.

Os sistemas modernos de PBX dependem do IP (ou protocolo da Internet) para se comunicar. Os sistemas IP PBX convertem as chamadas IP de digital para analógica, para que possam ser roteadas por meio de conexões tradicionais de linha fixa.

Como os sistemas usam banda larga da Internet para se comunicar, em vez de linhas fixas de cobre, há mais recursos digitais disponíveis que se alinham com a forma como fazemos negócios hoje. Um sistema IP PBX usa a mesma rede local que sua propriedade usa para conectar seus computadores, então cada telefone se conectará via Ethernet (em vez de tomada de telefone). Para propriedades mais antigas, isso pode exigir atualizações para telefones habilitados para Ethernet; a maioria dos telefones modernos são capazes.

Semelhante a outros elementos da infraestrutura de conectividade de sua propriedade, você tem duas opções para seu IP PBX, virtual/hospedado ou no local. A opção virtual é hospedada por seu fornecedor e a opção local está localizada no local.

A decisão entre baseado em nuvem e no local é guiada pelo custo e pela complexidade. Propriedades menores com sistemas mais simples provavelmente se beneficiarão mais de sistemas virtuais, que são mais fáceis de configurar, têm custos iniciais baixos e taxas mensais previsíveis. Propriedades maiores com maior complexidade podem preferir a proximidade e o controle no local, pois os custos adicionais de configuração e as taxas de manutenção contínua são compensações valiosas para maior acesso e mais personalização.

Mesmo quando os hóspedes dependem cada vez mais de seus telefones celulares para se comunicar com a equipe, os sistemas telefônicos do hotel são a espinha dorsal das comunicações para a maioria das operações de hospitalidade. Da recepção ao back office e aos quartos de hóspedes, o sistema é utilizado em todo o hotel.

A recepção é o centro de comunicação do hotel. O sistema telefônico permite que os hóspedes entrem em contato com a recepção - e alguns sistemas também exibem o nome do hóspede ao agente da recepção, auxiliando nas saudações pessoais. O sistema também capacita a recepção para definir lembretes automatizados (como chamadas de despertar) e descarregar tarefas tediosas. Com uma operadora digital, o sistema telefônico também pode encaminhar chamadas para outros departamentos (como limpeza e serviço de quarto) para que a recepção possa cuidar de outras tarefas.

O back office também é um grande usuário do sistema telefônico. Sua equipe de vendas terá extensões dedicadas, bem como correio de voz digital que pode ser transcrito diretamente para o e-mail. Seu sistema telefônico de hospitalidade também pode lidar com faxes para que sua equipe possa receber confirmações de reservas de intermediários. A equipe pode definir o modo “não perturbe” e encaminhar chamadas telefônicas para celulares automaticamente se estiverem fora da propriedade.

A experiência do hóspede se beneficia de um sistema telefônico moderno de várias maneiras. Claro, há o telefone no quarto que oferece uma linha direta com a equipe, e a maioria dos sistemas modernos oferece suporte a mensagens multilíngues. Mas também há uma grande vantagem oculta: as integrações. Um sistema legado de linha fixa executa apenas algumas funções principais: chamadas e mensagens de voz. Substituir um sistema de uso limitado por algo mais flexível significa que você pode construir uma infraestrutura de comunicação que acomoda as preferências dos hóspedes. Por exemplo, você pode estender a infraestrutura de telecomunicações de sua propriedade para oferecer suporte a smartphones de hóspedes, estendendo sua cobertura enquanto estiverem na propriedade. Outras integrações úteis: a capacidade de inserir códigos PMS do quarto para atualizar o status e a disponibilidade do quarto, conectando-se ao Wi-Fi da propriedade para cobrança contínua.

A escolha do melhor sistema PBX para o seu hotel depende de como você planeja integrá-lo ao seu fluxo de comunicações existente. A melhor maneira de pensar em um sistema telefônico de hotel é vê-lo como mais um aplicativo em seu estoque de tecnologia. Ele deve se integrar a todo o resto, permitindo que você aproveite toda a sua funcionalidade.

Aqui estão algumas coisas a considerar:

Integrações: Como o IP PBX aproveita a Internet, ele pode integrar e intercambiar entre diferentes ferramentas. Recomendamos fazer um esboço rápido dos diferentes fluxos de comunicação para entender como você pode querer implementar o IP PBX. Um dos maiores casos de uso é uma integração direta com seu CRM para que você possa registrar chamadas e garantir que as equipes de vendas estejam acompanhando rapidamente clientes em potencial e clientes.

Operadora digital: seu sistema PBX é sua operadora digital, roteando chamadas e ajudando os hóspedes a chegarem à pessoa certa.

Chamadas de emergência: quando os hóspedes ligam para números de emergência, a recepção deve ser imediatamente notificada.

Grupos de toque: Como você bem sabe, as coisas podem ficar ocupadas rapidamente na recepção e nos fundos da casa. A capacidade de configurar grupos de toque, que tocarão em vários telefones até que um deles atenda, mantém sua equipe informada sobre as solicitações dos hóspedes e outras comunicações essenciais.

Roteamento inteligente de chamadas: o roteamento inteligente de chamadas conecta as chamadas com eficiência à pessoa certa. Por exemplo, você pode querer agendar o roteamento de chamadas para que as chamadas sejam direcionadas para uma pessoa (como o gerente geral) durante o horário comercial e para outra pessoa fora do horário comercial (como um gerente noturno).

Fax: Muitos hotéis ainda precisam de acesso a um fax. Um sistema PBX pode atender a essa necessidade, fornecendo envio e recebimento de fax, tudo integrado em um único produto de telecomunicações.

Correio de voz para e-mail: Um dos impulsionadores de produtividade mais dramáticos fornecidos por um sistema PBX moderno é o correio de voz para e-mail. O sistema transcreverá suas mensagens de correio de voz em e-mails, que podem ser encaminhados para o departamento apropriado. Ou você pode ter um recurso externo (como um assistente virtual ou escritório corporativo) priorizando e atribuindo tarefas com base em mensagens de voz.

Serviços gratuitos: Se você usar uma linha gratuita para chamadas de entrada, certifique-se de encontrar um fornecedor que possa oferecer suporte adequado.

Recursos no quarto: considere se deseja ou não incluir outros, como um modo não perturbe ou chamadas de despertar automatizadas. Muitos sistemas telefônicos PBX para hotelaria fornecem funcionalidades que melhoram a experiência do hóspede e eliminam algumas das responsabilidades diárias de sua equipe.

Interface de administração: a última coisa que qualquer um de nós precisa é de outra ferramenta complicada de administrar. pode ser extremamente frustrante se você sempre precisar entrar em contato com o fornecedor para fazer pequenas alterações nos ajustes. Procure um portal administrativo baseado em navegador ou outra interface de administração de conta que simplifique o autoatendimento. Você deve ser capaz de adicionar e remover usuários, monitorar o uso e gerenciar sua conta em um painel centralizado.

Relatórios: procure registros de chamadas e contabilidade detalhados para ter uma visão holística de como o sistema está sendo usado em sua propriedade. Relatórios detalhados mantêm você informado e capaz de otimizar a experiência para funcionários e convidados.

Segurança: escolha apenas fornecedores com boa reputação. Se você for com um PBX IP, que usa a conectividade de internet de sua propriedade, você precisará de segurança forte para evitar invasões indesejadas - e grandes dores de cabeça. Quando se trata de segurança, confie nas recomendações dos colegas acima de tudo. Na dúvida, siga seu instinto!

Um sistema moderno de PBX pode se tornar parte da estratégia de comunicação omnicanal de sua propriedade. Ele permite que você se comunique com os hóspedes em seu canal preferido e mantenha as informações relevantes sincronizadas entre os canais para que você possa manter uma visão holística de seus hóspedes. Há muito que um sistema de telefonia digital pode desbloquear para sua propriedade!

Embora a maioria dos hotéis até hoje ainda tenha sistemas telefônicos, operar um hotel sem um sistema telefônico tradicional é absolutamente possível, aproveitando uma combinação de ferramentas de software e dispositivos para comunicação e serviços aos hóspedes. Aqui está uma visão geral de como essa configuração pode funcionar:

1. Mensagens aos hóspedes : em vez de depender de chamadas telefônicas, os hotéis podem utilizar plataformas de mensagens ou aplicativos de comunicação para os hóspedes. Essas ferramentas permitem que os hóspedes se comuniquem com a equipe do hotel diretamente por meio de mensagens de texto, eliminando a necessidade de ligações telefônicas. A equipe pode responder com rapidez e eficiência, respondendo às dúvidas e solicitações dos hóspedes e fornecendo assistência.

2. Software de Colaboração da Equipe : Para permitir uma comunicação interna eficaz entre a equipe do hotel, o software de colaboração pode ser utilizado. Essas ferramentas fornecem recursos como mensagens, compartilhamento de arquivos, atribuição de tarefas e atualizações em tempo real, garantindo uma coordenação perfeita entre diferentes departamentos e funcionários. Isso permite que os membros da equipe se comuniquem e colaborem com eficiência sem depender de linhas telefônicas tradicionais.

3. Tablets para serviços aos hóspedes : Os tablets podem ser implantados nos quartos dos hóspedes ou disponibilizados em locais importantes em todo o hotel. Os hóspedes podem usar esses tablets para acessar vários serviços, como solicitar serviço de quarto, solicitar serviço de limpeza, fazer reservas no spa ou buscar recomendações locais. Os tablets podem ser equipados com interfaces fáceis de usar e integrados ao software de gerenciamento do hotel para agilizar as solicitações dos hóspedes e fornecer uma opção conveniente de autoatendimento.

4. Dispositivos Móveis: Os funcionários do hotel podem ser equipados com dispositivos móveis, como smartphones ou tablets, permitindo que eles se comuniquem em qualquer lugar. Esses dispositivos podem ter aplicativos de mensagens para hóspedes, ferramentas de colaboração e acesso a sistemas hoteleiros relevantes, permitindo que os funcionários sejam receptivos e acessíveis em toda a propriedade.

5. Sistemas baseados em nuvem: soluções baseadas em nuvem podem ser empregadas para armazenar informações de hóspedes, gerenciar reservas e simplificar operações. Esses sistemas podem se integrar a plataformas de mensagens para convidados, software de colaboração e outras ferramentas para garantir uma comunicação suave e o compartilhamento de informações em diferentes pontos de contato.

6. Serviços automatizados: a implementação de soluções de automação pode aprimorar a experiência do hóspede e minimizar a necessidade de comunicação direta. Por exemplo, quiosques de check-in automático ou opções de check-in móvel podem reduzir a necessidade de interações na recepção. A integração com os sistemas de controle do quarto pode permitir que os hóspedes ajustem a temperatura ou a iluminação por meio de aplicativos móveis, reduzindo a necessidade de ligações telefônicas para solicitar essas alterações.

Ao aproveitar essas ferramentas e dispositivos de software, os hotéis podem se comunicar de maneira eficaz com os hóspedes, simplificar as operações internas e fornecer uma experiência conveniente e personalizada ao hóspede sem depender de um sistema telefônico tradicional. No entanto, é importante garantir uma conexão de internet robusta e confiável e ter planos de contingência para resolver quaisquer problemas de conectividade que possam surgir.