Um sistema de ponto de venda, ou sistema POS, é uma ferramenta que permite ao seu hotel aceitar pagamentos. Existem três componentes básicos nos sistemas POS atuais:

1. Hardware: existem algumas partes diferentes de hardware de PDV. É necessário um terminal de cartão para aceitar cartões de crédito, cartões de débito e pagamentos com carteira móvel. Outras ferramentas incluem impressora de recibos, gaveta de dinheiro e scanner para registrar itens com códigos de barras.

2. Software: o software do seu PDV permite que você escolha em um banco de dados os itens pelos quais cobrar. Faça uma venda, visualize registros de transações de clientes, gerencie seu estoque e obtenha análises e relatórios por meio de uma plataforma de PDV.

3. Transferências de pagamento: o POS envia dinheiro da conta do hóspede para a conta bancária vinculada ao seu hotel após cada venda.

Esses são os principais componentes de um sistema POS – mas eles vêm juntos em todos os formatos e tamanhos.

Um sistema de ponto de venda (POS) é um componente vital na indústria hoteleira, especificamente na gestão hoteleira. Ele agiliza as transações, o gerenciamento de estoque e os preços em pontos de geração de receita, como restaurantes e bares de hotéis. Ele se integra a um sistema de gerenciamento de propriedade (PMS) para garantir atualizações em tempo real e experiências eficientes para os hóspedes. O software POS é fácil de usar, geralmente baseado em nuvem e compatível com vários dispositivos, como iPads, aplicativos móveis e quiosques de autoatendimento. Ele suporta processamento de pagamentos, programas de fidelidade e funcionalidades de back-office. O sistema inclui recursos como telas sensíveis ao toque, leitores de código de barras, impressoras de recibos e recursos off-line. Os hoteleiros podem aprimorar suas operações com complementos e atualizações para atender às necessidades específicas do negócio, como pedidos on-line, pedidos automáticos e pagamentos sem contato. No geral, um sistema POS de hotel desempenha um papel crucial na melhoria da experiência do hóspede, na otimização das operações do hotel e no aumento das receitas no negócio da hospitalidade.

Um sistema de ponto de venda (POS) em hotéis, um motor de reservas e um sistema de gestão de propriedades (PMS) são componentes cruciais das operações hoteleiras, mas desempenham funções diferentes e concentram-se em diferentes aspectos do processo de gestão hoteleira. Aqui está uma explicação de como eles diferem:

1. Sistema de ponto de venda (POS): Um sistema de ponto de venda é usado principalmente para processar e gerenciar transações dentro dos vários pontos de geração de receita de um hotel, como restaurantes, bares, lojas de presentes, spas e outras comodidades. Ele atua como uma plataforma centralizada para lidar com transações de vendas e pagamentos com eficiência. Os principais recursos de um sistema POS em hotéis podem incluir:

• Registro de vendas: Um sistema POS permite que a equipe do hotel processe pedidos, gere faturas e gerencie pagamentos de produtos e serviços oferecidos no hotel.
• Gerenciamento de estoque: rastreia os níveis de estoque, monitora a movimentação do estoque e fornece alertas quando os suprimentos precisam ser reabastecidos.
• Relatórios e análises: os sistemas POS geram relatórios detalhados sobre vendas, receitas e estoque, fornecendo informações valiosas para analisar o desempenho do negócio.

O objetivo principal de um sistema POS é facilitar transações suaves e precisas nos vários pontos de venda do hotel, garantindo uma gestão eficiente de receitas.

2. Motor de reservas : um motor de reservas é um sistema de reservas online que permite aos hóspedes reservar diretamente acomodações e serviços oferecidos pelo hotel através do site do hotel ou de outros canais de distribuição online. Funciona como uma interface entre os hóspedes e o hotel, fornecendo informações em tempo real sobre disponibilidade e preços. Os principais recursos de um mecanismo de reservas incluem:

• Disponibilidade e preços de quartos: exibe informações atualizadas sobre disponibilidade de quartos, tarifas e promoções, permitindo que os hóspedes façam reservas com base em suas preferências.
• Reservas online: O motor de reservas permite que os hóspedes façam reservas, selecionem tipos de quartos e forneçam detalhes de pagamento com segurança.
• Integração com canais de distribuição: Integra-se com diversas agências de viagens online (OTAs) e sistemas de distribuição global (GDS), garantindo que o inventário e as tarifas sejam sincronizados em múltiplas plataformas.

O objetivo principal de um mecanismo de reservas é agilizar o processo de reserva, aumentar as reservas diretas e maximizar a receita, fornecendo uma maneira fácil e conveniente para os hóspedes reservarem acomodações em hotéis.

3. Sistema de gerenciamento de propriedades (PMS): Um sistema de gerenciamento de propriedades serve como ponto central para gerenciar todos os aspectos das operações do hotel. Ele foi projetado para automatizar e agilizar tarefas diárias relacionadas ao gerenciamento de hóspedes, reservas, atribuições de quartos, cobrança e outros processos operacionais. Os principais recursos de um PMS incluem:

• Gestão de hóspedes: armazena perfis de hóspedes, mantém o histórico dos hóspedes e facilita serviços personalizados aos hóspedes.
• Gestão de reservas: O PMS trata de todos os aspectos das reservas, incluindo reservas, modificações e cancelamentos.
• Operações de recepção: gerencia os processos de check-in e check-out, atribui quartos e atende às solicitações dos hóspedes.
• Faturamento e contabilidade: O PMS rastreia cobranças de hóspedes, gera faturas e faz interface com sistemas financeiros.
• Relatórios e análises: os sistemas PMS fornecem relatórios detalhados sobre ocupação, receita, preferências dos hóspedes e outras métricas importantes.

O objetivo principal de um PMS é centralizar e automatizar as operações hoteleiras, agilizar os serviços aos hóspedes e otimizar a eficiência e a satisfação dos hóspedes.

Enquanto um sistema de ponto de venda (POS) se concentra no gerenciamento de transações dentro dos pontos de geração de receita do hotel, um mecanismo de reservas facilita reservas diretas on-line e um sistema de gerenciamento de propriedade (PMS) supervisiona vários aspectos das operações do hotel, incluindo gerenciamento de hóspedes, reservas, e operações de recepção. Esses sistemas trabalham juntos para melhorar a eficiência geral e a experiência do hóspede em um hotel.

Se você não tem um sistema POS em seu hotel, está perdendo a oportunidade de capturar mais vendas, ajudar sua equipe a funcionar com eficiência e melhorar a satisfação dos hóspedes. Aqui estão alguns benefícios principais da implementação de um sistema POS em sua propriedade.

Aceite todas as opções de pagamento

A investigação mostra que apenas 17% dos pagamentos globais com cartão serão feitos em dinheiro até 2022. A pandemia provocou um forte aumento na adoção de pagamentos sem contacto e de carteiras móveis. Seus convidados esperam poder pagar usando o método que preferirem: chip EMV, Apple Pay, cartão-presente e qualquer outra opção de carteira digital. Um POS com processamento de cartão de crédito totalmente integrado permite aceitar qualquer forma de pagamento. É uma situação em que todos ganham: sua propriedade nunca perde uma venda e seu cliente pode finalizar a compra de maneira conveniente usando o método de pagamento de sua preferência.

Melhore o seu programa de fidelidade de hóspedes

Muitos sistemas POS permitem coletar e organizar as informações dos hóspedes de maneira mais eficaz. Os registros de transações são armazenados em um banco de dados que informa o que um hóspede comprou, suas informações de contato, quando interagiu pela última vez com seu hotel e quaisquer outros detalhes pertinentes que você possa usar para fins de marketing. Vá além dos dados básicos de vendas e integre seu PDV ao CRM do hotel, ao marketing por e-mail e às suas outras plataformas para obter uma visão completa das preferências dos hóspedes e das percepções dos clientes.

Melhor gerenciamento de estoque

Gerenciando uma loja no lobby ou tentando reduzir o desperdício em restaurantes? Em vez de dedicar o tempo da equipe para fazer pedidos de estoque, ficar de olho nos suprimentos e monitorar as vendas, o sistema POS do seu hotel pode ser configurado para gerenciar o estoque para você. Use a ferramenta em seu restaurante local para ver quando os suprimentos estão acabando e configurar alertas quando for a hora de fazer um novo pedido.

“Reconciliar manualmente o estoque em todos os locais onde você vende e armazena seus produtos é tedioso e sujeito a erros humanos. Quando seu estoque é sincronizado automaticamente, você sabe exatamente quanto estoque você tem e onde ele está a qualquer momento”, explicou Shopify . “Também é fácil entender o quão bem cada produto está vendendo e criar pedidos de compra com base no desempenho e nos níveis de estoque atualizados.”

Acompanhe e analise suas vendas

Ao contrário de uma simples caixa registradora, um sistema POS pode informar em tempo real o desempenho financeiro do seu hotel. Muitos sistemas POS estão equipados para fornecer relatórios diários sobre suas vendas, comportamento dos clientes e até mesmo produtividade dos funcionários. O mesmo terminal que você usa para processar cartões de crédito também pode se tornar o centro para os funcionários entrarem e saírem. Analise como suas vendas se comparam ao mês, trimestre ou mesmo período do ano anterior.

Os sistemas POS podem fazer mais do que apenas processar transações. Eles se integram à tecnologia hoteleira existente para ajudar sua propriedade a funcionar sem problemas. Procure um PDV que possua esses recursos.

Hardware de PDV

O terminal e outros equipamentos que compõem o seu ponto de venda podem ser tão pequenos quanto um dongle conectado a um telefone ou iPad, ou tão grandes quanto uma tela de computador. Pense onde você está usando seu ponto de venda: se você deseja adicionar um sistema POS à sua equipe de serviço de quarto para permitir que os hóspedes paguem quando o pedido for entregue em sua porta, um POS móvel pode ser a melhor opção. Se você está procurando algo para usar em seu restaurante, um terminal como o Clover Station ou o Square Register pode ser a melhor opção.

• Leitor de código de barras : Os sistemas POS de varejo precisam de um leitor de código de barras onde hotéis e lojas de alimentos e bebidas podem não

• Leitores de cartão de crédito: todos os sistemas POS devem incluir um leitor de cartão para aceitar os principais cartões de crédito

Software PDV

Cada provedor de PDV oferece sua própria plataforma para administrar as vendas e operações do seu hotel. Procure um sistema baseado em nuvem que permita ao provedor enviar atualizações sem qualquer atraso ou esforço necessário de sua equipe. Outros recursos de software a serem procurados incluem:

• Dados de inventário : o software possui análises robustas e acionáveis?

• Segurança: a ferramenta é compatível com PCI DSS e pode aceitar EMV?

• Integrações: o PDV pode se comunicar com outros softwares da pilha de tecnologia do seu hotel? Ele tem as integrações corretas do processador de pagamentos?

• Automação: a plataforma POS pode ser configurada para economizar o tempo da sua equipe?

• Flexibilidade: o software pode ser configurado para crescer de acordo com as necessidades do seu hotel?

Algumas ferramentas, como o Clover, oferecem uma série de aplicativos de terceiros que você pode adicionar para tornar seu PDV ainda mais poderoso. Esses aplicativos configuram seu PDV para qualquer aspecto do hotel que você está tentando melhorar. Por exemplo, a programação dos funcionários pode ser executada por meio do aplicativo Homebase. O aplicativo KitchenDisplay envia pedidos para a cozinha e organiza tickets para reduzir erros e ajudar sua equipe a atender os hóspedes com eficiência. O aplicativo Folha de pagamento da Gusto automatiza sua folha de pagamento e retira impostos federais, estaduais e locais sobre a folha de pagamento para reduzir erros administrativos e humanos. Há muitas coisas que um PDV pode fazer além de simplesmente aceitar pagamentos e rastrear vendas.

Ao selecionar um sistema de ponto de venda para seus pontos de venda de alimentos e bebidas, os proprietários de restaurantes devem considerar uma variedade de fatores para garantir que encontrem o mais adequado para o seu negócio. Um aspecto importante a considerar é o preço, uma vez que diferentes fornecedores podem ter custos iniciais e contínuos diferentes. Além disso, é importante avaliar as opções de processamento de pagamentos, incluindo pagamentos com cartão de crédito e sem contato, bem como quaisquer taxas de processamento associadas.

Outra consideração importante é a funcionalidade do software POS, incluindo gerenciamento de estoque, gerenciamento de menu e gerenciamento de funcionários. Muitos sistemas POS modernos também oferecem pedidos on-line, gerenciamento de planta baixa, pedidos na mesa e sistema de exibição de cozinha, o que pode ser benéfico para restaurantes de serviço completo e restaurantes de serviço rápido.

As integrações com outros sistemas, como QuickBooks ou fornecedores de cartões-presente, também devem ser levadas em consideração. Além disso, os proprietários de restaurantes de hotéis devem considerar se desejam uma solução de PDV baseada na nuvem ou interna, bem como a facilidade de uso e o suporte ao cliente fornecido pelo provedor de PDV. Alguns sistemas POS populares na indústria incluem Vento , Oracle Micros , Toast POS, TouchBistro, Lightspeed, Square e Clover POS.

Também é importante otimizar para pagamentos sem contato, na calçada e para viagem. Também é importante ter relatórios em tempo real e rastreamento de estoque para gerenciar as operações de back-of-house e front-of-house.

No geral, ao selecionar um sistema de ponto de venda para os seus pontos de venda de alimentos e bebidas, os proprietários de restaurantes de hotéis devem avaliar cuidadosamente as suas necessidades e preferências específicas e escolher um fornecedor de POS que ofereça a melhor combinação de preços, funcionalidade e apoio ao cliente para o seu negócio.

Existem muitos fornecedores de PDV no mercado, cada um oferecendo sua opinião sobre software e hardware de vendas que podem ajudar seu hotel a funcionar melhor. Considere os seguintes fatores ao escolher um parceiro de PDV.

• Segurança: qualquer sistema que armazene informações de hóspedes e dados de pagamento estará em risco. Pergunte aos fornecedores quais processos e ferramentas existem para manter os dados dos seus hóspedes seguros. Seu sistema POS deve estar em conformidade com os padrões de segurança de dados estabelecidos pela indústria de cartões de pagamento (PCI). Procure algo que criptografe dados de pagamento e aceite cartões EMV.

• Adaptabilidade: quando a pandemia chegou, muitos restaurantes começaram a oferecer entregas pela primeira vez – e o POS tornou-se um componente crítico para fazer essa mudança. Procure um parceiro que possa oferecer pedidos on-line, entrega e outros serviços auxiliares à medida que seu negócio hoteleiro cresce e cresce.

• Custo: precificar seu PDV requer estimar dois componentes. O hardware geralmente é vendido como um PDV multifuncional ou como um kit pré-configurado com complementos. Por exemplo, você pode desejar obter uma impressora, suporte ou leitor de recibos, além de um terminal de processamento de cartões. Os parceiros de PDV também cobram taxas de processamento – uma porcentagem do valor total da venda, mais uma taxa fixa nominal. Certifique-se de perguntar a cada fornecedor quanto serão essas taxas por transação. Ao considerar o custo, é importante levar em consideração também as taxas de processamento de pagamentos, pois elas podem superar em muito o preço da assinatura de hardware e software combinados.

• Flexibilidade: as melhores opções de PDV são baseadas na nuvem para que a equipe do seu hotel possa ver os dados de vendas e aceitar pagamentos em vários dispositivos em toda a propriedade. “Um benefício adicional do software POS baseado em nuvem é que ele elimina a necessidade de atualizações dispendiosas e minimiza os riscos de segurança tradicionalmente associados aos sistemas cliente-servidor”, acrescenta Shopkeep .

• Suporte ao Cliente: descubra se o parceiro possui suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Em caso de problemas técnicos, você deseja entrar em contato com uma pessoa ao vivo por e-mail, telefone ou chat ao vivo.

Claro, você também deve perguntar como o sistema POS se integra ao CMS, PMS, mecanismo de reservas do seu site existente e muito mais.

Existem algumas partes diferentes da sua propriedade onde você pode instalar um PDV: a loja de presentes ou lobby do hotel, o restaurante no local ou o spa. Em qualquer lugar onde você precise registrar os pagamentos dos hóspedes, você precisará de um PDV.

No entanto, ao contrário da maioria dos varejistas, os sistemas POS de hotéis são mais eficazes quando se conectam ao seu PMS. É muito comum que os hóspedes publiquem contas em seus quartos quando se hospedam em um hotel e, embora isso possa ser feito manualmente, um PDV de hotel criado especificamente terá uma interface automática com seu sistema de gerenciamento de propriedade (PMS).

A tecnologia hoteleira foi criada para facilitar o trabalho da sua equipe. Um PDV desenvolvido para hotéis pode ser facilmente integrado aos seus sistemas existentes para adicionar automaticamente uma cobrança ao pagamento final de um hóspede, em vez de exigir que sua equipe adicione manualmente as despesas durante a estadia dessa pessoa.