Beginnen wir am Anfang: Was ist ein Kreditkarten-Autorisierungsformular? Wenn ein Gast auf Ihrer Website ein Zimmer für sich selbst bucht, kann er seine eigene Kreditkartennummer auf Ihrem Checkout-Bildschirm eingeben, und diese Kartennummer wird verschlüsselt und sicher an Ihr Zahlungsverarbeitungssystem weitergeleitet. Aber was ist mit einer Reservierung, die zwischen zwei Kreditkarten aufgeteilt werden muss, oder einer Reservierung, die im Namen einer anderen Person gebucht wurde? Jedes Mal, wenn Ihr Hotel Kreditkarteninformationen manuell erfassen muss, müssen Sie ein Kreditkarten-Autorisierungsformular senden, da die Sicherheitsstandards der Branche es Mitarbeitern verbieten, Kreditkarteninformationen auf nicht sichere Weise zu erfassen, z. B. per Telefon oder E-Mail. Ein Kreditkarten-Autorisierungsformular ist eine sichere Möglichkeit, Kreditkarteninformationen zu sammeln, um das Risiko von Betrug oder Sicherheitsverletzungen zu minimieren und die persönlichen Daten der Gäste zu schützen. In der Vergangenheit wurden CCA-Formulare per E-Mail oder Fax verschickt, aber in den letzten Jahren sind digitale CCA-Formulare immer beliebter geworden.

Das CCA-Formular muss alle Informationen erfassen, die Ihr Reservierungs- oder Buchhaltungspersonal benötigt, um die Reservierung korrekt zu berechnen. Diese Informationen umfassen Details über den Kreditkarteninhaber, die Karte selbst und die Arten von Gebühren, die auf der Karte belastet werden sollen. Ein wirksames CCA-Formular sollte Folgendes enthalten:

• Angaben zum Karteninhaber: Da in vielen Fällen die Person, die die CCA einreicht, nicht dieselbe Person ist wie der Reservierungsinhaber, ist es wichtig, den vollständigen Namen des Karteninhabers sowie den Namen des Gastes auf dem CCA-Formular zu erfassen. Beispielsweise könnte die Person, die das CCA-Formular einreicht und die Reservierung bezahlt, ein Konferenzplaner sein, während die Person, die sich tatsächlich im Raum aufhält, ein Redner sein könnte, der auf der Konferenz präsentiert.

• Gebührenkategorien : Manchmal werden Reservierungszahlungen auf mehrere Karten aufgeteilt, daher sollten Sie einen Abschnitt in Ihr CCA-Formular aufnehmen, in dem Gäste (oder Personen, die für Reservierungen bezahlen) angeben können, welche Arten von Gebühren von ihrer Kreditkarte abgebucht werden sollen. Kategorien können Zimmerpreis und Steuern, Minibar, Zimmerservice, Wellnessangebote, Parkplätze und mehr umfassen. Beispielsweise kann das Unternehmen eines Gastes den Zimmerpreis, die Steuern und den Parkplatz bezahlen, aber nicht die Gebühren für die Minibar oder den Zimmerservice.

• Kreditkartendetails: Natürlich muss Ihr CCA-Formular einen Abschnitt zur Eingabe von Kreditkartendetails enthalten, einschließlich des Namens des Karteninhabers, des Kartentyps (Visa, Mastercard usw.), der Kreditkartennummer, des CVV, des Ablaufdatums und der Rechnungsadresse.

• Unterschrift des Karteninhabers : Fügen Sie am Ende Ihres CCA-Formulars unbedingt ein Unterschriftsfeld hinzu, in dem der Karteninhaber Ihr Hotel autorisieren kann, seine Karte zu belasten.

Wenn Ihr Hotel bisher Kreditkarten-Autorisierungsformulare im PDF-Format per E-Mail verschickt hat, oder vielleicht, wenn Sie sie per Fax verschickt haben, warum ändern? Die Verwendung von PDF- oder Papier-CCA-Formularen birgt einige ernsthafte Risiken, und der gesamte CCA-Prozess ist weniger effizient, wenn Sie diese Art von Formularen verwenden. Papier- und PDF-Formulare bieten potenziellen Identitätsdieben die Möglichkeit, Kreditkartennummern zu stehlen, da die Kartennummer ohne jegliche Verschlüsselung sichtbar ist. Selbst wenn Sie ausgefüllte CCA-Formulare in einem sicheren Aktenschrank oder in einem Ordner auf einem Computer aufbewahren, besteht immer noch das Risiko, dass persönliche Daten Ihrer Gäste in die falschen Hände geraten.

Darüber hinaus bieten diese manuellen Eingabeformulare keine Kreditkartenautorisierungs- oder Verifizierungsfunktion, sodass jemand theoretisch eine Kartennummer „1111 1111 1111 1111“ auf ein Formular schreiben und es einreichen könnte, was zusätzliche Arbeit für Ihr Team bedeutet. Aber selbst wenn ein Gast oder Rechnungskontakt beim ersten Mal die richtigen Kreditkarteninformationen eingibt, ist der Prozess für Ihre Mitarbeiter immer noch nicht ideal, da sie die Kartennummer und Rechnungsdetails manuell in Ihr PMS oder Zahlungsverarbeitungssystem übertragen müssen, was dauert Zeit und hat die Möglichkeit für manuelle Fehler. Es ist auch keine großartige Erfahrung für Ihre Gäste, die ihre Zeit nicht damit verbringen möchten, Papierkram zu erledigen und herauszufinden, wie sie das ausgefüllte Formular an Sie zurücksenden können.

Wenn das Senden von PDF- oder Papier-CCA-Formularen nicht ideal ist, was ist dann die Lösung? In den letzten Jahren haben sich digitale CCA-Formulare als überzeugende Alternative zu den Old-School-Versionen durchgesetzt. Mit einem vollständig digitalen Prozess können Ihre Reservierungsagenten einen eindeutigen Link an den Rechnungskontakt senden, der sie zu einer für Mobilgeräte optimierten Seite weiterleitet, auf der sie die Zahlungsdetails sicher eingeben können. Die Kreditkarteninformationen werden verschlüsselt und vollständig PCI-konform an Ihr Zahlungsverarbeitungssystem weitergeleitet, wodurch das Risiko einer Sicherheitsverletzung erheblich verringert wird. Digitale CCA-Systeme können sogar anzeigen, welche CCA-Formulare gesendet, aber noch nicht ausgefüllt wurden, was Ihrem Team hilft, Zeit bei der Zahlungsverfolgung zu sparen. Und einige Anbieter bieten einen integrierten Betrugserkennungsdienst an, der proaktiv daran arbeitet, ungültige Kreditkarten und Rückbuchungen zu reduzieren.

Hotels sollten Software nutzen, um kontaktlose Check-ins für Gäste mit digitalen Kreditkarten-Autorisierungsformularen anstelle von Papier- und manuellen Prozessen durchzuführen, da dies eine effizientere und sicherere Art der Handhabung von Gastinformationen und Zahlungsautorisierung bietet.

Ein Kreditkarten-Autorisierungsformular ist ein Dokument, das es einem Hotel ermöglicht, die Kreditkarte eines Gastes mit Nebenkosten und ausstehenden Kosten zu belasten, die während seines Aufenthalts angefallen sind. Sie enthalten in der Regel den Namen des Gastes, Ankunfts- und Abreisedaten, Bestätigungsnummer, Hotelreservierungsdetails, Art der Kreditkarte (Visa, Mastercard, Amex), Kreditkartennummer, Ablaufdatum, Sicherheitscode, Rechnungsadresse und Telefonnummer.

Traditionell verlangen Hotels von ihren Gästen, dass sie beim Check-in ein Kreditkarten-Autorisierungsformular ausfüllen und vom Karteninhaber unterschreiben. Dieser Prozess ist jedoch zeitaufwändig und erhöht das Fehler- und Betrugsrisiko.

Durch den Einsatz von Software können Hotels den Check-in-Prozess rationalisieren und die manuelle Handhabung von Kreditkarteninformationen reduzieren. Gäste können das Formular digital ausfüllen, einschließlich Kontrollkästchen für Nebenkosten wie Zimmerservice und Minibar, und es sicher online übermitteln. Das ausgefüllte Formular kann dann gespeichert und von der Rezeption elektronisch abgerufen werden.

Digitale Kreditkarten-Autorisierungsformulare bieten auch eine zusätzliche Sicherheitsebene, da Papierdokumente, die verloren gehen oder gestohlen werden könnten, überflüssig werden. Sie ermöglichen eine einmalige Zahlungsautorisierung, wodurch das Risiko einer nicht autorisierten Belastung des Kreditkartenkontos eines Gastes verringert wird.

Die Nutzung von Software zur Durchführung kontaktloser Check-ins mit digitalen Kreditkarten-Autorisierungsformularen bietet Hotels eine effizientere und sicherere Möglichkeit, Gästeinformationen und Zahlungsautorisierungen zu handhaben und das Gesamterlebnis der Gäste zu verbessern.