5 bewährte Tipps zur Rechnungsverwaltung in der Hotellerie

Unabhängig davon, in welchem Bereich des Gastgewerbes Sie tätig sind, sind einige Aufgaben wichtiger als das Rechnungsmanagement. Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung stellt sicher, dass Ihr Hotel (oder eine andere Einrichtung) über genügend Barreserven verfügt, um die vielen wiederkehrenden Kosten zu decken, die mit der Führung Ihres Unternehmens verbunden sind. Ausgaben wie Personal, Beschaffung von Speisen und Getränken, Instandhaltung von Einrichtungen und Beschaffung anderer benötigter Produkte und Dienstleistungen können sich schnell summieren.

Ohne solide Rechnungsverwaltungspraktiken könnte Ihr Unternehmen bald erhebliche Probleme bei der Verwaltung seines Cashflows haben. Dies kann besonders problematisch für kleinere Gastgewerbebetriebe sein, die normalerweise nicht über die gleiche große Liquiditätsreserve verfügen wie größere Unternehmen.

Mit BirchStreet Pay können Sie bewährte Rechnungsverwaltungspraktiken implementieren, um die finanzielle Stabilität Ihres Hotels besser zu gewährleisten. Ganz gleich, wie viele Gäste Sie in einer bestimmten Woche, einem Monat oder einem Jahr bedienen, eine Verbesserung der Art und Weise, wie Sie Rechnungen verarbeiten, wird sich für Ihre Einrichtung erheblich auszahlen.

1) Wann immer möglich automatisieren

Viele Gastgewerbebetriebe haben eine Vielzahl wiederkehrender Ausgaben, die monatlich oder sogar wöchentlich abgewickelt werden können. Bei so vielen Rechnungen, die Tag für Tag eingehen, besteht ein erhebliches Risiko für menschliche Fehler, wenn das Rechnungsmanagement vollständig der manuellen Bearbeitung überlassen wird.

Je komplizierter eine Rechnung ist, desto wahrscheinlicher sind schwerwiegende Fehler. Obwohl die medizinische Abrechnungsbranche sicherlich einen fairen Anteil an Unterschieden zum Gastgewerbe aufweist, gehen Analysen von Rechnungen in dieser Branche davon aus, dass zwischen 40 und 80 Prozent der Rechnungen Fehler enthalten.

Während die Rechnungsstellung im Gastgewerbe glücklicherweise nicht annähernd so komplex ist, zeigt diese Statistik, wie leicht sich Abrechnungsfehler in Rechnungen einschleichen können, insbesondere wenn es sich um eine manuelle Bearbeitung handelt. Fehler wie doppelte Rechnungen und fehlende Zahlungen können für die Verwaltung des Cashflows eines Gastgewerbeunternehmens besonders problematisch sein.

Je mehr Fingerspitzengefühl in einer einzigen Rechnung erforderlich ist ? auch wenn sie digital geliefert und verarbeitet wird ? desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Fehler bei der Dateneingabe können zu Über- oder Unterzahlungen sowie zu ungenauen Steuerberechnungen oder sogar zum Verlust der Rechnung führen. Solche Probleme können später zu großen Problemen führen, wenn Lieferanten Gebühren für verspätete Zahlungen oder andere Strafen erheben.

2) Stellen Sie sicher, dass verschiedene Dokumenttypen unterstützt werden

Bevor sie eine Rechnung für erhaltene Waren oder Dienstleistungen erhalten, müssen Gastgewerbebetriebe oft eine Bestellung aufgeben. Bestellungen (POs) ermöglichen es Gastronomiebetrieben, klare Erwartungen an ihre Lieferanten zu stellen. Sie beschreiben die gekauften Produkte oder Dienstleistungen, ihre Menge, den Preis pro Einheit und sogar Informationen wie Lieferdatum und -ort (falls zutreffend).

Eine Bestellung ist für Ihr internes Team von unschätzbarem Wert, insbesondere wenn Sie ein großes Auftragsvolumen haben. Bestellungen erstellen im Wesentlichen einen Papierpfad, der Preisvereinbarungen verdeutlicht, sodass Sie Kostenüberschreitungen und doppelte Anfragen vermeiden können. Diese Dokumente bieten auch Bestandstransparenz, damit Sie den Bestand effektiver verwalten können ? sei es Lebensmittel oder Wäschebedarf.

Ein hochwertiges Bestandsverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen auch, Bestellrechnungen sowie Rechnungen ohne Bestellauftrag und Gutschriften für kleinere Geschäftsausgaben zu erstellen und zu verfolgen, die keinen geregelten Beschaffungs- und Genehmigungsprozess erfordern.

Nachdem ein Verkäufer die Bestellung angenommen hat, ist er verpflichtet, diese Bestellung gemäß den vereinbarten Bedingungen auszuführen. Wenn Ihr Unternehmen die Rechnung vom Lieferanten erhält, sollte diese sorgfältig mit der ursprünglichen Bestellung verglichen werden, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt.

Ein Bestandsverwaltungssystem, das Ihrem Unternehmen hilft, diese Daten zu verfolgen, wird es Ihrem Unternehmen viel einfacher machen, seine Ausgaben zu budgetieren und einen guten Cashflow aufrechtzuerhalten.

3) Verwenden Sie digitale Tools, um Rechnungsdaten zu nutzen

Ein solides Rechnungsmanagement kann (und sollte) wichtige Erkenntnisse darüber liefern, wie Ihr Gastgewerbebetrieb sein Geld verwendet ? und wie es dies effektiver tun kann.

Ein aktuelles Seminar von BirchStreet Systems mit dem Titel Hospitality's Move to Digital Invoicing in 2022 hob hervor, wie sehr das digitale Rechnungsmanagement Hotels und anderen in der Hotellerie helfen kann. Durch den Wechsel von einem System, das zu etwa 80 Prozent aus Papier und zu 20 Prozent aus Elektronik besteht, zu 20 Prozent aus Papier und zu 80 Prozent aus Elektronik, kann ein durchschnittliches Hotel mit 250 Zimmern seine jährlichen Kosten für die Verwaltung von Rechnungen von 81.250 USD auf 6.500 USD senken.

Vieles davon ergibt sich aus der optimierten Natur eines digitalen Rechnungsverwaltungssystems. Die Digitalisierung mit Tools wie BirchStreet Pay kann die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich verkürzen, was Ihrem Unternehmen helfen kann, die Zahlungsbedingungen für Lieferanten zu verbessern und einen besseren Zugang zu Frühzahlungsrabatten von Ihren Lieferanten zu erhalten. Dadurch können auch mit weniger Ressourcen mehr Transaktionen durchgeführt werden, wodurch die Arbeits- und Verarbeitungskosten erheblich gesenkt werden.

Vielleicht noch wichtiger ist, dass die Beteiligten mit genauen Echtzeitdaten über ein digitales Rechnungsstellungssystem den Abteilungsleitern zuverlässige Informationen zu Ausgabenaktivitäten liefern können.

Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und tiefere Einblicke in die Beziehungen eines Hotels zu einzelnen Anbietern. Es könnte leicht Bereiche aufdecken, in denen das Hotel zu viel ausgibt oder wo das Budget nicht richtig zugewiesen wird. Echtzeitinformationen ermöglichen es der Führung, schnell zu handeln, um solche finanziellen Bedenken anzugehen und den Cashflow zu verbessern.

4) Passen Sie den Rechnungszeitpunkt an den Cashflow-Bedarf an

Das Letzte, was Ihr Unternehmen braucht, ist eine hohe Rechnung von einem Lieferanten, die zu einer Zeit des Monats eintrifft, in der der Cashflow bereits knapp ist ? insbesondere, wenn diese Rechnung eine sofortige Zahlung erfordert. Führungskräfte aus dem Gastgewerbe sollten daran arbeiten, den Rechnungszeitpunkt mit den Lieferanten festzulegen, der für den Cashflow-Bedarf ihres Unternehmens von Vorteil ist.

Bei laufenden Aufträgen könnte dies die Einrichtung regelmäßiger Abrechnungsintervalle bedeuten, z. B. alle zwei Wochen oder am Monatsende. Bestimmen Sie bei großen Projekten (z. B. der Renovierung einer Hotellobby), ob es für Ihre Cashflow-Zwecke besser ist, die vollständige Zahlung nach Abschluss der Arbeiten oder Teilzahlungen zu leisten, wenn bestimmte Phasen des Projekts abgeschlossen sind.

Der Zeitpunkt, zu dem diese Rechnungszahlungen geplant werden, sollte in Übereinstimmung mit Ihrem eigenen Cashflow-Bedarf festgelegt werden. Einige Hotels finden es möglicherweise am einfachsten, Rechnungen den ganzen Monat über zu einem einheitlichen Satz zu bezahlen. Andere finden es vielleicht besser, alle Zahlungen gegen Ende des Monats zu leisten, wenn ihre eigenen Rechnungen beglichen sind.

Dies kann ein gewisses Maß an Verhandlungen mit Lieferanten erfordern. Alle Zahlungsbedingungen sollten zu Beginn einer Geschäftsbeziehung vereinbart werden, einschließlich Details, wie z. B. wie häufig Rechnungen zugestellt werden und wie die Zahlungsbedingungen aussehen. Einige Lieferanten sind bereit, Anreize für vorzeitige Zahlungen oder flexible Fälligkeitstermine zu bieten ? aber solche Details müssen lange im Voraus ausgearbeitet werden.

5) Aktivieren Sie elektronische Zahlungen

Virtuelle elektronische Zahlungen sind weitaus effizienter als das Ausstellen von Papierschecks. Solche Transaktionen können schnell und sicher abgeschlossen werden, wodurch sichergestellt wird, dass die Lieferanten Zahlungen rechtzeitig erhalten.

Insbesondere ermöglichen viele elektronische Zahlungslösungen jetzt Zahlungen in Echtzeit, die rund um die Uhr übertragen werden können. Eine im ABA Banking Journal veröffentlichte Umfrage ergab, dass 81 Prozent der Unternehmensleiter erwarten, dass die zunehmende Verbreitung digitaler Zahlungen mit ?sofortiger Verfügbarkeit? ihre Geschäftsabläufe dramatisch verändern wird.

In der Umfrage nannten 52 Prozent Echtzeitzahlungen als wertvolle Lösung zur Verbesserung des Cashflow-Managements, während 46 Prozent angaben, dass dies zur Verbesserung der allgemeinen Kreditorenbuchhaltung beitragen würde. Zwei Drittel der Befragten gaben an, dass sie erwarten, dass sie mit der Verfügbarkeit von Echtzeitzahlungen aufhören würden, Bar- und Scheckzahlungen zu tätigen und zu akzeptieren.

Diese letzte Statistik ist von großer Bedeutung für diejenigen, die zögern, ihre Rechnungsverwaltungssysteme zu aktualisieren. Unabhängig davon, wie Ihr Unternehmen derzeit über den Übergang zu einer vollständig elektronischen Zahlungslösung denkt, stehen die Chancen gut, dass Ihre Lieferanten bereit sind, den Wechsel vorzunehmen.

Die Aufrechterhaltung starker Beziehungen zu bevorzugten Lieferanten, die zum reibungslosen Betrieb Ihrer Hotelmarke beitragen, wird wahrscheinlich diesen Übergang erfordern, unabhängig von den Vorlieben Ihres internen Teams.

Lassen Sie BirchStreet Pay Ihr Rechnungsmanagement revolutionieren

Gastgewerbebetriebe versenden und empfangen jede Woche unzählige Rechnungen und Bestellungen. Ein solides Rechnungsverwaltungssystem ermöglicht es Ihrem Team, Rechnungen effektiver zu erstellen, zu verfolgen und zu archivieren und gleichzeitig einen starken Cashflow für das Unternehmen zu gewährleisten.

Mit BirchStreet Pay müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, Schecks auszustellen oder Ihr Gastgewerbe einem Kreditkartenbetrug auszusetzen. Dieses innovative System bietet eine einzige Lösung für die Verwaltung Ihrer Zahlungen mit virtuellen Karten, die bei jedem Einkauf Cashback verdienen.

BirchStreet Pay bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Ihnen ermöglicht, Zahlungen per Knopfdruck zu tätigen, wobei alle Transaktionen durch moderne Sicherheitsmaßnahmen geschützt und durch Concierge-Support unterstützt werden.

Flexible Workflows und detaillierte Berichte ermöglichen eine optimierte Integration mit Ihren Buchhaltungs-/ERP-Systemen und geben Ihnen gleichzeitig volle Transparenz über Ihre Zahlungen. Ein Lieferanten-Onboarding-Team kann Ihnen sogar dabei helfen, Lieferanten auf die Annahme virtueller Kartenzahlungen umzustellen.

Mit BirchStreet Pay können Sie Papierschecks, Compliance-Kosten und andere Ausgaben reduzieren und gleichzeitig Cashback verdienen. Von Kosteneinsparungen bis hin zur Einkaufstransparenz kann Ihr Unternehmen seine Ausgaben- und Rechnungsverwaltungsanforderungen besser verstehen, was in Zukunft zu noch besseren Finanzpraktiken führt.