Vor einiger Zeit wollte mein Team eine Veranstaltung für die HotelTechReport-Community buchen. Unser Budget betrug 25.000 US-Dollar und wir wussten genau, wo wir die Party veranstalten wollten. Der Veranstaltungsort sollte ein trendiges Hoteldach in der Innenstadt von Los Angeles sein.

Ich kontaktierte den Vertriebsleiter des Hotels und fragte ihn über das RFP-Formular auf seiner Website, ob ich am 19. Oktober die angesagte Dachterrasse in der Innenstadt von Los Angeles buchen könnte. Erst am 31. Oktober antwortete mir der Vertriebs- und Cateringkoordinator mit einem Menü. Zu diesem Zeitpunkt hatte mein Team bereits eine Suite in der Hyde Lounge in der Crypto dot com Arena gebucht, was bedeutete, dass dieses Hotel gerade 25.000 US-Dollar an hochprofitablen Einnahmen aus dem Veranstaltungsraum verpasst hatte.

Diese Art von Umsatzverlust kommt in Hotels auf der ganzen Welt ständig vor. Der Mangel an modernen Tools und Prozessen führt zu einer schlechten Erfahrung für den Gast (also mein Team), da wir nicht das bekommen, was wir wollten, und das Hotel Umsatz verloren hat. Der Umsatzverlust beträgt tatsächlich viel mehr als 25.000 $, wenn man bedenkt, dass die Wahrscheinlichkeit, dass mein Team diesen Veranstaltungsort in Zukunft bucht, ebenfalls dramatisch gesunken ist. Darüber hinaus verschwindet dieses Hotel von unserer Liste, wenn ein Kunde oder Partner das nächste Mal nach Empfehlungen für lokale Veranstaltungsorte in meiner Stadt fragt. Gruppenreiseplaner sind Menschenfreunde, was bedeutet, dass diese Art verpasster Empfehlungsmöglichkeiten den sinkenden Marktanteil im Gruppenverkauf im Laufe der Zeit weiter verstärken, ohne dass ein GM oder Eigentümer jemals erkennt, warum, weil die Daten einfach keinen Zusammenhang zeigen.

Echtes Gespräch, in dem ein Hotelverkaufsleiter einem Hotel in Los Angeles aufgrund einer Reaktionszeit von 11 Tagen 25.000 US-Dollar kostet

Es gibt eine Reihe von Verhaltensänderungen, die die steigende Beliebtheit von Buchungen für kleine Gruppen erklären, darunter:

• Teambuilding im Heimatmarkt: Erhöhter Bedarf an externen Teambuilding-Veranstaltungen zur lokalen Vernetzung für Remote-Teams, die von zu Hause aus arbeiten.

• Förderung einer globalen Kultur: Durch Remote-Arbeit haben Unternehmen Zugang zu globalen Talentpools, die Kehrseite ist jedoch ein geringerer Zusammenhalt. Kleinere, häufigere Off-Site-Treffen ermöglichen intime Bindungserlebnisse.

• Vertriebsorientierte Meetings: Die zunehmende KI-basierte Vertriebsreichweite erhöht den Bedarf an kleineren persönlichen Meetings, um sich durch persönliche Interaktion von der Konkurrenz abzuheben.

Unabhängig von den Erklärungen für diese Veränderungen ist eines klar: Es gibt eine neue Art von Gruppen, die Hotels buchen, was bedeutet, dass alte Vertriebsstrategien für den Markt nicht länger relevant sind.

Geschäftsreisen sind zweifellos wieder da und die Gründe dafür sind nicht überraschend. Einer aktuellen Studie von Deloitte zufolge glauben nur 11 % der Unternehmensleiter, dass Technologie den Wert des persönlichen Kundenkontaktaufbaus ersetzen kann, und nur 7 % glauben, dass Technologie das Potenzial hat, die persönliche Kundenakquise zu ersetzen. Im Jahr 2023 sind Live-Events wieder der wichtigste Grund für Geschäftsreisen (gegenüber Platz 5 im Jahr 2022).

Hotels, die sich nur diese Daten ansehen, werden optimistische Prognosen erstellen, aber die Realität ist, dass sich die Art dieser Reisen verändert hat. Eine dieser Verschiebungen geht in Richtung mehr lokale Reisen: 67 % der Unternehmen geben an, dass ihre Mitarbeiter mehr in Städte reisen, die mit dem Auto erreichbar sind. Eine weitere Verschiebung geht in Richtung Besuche der Unternehmenszentrale. Da die Mitarbeiter im Zeitalter der Fernarbeit umgezogen sind, die steigenden Lebenshaltungskosten in Großstädten und andere Faktoren bedeuten, dass es für Teammitglieder immer wichtiger wird, die Standorte der Unternehmenszentrale zu besuchen.

Gerhard Wasem, Director of Product Management bei Duetto (zuvor Gründer von MiceRate), versteht diesen Markt und seine Herausforderungen nur zu gut.

„Da die Vorlaufzeiten immer näher an die Veranstaltungstermine heranrücken, müssen dem Kunden Informationen kurzfristig zur Verfügung gestellt werden. Außerdem haben wir es mit einer jüngeren Generation von Veranstaltungsplanern zu tun, die an automatisierte Prozesse und Informationen auf Abruf gewöhnt sind oder sogar darauf bestehen“, sagte er mir.

„Andererseits mangelt es uns aufgrund von Personalproblemen in Hotels an Erfahrung im Konferenzverkauf. Dies kann dazu führen, dass Angebote erstellt werden, die nicht auf die Marktnachfrage und die Umsatzstrategie des Hotels abgestimmt sind, was zu Umsatzeinbußen führt.

„Technologie kann helfen, diese Probleme zu lösen, indem sie Brücken zwischen dem Hotel und dem Kunden baut und den Angebotsprozess rationalisiert“, erklärte Wasem.

Die Übernahme von MiceRate durch Duetto , einem algorithmusbasierten Revenue-Management-System für Tagungs- und Veranstaltungsräume, bietet eine leistungsstarke Lösung für diese Herausforderungen. Durch die Automatisierung des Buchungsprozesses, die Bereitstellung von Live-Verfügbarkeit und Angeboten sowie die Implementierung dynamischer Preise verändert Duetto die Art und Weise, wie Hotels Gruppenverkäufe und Veranstaltungen verwalten.

Mit der Technologie zur Optimierung von Veranstaltungsräumen von Duetto können Gäste die Verfügbarkeit von Gruppen in Echtzeit durchsuchen.

Duetto verbessert die Teamausrichtung durch Zentralisierung und Rationalisierung des RFP- und Angebotsprozesses. Das System konsolidiert verschiedene Funktionen wie Angebotserstellung, Buchungsmaschine (IBE), Funktionsblätter/BEOs und Preismanagement. Durch die Verwaltung von Veranstaltungsbuchungen und Kundenkommunikation über Duetto können Teams den Status jeder Buchung problemlos verfolgen und umgehend auf Kundenanfragen reagieren.

Duetto verbessert die betriebliche Effizienz durch seinen fortschrittlichen Algorithmus und seine automatisierten Prozesse erheblich. Die Fähigkeit des Systems, historische Daten mit aktuellen Buchungsmustern zu vergleichen, ermöglicht es ihm, intelligente Preisvorschläge zu unterbreiten, die automatisch angewendet oder von den Teams manuell geändert werden können. Der Preisalgorithmus passt die Preise dynamisch an die Nachfrage an, wodurch der Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert und schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen ermöglicht werden.

Kunden können über die Website eines Hotels eigene Angebote erstellen, indem sie die Buchungsmaschine für Veranstaltungsräume von MiceRate verwenden. Diese berechnet die Preise auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Echtzeitdaten, sodass das Vertriebsteam Ihres Hotels sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kann. Wenn Kunden Details zu ihrer Veranstaltung angeben, berechnet und zeigt Duetto Upselling-Optionen an, wodurch der potenzielle Umsatz mit minimalem Zusatzaufwand gesteigert wird.

Der Algorithmus von Duetto schlägt optimale Preise auf Grundlage der aktuellen Nachfrage vor und hilft Hotels, den höchstmöglichen Umsatz zu erzielen. Die Transparenz und Geschwindigkeit des Self-Service-Angebotsprozesses steigert die Kundenzufriedenheit und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Folgeaufträgen und positiven Empfehlungen. Durch die Bereitstellung von Verfügbarkeit und Preisen in Echtzeit ermöglicht Duetto Hotels, schneller und genauer auf RFPs zu reagieren, was ihnen einen Wettbewerbsvorteil bei der Sicherung von Buchungen verschafft.

„Untersuchungen zeigen, dass die Wahrscheinlichkeit einer Annahme um 70 % steigt, wenn man als erstes Hotel ein Angebot einreicht. Technologie kann Ihnen dabei helfen, schneller auf den Markt zu kommen als Ihre Konkurrenz“, sagte Wasem.

Angesichts der im Jahr 2024 verfügbaren Technologie ist es schockierend, dass Hotels immer noch hochkarätige Gruppenverkaufsmöglichkeiten verpassen. Die Realität ist, dass der RevPaR seit der Pandemie stetig steigt und einige Hoteliers mit ihren Strategien nachlässig geworden sind. Die erfolgreichsten Hoteliers wissen, dass Nachlässigkeit ein Rezept für Disruption ist und dass die Preise nicht ewig steigen werden. Wenn die Inflation nachlässt und die ADRs schließlich fallen, sinken die Löhne tendenziell langsamer, was zu einem perfekten Sturm führt, der die Rentabilität vollständig zerstört. Kombiniert man diese Dynamik mit einem erweiterten Konkurrenzangebot in Form von alternativen Unterkünften wie Kurzzeitmieten, sind viele Hotels auf das, was kommen wird, nicht vorbereitet. Hoteliers, die heute die richtigen Geschäftstools, Taktiken und Prozesse anwenden, werden diejenigen sein, die auf Erfolg eingestellt sind.

Dieser Artikel wurde gemeinsam von Duetto und HotelTechReport erstellt.