La contabilidad hotelera puede ser muy difícil. Entre el seguimiento de comisiones de la agencia, los depósitos, las facturas, las devoluciones de cargo y las conciliaciones, los humanos simplemente no estamos equipados para manejar este nivel de complejidad. El software de contabilidad para pequeñas empresas como Xero simplifica la contabilidad, pero dados los requisitos de contabilidad muy especializados en la industria hotelera, incluso un excelente software de contabilidad como Xero puede quedarse corto sin una integración adecuada a su sistema de administración de propiedades.

Ya sea que esté rastreando las comisiones de la agencia o configurando políticas de pago para grupos, es vital para los hoteles de todos los tamaños tener una integración perfecta entre su sistema de administración de propiedades (PMS) y el software de contabilidad del hotel. ¿Por qué? Ahorra innumerables horas de tediosa administración a través de la automatización.

En este artículo, lo guiaremos a través del proceso de contabilidad hotelera más fácil que haya experimentado, impulsado por una integración perfecta entre PMS Preno y el software de contabilidad Xero. Una integración que automatizará y simplificará las actividades financieras de su hotel.

¿Está listo para poner los dolores de cabeza de la contabilidad hotelera en su espejo retrovisor y automatizar sus procesos repetitivos? ¡Vamos a sumergirnos!

¿Por qué utilizar Preno con Xero?

¿Tienes cosas que hacer y lugares a los que ir? Aquí está la versión abreviada de nuestra inmersión profunda en la integración de Preno + Xero:

• Preno genera automáticamente facturas en Xero para facilitar las conciliaciones diarias, mensuales o anuales.

• Xero puede manejar múltiples cuentas, flujos de ingresos, tipos de habitaciones, tarifas y más.

• Preno y Xero son el equipo de ensueño para administrar depósitos y reservas prepagas.

• Las funciones de automatización de Xero pueden ahorrarle a su personal horas de valioso tiempo cada día.

• La integración de Preno con Xero es la más completa de cualquier PMS y tiene una calificación perfecta de 5 de 5 estrellas en la App Store de Xero.

Facturas automatizadas

Sin una integración como la de Preno y Xero, los hoteleros y el personal de contabilidad dedican hasta 10 horas a la semana a crear facturas y conciliar cuentas. Por lo general, el personal necesitaría ingresar manualmente la información de pago o depósitos en su PMS y sistema de contabilidad, esencialmente haciendo el doble de trabajo.

Si el sistema de administración de su propiedad no se comunica con su software de contabilidad, debe ingresar manualmente datos como el nombre del huésped, las fechas de reserva, las tarifas de las habitaciones, las tarifas y más. ¿Suena como la forma más eficiente de ejecutar las cosas?

Con Preno y Xero trabajando juntos, los datos de reserva se sincronizan automáticamente con el software de contabilidad de Xero para que las facturas estén completas y sean precisas sin ningún trabajo intenso. Lo único que deberá hacer es asegurarse de que la línea de su extracto bancario coincida con la factura de Xero. ¡Suficientemente fácil!

Sin embargo, si desea realizar algún ajuste en la factura automatizada, también es posible. Cuando abra una reserva en Preno, simplemente haga clic en un enlace para acceder a la factura de Xero, allí podrá realizar los cambios que desee e imprimir o enviar por correo electrónico la factura fácilmente.

Depósitos y prepagos

¿Su hotel requiere depósitos u ofrece opciones de prepago? Cuando usa un PMS antiguo (no basado en la nube como Preno), casi puede ver el sistema al borde de la congelación o de darle esa rueda giratoria de la muerte.

Preno, por otro lado, está diseñado para manejar depósitos con facilidad y rapidez. Cuando un huésped paga su depósito (o prepago), el pago se registra en Preno y se genera automáticamente una factura. Xero asigna automáticamente el pago a la factura completa.

Dentro del registro de reserva del huésped, también aparece un enlace al registro en Xero para una referencia rápida. Al hacer el check-out, puede generar una factura completa para el huésped que detalla los pagos que realizó antes, durante y después de su estadía, e imprimirla o enviarla por correo electrónico con solo hacer clic en un botón.

Soporte para múltiples cuentas

Si la idea de conciliar múltiples fuentes de ingresos al final del mes le genera ansiedad, entonces es hora de actualizar su software de contabilidad e integrarlo sin problemas con su PMS.

Muchos hoteles trabajan con una variedad de agencias, agentes de viajes individuales y otras cuentas, y sin un sistema que pueda equilibrarlos todos, los informes de fin de mes pueden ser una tarea abrumadora.

Preno y Xero hacen que la facturación de cuentas sea fácil (y divertida), porque puede generar automáticamente facturas para reservas con un par de clics.

Simplemente obtenga una reserva de agencia, agregue un depósito o pago y elija "Agente de facturación" como método de pago. Se generará una factura automáticamente - ¡voilá!

Beneficios que ahorran tiempo

Preno y Xero le ahorrarán a su personal horas de tiempo cada semana, y debido a que el tiempo es dinero, su hotel tendrá algo de dinero extra en su bolsillo metafórico después de cambiar a estas aplicaciones.

Al reducir las horas de tareas administrativas repetitivas, su personal puede dedicar más tiempo a tareas que mejoran la experiencia de los huéspedes. Reducir la cantidad de tiempo dedicado al trabajo "ocupado" no es el único beneficio, también reducirá la posibilidad de errores humanos en facturas y pagos, reduciendo así la cantidad de tiempo dedicado a la recuperación o corrección del servicio.

La modernización de su proceso contable también proporcionará algunas ideas interesantes. Por ejemplo, la integración de Preno con Xero incluye detalles como un desglose de tarifas, artículos de servicio a la habitación y recargos para brindarle a su hotel una mayor visibilidad de las tendencias comerciales en tiempo real. Las herramientas de informes automatizados en Preno y Xero pueden revelar sus tarifas más populares, pedidos de servicio de habitaciones menos populares y brindar oportunidades para lograr un crecimiento de ingresos incremental.

¿Todavía tiene preguntas sobre la integración de Preno con Xero ? ¡Haznos saber!

Este contenido fue creado en colaboración por Preno y Hotel Tech Report.