Más de 3 millones de empleados utilizan HotSchedules en todo el mundo. Exploremos cómo los empleados interactúan con el software como parte de sus rutinas de trabajo.

Comprobando el horario

Con HotSchedules en su lugar, los días de revisar un horario en papel publicado fuera de los vestuarios de los empleados se han ido. En cambio, HotSchedules lleva los horarios de su organización a la era moderna con una interfaz digital totalmente receptiva, por lo que funciona bien en cualquier dispositivo. Un empleado puede iniciar sesión en HotSchedules en su teléfono inteligente para ver su horario en cualquier momento y puede ver quién más está trabajando al mismo tiempo. La aplicación incluso tiene una integración con Google Calendar, por lo que el personal puede agregar su horario de trabajo a su agenda personal. Los empleados no necesitan preocuparse por revisar el horario con frecuencia para detectar cualquier cambio de turno; recibirán una notificación si les afecta un cambio de horario.

Modificando el horario

A veces, un empleado no puede trabajar en el turno que se le asignó, o tal vez quiera trabajar algunas horas extra. Con HotSchedules, es fácil para los empleados intercambiar turnos, solicitar tiempo libre, liberar turnos o recoger turnos que necesitan cobertura. Los empleados pueden completar todas estas acciones dentro de la aplicación HotSchedules; no es necesario que los empleados le envíen un correo electrónico o esperen para hacer cambios hasta la próxima vez que estén trabajando. Por ejemplo, si un empleado desea intercambiar turnos, simplemente selecciona los dos turnos que desea intercambiar y la aplicación envía una solicitud al empleado con el que desea intercambiar y una solicitud de aprobación al gerente. Las modificaciones y solicitudes se pueden enviar en cualquier momento, y el gerente puede aprobar o rechazar las solicitudes cuando mejor le convenga.

Puñetazos de entrada y salida

Además de usar HotSchedules para administrar sus turnos futuros, los empleados pueden registrar su entrada y salida en la aplicación HotSchedules en su dispositivo móvil. La aplicación utiliza la geolocalización para permitir que los empleados solo registren si realmente están en el sitio, y el reloj solo está disponible dentro de los 5 minutos posteriores a la hora de inicio del turno de un empleado.

Los empleados obtienen mucho de HotSchedules, pero también los gerentes. Veamos todas las formas en que HotSchedules facilita la vida de un gerente.

Crear horarios

La característica fundamental de HotSchedules es la programación, naturalmente. Crear horarios dentro de la aplicación es muy sencillo; puede comenzar desde cero, usar una plantilla de programación personalizada o incluso copiar la programación de una semana anterior. Una vez que el horario esté en su lugar, puede asignar empleados con solo unos pocos clics del mouse. Si los niveles de su negocio son dinámicos por temporada, mes o incluso día de la semana, puede aprovechar las tendencias de ventas anteriores para pronosticar cuántos turnos necesitará, de modo que pueda reducir el riesgo de programación excesiva o insuficiente. Una vez que se ha finalizado un horario, el informe de lista es una forma práctica de verificar quién está programado para trabajar en un día determinado.

Aprobación de solicitudes

HotSchedules permite a los empleados enviar solicitudes de tiempo libre y de intercambio, liberación o recogida de turnos. Los gerentes deben aprobar estas solicitudes para que los cambios aparezcan en el cronograma. Dentro del módulo de aprobación, los gerentes pueden ver las razones que brindan los empleados al enviar sus solicitudes y aprobarlas o rechazarlas. Los empleados reciben una notificación automática sobre el resultado de las solicitudes, por lo que no es necesario que les envíe un correo electrónico manualmente o que los llame cuando se realicen cambios.

Administrar el tiempo y la asistencia

Cuando los empleados usan la función punchclock de HotSchedules, los gerentes también pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo en la aplicación HotSchedules. El módulo de tiempo y asistencia muestra claramente el pago regular, de horas extras y de vacaciones, para que pueda asegurarse de que los cheques de pago sean precisos antes de que se desembolsen.

Medir y analizar el rendimiento

¿Está programando a los empleados de manera eficiente? ¿Los empleados usan HotSchedules de manera efectiva? Puede sumergirse en los detalles en el panel de informes del sistema, donde puede extraer más de 40 tipos diferentes de informes que muestran el rendimiento de las ventas, las tendencias laborales y las interacciones de los empleados. Los temas populares de los informes incluyen las horas pronosticadas frente a las programadas, las advertencias de horas extra y las solicitudes de tiempo libre. Si consulta algunos informes con frecuencia, puede guardarlos como favoritos para facilitar el acceso.

Como hemos mencionado, HotSchedules es fácil de usar y puede eliminar gran parte del trabajo manual de la programación para empresas dentro de la industria hotelera. Pero ahí no es donde termina el valor. HotSchedules lo ayuda a administrar su negocio de manera más eficiente, lo que puede reducir los costos y puede aumentar la satisfacción de los empleados, especialmente si la programación es un punto crítico.

HotSchedules se enorgullece de su capacidad para ayudarlo a crear horarios más eficientes. No solo puede afinar sus cronogramas utilizando datos de ventas históricos y pronosticados, sino que también puede ahorrar tiempo al crear el cronograma real aprovechando las plantillas y duplicando los cronogramas anteriores. Cuando dedica menos tiempo a programar, puede dedicar más energía y recursos a tareas que mejoran de manera más directa la experiencia del huésped. Y con niveles de dotación de personal más precisos, puede evitar gastos de nómina innecesariamente altos, salarios por horas extra y bonificaciones destinadas a incentivar al personal para cubrir turnos en el último minuto.

La satisfacción de los empleados también puede disfrutar de un impulso gracias a la funcionalidad móvil a pedido y las funciones de solicitud que HotSchedules brinda a su organización. Cada empleado estará feliz de saber su horario futuro tan pronto como esté disponible, y los empleados apreciarán poder solicitar tiempo libre o cambiar turnos con solo tocar un dedo. El mercado de contratación actual es difícil, por lo que cualquier cosa que pueda hacer para aumentar la satisfacción de los empleados lo ayudará a retener a su personal y reducir la necesidad de contratación.

Ya sea que administre un restaurante, un bar, un local o un hotel, HotSchedules puede transformar su proceso de programación en uno fluido e indoloro tanto para los gerentes como para los empleados. Junto con beneficios como la satisfacción de los empleados y menores gastos de nómina, HotSchedules puede ser un verdadero activo para las empresas hoteleras de todo tipo. Si tiene curiosidad acerca de llevar HotSchedules a su organización, puede registrarse para una prueba gratuita de 14 días para probar el software usted mismo.