BEO signifie Banquet Event Order, qui est le contrat qui contient tous les détails d'un événement convenu entre le client et l'équipe de vente ou de restauration. L'équipe de l'hôtel ou de l'espace événementiel, y compris le personnel de cuisine, les responsables de la restauration, les équipes de production, les agents de réception et les agents de sécurité, s'appuient sur le BEO comme source de vérité pour toutes les informations relatives à l'événement.

Chaque événement ou fonction a son propre BEO, et certains événements peuvent avoir plusieurs BEO. Par exemple, un mariage peut inclure un dîner de répétition, une cérémonie, une réception et un brunch le lendemain, qui nécessiteraient tous des BEO distincts. De même, une conférence peut inclure une présentation principale et 8 sessions en petits groupes différentes, qui nécessiteraient toutes leurs propres BEO. De manière générale, un BEO par événement et par espace fonctionnel est requis. Le personnel de restauration établit un paquet BEO qui contient tous les BEO pour un événement ou une date donné, puis le distribue aux différents services quelques jours à l'avance.

Nous avons établi qu'un BEO contient tous les détails importants sur un événement, mais quels sont exactement ces détails ? Quelles informations spécifiques pouvez-vous trouver sur un BEO ?

• Détails de base sur la gestion des événements. En haut du BEO, vous pouvez trouver les informations les plus importantes sur l'événement : le nom de l'événement, le lieu de l'événement, la date, l'heure d'installation/la date de l'événement, l'heure de début, l'heure de fin, le lieu (généralement le nom du espace de réception ou salle de réunion), le nombre d'invités attendus, ainsi que le nom et les coordonnées du responsable de la restauration responsable de la coordination de l'événement.
• Exigences en matière de nourriture et de boissons. Si l'événement propose un rafraîchissement, qu'il s'agisse d'une urne de café, d'un buffet gastronomique ou d'un menu à 5 plats, il sera répertorié sur le BEO - en détail. La section F&B du BEO décrira précisément les plats et boissons choisis par le client, ainsi que le mode de service (buffet, hors d'?uvres passés, etc.).
• Aménagement de la salle. Une autre section importante du BEO est la configuration de la salle, qui décrit le mobilier et l'équipement nécessaires à l'événement et comment il doit être configuré. Par exemple, un mariage peut nécessiter plusieurs tables rondes de 8 places chacune, une table d'honneur de 6 places, une piste de danse, des tables de buffet, une table pour le DJ, un système de haut-parleurs, des microphones, etc. Un séminaire, en revanche, peut simplement nécessiter quelques tables disposées en salle de classe. Les besoins technologiques sont également notés ici, y compris toutes les exigences audio et visuelles. Il est crucial que le BEO contienne beaucoup de détails dans cette section, y compris le nombre exact de chaises, les types de linge ou le positionnement de l'équipement, afin que le personnel de l'événement puisse configurer la salle selon les spécifications du client.
• Exigences de stationnement. Si les participants se rendent à l'événement en voiture, où se gareront-ils ? Le BEO notera si l'événement comprend le stationnement en libre-service ou avec voiturier et si le stationnement est gratuit ou payant. Le BEO doit également spécifier un nombre estimé de véhicules afin que les services de voiturier et de sécurité puissent planifier en conséquence.
• Besoins en personnel et effectifs. L'événement ne va pas se dérouler tout seul ! Le BEO indique combien de membres du personnel sont nécessaires dans les différents départements. Le personnel de l'événement peut inclure des serveurs de cocktails ou de restauration, des barmans, des préposés au stationnement, du personnel de sécurité et des préposés aux espaces publics.
• Coordonnées des fournisseurs. Si le client a embauché des fournisseurs externes, tels qu'un fleuriste et des centres de table, un groupe ou même un traiteur extérieur, le BEO doit inclure les coordonnées des fournisseurs au cas où le personnel de l'événement aurait besoin de se coordonner avec eux.
• Le calendrier des événements et l'ordre des événements. Avec autant de pièces mobiles, il est essentiel qu'un événement se déroule selon le calendrier, et le BEO détaille généralement l'agenda de l'événement à la minute près. Le calendrier aidera l'événement à se dérouler sans heurts et garantira que chaque étape, comme démarrer la musique ou couper le gâteau de mariage, se déroule à temps et dans le bon ordre.
• Informations sur les prix et la facturation. Un BEO est un contrat, après tout, et les contrats contiennent les détails de tarification et de facturation pertinents sur lesquels les deux parties sont d'accord. Les prix sur le BEO peuvent être affichés sous forme de frais par personne, pour un buffet, par exemple, ou de frais fixes pour la location d'espaces audiovisuels ou de réception. Le BEO mentionnera également comment le paiement sera traité - le client a-t-il payé à l'avance ou le paiement sera-t-il perçu à la fin de l'événement ?
• Toutes les pièces jointes pertinentes et le processus de planification. Lorsqu'il s'agit d'informations spécifiques sur un événement, plus c'est plus ! Le client ou le responsable de la restauration peut fournir des documents supplémentaires tels que des plans d'étage, des menus imprimés, des ordres du jour, des attentes de gratification, des demandes spéciales, des fournisseurs extérieurs, des détails contractuels contraignants et des photos de VIP.

Dans la plupart des cas, le responsable de la restauration ou des ventes en charge de l'événement crée le BEO. En collaboration avec le client, le responsable de la restauration organise les spécificités de l'événement et établit un devis. À ce stade, l'événement est considéré comme provisoire. Le responsable de la restauration peut commencer une ébauche du BEO à ce stade pour stocker les informations sur l'événement dans un endroit central.

Après l'accord du client et sa signature sur le devis, l'événement est considéré comme confirmé. Certains événements sont confirmés plusieurs mois (voire des années !) à l'avance, tandis que d'autres peuvent être de dernière minute. Dans les deux cas, le responsable de la restauration finalise généralement le BEO quelques jours avant l'événement. Lorsque le BEO est complet, le responsable de la restauration l'enverra au client pour une approbation finale, puis il le diffusera aux services concernés de l'hôtel.

Il est important de noter que le responsable de la restauration n'écrit généralement pas ces BEO à la main ; au lieu de cela, les bureaux de vente utilisent souvent la technologie pour rendre le processus BEO plus efficace et sans erreur. Les logiciels de vente et de restauration facilitent la saisie d'informations spécifiques à l'événement dans les modèles de commande d'événement de banquet qui contiennent déjà des détails statiques qui ne varient pas d'un événement à l'autre. Ces systèmes peuvent également stocker des menus, des prix et des informations sur la configuration de la salle, ce qui facilite la connexion de menus prédéfinis et de configurations de salle pour recevoir automatiquement un devis mis à jour. Au-delà de la simple création de BEO, les logiciels de vente et de restauration permettent également au personnel de vente de gérer facilement une base de données clients, de mettre à jour les prix et de partager des informations avec les autres services de l'hôtel et les clients eux-mêmes.

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