5 conseils éprouvés de gestion des factures dans l'industrie hôtelière

Quel que soit le secteur de l'industrie hôtelière dans lequel vous opérez, certaines tâches sont plus importantes que la gestion des factures. Une facturation appropriée garantit que votre hôtel (ou un autre établissement) dispose de suffisamment de réserves de liquidités pour faire face aux nombreux coûts récurrents associés à la gestion de votre entreprise. Les dépenses telles que la dotation en personnel, l'achat de nourriture et de boissons, l'entretien des installations et l'obtention d'autres produits et services nécessaires peuvent s'accumuler rapidement.

Sans de saines pratiques de gestion des factures, votre entreprise pourrait bientôt avoir des difficultés importantes à gérer ses flux de trésorerie. Cela peut être particulièrement gênant pour les petites entreprises hôtelières qui ne disposent généralement pas de la même réserve de trésorerie importante que les grandes entreprises.

Avec BirchStreet Pay, vous pouvez mettre en place des pratiques éprouvées de gestion des factures pour mieux assurer la stabilité financière de votre hôtel. Peu importe le nombre d'invités que vous servez au cours d'une semaine, d'un mois ou d'une année donnée, l'amélioration de la façon dont vous traitez les factures apportera des dividendes importants à votre établissement.

1) Automatisez autant que possible

De nombreuses entreprises hôtelières ont une variété de dépenses récurrentes qui peuvent être traitées sur une base mensuelle ou même hebdomadaire. Avec autant de factures qui arrivent jour après jour, il existe un risque important d'erreur humaine lorsque la gestion des factures est entièrement laissée à un traitement manuel.

Plus une facture est compliquée, plus il y a de risques d'erreurs graves. Bien que l'industrie de la facturation médicale ait certainement sa juste part de différences par rapport à l'hospitalité, les analyses des factures dans cette industrie estiment que de 40 à 80 % des factures contiennent des erreurs.

Bien que la facturation dans l'industrie hôtelière ne soit heureusement pas aussi complexe, cette statistique montre à quel point il est facile pour les erreurs de facturation de se retrouver dans les factures, en particulier lorsqu'il s'agit d'un traitement manuel. Les erreurs telles que les factures en double et les paiements manquants peuvent être particulièrement gênantes pour la gestion des flux de trésorerie d'une organisation hôtelière.

Plus il faut de "touche" dans une seule facture - même celle qui est livrée et traitée numériquement - plus il y a de risque d'erreur. Les erreurs de saisie de données peuvent entraîner des trop-payés ou des moins-payés, ainsi que des calculs fiscaux inexacts ou même la possibilité d'une facture perdue. De tels problèmes peuvent créer des problèmes majeurs plus tard lorsque les fournisseurs ajoutent des frais de retard de paiement ou d'autres pénalités.

2) Assurer la prise en charge de divers types de documents

Avant de recevoir une facture pour les biens ou services reçus, les entreprises hôtelières doivent souvent passer un bon de commande. Les bons de commande (PO) permettent aux entreprises hôtelières de définir des attentes claires avec leurs fournisseurs. Ils délimitent les produits ou services achetés, leur quantité, le prix unitaire et même des informations telles que la date et le lieu de livraison (le cas échéant).

Un bon de commande est inestimable pour votre équipe interne, surtout si vous avez un gros volume de commandes. Les bons de commande créent essentiellement une trace écrite qui clarifie les accords de prix afin que vous puissiez éviter les dépassements de coûts et les demandes en double. Ces documents offrent également une visibilité sur les stocks pour vous aider à gérer plus efficacement les stocks, qu'il s'agisse de produits alimentaires ou de fournitures de lessive.

Un système de gestion des stocks de qualité vous permettra également de produire et de suivre les factures avec bon de commande, ainsi que les factures sans bon de commande et les notes de crédit pour les petites dépenses d'entreprise qui ne nécessitent pas de processus d'approvisionnement et d'approbation réglementés.

Une fois qu'un fournisseur a accepté le bon de commande, il est alors tenu d'exécuter cette commande conformément aux conditions convenues. Lorsque votre entreprise reçoit la facture du fournisseur, elle doit être soigneusement comparée au bon de commande d'origine pour s'assurer que tout correspond.

Un système de gestion des stocks qui aide votre entreprise à suivre ces données facilitera grandement la budgétisation de ses dépenses et le maintien d'un bon flux de trésorerie.

3) Utilisez des outils numériques pour exploiter les données de facturation

Une bonne gestion des factures peut (et devrait) fournir des informations clés sur la façon dont votre entreprise hôtelière utilise son argent - et comment elle peut le faire plus efficacement.

Un récent séminaire de BirchStreet Systems intitulé Hospitality's Move to Digital Invoicing in 2022 a souligné à quel point la gestion des factures numériques peut aider les hôtels et autres acteurs de l'industrie hôtelière. En passant d'un système composé d'environ 80 % de papier et 20 % d'électronique à 20 % de papier et 80 % d'électronique, l'hôtel moyen de 250 chambres peut réduire ses dépenses annuelles de gestion des factures de 81 250 $ à 6 500 $.

Cela provient en grande partie de la nature simplifiée d'un système de gestion des factures numériques. Le passage au numérique avec des outils tels que BirchStreet Pay peut réduire considérablement le temps de traitement des factures, ce qui peut aider votre entreprise à améliorer les conditions de paiement des fournisseurs et à obtenir un meilleur accès aux remises pour paiement anticipé de vos fournisseurs. Cela permet d'effectuer plus de transactions, même avec moins de ressources, ce qui réduit considérablement les coûts de main-d'?uvre et de traitement.

Peut-être plus important encore, avec des données précises en temps réel via un système de facturation numérique, les parties prenantes peuvent fournir des informations fiables aux chefs de service concernant les dépenses.

Cela permet une prise de décision éclairée et des informations plus approfondies sur les relations d'un hôtel avec des fournisseurs individuels. Cela pourrait facilement révéler les domaines dans lesquels l'hôtel dépense trop ou dans lesquels le budget n'est pas correctement alloué. Les informations en temps réel permettent aux dirigeants d'agir rapidement pour résoudre ces problèmes financiers afin d'améliorer les flux de trésorerie.

4) Faire correspondre le calendrier des factures aux besoins de trésorerie

La dernière chose dont votre entreprise a besoin est une lourde facture d'un fournisseur qui arrive à un moment du mois où les flux de trésorerie sont déjà serrés, en particulier si cette facture nécessite un paiement immédiat. Les responsables de l'hôtellerie doivent s'efforcer d'établir un calendrier de facturation avec les fournisseurs qui sera bénéfique pour les besoins de trésorerie de leur entreprise.

Pour les commandes en cours, cela pourrait impliquer la mise en place d'intervalles réguliers pour la facturation, comme toutes les deux semaines ou à la fin du mois. Pour les grands projets (comme la rénovation d'un hall d'hôtel), déterminez s'il est préférable, pour vos besoins de trésorerie, d'effectuer le paiement intégral à la fin des travaux ou d'effectuer des paiements partiels au fur et à mesure que certaines étapes du projet sont terminées.

Le moment auquel planifier ces paiements de facture doit être déterminé en fonction de vos propres besoins de trésorerie. Certains hôtels trouveront peut-être plus facile de payer les factures à un taux constant tout au long du mois. D'autres pourraient trouver préférable d'effectuer tous les paiements vers la fin du mois lorsque leurs propres factures ont été remplies.

Cela peut nécessiter un certain niveau de négociation avec les fournisseurs. Toutes les conditions de paiement doivent être convenues au début d'une relation commerciale, y compris des détails tels que la fréquence de livraison des factures et à quoi ressembleront les conditions de paiement. Certains fournisseurs sont disposés à offrir des incitations pour des paiements anticipés ou des dates d'échéance flexibles, mais ces détails doivent être réglés bien à l'avance.

5) Activer les paiements électroniques

Les paiements électroniques virtuels sont bien plus efficaces que la rédaction de chèques papier. Ces transactions peuvent être effectuées rapidement et en toute sécurité, garantissant que les fournisseurs reçoivent les paiements en temps opportun.

Notamment, de nombreuses solutions de paiement électronique permettent désormais des paiements en temps réel transmissibles 24h/24 et 7j/7. Une enquête publiée dans ABA Banking Journal a révélé que 81 % des chefs d'entreprise s'attendent à ce que la prolifération accrue des paiements numériques « à disponibilité instantanée » transforme radicalement leur façon de faire des affaires.

Dans l'enquête, 52 % ont cité les paiements en temps réel comme une solution précieuse pour améliorer la gestion des flux de trésorerie, tandis que 46 % ont déclaré que cela aiderait à améliorer les activités des comptes créditeurs généraux. Les deux tiers des personnes interrogées ont déclaré qu'elles s'attendaient à ce qu'avec la disponibilité des paiements en temps réel, elles cesseraient d'effectuer et d'accepter des paiements en espèces et par chèque papier.

Cette dernière statistique est d'une extrême importance pour ceux qui hésitent à mettre à jour leurs systèmes de gestion des factures. Quelle que soit l'opinion actuelle de votre organisation quant à la transition vers une solution de paiement entièrement électronique, il y a de fortes chances que vos fournisseurs soient prêts à faire le changement.

Le maintien de relations solides avec des fournisseurs privilégiés qui contribuent au bon fonctionnement de votre marque hôtelière nécessitera probablement d'effectuer cette transition, quelles que soient les préférences de votre équipe interne.

Laissez BirchStreet Pay révolutionner la gestion de vos factures

Les entreprises hôtelières envoient et reçoivent d'innombrables factures et bons de commande chaque semaine. Un bon système de gestion des factures permet à votre équipe de créer, de suivre et de classer plus efficacement les factures, tout en garantissant un flux de trésorerie solide pour l'entreprise.

Avec BirchStreet Pay, vous n'avez pas à vous soucier d'écrire des chèques papier ou de faire subir à votre entreprise hôtelière une fraude par carte de crédit. Ce système innovant offre une solution unique pour gérer vos paiements grâce à l'utilisation de cartes virtuelles qui rapportent du cashback à chaque achat.

BirchStreet Pay fournit une interface facile à utiliser qui vous permet d'effectuer des paiements en appuyant simplement sur un bouton, toutes les transactions étant protégées par des mesures de sécurité modernes et soutenues par une assistance de niveau concierge.

Des flux de travail flexibles et des rapports détaillés permettent une intégration simplifiée avec vos systèmes de comptabilité/ERP, tout en vous offrant une visibilité totale sur vos paiements. Une équipe d'intégration des fournisseurs peut même vous aider à faire en sorte que les fournisseurs acceptent les paiements par carte virtuelle.

Avec BirchStreet Pay, vous pouvez réduire les chèques papier, les coûts de conformité et autres dépenses, tout en gagnant du cashback. Des économies de coûts à la transparence des achats, votre organisation peut mieux comprendre ses besoins en matière de gestion des dépenses et des factures, ce qui se traduira par des pratiques financières encore meilleures à l'avenir.