Il y a peu de temps, mon équipe cherchait à réserver un événement pour la communauté HotelTechReport. Notre budget était de 25 000 $ et nous savions exactement où nous voulions organiser la fête. Le lieu devait être le toit d’un hôtel branché du centre-ville de Los Angeles.

J'ai contacté le directeur des ventes de l'hôtel pour me renseigner sur la réservation du toit branché du centre-ville de Los Angeles le 19 octobre via le formulaire d'appel d'offres sur leur site Web. Ce n'est que le 31 octobre que le coordinateur des ventes et de la restauration m'a même répondu avec un menu. À ce moment-là, mon équipe avait déjà réservé une suite au Hyde Lounge de l'arène Crypto dot com, ce qui signifiait que cet hôtel venait de manquer 25 000 $ de revenus très rentables en matière d'espace événementiel.

Ce type de fuite de revenus se produit régulièrement dans les hôtels du monde entier. Le manque d'outils et de processus modernes crée une mauvaise expérience pour le client (c'est-à-dire mon équipe) puisque nous n'avons pas obtenu ce que nous voulions et avons perdu des revenus pour l'hôtel. La perte de revenus subie est en réalité bien supérieure à 25 000 $ si l'on considère que la probabilité que mon équipe réserve ce lieu à l'avenir a également diminué considérablement. De plus, la prochaine fois qu'un client ou un partenaire demandera des recommandations de lieux locaux dans ma ville, cet hôtel sera retiré de notre liste. Les planificateurs de voyages de groupe appartiennent aux gens, ce qui signifie que ces types d'opportunités de référence manquées amplifient encore le déclin de la part de marché des ventes de groupes au fil du temps, sans qu'un directeur général ou un propriétaire n'ait jamais la moindre idée de la raison, car le lien de causalité n'apparaît tout simplement pas dans les données.

Conversation réelle au cours de laquelle le directeur des ventes de l'hôtel coûte 25 000 $ à l'hôtel de Los Angeles en raison d'un temps de réponse de 11 jours.

Il existe une confluence de changements de comportement qui expliquent la popularité croissante des réservations en petits groupes, notamment :

• Constitution d’équipes sur le marché domestique : besoin accru de constitution d’équipes de réseautage local hors site pour les équipes distantes travaillant à domicile.

• Promotion de la culture mondiale : le travail à distance ouvre aux entreprises l'accès à des réservoirs de talents mondiaux, mais l'inconvénient est une moindre cohésion. Des sites hors sites plus petits et plus fréquents permettent des expériences de création de liens intimes.

• Réunions axées sur les ventes : l'augmentation de la sensibilisation commerciale basée sur l'IA augmente le besoin de petites réunions en personne pour se différencier de la concurrence grâce à une interaction en face à face.

Quelles que soient les explications de ces changements, une chose est claire : il existe une nouvelle génération de groupes réservant dans les hôtels, ce qui signifie que les anciennes stratégies de vente ne sont plus pertinentes pour le marché.

Les voyages d'affaires sont sans aucun doute de retour et les chauffeurs ne sont pas surprenants. Selon une étude récente de Deloitte , seuls 11 % des chefs d'entreprise pensent que la technologie peut remplacer la valeur de l'établissement de relations clients en personne et seulement 7 % pensent que la technologie a le pouvoir de remplacer l'acquisition de clients en personne. En 2023, les événements en direct sont revenus au premier rang des moteurs de voyages d'affaires (contre la cinquième place en 2022).

Les hôtels qui examinent uniquement ces données élaboreront des prévisions optimistes, mais la réalité est que la nature de ces voyages a changé. L'un de ces changements concerne davantage les déplacements locaux, 67 % des entreprises déclarant que leurs employés se déplacent davantage vers des villes accessibles en voiture. Une autre tendance concerne les visites au siège. Alors que les employés ont déménagé à l'ère du travail à distance, l'augmentation du coût de la vie dans les grandes villes et d'autres facteurs signifient qu'il est devenu de plus en plus important pour les membres de l'équipe de visiter les sièges sociaux.

Gerhard Wasem, directeur de la gestion des produits chez Duetto (anciennement fondateur de MiceRate), comprend très bien ce marché et ses défis.

« À mesure que les délais de livraison se rapprochent des dates des événements, les informations doivent être fournies au client dans des délais très brefs. Nous sommes également confrontés à une jeune génération d’organisateurs d’événements qui sont habitués, voire insistent, sur les processus automatisés et les informations à la demande », m’a-t-il expliqué.

« D’un autre côté, les problèmes de personnel dans les hôtels signifient que nous manquons d’expérience en matière de vente de conférences. Cela peut conduire à la création de devis qui ne correspondent pas à la demande du marché et à la stratégie de revenus de la propriété, entraînant ainsi une perte de revenus.

"La technologie peut aider à résoudre ces problèmes en créant des ponts entre l'hôtel et le client, en rationalisant le processus de devis", a expliqué Wasem.

L'acquisition par Duetto de MiceRate , un système de gestion des revenus basé sur un algorithme conçu pour les espaces de réunion et d'événements, offre une solution puissante à ces défis. En automatisant le processus de réservation, en fournissant des disponibilités et des devis en direct et en mettant en œuvre une tarification dynamique, Duetto transforme la façon dont les hôtels gèrent les ventes et les événements de groupe.

Grâce à la technologie d'optimisation de l'espace fonctionnel de Duetto, les invités peuvent consulter la disponibilité des groupes en direct et en temps réel.

Duetto améliore l'alignement des équipes en centralisant et en rationalisant le processus d'appel d'offres et de devis. Le système consolide diverses fonctions telles que la génération de devis, le moteur de réservation (IBE), les fiches de fonction/BEO et la gestion des prix. En gérant les réservations d'événements et les communications avec les clients via Duetto, les équipes peuvent facilement suivre le statut de chaque réservation et répondre rapidement aux demandes des clients.

Duetto améliore considérablement l'efficacité opérationnelle grâce à son algorithme avancé et ses processus automatisés. La capacité du système à comparer les données historiques avec les modèles de réservation actuels lui permet de faire des suggestions de prix intelligentes, qui peuvent être automatiquement appliquées ou modifiées manuellement par les équipes. L'algorithme de prix ajuste dynamiquement les prix en fonction de la demande, réduisant ainsi le besoin d'intervention manuelle et permettant des réponses rapides aux changements du marché.

Les clients peuvent générer leurs propres devis via le site Web d'un hôtel à l'aide du moteur de réservation d'espace événementiel MiceRate, qui calcule les prix en fonction de règles prédéfinies et de données en temps réel, permettant ainsi à l'équipe commerciale de votre hôtel de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. À mesure que les clients fournissent des détails sur leur événement, Duetto calcule et affiche les options de vente incitative, augmentant ainsi les revenus potentiels avec un minimum d'effort supplémentaire.

L'algorithme de Duetto suggère une tarification optimale en fonction de la demande actuelle, aidant ainsi les hôtels à générer le maximum de revenus possible. La transparence et la rapidité du processus de devis en libre-service améliorent la satisfaction des clients, augmentant ainsi la probabilité de clients fidèles et de références positives. En fournissant la disponibilité et les tarifs en temps réel, Duetto permet aux hôtels de répondre plus rapidement et plus précisément aux appels d'offres, leur donnant ainsi un avantage concurrentiel pour sécuriser les réservations.

« Des recherches montrent qu'être le premier hôtel à fournir un devis augmente les chances d'acceptation de 70 %. La technologie peut vous donner une longueur d’avance en termes de rapidité de mise sur le marché par rapport à la concurrence », a déclaré Wasem.

Avec la technologie disponible en 2024, il est choquant de constater que les hôtels passent encore à côté d'opportunités de vente de groupe à forte valeur ajoutée. La réalité est que le RevPaR est en hausse constante depuis la pandémie et certains hôteliers sont devenus complaisants dans leurs stratégies. Les hôteliers les plus prospères savent que la complaisance est une recette pour être perturbée et que les tarifs n'augmenteront pas éternellement. Lorsque l’inflation se calme et que les ADR finissent par baisser, les salaires ont tendance à baisser plus lentement, conduisant à une véritable tempête qui détruit complètement la rentabilité. Combinez cette dynamique avec une offre élargie sous la forme d’hébergements alternatifs comme les locations à court terme et de nombreux hôtels ne sont pas préparés à ce qui va arriver. Les hôteliers qui adoptent aujourd’hui les bons outils, tactiques et processus commerciaux seront ceux qui réussiront.

Cet article a été créé en collaboration par Duetto et HotelTechReport.