BEO sta per Banquet Event Order, che è il contratto che contiene tutti i dettagli per un evento concordato dal cliente e dal team di vendita o catering. Il team dell'hotel o dello spazio per eventi, compreso il personale di cucina, i responsabili del catering, le squadre di produzione, gli agenti della reception e le guardie di sicurezza, fanno affidamento sul BEO come fonte di verità per tutte le informazioni relative all'evento.

Ogni evento o funzione ha il proprio BEO e alcuni eventi possono avere più BEO. Ad esempio, un matrimonio potrebbe includere una cena di prova, una cerimonia, un ricevimento e un brunch del giorno dopo, che richiederebbero tutti BEO separati. Allo stesso modo, una conferenza potrebbe includere una presentazione principale e 8 diverse sessioni di approfondimento, che avrebbero tutte bisogno dei propri BEO. In generale, è richiesto un BEO per evento per spazio funzionale. Il personale del catering compila un pacchetto BEO che contiene tutti i BEO per un determinato evento o data, quindi lo distribuisce ai vari reparti con alcuni giorni di anticipo.

Abbiamo stabilito che un BEO contiene tutti i dettagli importanti su un evento, ma quali sono esattamente questi dettagli? Quali informazioni specifiche puoi trovare su un BEO?

• Dettagli di base sulla gestione degli eventi. Nella parte superiore del BEO, puoi trovare le informazioni più importanti sull'evento: nome dell'evento, luogo dell'evento, data, ora di impostazione/data dell'evento, ora di inizio, ora di fine, luogo (di solito il nome del spazio per funzioni o sala riunioni), il numero previsto di ospiti e il nome e le informazioni di contatto del responsabile del catering responsabile del coordinamento dell'evento.
• Requisiti di cibo e bevande. Se l'evento offre un rinfresco, da un'urna di caffè a un buffet gourmet o voci di menu di 5 portate, sarà elencato nel BEO - in dettaglio. La sezione F&B del BEO descriverà esattamente quali piatti e bevande ha scelto il cliente, nonché il metodo di servizio (buffet, antipasti passati, ecc.).
• Allestimento della stanza. Un'altra sezione importante del BEO è l'allestimento della sala, che delinea gli arredi e le attrezzature necessarie per l'evento e come deve essere configurato. Ad esempio, un matrimonio potrebbe richiedere diversi tavoli rotondi da 8 posti ciascuno, un tavolo principale con 6 posti, una pista da ballo, tavoli da buffet, un tavolo per il DJ, un sistema di altoparlanti, microfoni e altro ancora. Un seminario, d'altra parte, potrebbe semplicemente richiedere alcuni tavoli allestiti in stile aula. Qui vengono annotate anche le esigenze tecnologiche, inclusi tutti i requisiti audio e visivi. È fondamentale che il BEO contenga molti dettagli in questa sezione, incluso il numero esatto di sedie, il tipo di biancheria o il posizionamento delle attrezzature, in modo che il personale dell'evento possa configurare la sala secondo le specifiche del cliente.
• Requisiti di parcheggio. Se i partecipanti guidano all'evento, dove parcheggieranno? Il BEO noterà se l'evento include il parcheggio self-service o il servizio di ritiro e riconsegna auto e se il parcheggio è gratuito oa pagamento. Il BEO dovrebbe anche specificare un numero stimato di veicoli in modo che i dipartimenti di parcheggio e sicurezza possano pianificare di conseguenza.
• Fabbisogno di personale e personale. L'evento non si svolgerà da solo! Il BEO delinea quanti membri del personale sono necessari dai vari dipartimenti. Il personale dell'evento può includere server per cocktail o ristoranti, baristi, addetti al parcheggio, personale di sicurezza e addetti alle aree pubbliche.
• Informazioni di contatto per i fornitori. Se il cliente ha assunto fornitori esterni, come un fiorista e centrotavola, una band o anche un ristoratore esterno, il BEO dovrebbe includere le informazioni di contatto per i fornitori nel caso in cui il personale dell'evento abbia bisogno di coordinarsi con loro.
• Il programma degli eventi e l'ordine degli eventi. Con così tante parti mobili, è essenziale che un evento si svolga secondo il programma e il BEO di solito dettaglia l'agenda dell'evento fino al minuto. Il programma aiuterà l'evento a svolgersi senza intoppi e assicurerà che ogni passaggio, come avviare la musica o tagliare la torta nuziale, avvenga in tempo e nel giusto ordine.
• Informazioni su prezzi e fatturazione. Un BEO è un contratto, dopotutto, e i contratti contengono i dettagli relativi a prezzi e fatturazione che entrambe le parti concordano. I prezzi sul BEO potrebbero essere visualizzati come tariffe per persona, ad esempio per un buffet, o tariffe fisse per A/V o noleggio di spazi per funzioni. Il BEO menzionerà anche come verrà gestito il pagamento: il cliente ha pagato in anticipo o il pagamento verrà riscosso alla fine dell'evento?
• Eventuali allegati rilevanti e processo di pianificazione. Quando si tratta di informazioni specifiche su un evento, di più è di più! Il cliente o il responsabile del catering possono fornire documenti aggiuntivi come planimetrie, menu stampati, ordini del giorno, aspettative di mancia, richieste speciali, fornitori esterni, dettagli contrattuali vincolanti e foto dei VIP.

Nella maggior parte dei casi, il responsabile del catering o delle vendite incaricato dell'evento crea il BEO. Insieme al cliente, il responsabile della ristorazione organizza le specificità dell'evento e prepara un preventivo. A questo punto, l'evento è considerato provvisorio. A questo punto il responsabile del catering potrebbe avviare una bozza del BEO per archiviare le informazioni sull'evento in un luogo centrale.

Dopo che il cliente ha accettato e firmato il preventivo, l'evento è considerato confermato. Alcuni eventi vengono confermati con molti mesi (o addirittura anni!) di anticipo, mentre altri possono essere dell'ultimo minuto. In entrambi i casi, il responsabile del catering di solito finalizza il BEO solo pochi giorni prima dell'evento. Quando il BEO è completo, il responsabile della ristorazione lo invierà al cliente per l'approvazione finale, quindi lo distribuirà ai reparti competenti dell'hotel.

È importante notare che il responsabile del catering di solito non scrive a mano questi BEO; invece, gli uffici vendite spesso utilizzano la tecnologia per rendere il processo BEO più efficiente e privo di errori. Il software per le vendite e il catering semplifica l'immissione di informazioni specifiche sull'evento nei modelli di ordini di eventi per banchetti che contengono già dettagli statici che non variano tra gli eventi. Questi sistemi possono anche memorizzare menu, prezzi e informazioni sulla configurazione della camera, semplificando il collegamento di menu preimpostati e configurazioni delle camere per ricevere automaticamente un preventivo aggiornato. Oltre alla semplice creazione di BEO, i software di vendita e catering consentono anche al personale di vendita di gestire facilmente un database clienti, aggiornare i prezzi e condividere informazioni con altri dipartimenti alberghieri e clienti stessi.

Vuoi provare a creare tu stesso un BEO? Dai un'occhiata a questi modelli BEO gratuiti !