Il GDPR, che sta per General Data Protection Regulation , è entrato in vigore nell'UE il 25 maggio 2018. L'approvazione della legge è stata segnata da un netto conflitto, tra coloro che credono nel ruolo del governo nella protezione della privacy dei consumatori attraverso la regolamentazione e quelli che credono che debba prevalere un libero mercato.

Il GDPR prevede ?la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati?. Come importante revisione del modo in cui le aziende devono elaborare, gestire e archiviare i dati, il GDPR ha anche offerto agli individui un controllo più granulare sui propri dati.

Ai sensi del GDPR, i dati si riferiscono sia a dati personali, come nomi, indirizzi IP o qualsiasi cosa che possa essere utilizzata per identificare una persona, sia a dati personali sensibili, come materiale genetico, opinioni politiche, orientamento sessuale e simili.

Qualsiasi organizzazione che agisce come controllore o responsabile del trattamento dei dati personali è coperta dal GDPR. Un titolare del trattamento è l'entità che determina come i dati vengono utilizzati per l'elaborazione mentre il responsabile del trattamento è qualsiasi entità che non sia un dipendente del titolare del trattamento che elabora i dati per conto del titolare.

Per gli hotel, questa distinzione è importante, in quanto possono agire come "controllori" dei dati (ad esempio prenotazioni dirette) mentre i loro fornitori sono visti come "processori" dei dati (ad esempio prenotazioni effettuate su piattaforme di terze parti). Salvo quanto diversamente disciplinato da un contratto, il Titolare è responsabile di qualsiasi conformità al GDPR.

Di fronte a potenziali multe fino a 25 milioni di euro o al 4% delle entrate, gli hotel devono mettere l'ospite al centro di tutte le strategie di protezione dei dati. Ne parleremo più avanti nella nostra lista di controllo GDPR per hotel.

Per rendere conforme il tuo hotel, oltre a mantenere tale conformità nel tempo, è necessario un approccio ponderato e olistico. Dovrai riflettere attentamente su come i dati vengono condivisi tra i sistemi interni, nonché su come i dati fluiscono avanti e indietro da sistemi di terze parti che non sono direttamente sotto il tuo controllo.

Poiché il GDPR attribuisce la responsabilità al tuo hotel in qualità di Titolare del trattamento dei dati, è fondamentale comprendere come i dati fluiscono in ogni momento. Ecco una lista di controllo GDR per gli hotel:

1. Verifica. Intraprendi un'analisi per rivedere i processi interni, i contratti con i fornitori, i database esistenti e il modo in cui i dati fluiscono tra i sistemi. Devi capire quali informazioni possiedi e chi può accedervi. Questa chiarezza dovrebbe informare tutto ciò che fai da questo punto in avanti.

2. Comunicare. Chiedi ai fornitori esistenti le loro politiche di conformità dei dati. Dobbiamo avere un quadro chiaro di come i dati del tuo hotel interagiscono con i loro sistemi e identificare eventuali vulnerabilità o fornitori poco informati. Dopo aver parlato con i fornitori esistenti, potrebbe essere il momento di valutare altre opzioni. Quando lavori con un fornitore conforme al GDPR, come GMS (CRM) di TravelClick , iHotelier Booking Engine o un costruttore di siti web per hotel , elimini lo stress della conformità senza muovere un dito. La conformità è integrata nel prodotto in modo da avere più tranquillità.

3. Piano. Una volta che hai il tuo audit e lo stack tecnologico aggiornato, il passaggio successivo è creare un progetto per la governance. Desideri un framework per la gestione dei dati, inclusi criteri e processi per eliminare potenziali lacune nel modo in cui il tuo hotel gestisce i dati degli ospiti. Avrai bisogno di ruoli e responsabilità chiaramente definiti per il personale, come l'assegnazione della responsabilità per la gestione delle richieste di dati in entrata da parte dei consumatori. Ti consigliamo inoltre di creare un piano d'azione dettagliato per la violazione dei dati da attuare in caso di incidente, hack o violazione relativi ai dati.

4. Eseguire. Ora è il momento di elaborare il piano! Cose che vuoi essere sicuro di includere:

   1. Consenso esplicito: chiedi ai visitatori del tuo sito Web di attivare i cookie, anziché installare automaticamente i cookie e disattivarli. Dovrai anche tenere traccia di quando e dove ogni persona ha acconsentito (o revocato tale consenso).

   2. Informativa sulla privacy: aggiorna la tua informativa sulla privacy per includere informazioni pertinenti sulla conformità al GDPR, ad esempio come utilizzi i dati e come gli utenti possono rinunciare.

   3. Reception: assicurati che le tue politiche di raccolta dei dati alla reception siano conformi perché tutto ciò che raccogli offline deve essere conforme anche al GDPR.

   4. Dati esistenti. Il GDPR si applica a tutti i dati personali, indipendentemente da quando sono stati acquisiti. Poiché anche i dati sono soggetti a nuove regole e regolamenti, vuoi essere sicuro che anche loro siano conformi!

5. Treno. La conformità è valida quanto il tuo anello più debole. Formando il personale affinché aderisca a queste politiche, sarai meno vulnerabile ai problemi relativi al GDPR. Istruisci il tuo personale su ciò che può portare a una violazione dei dati e su come possono aiutare a prevenirla, incluso il monitoraggio dei segnali di allarme. mettere in atto un processo chiaro per il personale per segnalare eventuali errori o altri problemi relativi ai reclami alla direzione. Dovrebbe esserci un ambiente senza paura che dia priorità alla trasparenza rispetto alla punizione.

6. Mantenere. La manutenzione è molto meno gravosa della conformità. Rivedi regolarmente ogni aspetto del tuo programma di protezione dei dati per esaminare eventuali modifiche impreviste o nuovi problemi di conformità.

Le intenzioni alla base del Data Protection Act erano buone: si trattava di creare più controlli per i consumatori nell'era digitale basata sui dati di oggi. Nella maggior parte dei paesi e delle regioni, le leggi sulla privacy esistenti sono state emanate prima che Internet prendesse il sopravvento. Il regolamento aveva lo scopo di catturare i regolamenti fino al commercio.

Per raggiungere questo obiettivo di maggiore controllo nell'era digitale odierna, il regolamento ha sancito sette diritti individuali basati sui principi fondamentali della protezione dei dati:

1. Il diritto di essere informato. Le aziende devono specificare quali dati vengono raccolti, perché sono stati raccolti, per cosa verranno utilizzati e per quanto tempo verranno archiviati. Le aziende devono anche avere ragioni chiare per conservare i dati per quel periodo di tempo.

1. Il diritto di accesso. Gli individui possono accedere ai dati personali su richiesta, in un formato facilmente leggibile.

2. Il diritto alla rettifica. Gli individui possono rivedere, modificare e correggere i dati che le aziende hanno su di loro.

3. Il diritto all'oblio. Gli individui possono richiedere la cancellazione di informazioni su di loro e le aziende devono bilanciare l'interesse individuale con il bene pubblico quando accolgono le richieste di cancellazione.

4. Il diritto di limitare il trattamento. Gli individui hanno il diritto di limitare il trattamento dei propri dati personali laddove abbiano un motivo particolare per volere la restrizione.

5. Il diritto alla portabilità dei dati. Gli individui hanno il diritto di trasferire i propri dati personali su richiesta.

6. Il diritto di opporsi. Le aziende devono ottenere il consenso degli individui in modo esplicito e offrire la possibilità di revocare tale consenso, monitorando al contempo tale consenso in una posizione centralizzata. Gli individui hanno anche il diritto di protestare contro le decisioni prese da algoritmi automatizzati.

Anche con vantaggi così forti per il controllo individuale sui propri dati e sul modo in cui vengono utilizzati, l'iniziativa ha avuto anche alcune conseguenze indesiderate.

Ci sono state alcune significative conseguenze indesiderate della GDR; vale a dire, come le realtà della conformità sono penetrate nell'economia del fare affari in Europa e hanno ulteriormente rafforzato il potere della Big Tech:

1. Big Tech è il più grande beneficiario.

   1. I marchi con i data tracker più utilizzati hanno guadagnato quote di mercato grazie al GDPR. Quando le aziende più piccole si sono adattate alla nuova legge, hanno perso terreno rispetto a quelle con più risorse. Uno studio di Ghostery ha mostrato un calo del 20% nella copertura del sito Web per i primi 50 fornitori di tecnologia pubblicitaria che non erano Google o Facebook. Il GDPR sembra aver messo più potere nelle mani di chi è già dominante.

2. La complessità genera confusione e una manna per gli avvocati.

   1. La legge stessa è troppo complicata sia per gli individui che per le imprese. Con molte aziende che spendono almeno il 40% dei loro budget per la conformità in consulenze legali, gli avvocati sono davvero gli unici con una vittoria su tutta la linea.

3. Competitività europea ridotta -- e meno posti di lavoro.

   1. La legge della complessità ha avuto un enorme impatto sulle start-up della regione, con uno studio che ha rilevato "una diminuzione di 3,38 milioni di dollari nei dollari aggregati raccolti dalle iniziative dell'UE per stato per categoria di industria del greggio a settimana, una riduzione del 17,6% nel numero di accordi di impresa settimanali e una diminuzione del 39,6% dell'importo raccolto in un accordo medio dopo l'introduzione del GDPR. La perdita di quell'investimento ha provocato tra 3.604 e 29.819 posti di lavoro in Europa.

4. Nuovi rischi di fusione.

   1. Come evidenziato dalla multa record di Marriott relativa alle pratiche di Starwood, gli hotel che acquisiscono altri hotel si assumono tutti i rischi legati alla RDT. Pertanto, le offerte stanno andando in pezzi, con il 55% di un sondaggio di Merrill Corp che afferma di aver lavorato su accordi che sono andati in pezzi a causa delle preoccupazioni sulle politiche di protezione dei dati di un'azienda target e sulla conformità al GDPR.

5. Costo della conformità per gli hotel.

   1. Il settore dell'ospitalità è particolarmente colpito dal GDPR, poiché anche gli hotel nelle località più remote devono considerare la conformità. Il costo per mantenere i consigli e implementare i sistemi è elevato. La conformità al GDPR richiede la collaborazione tra fornitori e dipendenti nei settori IT, sicurezza informatica, digital forensics e progettazione dei sistemi. Con così tanto da fare, i marchi più grandi sono in grande vantaggio in quanto possono utilizzare le loro economie di scala per ridurre il costo complessivo dell'implementazione.

Nonostante queste conseguenze indesiderate, il GDPR è ancora un grosso problema per gli hotel. Bilanciando i requisiti di conformità con un approccio strategico, gli hotel di tutte le dimensioni possono costruire una struttura conveniente ed efficace.

Mentre guardi al GDPR, tieni presente che gli hotel sono responsabili del modo in cui i fornitori raccolgono e interagiscono con i dati. Ogni punto di contatto deve essere conforme o rischi multe. Quindi devi verificare che i tuoi fornitori siano informati e proattivi sul GDPR per gli hotel. Altrimenti, non importa quanta preparazione tu faccia da parte tua, lascerai il tuo hotel esposto a vulnerabilità e alle conseguenze finanziarie e di pubbliche relazioni di non essere conforme e che si verifichi qualcosa come una violazione dei dati.