Caratteristiche principali del software di gestione del lavoro Inn-Flow

Il modulo di gestione del lavoro di Inn-Flow comprende tre funzioni principali: monitoraggio delle prestazioni lavorative, orari e presenze e buste paga. All'interno della componente manodopera troverai funzionalità come la pianificazione e un orologio. Il modulo buste paga gestisce buste paga e analisi. Esaminiamo un po' più a fondo ciascuno di essi.

Pianificazione su richiesta

Questo tipo di pianificazione è esclusivo degli hotel e Inn-Flow prende i dati dal tuo PMS per aiutare a prevedere le esigenze di manodopera. Ciò significa che puoi eliminare gli orari cartacei e le conversazioni sulla pianificazione. Il dashboard di analisi di Inn-Flow offre valore a GM e proprietari dandoti uno sguardo al futuro per avere la certezza di non dover fare straordinari o programmare eccessivamente in base ai cambiamenti di occupazione. Il software dispone anche di un sistema di avvisi "a rischio" che tiene traccia automaticamente del numero di ore lavorate da un dipendente, lo confronta con il suo programma e avvisa i manager sui potenziali rischi legati agli straordinari, riducendo in definitiva i costi del lavoro facilitando una migliore pianificazione.

Inn-Flow ti consente di impostare la durata predefinita dei turni, per giorno della settimana, e le ore necessarie per ciascun ruolo in base ai diversi livelli di servizio in una determinata struttura. Ad esempio, i server dei banchetti potrebbero lavorare 6 ore nei giorni feriali e 8 ore nei fine settimana. Per il personale addetto alle pulizie, è possibile impostare il periodo di tempo necessario per pulire un soggiorno rispetto a una partenza.

Orologio

L'orologio biometrico di Inn-Flow è il luogo in cui il personale può timbrare l'entrata e l'uscita. I dipendenti utilizzano un iPad con la tecnologia Inn-Flow installata per effettuare entrate e uscite in modo sicuro. Utilizzando il riconoscimento facciale, i dipendenti timbrano l'ingresso utilizzando la tecnologia Smile ID, il che significa che non hanno bisogno di digitare alcun codice o inserire un'impronta digitale. Questo metodo elimina la possibilità che un dipendente timbra per conto di qualcun altro. I manager possono controllare impostazioni come il modo in cui i dipendenti possono timbrare prima dell'inizio del turno, ad esempio, per ridurre la possibilità di pagare per ore in cui i dipendenti non stanno effettivamente lavorando.

Le timbrature dei dipendenti confluiscono nelle loro schede attività, che puoi visualizzare e modificare secondo necessità.

Previsioni e programma

Quali sono le tue esigenze lavorative per la prossima settimana? Inn-Flow estrae i dati dal tuo PMS per prevedere le esigenze di personale in base all'occupazione, esaminando il volume di arrivi, partenze e pernottamenti. Utilizzando questi dati e i modelli di turni impostati, puoi facilmente trascinare e rilasciare i turni nella pianificazione. Inn-Flow ti avviserà se fai straordinari e potrai salvare il programma come modello da utilizzare per le settimane future. Se è necessario modificare il programma di un dipendente specifico, puoi avvisare solo quel dipendente tramite SMS o e-mail, anziché inviare notifiche a tutti i partecipanti al programma. È anche stampabile in soli due clic!

Un altro input importante per il tuo programma sono le richieste di ferie. Inn-Flow tiene traccia dell'accumulo di PTO per ciascun dipendente e delle richieste di ferie. Una volta approvata la richiesta di ferie di un dipendente, quel dipendente non apparirà nemmeno nell'elenco dei dipendenti disponibili per turni durante il periodo di assenza.

Il modulo di pianificazione riceve recensioni entusiastiche da parte degli albergatori, incluso l'ingegnere capo di un grande hotel di Chicago, che afferma: “Mi piace la funzione di copia della pianificazione e la possibilità di vedere quanta PTO ha a disposizione ciascun dipendente. Mi piace anche la funzione di pianificazione della stampa."

Libro paga

Utilizzando i dati del modulo lavoro, inclusa la scheda attività dei dipendenti, Inn-Flow elabora le buste paga ed emette i pagamenti ai dipendenti. La funzione buste paga può essere un'ottima opzione per gli hotel con larghezza di banda del back office limitata; questa funzione elimina l'intero processo di emissione degli stipendi. Una volta emessi gli assegni, il sistema prende tutti i dati della busta paga e li riporta nel modulo contabilità. Tutto è connesso in modo da poter ottenere una visione olistica delle esigenze, delle spese e delle tendenze del lavoro.

Inn-Flow si integra con i principali fornitori di servizi di gestione paghe e agisce come una vera e propria estensione del team del tuo hotel. Per gli hotel frustrati dalla scarsa qualità del servizio offerto da società di gestione paghe più grandi, Inn-Flow dispone di specialisti di supporto paghe dedicati nel personale per assistere con qualsiasi domanda o esigenza tecnica.

Reporting e analisi

Come sono state le tue spese salariali rispetto al budget in un dato giorno? Non sono necessari fogli di calcolo; all'interno di Inn-Flow, puoi facilmente visualizzare i totali della manodopera per qualsiasi periodo di tempo nel dashboard dei rapporti.

Uno strumento di analisi popolare è il Daily Flash Dashboard che confronta il costo effettivo della manodopera con il budget, oltre al costo per camera occupata, occupazione, entrate della camera e costo della manodopera come percentuale delle entrate. Nella dashboard puoi anche approfondire per hotel in reparti, posizioni e persino utenti per una visibilità e un controllo completi.

Puoi selezionare uno dei tanti modelli di report di Inn-Flow oppure crearne uno tuo da zero. I report possono essere inviati via email in base a una pianificazione o eseguiti su richiesta.

Integrazioni

Per utilizzare al meglio le funzionalità di pianificazione di Inn-Flow, dovrai collegarlo al tuo sistema di gestione della proprietà. Inn-Flow offre integrazioni con molti PMS popolari, tra cui le piattaforme OnQ, OPERA e Sabre di Sabre. Quando parli con un rappresentante di vendita di Inn-Flow, assicurati di confermare che il sistema è compatibile con il tuo PMS.

Oltre a un'integrazione PMS, ti consigliamo di connettere Inn-Flow al tuo istituto finanziario per un'elaborazione fluida delle buste paga oppure, se scegli di non utilizzare Inn-Flow per le buste paga, puoi connetterti al tuo processore buste paga esistente per garantire che i dati rifluisce nel modulo di analisi.

Interfaccia utente ed esperienza dell'utente

Gli albergatori negli Stati Uniti sono soddisfatti dell'esperienza utente fornita dal software Inn-Flow. Un direttore generale di San Jose, California, afferma: “Molto soddisfatto di tutti i prodotti Inn-Flow: moduli di contabilità, finanza e manodopera. Nel corso degli anni ho utilizzato molti software di contabilità e programmi di gestione alberghiera e Inn-Flow è di gran lunga superiore a tutti gli altri con cui ho lavorato." E un'assemblea generale a Raleigh menziona che Inn-Flow è “Molto dettagliato e facile da usare. Lo uso quotidianamente e anche se sei un principiante è molto semplice da navigare.”

Quando implementi un nuovo sistema, in particolare uno con funzionalità critiche come la pianificazione e un orologio, è importante trovare un sistema che sia intuitivo in modo da non dover fare troppo affidamento sulla formazione e sulla documentazione affinché i dipendenti possano utilizzarlo lo strumento in modo adeguato. Inoltre, poiché i dipendenti utilizzeranno Inn-Flow ogni giorno, un sistema che funzioni senza intoppi eviterà la frustrazione che può sorgere con software goffo o pieno di difetti.

Servizio Clienti

Inn-Flow ha ottenuto la certificazione di supporto clienti globale di HotelTechReport, il che significa che puoi aspettarti un servizio di livello mondiale dal team di supporto di Inn-Flow. Inn-Flow dispone di una pratica knowledge base online che rappresenta un modo conveniente per saperne di più sullo strumento e rispondere autonomamente a qualsiasi domanda. Inn-Flow dispone inoltre di rappresentanti dell'assistenza clienti disponibili tramite telefono, e-mail e chat dal vivo per un'assistenza più personalizzata. Per far sì che i clienti si sentano supportati, Inn-Flow pianifica anche check-in trimestrali per garantire che tutto vada bene e fornire un forum per le domande.