Il modulo contabile di Inn-Flow è progettato per essere una soluzione completa che consente agli albergatori di prosperare tra le sfide uniche della contabilità e della contabilità nel settore dell'ospitalità. E l’azienda ha recentemente investito in alcune funzionalità nuove ed esistenti che offrono ancora più valore ai propri clienti – e continua a innovare e iterare. Diamo un'occhiata alle principali funzionalità che troverai in Inn-Flow.

La gestione della contabilità fornitori è spesso una responsabilità noiosa e ingombrante, che può comportare l'inserimento manuale di numerosi dati e la comunicazione con le altre parti interessate dell'hotel. Inn-Flow presenta alcune nuove funzionalità che semplificano il processo AP:

• Estrazione dei dati della fattura: dopo aver scansionato o caricato una fattura, Inn-Flow estrae automaticamente le informazioni dalla fattura (come il numero della fattura, l'importo dovuto e le descrizioni delle voci) e le abbina a un fornitore nel sistema. Il tuo team può rivedere queste voci per evitare errori, il che richiede molto meno tempo rispetto all'inserimento manuale di tutti i dettagli della fattura. Inn-Flow offre anche l'archiviazione gratuita dei documenti per le vostre fatture nella "Libreria" in modo da potervi accedere facilmente in futuro.

• Mappatura automatica COA: la funzione di estrazione di Inn-Flow assegna automaticamente le descrizioni delle fatture riconosciute alle voci precedenti del piano dei conti, semplificando la categorizzazione delle spese. Per i nuovi articoli, è sufficiente digitare la descrizione e il sistema suggerirà il COA appropriato in base all'uso recente.

• Impostazioni di approvazione delle fatture: oltre al processo standard di approvazione delle fatture da parte di un supervisore AP, è possibile configurare impostazioni personalizzate che richiedono ulteriori approvatori in base al fornitore, al piano dei conti o all'importo in dollari. Ad esempio, potresti volere che il tuo direttore di F&B approvi le fatture di F&B superiori a $ 5.000, ma non ha bisogno di visibilità su ogni singola fattura più piccola. Tutto questo è possibile con le impostazioni personalizzate di approvazione delle fatture.

• ePay: pagare i fornitori elettronicamente, anziché spedire un assegno cartaceo, non solo è più veloce ed efficiente, ma è anche più sicuro (non rivela i numeri di conto, a differenza di un assegno cartaceo) e non prevede spese di spedizione o di elaborazione. Inn-Flow supporta pagamenti elettronici rapidi insieme alle opzioni di pagamento tradizionali come ACH manuale, carta di credito e assegno.

• Automazione della riconciliazione: la riconciliazione delle transazioni può essere uno dei compiti più noiosi che deve svolgere il dipartimento finanziario. La funzionalità di automazione di Inn-Flow riduce il lavoro manuale necessario per mantenere i tuoi conti in buone condizioni e la riconciliazione quotidiana è possibile con pochi clic invece di dover accedere manualmente a ogni conto bancario. La riconciliazione quanto più possibile in tempo reale consente ai gestori finanziari di ricercare immediatamente le incoerenze invece di aspettare fino alla fine del mese.

Avere tutti i tuoi dati finanziari in un unico posto è fantastico, ma ancora più valore arriva quando puoi facilmente generare report, raccogliere approfondimenti e capire cosa sta succedendo in tempo reale. Un utente di Inn-Flow, direttore finanziario di una grande società di gestione alberghiera, elogia la funzionalità di reporting di Inn-Flow, affermando: "La possibilità di approfondire facilmente la provenienza di un numero con un clic del mouse rende la revisione estremamente semplice".

• Rapporti automatizzati: non preoccuparti di eseguire manualmente rapporti ogni volta che desideri dare un'occhiata ai dati finanziari del tuo hotel; Inn-Flow può generare e inviare automaticamente report via e-mail in base a qualsiasi pianificazione impostata.
• Conformità specifica del settore: tutti i principali report finanziari generati da Inn-Flow sono conformi all'undicesima edizione di USALi.
• Più hotel in un unico report: catene e gruppi di gestione apprezzeranno la possibilità di confrontare le prestazioni di più hotel nello stesso report piuttosto che la noiosa soluzione di eseguire diversi report e combinarli in Excel. Molti sistemi contabili specifici degli hotel non hanno questa funzionalità, rendendola un vantaggio competitivo di Inn-Flow.

Poiché Inn-Flow probabilmente non è l'unico software utilizzato dal tuo hotel, ti consigliamo di assicurarti che possa integrarsi con altri sistemi in loco, in particolare il tuo PMS. Inn-Flow supporta integrazioni con molti sistemi:

• Integrazioni PMS: garantisci una pipeline continua di dati da e verso il tuo PMS con un'integrazione PMS. Inn-Flow si integra con PMS come il sistema OnQ di Hilton e la piattaforma Synxis di Sabre.
• Integrazioni di app finanziarie: puoi connettere facilmente Inn-Flow alla tua banca per una sincronizzazione in tempo reale di tutte le tue transazioni. Ciò rende la riconciliazione in tempo reale un gioco da ragazzi e consente una maggiore visibilità sui saldi e sulle transazioni. Inoltre, Inn-Flow si integra con software di rilevamento delle frodi e diversi sistemi di elaborazione delle buste paga .

• Altre integrazioni: integra la suite di servizi di Inn-Flow con integrazioni con software di gestione della reputazione, come Medaglia, e fonti di dati di riferimento del settore.

Inn-Flow investe nel rendere il proprio sistema quanto più facile da usare possibile ed è chiaro che hanno ascoltato il feedback degli albergatori quando hanno apportato miglioramenti al prodotto. L'interfaccia è pulita e facilmente navigabile dalla barra dei menu sul lato sinistro. Lo schermo rimane relativamente ordinato, anche durante il caricamento di documenti come le fatture. Invece di aprire i documenti in nuove finestre, la fattura caricata viene visualizzata in un riquadro sul lato della stessa finestra, il che significa che non è necessario lavorare su più schede o finestre per eseguire un'attività. Parlando della facilità d'uso di Inn-Flow, un coordinatore contabile presso un grande resort a Richmond, in Virginia, afferma che è “facile apprendere e utilizzare questo software. È facile insegnare agli altri come utilizzare il software." E i proprietari e gli operatori di catene o gruppi alberghieri saranno felici di sapere che Inn-Flow supporta le operazioni di più hotel all'interno di un unico sistema; è sufficiente passare da un hotel all'altro o eseguire report che includono dati provenienti da diverse proprietà. Sebbene Inn-Flow sia attualmente ottimizzato per l'uso desktop, è accessibile sui browser mobili. Inoltre, resta sintonizzato: è in fase di sviluppo un'app mobile dedicata progettata per migliorare la tua gestione in movimento e presto si unirà alla suite di funzionalità di Inn-Flow.

I clienti Inn-Flow possono beneficiare di un supporto di alta qualità per tutto il tempo in cui utilizzano il software. Dopo aver ricevuto la certificazione di assistenza clienti globale di HotelTechReport, puoi aspettarti un servizio di prim'ordine dai rappresentanti dell'assistenza di Inn-Flow. Per le risorse self-service, Inn-Flow offre una knowledge base online, video di formazione e descrizioni comandi utili in tutta l'app Web. Per un supporto più personalizzato, i rappresentanti Inn-Flow sono disponibili tramite telefono, e-mail e chat dal vivo. Per far sì che i clienti si sentano supportati, Inn-Flow pianifica anche check-in trimestrali per garantire che tutto vada bene e fornire un forum per le domande.

Inoltre, Inn-Flow ascolta costantemente i clienti, incorporando tale feedback nella loro tabella di marcia e lanciando nuove funzionalità che aggiungono valore. Un cliente di Inn-Flow, direttore finanziario di un boutique hotel a Seattle, afferma: "Mi piace molto che l'azienda aggiorni e aggiunga costantemente nuove funzionalità". I clienti possono inviare richieste di funzionalità in qualsiasi momento tramite il Centro assistenza.

Se stai cercando un software di contabilità per hotel con la possibilità di includere servizi di contabilità completi in grado di ridurre il lavoro manuale, ridurre il rischio di errore umano e centralizzare le operazioni finanziarie, Inn-Flow è un'ottima scelta per singoli hotel e gruppi di hotel in crescita . Le straordinarie funzionalità di automazione e l'ampiezza delle integrazioni rendono Inn-Flow una solida aggiunta al tuo stack tecnologico. Anche se potrebbe non essere così popolare come alcuni sistemi indipendenti dal settore di grandi nomi, la funzionalità specifica per hotel presente in Inn-Flow può fare un'enorme differenza nel superare le sfide uniche che gli hotel devono affrontare nello spazio finanziario.

Questo articolo è stato creato in collaborazione da Inn-Flow e HotelTechReport