Poco fa il mio team stava cercando di prenotare un evento per la community di HotelTechReport. Il nostro budget era di $ 25.000 e sapevamo esattamente dove volevamo organizzare la festa. La sede doveva essere il tetto di un hotel alla moda nel centro di Los Angeles.

Ho contattato il direttore delle vendite dell'hotel per chiedere informazioni sulla prenotazione del tetto alla moda nel centro di Los Angeles il 19 ottobre tramite il modulo RFP sul loro sito web. È stato solo il 31 ottobre che il coordinatore delle vendite e del catering mi ha risposto con un menu. A quel punto il mio team aveva già prenotato una suite nell'Hyde Lounge presso l'arena Crypto dot com, il che significava che questo hotel aveva appena perso $ 25.000 di entrate altamente redditizie per spazi per eventi.

Questo tipo di perdita di entrate si verifica continuamente negli hotel di tutto il mondo. La mancanza di strumenti e processi moderni crea una brutta esperienza per l'ospite (ovvero il mio team) poiché non abbiamo ottenuto ciò che volevamo e abbiamo perso entrate per l'hotel. La perdita di entrate subita è in realtà molto superiore a $ 25.000 se si considera che anche la probabilità che il mio team prenoti quella sede in futuro è diminuita drasticamente. Inoltre, la prossima volta che un cliente o un partner chiede consigli sui luoghi locali nella mia città, questo hotel verrà eliminato dalla nostra lista. I pianificatori di viaggi di gruppo sono persone delle persone, il che significa che questo tipo di opportunità di riferimento mancate amplifica ulteriormente la quota di mercato delle vendite di gruppo in calo nel tempo senza che un GM o un proprietario abbiano mai visibilità del perché, poiché la causalità semplicemente non viene mostrata nei dati.

Conversazione reale in cui il responsabile delle vendite dell'hotel costa all'hotel di Los Angeles un'opportunità di $ 25.000 grazie al tempo di risposta di 11 giorni

Esiste una confluenza di cambiamenti comportamentali che spiegano la crescente popolarità delle prenotazioni per piccoli gruppi, tra cui:

• Team building sul mercato interno: crescente necessità di team building di networking locale fuori sede per i team remoti che lavorano da casa.

• Promozione della cultura globale: il lavoro a distanza apre le aziende a pool di talenti globali, ma lo svantaggio è la minore coesione. Gli spazi esterni più piccoli e più frequenti consentono esperienze di legame intimo.

• Riunioni orientate alle vendite: la crescente portata delle vendite basata sull’intelligenza artificiale aumenta la necessità di riunioni di persona più piccole per differenziarsi dalla concorrenza con l’interazione faccia a faccia.

Indipendentemente dalle spiegazioni di questi cambiamenti, una cosa è chiara: esiste una nuova generazione di gruppi che prenotano negli hotel, il che significa che le vecchie strategie di vendita non sono più rilevanti per il mercato.

I viaggi d’affari sono senza dubbio tornati e gli autisti non sorprendono. Secondo un recente studio di Deloitte , solo l’11% dei leader aziendali ritiene che la tecnologia possa sostituire il valore della creazione di rapporti con i clienti di persona e solo il 7% ritiene che la tecnologia abbia il potere di sostituire l’acquisizione di clienti di persona. Nel 2023, gli eventi dal vivo sono tornati ad essere il motore numero 1 dei viaggi d'affari (rispetto al quinto posto nel 2022).

Gli hotel che esaminano solo questi dati svilupperanno previsioni ottimistiche, ma la realtà è che la natura di questo viaggio è cambiata. Uno di questi cambiamenti riguarda maggiori spostamenti locali: il 67% delle aziende afferma che i dipendenti si spostano maggiormente verso le città raggiungibili in auto. Un altro cambiamento riguarda le visite alle sedi centrali. Poiché i dipendenti si sono trasferiti nell'era del lavoro a distanza, l'aumento del costo della vita nelle grandi città e altri fattori fanno sì che diventi sempre più importante per i membri del team visitare le sedi centrali.

Gerhard Wasem, Direttore Product Management di Duetto (in precedenza fondatore di MiceRate), comprende fin troppo bene questo mercato e le sue sfide.

“Poiché i tempi di consegna si avvicinano alle date degli eventi, le informazioni devono essere fornite al cliente con breve preavviso. Ci troviamo anche di fronte a una generazione più giovane, che lavora come organizzatori di eventi, che è abituata o addirittura insiste su processi automatizzati e informazioni su richiesta", mi ha detto.

“D'altro canto, i problemi di personale negli hotel significano che abbiamo una mancanza di esperienza nelle vendite di conferenze. Ciò può portare alla creazione di preventivi non allineati alla domanda del mercato e alla strategia di ricavo della proprietà, con conseguente perdita di ricavi.

"La tecnologia può aiutare a risolvere questi problemi costruendo ponti tra l'hotel e il cliente, snellendo il processo di preventivo", ha spiegato Wasem.

L'acquisizione da parte di Duetto di MiceRate , un sistema di gestione delle entrate basato su algoritmi progettato per spazi per riunioni ed eventi, offre una potente soluzione a queste sfide. Automatizzando il processo di prenotazione, fornendo disponibilità e preventivi in ​​tempo reale e implementando prezzi dinamici, Duetto trasforma il modo in cui gli hotel gestiscono le vendite di gruppo e gli eventi.

Con la tecnologia di ottimizzazione dello spazio funzionale di Duetto, gli ospiti possono consultare la disponibilità del gruppo dal vivo in tempo reale

Duetto migliora l'allineamento del team centralizzando e ottimizzando la RFP e il processo di preventivo. Il sistema consolida varie funzioni come la generazione di preventivi, il motore di prenotazione (IBE), i fogli funzione/BEO e la gestione dei prezzi. Gestendo le prenotazioni degli eventi e le comunicazioni con i clienti tramite Duetto, i team possono facilmente monitorare lo stato di ciascuna prenotazione e rispondere tempestivamente alle richieste dei clienti.

Duetto migliora significativamente l'efficienza operativa attraverso il suo algoritmo avanzato e processi automatizzati. La capacità del sistema di confrontare i dati storici con i modelli di prenotazione attuali consente di formulare suggerimenti intelligenti sui prezzi, che possono essere applicati automaticamente o modificati manualmente dai team. L’algoritmo dei prezzi regola dinamicamente i prezzi in base alla domanda, riducendo la necessità di interventi manuali e consentendo risposte rapide ai cambiamenti del mercato.

I clienti possono generare i propri preventivi tramite il sito web di un hotel utilizzando il motore di prenotazione di spazi per eventi MiceRate, che calcola i prezzi in base a regole predefinite e dati in tempo reale, consentendo al team di vendita del tuo hotel di concentrarsi su attività di alto valore. Man mano che i clienti forniscono dettagli sul loro evento, Duetto calcola e visualizza le opzioni di upselling, aumentando le entrate potenziali con il minimo sforzo aggiuntivo.

L'algoritmo di Duetto suggerisce prezzi ottimali in base alla domanda attuale, aiutando gli hotel a ottenere il massimo ricavo possibile. La trasparenza e la velocità del processo di quotazione self-service migliora la soddisfazione del cliente, aumentando la probabilità di ripetere affari e referenze positive. Fornendo disponibilità e prezzi in tempo reale, Duetto consente agli hotel di rispondere più velocemente e con maggiore precisione alle richieste di offerta, offrendo loro un vantaggio competitivo nell'assicurare le prenotazioni.

“Le ricerche dimostrano che essere il primo hotel a fornire un preventivo aumenta la possibilità di accettazione del 70%. La tecnologia può metterti al top in termini di velocità di immissione sul mercato rispetto alla concorrenza”, ha affermato Wasem.

Con la tecnologia disponibile nel 2024 è scioccante che gli hotel stiano ancora perdendo opportunità di vendita di gruppo ad alto valore. La realtà è che il RevPaR ha registrato un aumento costante dopo la pandemia e alcuni albergatori si sono accontentati delle loro strategie. Gli albergatori di maggior successo sanno che l'autocompiacimento è la ricetta per essere rivoluzionati e che le tariffe non aumenteranno per sempre. Quando l’inflazione si raffredda e gli ADR finiscono per diminuire, i salari tendono a diminuire più lentamente, portando a una tempesta perfetta che distrugge completamente la redditività. Combinando questa dinamica con un'offerta ampliata di pacchetti sotto forma di sistemazioni alternative come affitti a breve termine, molti hotel si troveranno impreparati per ciò che verrà. Gli albergatori che oggi adottano gli strumenti, le tattiche e i processi aziendali giusti saranno quelli predisposti per il successo.

Questo articolo è stato creato in collaborazione da Duetto e HotelTechReport.