Che cos'è il software di gestione delle ricette?

Per prima cosa, definiamo cos'è esattamente il software di gestione delle ricette. In poche parole, il software di gestione delle ricette memorizza e organizza le ricette digitali per tutti i tipi di voci di menu. Il sistema collega gli ingredienti in ogni ricetta con la gestione dell'inventario, così puoi tenere sotto controllo i livelli di inventario in base al volume dei piatti serviti e fornisce anche informazioni su informazioni nutrizionali, costi, allergeni e modifiche. Il software di gestione delle ricette è come la spina dorsale di qualsiasi ristorante efficiente; chef esecutivi, cuochi, gestori di ristoranti e personale addetto all'approvvigionamento fanno affidamento su di essa come fonte di verità e dietro le quinte c'è un sacco di numeri che scricchiolano. Inoltre, sebbene il software di gestione delle ricette sia essenziale per i ristoranti indipendenti, può anche fornire una serie di vantaggi per le operazioni con più unità o per i ristoranti che si trovano all'interno di hotel o resort.

Caratteristiche principali del software di gestione delle ricette

Ora che hai compreso le basi del software di gestione delle ricette, entriamo nei dettagli. Quali sono le caratteristiche e le funzioni più importanti del software di gestione delle ricette?

• Creazione di ricette: questo è il cuore del software di gestione delle ricette; puoi creare versioni digitali delle tue ricette con gli ingredienti precisi, le istruzioni e le attrezzature necessarie per ogni piatto. Puoi aggiungere campi come categoria, tipo di cucina, durata di conservazione, stagione e fase di sviluppo per rendere le tue ricette facili da organizzare e trovare.

• Modifiche alle ricette: le ricette cambiano nel tempo e il tuo software di gestione delle ricette tiene traccia di ogni modifica per te in modo da poter fare riferimento alle versioni precedenti.

• Costo delle ricette : dopo aver inserito i costi delle materie prime, il software di gestione delle ricette calcolerà il costo di ogni piatto nel menu.

• Ridimensionamento della ricetta: devi adattare una ricetta per un banchetto o un evento più grande? O ridimensionare una ricetta delle dimensioni di un banchetto? Il ridimensionamento delle ricette fa il lavoro pesante per te e calcola le nuove misure degli ingredienti in base all'output desiderato.

• Allergeni e intolleranze: dopo aver creato le tue ricette, il software di gestione delle ricette identifica potenziali allergeni e interazioni con gli alimenti.

• Informazioni nutrizionali: il software può analizzare le tue materie prime e le quantità per generare dati nutrizionali da includere nei menu o stampare le etichette nutrizionali sulla confezione.

• Monitoraggio dell'inventario: anziché fare affidamento su conteggi manuali occasionali dell'inventario, il software di gestione delle ricette può calcolare l'inventario in tempo reale in base all'utilizzo degli ingredienti nelle tue ricette. Quando si tiene traccia di quali ricette sono state prodotte, il sistema sottrae i rispettivi ingredienti dall'inventario disponibile.

• Analisi di sostituzione: cosa succede se hai esaurito un ingrediente? L'analisi delle sostituzioni ti aiuterà a pianificare scenari ipotetici e ad adattare le ricette quando i parametri o gli ingredienti cambiano.

• Condivisione delle ricette: pubblica le tue ricette in una libreria di ricette a cui possono accedere vari membri del team e condivisi tra punti vendita all'interno di una struttura o ristoranti all'interno di un gruppo.

• Autorizzazioni utente: non vuoi che i tuoi stagisti culinari abbiano accesso alla tua ricetta segreta di salsa? Il software di gestione delle ricette spesso include autorizzazioni in modo da poter creare account utente che concedono agli utenti l'accesso solo ai moduli di cui hanno bisogno.

Integrazioni: nel vuoto non esiste un sistema di gestione delle ricette; per ottenere il massimo dal tuo software, dovrebbe comunicare perfettamente con altri software utilizzati dal tuo ristorante. Ad esempio, un'integrazione con il tuo sistema di punti vendita dirà al modulo di gestione dell'inventario del tuo sistema di gestione delle ricette quante di ciascuna voce di menu sono state vendute. Altre utili integrazioni includono i tuoi sistemi di contabilità, business intelligence e personale.

Vantaggi dell'utilizzo del software di gestione delle ricette

Tenere un registro digitale delle tue ricette è solo uno dei motivi per utilizzare il software di gestione delle ricette; ristoranti di tutte le dimensioni possono ottenere numerosi vantaggi interessanti dopo l'implementazione di tale strumento. Uno dei vantaggi più interessanti è il risparmio sui costi. Il software di gestione delle ricette può ridurre la spesa in alcune aree: una gestione più efficiente delle ricette riduce i costi amministrativi, un monitoraggio più accurato dell'inventario riduce gli sprechi e un'analisi più intelligente di ricette e menu consente di identificare le voci di menu più costose o meno popolari in modo da poter determinare se rimuovili o sostituiscili con ingredienti meno costosi.

Oltre a risparmiare sui costi, il software di gestione delle ricette aiuta il tuo team culinario a garantire la coerenza del cibo che serve. Memorizzando istruzioni dettagliate e note per ogni ricetta, i tuoi cuochi possono replicare perfettamente ogni ricetta ogni volta. Il monitoraggio dell'inventario aiuta anche a garantire la coerenza: conoscendo esattamente la quantità di ogni ingrediente che usi, puoi prevenire piatti inutili a causa di un articolo esaurito.

Ma i sistemi di gestione delle ricette non vanno a vantaggio solo dei ristoratori e degli chef. Grazie a strumenti di approvvigionamento intuitivi, puoi costruire relazioni più solide con i fornitori. Inoltre, puoi essere certo che stai ordinando solo ciò di cui hai bisogno in modo da non finire con un eccesso di offerta.

Quali sono i migliori sistemi di gestione delle ricette?

Se le funzionalità e i vantaggi del software di gestione delle ricette suscitano il tuo interesse, potresti chiederti come iniziare a ricercare sistemi che potresti utilizzare nella tua attività. Iniziamo subito: ecco tre dei più popolari (e apprezzati) sistemi di gestione delle ricette oggi sul mercato.

BirchStreet è uno dei migliori sistemi di gestione e approvvigionamento delle ricette nel settore alberghiero. Marchi come Hyatt, Montage e Peninsula utilizzano BirchStreet, che dovrebbe dare una grande spinta alla fiducia nelle capacità del sistema. Questo software ha aiutato i suoi utenti dell'ospitalità a risparmiare il 2-5% sui costi del cibo e il 20% sui costi di amministrazione con la sua solida suite di funzionalità. Il modulo di gestione delle ricette offre tutte le funzionalità standard che ti aspetteresti, come il ridimensionamento delle ricette e il calcolo della nutrizione. La funzionalità di approvvigionamento di BirchStreet è particolarmente forte, con potenti strumenti di gestione dell'inventario e fatturazione, che lo rendono adatto a grandi catene alberghiere o gruppi di ristoranti. BirchStreet offre anche un catalogo di materiali di formazione e risorse per il successo continuo dei clienti.

Scelto da grandi nomi del settore come Sodexo e CitizenM, Apicbase offre molto di più della semplice gestione delle ricette. È una suite completa di funzionalità di gestione di prodotti alimentari e bevande, dalla creazione e organizzazione di ricette alla gestione e analisi dell'inventario. I moduli di contabilità e approvvigionamento collegano il back-of-house ad altri dipartimenti e fornitori. Inoltre, un enorme elenco di integrazioni con sistemi come Micros, Revel e Xero rende Apicbase particolarmente potente. Apicbase funziona bene non solo per ristoranti indipendenti, ma anche per catene di ristoranti, cucine fantasma, hotel e altro ancora. Apicbase parte da $ 149 al mese e il prezzo varia in base al numero di funzionalità e posizioni.

Sebbene sia progettato per l'industria manifatturiera, MasterControl è una soluzione solida anche per i ristoranti. Si sforza di automatizzare i processi e garantire una qualità costante attraverso la creazione, l'organizzazione e la modifica di ricette sofisticate. Se la tua attività di F&B produce beni per la vendita, MasterControl può offrire un valore aggiunto, poiché la loro piattaforma Product Lifecycle Excellent ti aiuta a rimanere conforme alla legge sulla modernizzazione della sicurezza alimentare della FDA. MasterControl potrebbe non essere la scelta migliore per i ristoranti che utilizzano il punto vendita, la contabilità o altri sistemi complementari, poiché non offre molto in termini di integrazione. Ma può essere un forte contendente per un sistema di gestione delle ricette che funzioni indipendentemente da altri software.

Come scegliere il giusto software di gestione delle ricette per il tuo ristorante

Hai ristretto la tua lista ad alcuni dei migliori contendenti? Prima di prendere la decisione finale di acquisto, vorrai essere totalmente sicuro della tua scelta. È una buona idea impostare una demo con un sistema che stai seriamente considerando in modo da poter avere un'idea di come funziona davvero il sistema. Un sistema può sembrare ottimo sulla carta e nei materiali di marketing del venditore, ma non saprai mai veramente se funzionerà per te finché non potrai accedere e giocare da solo.

Se la demo va bene e puoi immaginare che il software funzioni bene nella tua struttura, allora ti consigliamo di chiarire come funzioneranno i processi di implementazione, fatturazione e supporto. Quanto tempo richiede l'implementazione? Se utilizzi già un sistema di gestione delle ricette, come puoi trasferire i tuoi dati al nuovo sistema? Avrai anche voglia di discutere la formazione per i dipendenti attuali e futuri. Ci sono risorse di formazione che il fornitore del software può fornire o sarà necessario creare i propri materiali di formazione?

Ricorda inoltre di discutere come funzionerà il rapporto in corso con il fornitore. Avrai un rappresentante dell'assistenza dedicato o le richieste di assistenza andranno in una coda generale? Il supporto è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 o solo in orari specifici? In base al tuo livello di comfort con il sistema (e quello dei tuoi dipendenti), potresti desiderare un'opzione per un supporto più pratico e reattivo. Altri argomenti da trattare sono il processo di fatturazione (fatturazione automatica o dovrai pagare manualmente una fattura?), il rinnovo del contratto (per quanto tempo rimani bloccato sullo stesso prezzo?) e le opzioni di risoluzione del contratto (cosa succede se il software non è t funziona bene per te dopo alcuni mesi?). Una volta che sei soddisfatto del piano di implementazione e del rapporto di supporto, sei pronto per impegnarti.

Gestire senza intoppi un'operazione back-of-house è complicato, ma il software di gestione delle ricette può semplificare molti processi in modo che il tuo personale possa concentrarsi su responsabilità più importanti, come creare esperienze deliziose e memorabili per i tuoi clienti in modo che tornino ancora e ancora.