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Jordan Hollander
CEO @ HotelTechReport
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Il tuo hotel ha difficoltà con gli ordini manuali, le spese non autorizzate o il caos dei fornitori? Gestire gli acquisti tra reparti, sedi e fornitori può essere un incubo logistico per gli hotel. Da prezzi incoerenti e mancanza di visibilità ad approvazioni che richiedono molto tempo e consegne mancate, i processi di acquisto obsoleti drenano l'efficienza e danneggiano i profitti.
Il software di approvvigionamento alberghiero semplifica e centralizza l'intero flusso di lavoro di acquisto, dando ai team degli hotel il pieno controllo su cosa viene ordinato, da chi proviene e quanto costa. Che tu stia acquistando cibo e bevande, prodotti per le pulizie o attrezzature per la manutenzione, questi strumenti aiutano a standardizzare le operazioni, a far rispettare la conformità e a sbloccare potenti approfondimenti sui dati che guidano decisioni di acquisto più intelligenti.
Grazie al monitoraggio dell'inventario in tempo reale, alle approvazioni automatizzate e alle integrazioni con i fornitori, le moderne piattaforme di approvvigionamento aiutano gli albergatori a ridurre i costi, eliminare gli sprechi e garantire che i team abbiano sempre ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.
In questa guida troverai tutto ciò che ti serve per valutare le migliori soluzioni di approvvigionamento alberghiero: confronta funzionalità, modelli di prezzo e casi d'uso per trovare la soluzione più adatta alla tua struttura o al tuo portafoglio.
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Il software di approvvigionamento alberghiero offre un'ampia gamma di vantaggi operativi e finanziari. Dal miglioramento dell'efficienza al rafforzamento delle relazioni con i fornitori, ecco come aiuta gli hotel a semplificare gli acquisti e ad aumentare la redditività:
1️⃣ Migliora l'efficienza operativa. Automatizza i processi di approvvigionamento chiave come la creazione degli ordini, i flussi di lavoro di approvazione e la gestione dell'inventario. Ciò riduce lo sforzo manuale e libera il personale per concentrarsi su attività strategiche, il che porta a operazioni più fluide e veloci.
2️⃣ Ottieni risparmi sui costi. Gestisci le relazioni con i fornitori in modo più efficace e negozia accordi di acquisto all'ingrosso. Il monitoraggio e la rendicontazione dettagliati scoprono opportunità nascoste di risparmio sui costi e assicurano che il budget del tuo hotel venga utilizzato in modo efficiente.
3️⃣ Aumenta trasparenza e responsabilità. Tieni traccia di ogni attività di approvvigionamento in un sistema centralizzato. La piena visibilità di tutte le transazioni garantisce la conformità alle policy e aiuta a ridurre le spese non autorizzate o inappropriate.
4️⃣ Rafforzare le relazioni con i fornitori. Centralizzare la comunicazione e le informazioni con i fornitori per promuovere partnership più solide. Una migliore collaborazione porta a prezzi migliori, consegne più affidabili e fedeltà a lungo termine con i fornitori.
5️⃣ Ottimizza i livelli di inventario. Mantieni registri di inventario accurati e in tempo reale per prevenire sovrapproduzione o rotture di stock. Assicurati che le forniture essenziali siano disponibili senza bloccare il capitale circolante in inventario in eccesso.
6️⃣ Abilita decisioni basate sui dati. Accedi a report e analisi affidabili su modelli di acquisto, performance dei fornitori e tendenze dei costi. Queste informazioni aiutano a perfezionare le strategie di approvvigionamento e a guidare il miglioramento continuo.
7️⃣ Garantisci un'integrazione di sistema senza soluzione di continuità. Collega gli strumenti di approvvigionamento con il tuo PMS, software di contabilità e altri sistemi. Ciò riduce l'immissione manuale dei dati, migliora l'accuratezza e garantisce l'allineamento tra i reparti.
Sfruttando il software per gli acquisti alberghieri, le strutture possono automatizzare i flussi di lavoro degli acquisti, ridurre gli sprechi operativi, migliorare la gestione dei fornitori e prendere decisioni più intelligenti e basate sui dati, il tutto a vantaggio dell'efficienza e della redditività a lungo termine.
Il software di approvvigionamento alberghiero include una serie di potenti strumenti progettati per semplificare gli acquisti, garantire la conformità e ottimizzare le relazioni con i fornitori. Ecco una ripartizione delle funzionalità principali:
🛒 Gestione dei fornitori. Mantieni un database centralizzato di tutti i fornitori, inclusi i dettagli di contatto, i cataloghi dei prodotti, i termini contrattuali e la cronologia delle prestazioni. Ciò consente ai team di approvvigionamento di gestire le relazioni con i fornitori in modo più efficace e negoziare accordi migliori con i fornitori preferiti.
📄 Creazione e tracciamento automatizzati degli ordini di acquisto. Genera, approva e monitora gli ordini di acquisto digitalmente. Ciò velocizza il processo di approvvigionamento, riduce gli errori manuali e fornisce visibilità in tempo reale sugli stati degli ordini nei vari reparti.
📦 Gestione inventario. Monitora i livelli di stock in tempo reale per evitare di accumulare scorte eccessive o di rimanere senza articoli essenziali. Avvisi e monitoraggio dell'utilizzo aiutano a gestire i beni deperibili e a garantire livelli di inventario ottimali.
💰 Budgeting e controllo dei costi. Tieni traccia di tutte le spese di approvvigionamento rispetto ai budget predefiniti. Il software evidenzia discrepanze e tendenze di spesa, aiutando gli hotel a intraprendere azioni correttive ed evitare spese eccessive.
✅ Flussi di lavoro di approvazione personalizzabili. Imposta catene di approvazione che si allineano alle policy della tua organizzazione. Flussi di lavoro basati sui ruoli o multilivello assicurano che gli acquisti siano adeguatamente esaminati e autorizzati prima di essere finalizzati.
📊 Reporting e analisi. Accedi a report dettagliati su modelli di acquisto, performance dei fornitori e opportunità di risparmio sui costi. Queste informazioni potenziano decisioni basate sui dati e un miglioramento continuo nella strategia di approvvigionamento.
🔗 Integrazioni di sistema. Connessione fluida con PMS, software di contabilità, strumenti di inventario ed ERP. L'integrazione riduce al minimo l'immissione manuale dei dati e garantisce dati accurati e sincronizzati tra i reparti.
📚 Gestione del catalogo prodotti. Organizza digitalmente gli articoli ordinati di frequente con prezzi, SKU e descrizioni standardizzati. Ciò riduce gli errori di ordinazione e promuove la coerenza tra più proprietà.
🏨 Supporto multi-proprietà. Centralizza le operazioni di approvvigionamento su più hotel. Condividi i contratti, standardizza i processi di acquisto e sblocca i risparmi sui costi tramite acquisti in blocco e controllo centralizzato.
📱 Accesso mobile. Accedi alla piattaforma da qualsiasi dispositivo per creare, approvare e gestire gli ordini in movimento. Ciò migliora la reattività e l'efficienza, soprattutto per i team che lavorano su proprietà di grandi dimensioni o distribuite.
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