Sono trascorsi quasi due anni dalla fusione che ha conquistato i titoli dei giornali tra due aziende leader nel settore della tecnologia per eventi, Cvent e Lanyon. L'audacia del momento ha segnato un cambiamento per l'industria delle riunioni e degli eventi, segnalando la forza e lo slancio del settore.
Un altro segnale di salute per eventi e riunioni è la sua dimensione: un punto di riferimento rrapporto di ricerca del Events Council ha valutato l'impatto di riunioni ed eventi nei soli Stati Uniti a 845 miliardi di dollari, risultato di 1,6 milioni di riunioni a cui hanno partecipato 251 milioni di partecipanti.
Come osserva Tony Wagner, Vicepresidente per riunioni ed eventi di CWT, nel 2019 Mega Trends report, questa domanda supera l'offerta di locali e hotel, creando sfide per gli albergatori:
“Provoca sfide e noi vedere più hotel che rifiutano di rispondere alle richieste di proposte, il che incoraggia i clienti ad aumentare i tempi di consegna per ottenere le proprietà che desiderano per i loro eventi.”
Gli hotel sono quindi in concorrenza più agguerrita in tempi di consegna più lunghi, cambiando il modo in cui l'albergatore medio deve affrontare la cattura della propria quota di domanda. Le seguenti tendenze sono punti guida per gli albergatori mentre navigano nella redditizia promessa del segmento in forte espansione.
Non si tratta solo della sala riunioni
Il focus sull'esperienza inizia con la selezione della sede. I partecipanti non sono più soddisfatti delle semplici camere d'albergo e degli spazi per conferenze standard, dice Riunioni ed eventi CWT’ Emma Chamberlain:
“La selezione della sede nel 2019 riguarderà l'essere avventurosi, creativi e avere lo spazio per non dover sedersi su una sedia tutto il giorno. L'esperienza dei partecipanti sta guidando tutto questo, per garantire che ogni delegato abbia una riunione creativa e di successo.”
Sono richiesti luoghi che offrono esclusività, poiché i partecipanti danno la priorità a esperienze uniche e memorabili quando scelgono quali eventi partecipare. Quando ci sono così tanti eventi e conferenze in tutto il mondo, gli hotel non dovrebbero sottovalutare l'importanza della destinazione e dell'attrattiva della sede per i potenziali partecipanti.
Albergatori senza accesso diretto a spazi storici, creativi o di altro tipo dovrebbe collegarsi con luoghi locali accattivanti per costruire un portafoglio avvincente e diversificato. Queste opzioni possono diventare armi segrete di competitività per gli albergatori che competono in un ambiente globale dinamico per riunioni ed eventi.
L'organizzazione commerciale del settore Meeting Planners International mette in evidenza le aspirazioni del settore dei meeting e degli eventi. Per ottenere una maggiore interattività nell'esperienza, un sondaggio Eventbrite ha riscontrato una crescente sperimentazione con la realtà virtuale e la realtà aumentata. Queste due tanto acclamate tecnologie danno forma a nuovi modi di interagire con un evento, spingendosi oltre lo spazio fisico esistente per creare eventi ibridi. La realtà virtuale (VR) avvicina i partecipanti remoti all'esperienza del mondo reale e può anche essere implementato in loco per aumentare le conversioni per gli espositori delle fiere. I marketer di destinazione ne sono un ottimo esempio; offrendo funzionalità VR in loco, le destinazioni innescano reazioni emotive che aumentano il ROI della partecipazione a eventi in stile fiera. La realtà aumentata (AR) sovrappone letteralmente le informazioni allo spazio fisico. Sia per l'orientamento durante un grande evento, la ricerca di espositori specifici o la creazione di nuovi cartelloni pubblicitari per gli sponsor per coinvolgere i partecipanti, l'AR espande le possibilità di eventi e riunioni come ancore del mondo degli affari. Solo pochi anni fa lo streaming live sembrava premium. Oggi, gli eventi vedono i live streaming come puntate del tavolo. Che si tratti di un flusso di entrate aggiuntivo per i partecipanti remoti o di un valore aggiunto per i partecipanti che desiderano modi flessibili per consumare i contenuti, lo streaming live è più popolare che mai. Nel sondaggio Eventbrite, il 96% degli organizzatori di eventi aveva in programma di trasmettere in live streaming nel 2019. Un altro vantaggio del live streaming è che il video può essere riconfezionato in clip più piccole per la promozione sui social media, il marketing post-evento per i partecipanti e anche come "solo video" autonomo. pacchetto. Per gli albergatori che desiderano essere competitivi, assicurati di investire nella capacità della larghezza di banda per supportare le esigenze sia dell'organizzatore dell'evento che dei partecipanti. C'è poca o nessuna pazienza o Internet lento. Le recenti mosse da IHG, Hilton e Marriott tagliare le commissioni dal 10% al 7% in Nord America ha implicazioni di vasta portata. Oltre all'evidente calo delle entrate per gli agenti di viaggio e i pianificatori di riunioni, il cambiamento richiede una maggiore innovazione nell'esperienza. All'interno di questi cambiamenti economici, la ‘festivilizzazione’ di riunioni ed eventi pone una maggiore attenzione sul forte coinvolgimento del pubblico che aumenta sia la soddisfazione dei partecipanti che la popolarità dell'evento. Ad esempio, gli albergatori dovrebbero collaborare con gli organizzatori di eventi su componenti aggiuntivi per eventi che aumentano l'impatto e le entrate, come offrendo attività fuori sede, ampliando le opzioni di menu per includere più selezioni premium e supportando nuove tecnologie all'interno dello spazio riunioni. Esistono altre opportunità di collaborazione quando si cura l'intrattenimento, si progettano elementi visivi e si pianifica il layout e il flusso di un evento. Amex GBT ha trovato più basso le commissioni sono una priorità per i pianificatori. Ora, più che mai, ogni evento deve reggersi da solo senza fare affidamento sulle commissioni degli hotel come fondamentale fonte di finanziamento. Gli hotel possono facilitare questo cambiamento aiutando a offrire eventi con l'impatto che gli organizzatori desiderano e l'esperienza che i partecipanti amano. Mormorii del dispiacere sentito nelle file del buffet funge da potente promemoria: solo perché i partecipanti mangiano il cibo non significa che gli piaccia il cibo! Le aspettative culinarie dei partecipanti all'evento sono cresciute insieme al movimento dalla fattoria alla tavola. Oggi gli hotel devono offrire un'ampia copertura di diete e preferenze, senza sacrificare la qualità o aumentare drasticamente i prezzi. Queste offerte aumentano la soddisfazione dei partecipanti, il che può aumentare la probabilità di tornare e rendere un evento più efficace. Al di fuori del programma della conferenza, c'è anche l'attrazione di un hotspot culinario all'interno di un hotel. Come luogo per eventi serali, pranzi di lavoro o cocktail, molti hotel utilizzano F&B guidato dallo chef come punto di forza della vendita. E poiché la tecnologia facilita l'efficienza all'interno delle operazioni di un hotel, queste aspettative culinarie si estendono al servizio in camera. "Con più scelte di eventi che mai, l'esperienza dei partecipanti è diventata un elemento di differenziazione e un fattore chiave nel raggiungimento degli obiettivi della riunione o dell'evento." -Amex GBT Global Meetings and Events Forecast Non è più facoltativo avere un'app per eventi. Per fortuna, ci sono modi per adattare l'investimento alle esigenze specifiche di ogni evento. Ad esempio, un'app Web costa molto meno di un'app per eventi autonoma. E sebbene l'app standalone richieda un investimento più consistente, può essere la spina dorsale integrata delle operazioni di un evento, gestendo una varietà di attività dal CRM al networking fino alla registrazione. L'app per eventi unisce l'impegno sociale creando è semplice condividere i contenuti dell'evento. Questa funzionalità stimola il coinvolgimento sia dei partecipanti che di coloro che guardano da lontano. “Il modo in cui utilizziamo i social media nella nostra vita privata viene utilizzato sempre di più nella nostra vita lavorativa. Non si tratta di aggiungere un hashtag a una riunione, ma di pensare a come utilizziamo i social media durante un evento per creare un impatto maggiore e utilizzarli molto di più per la difesa dei delegati.” -Perinalla Andren, Incontri CWT & Eventi L'app per eventi sfrutta anche l'ondata dell'intelligenza artificiale, con i chatbot guidati dall'apprendimento automatico che sono diventati onnipresenti nel 2019. Gli organizzatori di eventi e gli hotel possono sfruttare la popolarità dell'app per eventi per comunicare con i partecipanti e ospiti in modi nuovi. Essendo più utile nel fornire informazioni attraverso interfacce di conversazione, l'app si afferma ulteriormente come strumento di comunicazione indispensabile. Le riunioni e gli eventi non sono tutti affari di massa. In effetti, uno dei segmenti di riunioni ed eventi in più rapida crescita è quello più piccolo. Si tratta generalmente di personale fuori sede e piccole riunioni che non hanno molte persone ma richiedono comunque un'esecuzione ponderata. Questa tendenza è emersa dall'adozione del lavoro a distanza, che offre flessibilità geografica ai dipendenti di un'azienda ma riduce le opportunità di interazioni faccia a faccia. Per alcune aziende, trimestrali fuori sede sono diventati la norma. Tecnologia per prenotazioni di gruppo self-service a> è proliferato negli ultimi anni. Aziende come Breather e Bizly offrono un'interfaccia semplificata per organizzare in modo rapido ed efficiente una piccola riunione. L'importanza di piccole riunioni e fuori sede accelererà nel 2019. *** Quando gli hotel iniziano a rispondere alle richieste di offerta per eventi nel 2019 e oltre, non è facile prevedere come sarà il mondo una volta che un evento si avvicina. L'approccio migliore è considerare la velocità delle tendenze attuali per comprendere il probabile impatto su un evento futuro. Anche così, è impossibile prevedere il futuro, quindi gli hotel devono essere agili con le loro offerte. Gli hotel che si adattano dinamicamente saranno più adatti a catturare più preziosi meeting ed eventi commerciali.
Mainstreaming delle tecnologie VR e AR
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Le pance piene nascondono la soddisfazione culinaria
L'app per eventi integrata
Piccole riunioni e fuori sede