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Principais benefícios
Lista de verificação de recursos
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MELHOR REUNIõES E EVENTOS FERRAMENTAS

As 10 melhores ferramentas de software de gerenciamento de propostas e RFPs de hotéis

Jordan Hollander

| Ultima atualização Agosto 06, 2024

20 PRODUTOS REVISADOS

311 HOTELEIROS PESQUISADOS

Lista de fornecedores

Principais benefícios

Lista de verificação de recursos

Estimativas de preços

Perguntas e Respostas

Pesquisamos 311 hoteleiros em mais de 30 países para entender quais são os melhores fornecedores de Software de gerenciamento de propostas e RFPs, junto com tudo o que você precisa saber para comprar o Software de gerenciamento de propostas e RFPs certo para seu hotel (incluindo nosso Guia 2025 Software de gerenciamento de propostas e RFPs ). Também agregamos dados de critérios de decisão importantes, incluindo disponibilidade de integração, ecossistema de parceiros, recomendações de especialistas e muito mais (saiba mais sobre a metodologia de classificação da HTR ).

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BENEFÍCIOS

Quais são os benefícios do software de gerenciamento de propostas de hotéis?

Elimine a adivinhação: Pare de enviar suas propostas para um buraco negro. Com o software de gerenciamento de propostas, você pode acompanhar o que está acontecendo, ver por que seus clientes em potencial ainda não aceitaram suas propostas e fazer o acompanhamento.

Aumente a receita: o software de gerenciamento de propostas ajuda os hotéis a fechar mais negócios, mais rápido. No mundo competitivo das acomodações B2B, as empresas enfrentam a necessidade de tomar decisões rápidas e a criação de propostas demoradas pode acabar com os negócios.

Diferencie seu hotel: A maioria dos representantes de vendas de hotéis gasta horas em longas cadeias de e-mail para atender solicitações de propostas, o que desperdiça tempo e cria frustração com os compradores. O software de gerenciamento de propostas ajuda a acelerar esse processo e aliviar o estresse dos clientes em potencial, fornecendo a eles todas as informações necessárias para tomar uma decisão rápida com transparência.

Simplifique os fluxos de trabalho: o software de gerenciamento de propostas facilita para sua equipe elaborar, modificar e enviar propostas e reduz drasticamente o trabalho tedioso. Isso libera tempo para gastar construindo relacionamentos com clientes, gerando novos leads ou para hotéis com menos recursos financeiros - isso permite que eles enxugue sua organização de vendas.

Aumente a receita por grupo: o upselling gera uma receita incremental altamente lucrativa com reservas confirmadas e o software de gerenciamento de propostas facilita o upselling de serviços de buffet, comodidades de spa e espaços para reuniões de uma forma muito clara e transparente.

Transparência: Há o velho ditado “se você não pode medir, não pode consertar” - com o software de gerenciamento de propostas, a gerência pode obter uma visão em tempo real do pipeline de vendas e mergulhar em propostas específicas para criar um sistema de responsabilização ou tag team entre os representantes. Mais visibilidade leva a vendas maiores e menos propostas descartadas.

RECURSOS

Principais recursos a serem procurados ao escolher uma solução de software de gerenciamento de propostas

- Painel de relatórios: permite que sua equipe de vendas ou gerência geral visualize rapidamente o pipeline de alto nível e os negócios de grupo reservados e, em seguida, analise os negócios individuais para entender as áreas em que sua equipe pode melhorar sua estratégia ou ofertas.

- Reserva em tempo real: o software de proposta deve se integrar aos principais sistemas de reserva para facilitar a reserva em tempo real e bloquear quartos de hóspedes, espaços para reuniões e outros itens de inventário fixo assim que o pagamento for feito.

- Assinatura eletrônica: Já se foram os dias de máquinas de fax e threads de e-mail cheios de PDF. Ofereça assinatura eletrônica para fornecer conveniência e velocidade para seus clientes em potencial em vez de colocar barreiras na frente deles que desperdiçam tempo precioso de suas agendas ocupadas.

- Pagamentos digitais seguros: Na era do crime cibernético, não é mais aceitável receber informações de pagamento por telefone, e-mail ou fax. Processadores de pagamento seguros e criptografados devem ser aproveitados para garantir que as informações do cliente nunca sejam comprometidas.

- Interface gráfica de usuário moderna: O início e meados dos anos 2000 foram definidos pela consumerização da internet e, nos últimos 5 a 10 anos, até mesmo empresas do velho mundo começaram a perceber que compradores B2B são apenas consumidores das 9 às 5. Fornecer uma interface bonita e fácil de usar à qual esses compradores estejam acostumados é essencial para construir confiança e fechar negócios.

- Notificações de acompanhamento: As equipes de vendas de hotéis estão ocupadas e têm uma tonelada de responsabilidades. Certifique-se de que elas estejam sempre por dentro dos negócios configurando notificações acionáveis com base no estágio do negócio. Isso economizará tempo e as ajudará a priorizar seu trabalho diário.

- Propostas rápidas na web: elabore e envie rapidamente propostas de vendas para seus clientes em potencial, incluindo vários elementos auxiliares e modulares no negócio.

PREÇOS

Quais são os modelos e faixas de preços típicos que devo incluir no meu orçamento?

- Despesa de implementação. Não deve haver nenhum custo de implementação, a menos que você precise de integrações personalizadas.

- Assinatura mensal. O preço do software de proposta deve variar de US$ 70 a US$ 75 por usuário (mensal). Redes de hotéis e grupos maiores podem esperar que o preço caia por usuário com acordos negociados maiores.

IMPLEMENTAÇÃO

Como é o cronograma e o processo típico de implementação para entrar no ar?

~3 horas/hotel. O Customer Success primeiro terá uma reunião com os líderes de projeto do hotel e analisará a melhor forma de implementar o novo sistema nos fluxos de trabalho e processos atuais. Em seguida, eles definirão alguns detalhes básicos da conta para você e o apoiarão na criação das bases da sua proposta, como seus produtos e modelos de proposta. Assim que a conta estiver pronta, normalmente há uma sessão de treinamento em grupo com sua equipe mais ampla para que todos fiquem atualizados.

FAQs

Hoteleiros também perguntam

KPIs de software de RFP de hotel para se concentrar ao comprar

- Tempo por proposta. Acompanhe o tempo médio que leva para concluir cada etapa de uma proposta, desde a solicitação do lado da compra até o tempo que sua equipe de vendas leva para responder e fechar o negócio. Acompanhe também quantas mensagens de ida e volta estão envolvidas, antes e depois de implementar o software para determinar quanta eficiência foi gerada. - Receita por transação. Acompanhe a receita por negócio e até mesmo até o nível granular, entendendo quantos espaços de reunião foram vendidos, pacotes de catering etc.

Quais são as tendências mais recentes em RFPs e propostas de hotéis?

- Os hóspedes exigem transparência e sustentabilidade. Não é segredo: o combate às mudanças climáticas está se tornando cada vez mais importante e muitas pessoas querem causar um impacto positivo com suas escolhas do dia-a-dia. Como resultado, você provavelmente começará a receber alguma versão da pergunta acima com mais frequência (se ainda não estiver). E isso é bom porque é uma oportunidade poderosa para mostrar suas iniciativas verdes e impulsionar seus negócios. Vejamos como até mesmo seu processo de RPF pode contribuir para isso e ajudá-lo a conquistar mais clientes preocupados com o clima. - O upselling não é apenas para quartos de hotel. Quando você ouve 'upselling', upgrades de quartos pagos são provavelmente a primeira coisa que vem à mente. Mas você já pensou em fazer upselling para os convidados do seu evento? Embora o upselling possa ser mais comum na recepção, também existem muitas oportunidades (muitas vezes inexploradas) para o departamento de eventos. Agora você pode estar pensando: isso não vai ser muito vendável e incomodar meus convidados? Não se você fizer certo. Você não tem que gastar dinheiro com seus convidados com arremessos insistentes. Em vez disso, você pode usar o upselling para levar a experiência do evento para o próximo nível com serviços extras e opções de personalização que eles nunca pensaram em pedir. - Propostas interativas e amigáveis para dispositivos móveis. Aqui está uma verdade difícil de manter em mente: seus convidados estão ocupados e não gastam muito tempo lendo ativamente sua proposta. A melhor maneira de mantê-los engajados é fazer sua proposta curta, concisa e interativa. Permita que os próprios leitores ajustem certos elementos, como a contagem de participantes, complementos opcionais ou a seleção do menu. Isso pode aumentar sua taxa de conversão por vários motivos. Primeiro, reduz a comunicação de vai-e-vem e torna o processo de revisão de propostas mais rápido e suave. Em segundo lugar, os clientes sentem que estão mais no controle do processo de planejamento porque podem ajustar a proposta para atender às suas necessidades. Por fim, essa abordagem permite que você ofereça uma variedade de complementos atraentes. Ambos podem agregar valor à experiência do seu hóspede e aumentar sua receita.- Os hóspedes exigem transparência e sustentabilidade. Não é segredo: o combate às mudanças climáticas está se tornando cada vez mais importante e muitas pessoas querem causar um impacto positivo com suas escolhas do dia-a-dia. Como resultado, você provavelmente começará a receber alguma versão da pergunta acima com mais frequência (se ainda não estiver). E isso é bom porque é uma oportunidade poderosa para mostrar suas iniciativas verdes e impulsionar seus negócios. Vejamos como até mesmo seu processo de RPF pode contribuir para isso e ajudá-lo a conquistar mais clientes preocupados com o clima. - O upselling não é apenas para quartos de hotel. Quando você ouve 'upselling', upgrades de quartos pagos são provavelmente a primeira coisa que vem à mente. Mas você já pensou em fazer upselling para os convidados do seu evento? Embora o upselling possa ser mais comum na recepção, também existem muitas oportunidades (muitas vezes inexploradas) para o departamento de eventos. Agora você pode estar pensando: isso não vai ser muito vendável e incomodar meus convidados? Não se você fizer certo. Você não tem que gastar dinheiro com seus convidados com arremessos insistentes. Em vez disso, você pode usar o upselling para levar a experiência do evento para o próximo nível com serviços extras e opções de personalização que eles nunca pensaram em pedir. - Propostas interativas e amigáveis para dispositivos móveis. Aqui está uma verdade difícil de se manter em mente: seus convidados estão ocupados e não gastam muito tempo lendo ativamente sua proposta. A melhor maneira de mantê-los engajados é fazer sua proposta curta, concisa e interativa. Permita que os próprios leitores ajustem certos elementos, como a contagem de participantes, complementos opcionais ou a seleção do menu. Isso pode aumentar sua taxa de conversão por vários motivos. Primeiro, reduz a comunicação de vai-e-vem e torna o processo de revisão de propostas mais rápido e suave. Em segundo lugar, os clientes sentem que estão mais no controle do processo de planejamento porque podem ajustar a proposta para atender às suas necessidades. Por fim, essa abordagem permite que você ofereça uma variedade de complementos atraentes. Ambos podem agregar valor à experiência do seu hóspede e aumentar sua receita.

O que é o software de gerenciamento de propostas hoteleiras?

Na última década, os hotéis reformularam completamente seus sites e experiências de reserva do consumidor para atender às demandas dos viajantes modernos e acompanhar as práticas recomendadas de comércio eletrônico. Surpreendentemente, os processos de reservas de grupos não acompanharam o ritmo, apesar de os negócios em grupo serem frequentemente a porcentagem mais lucrativa e até a maior de reservas para muitos hotéis focados em convenções e negócios. O software de gerenciamento de propostas aproveita as mesmas práticas recomendadas de experiência do usuário com as quais os consumidores se acostumaram e os direciona para compras B2B (business to business). O software de gerenciamento de propostas ajuda os hotéis a fornecer uma experiência rápida e perfeita para os gerentes de viagens reservarem viagens para suas equipes. Este software faz tudo, desde permitir que as propostas sejam enviadas em segundos com upselling automatizado de espaços como salas de reunião, cobrança automatizada de faturas, assinatura eletrônica e até pagamentos digitais. No back-end, o software de gerenciamento de propostas torna mais fácil para os gerentes de vendas em hotéis enviar propostas de forma rápida e bonita e, em seguida, pesquisar, modificar e analisar propostas históricas ou pendentes para economizar tempo e ganhar mais dinheiro. Uma solicitação de proposta no setor de hospitalidade ocorre quando um cliente em potencial contrata locais de eventos, como hotéis, para fornecer uma cotação de espaço. O processo de RFP foi desenvolvido para agilizar o processo demorado de obtenção de novos negócios para vendedores (hotéis) e compradores (organizadores de eventos). Muitas vezes, as RFPs estão relacionadas a viagens de negócios em grupo ou a um evento corporativo. O processo de RFP do hotel normalmente envolve planejadores de reuniões enviando informações padronizadas para um grupo hoteleiro, como os requisitos para o espaço do evento, datas do evento, informações de contato, nome da empresa, orçamento e muito mais. O software de RFP para hotéis foi projetado para agilizar esse processo, tornando rápido, fácil e cada vez mais automatizado para os hotéis fornecerem cotações instantâneas para reservas. Os hoteleiros estão automatizando cada vez mais as RFPs recebidas por meio de ferramentas de gerenciamento e o software RFP está no centro da solução do problema de perder negócios para concorrentes que respondem mais rapidamente.Na última década, os hotéis reformularam completamente seus sites e experiências de reserva do consumidor para atender às demandas dos viajantes modernos e acompanhar as práticas recomendadas de comércio eletrônico. Surpreendentemente, os processos de reservas de grupos não acompanharam o ritmo, apesar de os negócios em grupo serem frequentemente a porcentagem mais lucrativa e até a maior de reservas para muitos hotéis focados em convenções e negócios. O software de gerenciamento de propostas aproveita as mesmas práticas recomendadas de experiência do usuário com as quais os consumidores se acostumaram e os direciona para compras B2B (business to business). O software de gerenciamento de propostas ajuda os hotéis a fornecer uma experiência rápida e perfeita para os gerentes de viagens reservarem viagens para suas equipes. Este software faz tudo, desde permitir que as propostas sejam enviadas em segundos com upselling automatizado de espaços como salas de reunião, cobrança automatizada de faturas, assinatura eletrônica e até pagamentos digitais. No back-end, o software de gerenciamento de propostas torna mais fácil para os gerentes de vendas em hotéis enviar propostas de forma rápida e bonita e, em seguida, pesquisar, modificar e analisar propostas históricas ou pendentes para economizar tempo e ganhar mais dinheiro. Uma solicitação de proposta no setor de hospitalidade ocorre quando um cliente em potencial contrata locais de eventos, como hotéis, para fornecer uma cotação de espaço. O processo de RFP foi desenvolvido para agilizar o processo demorado de obtenção de novos negócios para vendedores (hotéis) e compradores (organizadores de eventos). Muitas vezes, as RFPs estão relacionadas a viagens de negócios em grupo ou a um evento corporativo. O processo de RFP do hotel normalmente envolve planejadores de reuniões enviando informações padronizadas para um grupo hoteleiro, como os requisitos para o espaço do evento, datas do evento, informações de contato, nome da empresa, orçamento e muito mais. O software de RFP para hotéis foi projetado para agilizar esse processo, tornando rápido, fácil e cada vez mais automatizado para os hotéis fornecerem cotações instantâneas para reservas. Os hoteleiros estão automatizando cada vez mais as RFPs recebidas por meio de ferramentas de gerenciamento e o software RFP está no centro da solução do problema de perder negócios para concorrentes que respondem mais rapidamente.

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