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10 Best Event Management Software for Hotels in 2025

Jordan Hollander

| Ultima atualização Agosto 06, 2024

30 PRODUTOS REVISADOS

536 HOTELEIROS PESQUISADOS

Lista de fornecedores

Lista de verificação de recursos

Estimativas de preços

Perguntas e Respostas

Pesquisamos 536 hoteleiros em mais de 35 países para entender quais são os melhores fornecedores de Software de gerenciamento de eventos, junto com tudo o que você precisa saber para comprar o Software de gerenciamento de eventos certo para seu hotel (incluindo nosso Guia 2025 Software de gerenciamento de eventos ). Também agregamos dados de critérios de decisão importantes, incluindo disponibilidade de integração, ecossistema de parceiros, recomendações de especialistas e muito mais (saiba mais sobre a metodologia de classificação da HTR ).

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RECURSOS

Recursos mais importantes do software de gerenciamento de eventos

Calendário de reservas: o calendário organiza os próximos eventos (e todos os seus detalhes) em um formato fácil de ler, que contém informações como o gerente de vendas designado, o espaço, o menu escolhido, requisitos de estacionamento, necessidades de áudio e vídeo e muito mais.
Banco de dados de clientes: como um Rolodex digital, um banco de dados de clientes contém informações de contato, como endereço de e-mail e número de telefone, empresa ou organização, métodos de pagamento e histórico de eventos.
Pedidos de eventos de banquete: Um bom sistema de gerenciamento de eventos permite que você crie BEOs com apenas alguns cliques. Carregue todos os seus menus e preços uma vez, e você pode facilmente configurar BEOs com base na contagem de convidados e seleções de menu para qualquer evento.
Gerenciamento de tarefas: tarefas e rastros ajudam a evitar que detalhes passem despercebidos. Esses lembretes podem ser acionados de acordo com um fluxo de trabalho predefinido (como um lembrete para distribuir BEOs 3 dias antes de cada evento) ou ad hoc (como um lembrete para pegar a escultura de gelo para uma recepção de casamento).
Gerenciamento de relacionamento com o cliente: construa e cultive relacionamentos com clientes atuais e potenciais com o módulo CRM do seu sistema de gerenciamento de eventos. Você pode criar campanhas de e-mail que anunciem ofertas especiais, compartilhem notícias e atualizações ou enviem desejos de férias para que seu local esteja sempre em mente.
Processador de pagamento: carregue cartões de crédito facilmente com um processador de pagamento integrado.
Documentos e contratos: crie rapidamente documentos de marca, como cardápios e contratos, com a capacidade de enviar contratos para assinatura eletronicamente.
Relatórios: obtenha uma compreensão mais profunda do desempenho da sua receita com o módulo de análise do sistema de gerenciamento de eventos e automatize tarefas como compilar e enviar relatórios.
Integrações: conecte seu sistema de gerenciamento de eventos ao sistema de gerenciamento de propriedades do seu hotel, ao processador de pagamentos ou ao sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente para um fluxo contínuo de dados entre departamentos.

PREÇOS

Quanto custa um software de gerenciamento de eventos?

Os sistemas de gerenciamento de eventos geralmente vêm com uma taxa mensal, e a taxa varia com base na funcionalidade que você precisa e na escala do seu negócio. Observe que antes de estar pronto para se comprometer, é uma boa ideia fazer uma demonstração ou se inscrever para um teste gratuito para ter certeza de que está escolhendo o sistema certo. Um sistema básico de gerenciamento de eventos para um pequeno local pode custar cerca de US$ 100 por mês, e um sistema mais robusto que pode suportar vários usuários e vários locais custará algumas centenas de dólares por mês. Os sistemas de nível empresarial geralmente cobram uma taxa de configuração ou implementação, enquanto os sistemas básicos não. Se o sistema tiver um processador de pagamento integrado, você também precisará pagar uma taxa de processamento de pagamento, que geralmente é de cerca de 2% dos fundos processados.

IMPLEMENTAÇÃO

Como é o processo de implementação de um novo software de gerenciamento de eventos?

O processo de configuração de um sistema de gerenciamento de eventos pode ser rápido como um dia ou, para locais mais complexos com muito histórico, pode levar algumas semanas. A maior tarefa no processo de implementação é inserir os detalhes sobre suas salas de eventos, menus, preços, contratos e outros materiais usados no processo de vendas. Se você estiver migrando de um sistema existente, alguns sistemas de gerenciamento de eventos oferecem suporte para transferências de dados (por uma taxa), o que pode acelerar muito o processo. Caso contrário, você estará criando menus e carregando contratos manualmente. Se você opera seu local há algum tempo, também desejará carregar seu banco de dados de clientes para manter o acesso às informações de contato e ao histórico.

Depois que todos os seus dados estiverem no sistema, você pode treinar sua equipe e incorporar o sistema de gerenciamento de eventos aos seus processos diários. Uma prática recomendada antes de entrar totalmente no ar é reservar um evento de teste: passe por todas as etapas, do envio de um contrato à impressão dos BEOs, para confirmar que tudo funciona da maneira que você espera. A última coisa que você quer é usar um evento real como cobaia!

FAQs

Hoteleiros também perguntam

What success metrics (KPIs) should you focus on?

Sales revenue: An event management system should help your team book more events and pull them off more successfully, so you should see revenue growth after implementing one. Tracking your sales revenue, especially year-over-year, will help you determine the impact of this technology partner. Client satisfaction: Sending surveys after your events is a great way to collect client satisfaction data, and you can monitor this data to spot trends and determine if your current processes are working. Ideally, client satisfaction will increase after you implement an event management system.

What is an event management system?

An event management system is a software application with all the tools necessary for events professionals to sell, contract, plan, and execute a function. Key features include a booking calendar, task management, payment processing, and banquet event order creation.

What is EMS event management?

In the events industry, EMS is an abbreviation for Event Management System, which is software that sales and catering managers use to plan events and coordinate activities among the team executing the event.

What are the 7 P's of event management?

The 7 P’s is a framework to use when planning an event with as much value to the attendees as possible. The 7 P’s are Purpose (why does the event exist?), Place (where will you meet?), Partners (who will help you pull it off?), Plan (how will you pull it off?), Practice (ensuring everything runs smoothly), Promote (securing attendance), and Post-Show (thanking attendees and continuing to nurture relationships after the event ends).

What type of software applications are used in the event management business?

In addition to an event management system, which is the most comprehensive type of software in the events business, sales managers might also use catering management software and project management apps. Catering managers or meeting planners might also leverage registration software, fundraising apps, and platforms for attendee engagement (like polling apps) when executing events.