O que é um software de gestão de albergues?

O software de gerenciamento de albergues é uma solução digital especializada, projetada para ajudar os proprietários e gerentes de albergues a lidar eficientemente com as operações diárias de suas propriedades. Ele simplifica várias tarefas, como gerenciamento de reservas, atribuições de quartos, check-ins e check-outs, faturamento e comunicação com os hóspedes. O software geralmente inclui recursos para gerenciamento de inventário, processamento de pagamentos, relatórios e análises, que ajudam os albergues a otimizar as taxas de ocupação e melhorar a experiência dos hóspedes.

Os albergues têm requisitos de tecnologia exclusivos que diferem dos hotéis tradicionais devido ao seu modelo de negócios específico e mercado-alvo. Um software de gerenciamento de albergue que inclua recursos como sistema de gerenciamento de propriedades, mecanismo de reservas, sistema de reservas, gerenciador de canais e gerenciamento de receitas é essencial. Um sistema de recepção e check-in amigável e eficiente, estratégias de gerenciamento de preços e receitas, reservas diretas, integração com OTA e funcionalidade de processamento de pagamentos e faturamento também são componentes essenciais. Os sistemas de gerenciamento de albergues devem permitir oportunidades de upselling e fornecer suporte ao cliente de alta qualidade para aprimorar a experiência do hóspede e garantir a máxima lucratividade.

Neste artigo, apresentaremos as categorias essenciais de software de albergue que permitirão que você leve as operações do seu albergue para o próximo nível. Em seguida, usamos filtros avançados no HotelTechReport.com para pesquisar essas categorias para as ferramentas mais populares e mais bem avaliadas por albergues especificamente.

Tipos de software de gerenciamento de albergues

Sistema de Gestão de Propriedades de Hostel

Qualquer busca por software em hospitalidade deve começar com um sistema de gerenciamento de propriedades, ou um PMS, e isso vale também para albergues, apesar de suas características únicas (ocupação de múltiplas camas e múltiplas reservas). Este software é o “controle de missão” de suas operações, com funcionalidade para dar suporte à criação e gerenciamento de reservas, detalhes do hóspede, status do quarto e da cama, faturamento e integrações com outras tecnologias locais.

Os sistemas de gerenciamento de propriedades são comuns na indústria hoteleira, mas nem todos os PMSs têm a funcionalidade que os operadores de albergues precisam. Um PMS que funciona para albergues, como Cloudbeds e WebRezPro, oferecerá suporte não apenas ao inventário de quartos, mas também ao inventário de camas que você pode designar como masculino, feminino ou misto. Essa funcionalidade de PMS de albergue permitirá que você não apenas mantenha o controle do inventário de camas e quartos disponíveis, mas também faça reservas para uma cama específica.

Gerente de Canal de Hostel

A maioria dos albergues recebe reservas por meio de canais de terceiros, como Booking.com ou Expedia, também conhecidos como agências de viagens on-line (OTAs). É possível atualizar manualmente as tarifas e o inventário nesses sites, mas essa está longe de ser a maneira mais eficiente de administrar seu albergue. Em vez disso, você pode usar um gerenciador de canais, como SiteMinder ou RateGain, para enviar facilmente seus dados de disponibilidade e tarifas para esses canais de terceiros. Quando você obtém uma reserva em um terceiro, os dados da reserva fluirão pelo seu gerenciador de canais para seu PMS, tirando aquela cama ou quarto do inventário. Você também precisará de conexões com sites populares de reserva de albergues, como Hostel Geeks e Hostelworld.

Software de reserva e reserva de albergue

Canais de terceiros podem ser caros, e pode ser difícil comunicar completamente a exclusividade da sua propriedade nesses sites. Portanto, muitos albergues querem obter mais reservas diretas de albergues, nas quais os hóspedes reservam em seu próprio site. Configurar um site pode ser fácil o suficiente, mas a chave é permitir que os hóspedes reservem em seu site. A tecnologia que torna essas reservas diretas possíveis é um mecanismo de reserva de albergues.

Um software de reserva de albergue exibe suas tarifas e disponibilidade (do seu PMS) e permite que os hóspedes insiram suas datas, número de hóspedes, preferências de cama e outros detalhes relevantes, antes de mostrar camas ou quartos disponíveis que se encaixem nos critérios de busca. Os hóspedes podem então selecionar a opção que desejam reservar, inserir seus dados pessoais e de pagamento e clicar em "confirmar". A reserva flui de volta pelo seu mecanismo de reservas para o seu PMS de albergue, e você garantiu uma reserva livre de qualquer comissão de OTA.

Os fornecedores de mecanismos de reserva investem em tornar seu software amigável ao usuário para que seu site possa se beneficiar de uma forte taxa de conversão. Um mecanismo de reserva de alta qualidade também será compatível com dispositivos móveis para que os hóspedes possam reservar facilmente de um smartphone ou tablet. Muitos sistemas de gerenciamento de propriedades de albergues têm mecanismos de reserva integrados e construtores de sites que você pode ativar com apenas alguns cliques, enquanto outros oferecem suporte a integrações.

Software de mensagens para hóspedes de albergue

Uma maneira fantástica de alavancar a tecnologia para eliminar o trabalho manual é automatizar a comunicação com os hóspedes com um sistema de mensagens para hóspedes para albergues. Novamente, alguns PMSs têm esse recurso integrado, mas outros fornecedores, como ALICE e Whistle, são especializados em mensagens para hóspedes. No painel do seu software, você pode configurar modelos de mensagens para enviar em uma programação definida por e-mail ou SMS.

Você também pode rastrear taxas de abertura e engajamento para monitorar se os hóspedes estão recebendo e lendo suas mensagens. Por exemplo, você pode querer enviar um e-mail de confirmação automático após uma reserva ser feita. Então, no dia anterior ao check-in, você pode querer enviar um SMS com instruções detalhadas de chegada. Talvez você até queira enviar uma mensagem de texto aos hóspedes na tarde do check-in para convidá-los para seu happy hour noturno.

Sem o software de mensagens do albergue, você ou sua equipe de recepção precisariam enviar essas mensagens manualmente. O software de mensagens alivia essa carga manual e fortalece seus relacionamentos com seus hóspedes.

Sistemas de Gestão de Receitas de Hostels

Embora haja muita sobreposição de gerenciamento de receita entre albergues e hotéis regulares, os albergues têm necessidades diferentes de sistema de gerenciamento de receita em comparação aos hotéis tradicionais devido às suas diferentes estratégias de preços, demografia dos hóspedes, tipos de quarto e padrões de reserva. Os albergues exigem sistemas de gerenciamento de receita que possam se adaptar às mudanças na demanda, gerenciar o inventário de forma eficaz e precificar os quartos adequadamente para atrair hóspedes sensíveis ao preço e, ao mesmo tempo, gerar receita.

Chave móvel e check-in sem contato

Chaves móveis são cada vez mais essenciais para albergues devido ao seu alto volume de hóspedes e menos funcionários, levando a mais congestionamento nos horários de check-in e check-out. Ao contrário dos hotéis tradicionais, os albergues podem ter vários hóspedes chegando em horários diferentes, o que pode causar congestionamento na recepção. A tecnologia de chave móvel permite que os hóspedes ignorem a recepção e vão direto para seus quartos usando seus dispositivos móveis, reduzindo os tempos de espera e minimizando o congestionamento.

Esse recurso é particularmente importante para albergues com um grande número de quartos estilo dormitório e banheiros compartilhados, pois reduz a necessidade de a equipe monitorar o acesso a essas áreas. Além disso, com menos funcionários disponíveis para gerenciar o acesso dos hóspedes, as chaves móveis oferecem uma solução segura e conveniente para o acesso dos hóspedes aos seus quartos. As chaves móveis fornecem uma maneira rápida, conveniente e segura para os hóspedes do albergue acessarem seus quartos, o que é essencial para garantir uma experiência positiva para os hóspedes em um ambiente de alto tráfego.

Processador de pagamento e software de contabilidade para albergues

Agora que você está recebendo reservas, como você coleta o pagamento? Se o seu PMS não incluir um, você precisará configurar um processador de pagamento para coletar fundos dos cartões de crédito dos hóspedes e transferir esses fundos para sua conta bancária. Processadores de pagamento, como Stripe, Planet e Adyen, podem ser integrados ao seu PMS ou POS para cobrança de cartão de crédito sem esforço. Então, depois de coletar fundos, você precisa controlar para onde esse dinheiro está indo. Alguns softwares de contabilidade, como QuickBooks, são agnósticos do setor, enquanto outros, como Xero ou Inn-Flow, são específicos para hospitalidade. Dentro da sua ferramenta de contabilidade, você pode elaborar faturas, cobrar fornecedores e executar relatórios financeiros.

Sistema de ponto de venda

Além de um PMS de albergue, se seu albergue vende qualquer tipo de comida, bebida, mercadoria ou ingressos, ou cobra taxas por roupas de cama, lavanderia ou armários, então você vai querer usar um sistema de ponto de venda para lidar com o faturamento e coletar pagamentos. Alguns sistemas de gerenciamento de propriedades têm um POS integrado, enquanto outros suportam integrações de POS. Com uma integração de PMS e POS, você tem a opção de adicionar cobranças ao folio de um hóspede para que ele possa pagar por todas as compras (tarifa do quarto, F&B, mercadoria e mais) em uma transação no check-out. Muitos POSs modernos, como Micros e Clover, aceitam não apenas cartões de crédito, mas também opções de pagamento sem contato, como ApplePay e Google Pay, para que os hóspedes possam pagar usando seu método preferido.

Embora essas sejam as peças de software mais críticas para gerenciar albergues, a lista de soluções tecnológicas não termina aqui. Outras ferramentas de software comuns incluem quiosques de check-in sem contato, fechaduras inteligentes sem chave, sistemas de gerenciamento de reputação, sistemas de gerenciamento de limpeza e muito mais. Mas não se trata do número de sistemas em sua pilha de tecnologia, mas de como você os usa. Sua tecnologia deve aprimorar a experiência do hóspede do seu albergue, não complicá-la demais.

Principais características de um sistema de gestão de albergues

Um sistema abrangente de gerenciamento de albergues oferece uma gama de recursos projetados para agilizar as operações, aprimorar a experiência do hóspede e simplificar as tarefas administrativas. Aqui estão alguns recursos importantes a serem procurados:

Reservas e Gestão de Reservas

Este recurso principal permite que os albergues gerenciem reservas de forma eficiente, oferecendo um calendário unificado para rastrear disponibilidade, reservas e cancelamentos. Ele se integra a vários canais de reserva, como OTAs (por exemplo, Booking.com, Hostelworld) para atualizar a disponibilidade em tempo real e evitar overbooking.

Gestão de check-in/check-out de hóspedes

Automatizar check-ins e check-outs ajuda a equipe do albergue a reduzir o esforço manual e melhora a experiência do hóspede. Muitos sistemas suportam registro digital de hóspedes, quiosques de autoatendimento e confirmações automatizadas, fornecendo um processo tranquilo e eficiente.

Gestão de dormitórios e camas

Os albergues geralmente gerenciam acomodações no estilo dormitório, onde camas individuais são reservadas em vez de quartos inteiros. O software de gerenciamento de albergues permite que os operadores atribuam facilmente camas aos hóspedes e rastreiem os níveis de ocupação dentro dos dormitórios.

Gestão de canais

Ferramentas de gerenciamento de canais conectam albergues a várias plataformas de reservas online simultaneamente. Esse recurso sincroniza inventário e preços em vários canais, garantindo listagens precisas e evitando reservas duplicadas.

Processamento de pagamentos e faturamento

Gateways de pagamento integrados facilitam o processamento de pagamentos e a geração de faturas para os albergues. Esse recurso também suporta várias moedas e métodos de pagamento, atendendo a uma base de hóspedes internacionais.

Gestão de limpeza e manutenção

Um sistema de gerenciamento de albergue pode rastrear tarefas de limpeza, solicitações de manutenção e cronogramas de limpeza de quartos. Isso garante que os quartos e áreas comuns sejam mantidos limpos e bem conservados, melhorando a experiência do hóspede.

Acesso móvel

O software de gerenciamento de albergues baseado em nuvem geralmente inclui aplicativos móveis ou portais amigáveis ​​para dispositivos móveis, permitindo que a equipe acesse o sistema remotamente. Isso fornece flexibilidade para os gerentes monitorarem e gerenciarem as operações do albergue de qualquer lugar.

Como administrar um albergue de forma eficaz?

Administrar um albergue traz consigo seu conjunto único de desafios, desde gerenciar diversos perfis de hóspedes até garantir operações diárias tranquilas. A gestão eficaz de albergues requer um equilíbrio entre hospitalidade, organização e alavancagem das ferramentas certas para criar uma ótima experiência para os hóspedes, mantendo a eficiência operacional. Abaixo estão algumas dicas para ajudar os proprietários e gerentes de albergues a administrar suas propriedades de forma mais eficaz:

Aproveite o software de gerenciamento de albergues

Uma das maneiras mais eficientes de gerenciar seu albergue é usando um software de gerenciamento de albergue. Este software ajuda a automatizar tarefas importantes como reservas, check-ins, atribuições de quartos e pagamentos. Com um sistema confiável, você pode reduzir erros humanos, evitar overbookings e oferecer uma experiência perfeita para os hóspedes.

Mantenha uma comunicação clara com os hóspedes

Uma boa comunicação é essencial para proporcionar uma ótima experiência. Certifique-se de que sua equipe esteja disponível para responder às perguntas dos hóspedes prontamente. Use mensagens automatizadas para enviar confirmações de reserva, instruções de check-in e atualizações importantes para que os hóspedes se sintam informados e bem-vindos.

Foco na limpeza e manutenção

Manter seu albergue limpo e bem conservado é crucial. Estabeleça um cronograma para limpeza regular de dormitórios, áreas comuns e banheiros. Garanta que as solicitações de manutenção sejam tratadas prontamente para evitar inconveniências que podem impactar negativamente a satisfação dos hóspedes.

Otimize sua estratégia de preços

Ajustar as tarifas de quarto dinamicamente com base na demanda pode ajudar você a maximizar a receita. Use a análise do seu software de gerenciamento para entender os padrões de reserva e tendências de ocupação e ajuste sua estratégia de preços de acordo. Oferecer ofertas especiais durante os períodos de menor movimento ou para estadias mais longas também pode ajudar a preencher as camas.

Gerencie as finanças com eficiência

Fique de olho no seu orçamento, custos operacionais e fluxos de receita. Use um software de gerenciamento de albergue para rastrear suas finanças em tempo real e gerar relatórios. Isso ajuda você a tomar decisões informadas sobre onde alocar recursos ou como cortar custos desnecessários.