Comecemos pelo princípio: seu orçamento depende de dados históricos, que você deseja ter ao seu alcance durante o processo orçamentário. Mas os dados do hotel não são importantes apenas durante a temporada orçamentária; você deve sempre ter acesso fácil aos dados de produção que podem ser segmentados por plano tarifário, tipo de quarto , origem e perfil do hóspede. Idealmente, você não precisaria cavar para encontrar esses dados. Se os dados não estiverem prontamente disponíveis em seu PMS, você provavelmente precisará de uma solução de business intelligence ou de um software de orçamento e previsão ou de contabilidade para obter os dados necessários para preparar seu orçamento anual e um plano de negócios mais amplo. Auditorias frequentes também são uma boa ideia para garantir que os números de produção estejam sendo obtidos corretamente. Para fins orçamentários, recomendamos acessar esses dados por meio de um dashboard (ou até mesmo um grande arquivo Excel com tabelas dinâmicas) para que você possa encontrar rapidamente a ocupação em uma determinada data ou a parcela do segmento de hóspedes durante um determinado mês, por exemplo.

Para que a equipe do seu hotel permaneça em boas condições após o processo de preparação do orçamento, é importante pedir a opinião de todos. Como o departamento de vendas normalmente fornece uma grande parte da produção de quartos noturnos, e sua janela de reserva é mais longa do que os hóspedes transitórios (na maioria das vezes), estabelecer estimativas para negócios corporativos (viajantes de negócios) e grupos é um bom lugar para começar sua gestão financeira. plano. A equipe de vendas pode fornecer estimativas de produção de diárias por conta, por mês, se possível. Os gerentes de vendas conhecem melhor seus clientes e provavelmente saberão se uma determinada conta produzirá mais ou menos do que no ano anterior. Essa base permitirá que você faça um orçamento para hóspedes transitórios com mais precisão.

Depois de obter uma base da equipe de vendas, você pode mudar de marcha para pensar na demanda de lazer do setor hoteleiro. A criação de um calendário de demanda é uma ótima maneira de entender as tendências de check-in sazonais e específicas do mercado, e destacará os bolsos onde pode haver alguma oportunidade de obter receita adicional antes que esses períodos de necessidade cheguem a você mais tarde. Uma prática recomendada é criar um calendário no Excel, com cada semana como uma linha e cada coluna como um dia da semana. Insira a ocupação projetada na célula de cada dia. Uma projeção diária permite que você seja granular, pois uma sexta-feira de maio pode ser significativamente mais movimentada (ou mais lenta) do que outra sexta-feira de maio. Da mesma forma, datas na mesma semana podem apresentar grandes flutuações na demanda. Por exemplo, o fim de semana do Memorial Day pode ser previsto com 100% de ocupação, mas 2 de janeiro pode estar mais próximo de 30%. Em seguida, usando a formatação condicional, você pode aplicar códigos de cores para identificar rapidamente os períodos de maior e menor demanda.

Todos os dados que analisamos até agora são específicos do seu hotel. Mas o desempenho do seu conjunto competitivo é um fator importante no seu desempenho futuro. Alguns hotéis em seu conjunto estão crescendo mais rápido do que outros? Um hotel está roubando parte do resto? Recomendamos estudar pelo menos dois anos de dados de STR que mostrem o desempenho de seus hotéis comparáveis. Ao comparar as métricas ano a ano, você pode determinar se os hotéis concorrentes estão crescendo ou diminuindo sua participação. Um hotel que tem uma tendência negativa ano a ano pode significar mais demanda chegando ao seu hotel, ou pode sinalizar reduções de taxa naquele hotel, o que pode roubar parte do seu hotel.

Além dos dados dos concorrentes, você deve incorporar as tendências da demanda local ao seu orçamento. Garanta que seu orçamento reflita a demanda do mercado em feriados e durante grandes eventos, como conferências, jogos esportivos, formaturas, shows e muito mais. O seu Convention and Visitors Bureau local é um bom recurso para esta informação. Mesmo se você trabalha no mercado há décadas, os horários dos eventos mudam, por isso é uma boa ideia verificar o calendário local de eventos todos os anos para garantir que seu orçamento reflita os drivers de demanda mais atuais.

Um bom orçamento não está completo sem um pouco de investigação! Embora você já tenha analisado os relatórios de STR do seu compset , considere se inspirar em suas campanhas de vendas ou táticas de marketing. Algumas lojas simples em seus sites podem dar dicas sobre o que seus concorrentes planejaram para o ano e fornecer inspiração para suas próprias promoções. Normalmente, o conjunto que um gerente de hotel seleciona compartilhará um número semelhante de quartos e executará operações de hotel semelhantes. Isso é ótimo para comparar maçãs com maçãs, mas você deve expandir seu conjunto neste exercício para obter mais inspiração para seu orçamento operacional no próximo ano.

Ufa! Você completou toda a sua pesquisa e análise, e agora é hora de cruzar seus T's e pontilhar seus I's antes de enviar o orçamento final. Reserve algum tempo para voltar atrás e se perguntar se os números que você criou fazem sentido. Tudo parece realista, mas ainda desafiador?

Embora a temporada de orçamento geralmente aconteça uma vez por ano, você não deve guardar seus materiais de preparação de orçamento até o próximo ano. Revisitar seu orçamento regularmente ajudará você a entender o desempenho atual e refinar sua estratégia de orçamento para os próximos anos. Alguns hoteleiros até optam por usar um orçamento móvel, no qual, todos os meses, adicionam um novo mês à sua previsão para que sempre tenham uma previsão completa de 12 ou 13 meses.

Em última análise, sua estratégia e processo de orçamento devem ser adaptados às necessidades específicas do seu hotel, portanto, pode levar algum tempo para determinar o que funciona melhor. Ainda tem dúvidas sobre como preparar o orçamento do seu hotel? Nos informe!