O que é um software de gerenciamento de força de trabalho?

Se você ainda não ouviu falar de software de gerenciamento de força de trabalho, talvez esteja familiarizado com software de gerenciamento de trabalho. Ambos os termos referem-se a um sistema que lhe dá as ferramentas para equipar o seu negócio de forma eficaz, desde a programação e previsão até à cronometragem e folha de pagamento. Ao longo do tempo, com entradas como níveis de ocupação e produção noturna de quartos, um sistema de gerenciamento de força de trabalho fornecerá previsões e recomendações de pessoal que ajudam a reduzir custos trabalhistas, reduzir horas extras e evitar excesso de pessoal, mantendo o mesmo padrão de experiência do hóspede.

Por que o software de gerenciamento de força de trabalho é necessário para hotéis?

Talvez você ou seus gerentes estejam definindo horários manualmente, e esse processo funciona decentemente bem. Por que você deve considerar a mudança para o software de gerenciamento de força de trabalho agora? A maneira como as pessoas querem trabalhar hoje é muito diferente do que era no passado, e o software de gerenciamento de força de trabalho pode ajudá-lo a permanecer relevante e competitivo no mercado de trabalho.

Com o crescimento da economia gig, muitos trabalhadores de serviços têm a opção de definir seus próprios horários se trabalharem como contratados de empresas como Uber, Instacart ou DoorDash. As empresas de hospitalidade devem competir com esses gigantes da economia gig, e os funcionários da hotelaria querem mais flexibilidade de agendamento e equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Da mesma forma, as preferências dos funcionários mudaram para pagamento instantâneo - os membros de sua equipe não querem esperar uma semana ou duas por seus contracheques. O software de gerenciamento de força de trabalho oferece opções de folha de pagamento modernas e flexíveis que dão a seus funcionários mais controle sobre suas finanças.

Além disso, muitas empresas de hospitalidade estão enfrentando escassez de funcionários e precisam oferecer a mesma experiência aos hóspedes com menos funcionários. Hoteleiros como você devem agendar sua equipe de forma eficaz para maximizar os conjuntos de habilidades que você tem trabalhando a qualquer momento. O software de gerenciamento de força de trabalho oferece as ferramentas para não apenas agendar funcionários para turnos, mas também agendar funcionários com as melhores habilidades e experiência para cada turno exclusivo.

Principais benefícios do software de gerenciamento de força de trabalho

Agora que entendemos por que o software de gerenciamento de força de trabalho é oportuno e os benefícios que ele traz para os funcionários, você pode estar se perguntando quais benefícios ele pode trazer para suas operações hoteleiras e seus resultados financeiros. Essa tecnologia pode agregar valor de várias maneiras:

• Aumente a receita operacional líquida: Os hotéis podem reduzir os custos trabalhistas em 3-5% usando software de gerenciamento de força de trabalho, e essa redução nos custos leva a um aumento nos lucros operacionais.

• Processo de agendamento mais eficiente: os gerentes podem gastar menos tempo agendando, pois o software de gerenciamento de força de trabalho prevê as necessidades de agendamento com base nos padrões de trabalho que você define e na ocupação prevista.

• Evite problemas de pessoal antes que eles aconteçam: o software de gerenciamento de força de trabalho pode detectar ineficiências para que você possa resolvê-los antes de encontrar uma situação de excesso de pessoal ou custos de mão de obra extras desnecessários.

• Melhore o GOP e o GOPPAR: Reduzir horas extras e alavancar estrategicamente os contratados pode aumentar seu lucro operacional bruto por quarto disponível.

• Maior produtividade: o software de gerenciamento de força de trabalho fornece informações sobre métricas de produtividade, como minutos por sala gastos em limpezas, divididos por tipo de sala e tipo de limpeza, para que você possa encontrar oportunidades para sua equipe ser mais eficiente com seu tempo.

• Valor patrimonial líquido mais alto: Qualquer aumento na receita operacional líquida, por sua vez, aumenta o valor patrimonial líquido do seu hotel, uma métrica que os proprietários e gerentes de ativos observam de perto.

Recursos do software de gerenciamento de força de trabalho

O software de gerenciamento de força de trabalho pode agregar valor significativo ao seu hotel, mas como ele faz isso? Aqui estão os recursos mais críticos do software de gerenciamento de força de trabalho:

• Padrões trabalhistas: Da mesma forma que seu sistema de gerenciamento de propriedade pode acomodar regras de estadia, como ocupação máxima e duração mínima de estadia, seu software de gerenciamento de força de trabalho pode funcionar com seus requisitos exclusivos de pessoal. O software geralmente facilita a adição desses requisitos por meio de um menu semelhante a um assistente.

• Integração de dados operacionais: Para fazer previsões e agendamentos precisos, seu software de gerenciamento de força de trabalho se conecta a fontes externas de inteligência de negócios, como seu sistema de gerenciamento de propriedades ou seu software de contabilidade. Esses dados garantem que as recomendações de agendamento do software sejam mais eficientes e alinhadas com os níveis de ocupação previstos.

• Visão geral diária dos cronogramas: os gerentes podem ter uma noção rápida dos níveis e cronogramas de pessoal com apenas uma olhada, graças aos painéis do software de gerenciamento de força de trabalho - podem facilmente fazer alterações, se necessário. Gerentes gerais, proprietários ou líderes em nível de portfólio também podem gerenciar painéis de vários hotéis de uma só vez.

• Integração de cronometragem e folha de pagamento: Conectar seu sistema de ponto e presença permite monitorar horas extras, ausências, socos não pareados e atrasos em tempo real para que você possa agir imediatamente.

• Benchmarking: com comparações com fontes de dados externas, você pode contextualizar o desempenho do seu hotel com as médias do mercado e as tendências dos concorrentes. Da mesma forma, os gerentes que trabalham com um portfólio de hotéis podem comparar o desempenho entre as propriedades.

• Compatível com dispositivos móveis: Trabalhar com seu software de gerenciamento de mão de obra não se limita ao seu computador desktop; a maioria dos softwares é compatível com dispositivos móveis para que você possa acompanhar os níveis de sua equipe e a produtividade mesmo quando estiver longe de sua mesa ou fora da propriedade. Além disso, seus funcionários podem acessar convenientemente suas agendas e solicitar folgas em seus dispositivos móveis. A maioria das soluções modernas de gerenciamento de força de trabalho (wfm) terá um aplicativo móvel para gerenciamento de capital humano em movimento, sabendo que os relógios de ponto

• Funcionalidade específica do hotel: o uso de um sistema projetado para empresas de hospitalidade acelerará o treinamento, a integração e o gerenciamento diário.

Principais sistemas de gerenciamento de força de trabalho usados em hotelaria

Um sistema de gestão da força de trabalho parece adequado para o seu hotel? Nem todos os sistemas são criados iguais, e alguns têm mais funcionalidade (e um preço mais alto) do que outros. Comece seu processo de pesquisa analisando esses principais sistemas de gerenciamento de força de trabalho:

Como escolher um sistema de gerenciamento de força de trabalho

Antes de tomar a decisão final sobre um sistema de gerenciamento de força de trabalho para o seu hotel, você deve fazer algumas perguntas de alto impacto e fazer uma demonstração com um representante de vendas. Alguns sistemas também oferecem avaliações gratuitas, o que é uma ótima maneira de ter uma ideia do desempenho do sistema. Durante seu processo de pesquisa e seleção, tenha em mente estas perguntas:

• Como é o processo de configuração? Quanto tempo leva e quanto trabalho é exigido de você? Deve haver custos mínimos de implementação e a configuração deve ser concluída em 30 dias.

• Quais recursos de treinamento estão disponíveis? Idealmente, o sistema deve fornecer recursos sob demanda e de ritmo próprio que você possa usar para o treinamento inicial e para novas contratações futuras.

• Existem modelos de mão de obra específicos para hospitalidade disponíveis? Mesmo se você escolher um sistema que não foi projetado especificamente para o setor hoteleiro, um sistema genérico de gerenciamento de local de trabalho deve ter modelos para uma variedade de negócios diferentes, incluindo hotéis. Esses modelos economizarão seu tempo enquanto você configura o sistema.

• Que relatórios são fornecidos? Os administradores devem ser capazes de personalizar e agendar relatórios com dados em tempo real.

Pronto para diminuir os custos trabalhistas e aumentar a eficiência operacional ao mesmo tempo em que melhora a experiência dos funcionários em seu hotel? O software de gerenciamento de força de trabalho pode ser uma excelente maneira de aumentar o lucro operacional, aumentar a produtividade e gerar valor para os proprietários.