Die Telefonanlage Ihres Hotels kann eine kostspielige Belastung oder ein Gewinn sein. Selbst in einer Welt, in der Gäste lieber ihre eigenen Geräte mitbringen und möglicherweise nie zum Telefon im Zimmer greifen, muss Ihr Team untereinander und mit der Außenwelt in Kontakt bleiben. Tatsächlich sind Telefonanrufe für viele Hotels immer noch ein starker Geschäftsfaktor!
Ganz gleich, ob Sie eine neue Immobilie bauen oder über ein technisches Upgrade nachdenken: Hier finden Sie alles, was Sie über PBX-Geschäftstelefonsysteme für Hotels wissen müssen.
Why Do Hotels Need Specialized Phone Systems?
Hotels benötigen aus mehreren Gründen spezielle Telefonsysteme:
Gästekommunikation: Hotels sind stark auf eine effektive Kommunikation mit ihren Gästen angewiesen. Spezielle Telefonsysteme bieten Funktionen wie Anrufer-ID, Weckrufe, Bestellung beim Zimmerservice und Voicemail, sodass Gäste problemlos mit der Rezeption kommunizieren und auf Hotelservices zugreifen können.
Zimmerverwaltung: Hotels benötigen Telefonsysteme, die in ihre Property-Management-Systeme (PMS) integriert sind. Diese Integration ermöglicht Funktionen wie automatisches Einchecken, Aktualisierungen des Zimmerstatus und optimierte Gästeservices und verbessert so die betriebliche Effizienz.
Gästeerlebnis: Ein spezielles Hoteltelefonsystem verbessert das Gesamterlebnis der Gäste. Funktionen wie personalisierte Begrüßungen, schneller Zugriff auf Hotelservices und effiziente Anrufweiterleitung tragen zu einem reibungslosen und angenehmen Aufenthalt der Gäste bei.
Interne Kommunikation: Hotelmitarbeiter benötigen eine effektive interne Kommunikation, um Abläufe zu koordinieren und schnelle Dienstleistungen zu erbringen. Spezialisierte Telefonsysteme bieten Funktionen wie Intercom-Funktionalität, Gruppenanrufe und Messaging-Funktionen und ermöglichen so eine effiziente Kommunikation zwischen Hotelmitarbeitern.
Notfallsituationen: Im Notfall benötigen Hotels zuverlässige Kommunikationssysteme, um die Sicherheit und das Wohlbefinden von Gästen und Mitarbeitern zu gewährleisten. Spezialisierte Telefonsysteme umfassen häufig Notruffunktionen, die Integration in Feuermeldesysteme und die Möglichkeit, wichtige Informationen schnell an alle Räume zu übermitteln.
Skalierbarkeit: Hotels haben aufgrund der saisonalen Nachfrage und unterschiedlichen Auslastungsraten häufig schwankende Kommunikationsbedürfnisse. Spezialisierte Telefonsysteme können leicht skaliert werden, sodass Hotels nach Bedarf ohne nennenswerte Unterbrechungen oder Kosten Telefonleitungen oder Nebenstellen hinzufügen oder entfernen können.
Kosteneffizienz: Spezielle Hoteltelefonsysteme können kostensparende Vorteile bieten. Sie bieten oft Funktionen wie unbegrenzte Anrufpläne, reduzierte Auslandsgesprächstarife und die Integration mit CRM-Systemen, was eine effiziente Verwaltung der Gästekommunikation ermöglicht und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle hält.
Integration mit Technologien: Hotels setzen zunehmend neue Technologien ein, um das Gästeerlebnis zu verbessern und Abläufe zu optimieren. Spezialisierte Telefonsysteme können in andere Hoteltechnologien wie Gästemanagementsysteme, mobile Apps und Gebäudeautomatisierungssysteme integriert werden, um ein nahtloses und vernetztes Gästeerlebnis zu schaffen.
Funktionalität und Anpassung: Hoteltelefonsysteme sind auf die spezifischen Bedürfnisse der Hotelbranche zugeschnitten. Sie bieten Funktionen wie automatische Telefonzentrale, Integration des Zimmerstatus, Anrufaufzeichnung und individuelle Begrüßungen, die auf die individuellen Anforderungen von Hotels und ihren Gästen zugeschnitten sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass spezialisierte Hoteltelefonsysteme die notwendigen Tools und Funktionen bereitstellen, um eine effektive Kommunikation zu ermöglichen, das Gästeerlebnis zu verbessern, Abläufe zu optimieren und die Sicherheit und Zufriedenheit von Gästen und Mitarbeitern zu gewährleisten.
Key Features of Hotel Phone Systems
Hoteltelefonsysteme erfordern spezielle Funktionen, um den Anforderungen des Gastgewerbes gerecht zu werden und ein nahtloses Gästeerlebnis zu bieten. Zu diesen Funktionen gehören:
Auto Attendant: Ein automatisiertes Sprachsystem, das eingehende Anrufe an die entsprechende Abteilung oder Nebenstelle weiterleitet, wodurch die Effizienz gesteigert und die Kommunikation optimiert wird.
Schreibtischtelefon: Herkömmliche Telefongeräte an der Rezeption und in anderen Personalbereichen des Hotels für schnelle und zuverlässige Kommunikation.
Check-in-Integration mit PMS: Integration mit dem Property Management System (PMS), um den automatischen Check-in der Gäste und Aktualisierungen des Zimmerstatus zu ermöglichen.
Anrufer-ID und Benachrichtigungen: Anzeige von Anruferinformationen und Bereitstellung von Benachrichtigungen für eingehende Anrufe, um einen schnellen und personalisierten Gästeservice zu gewährleisten.
Videokonferenzen: Die Möglichkeit, Videokonferenzen für Remote-Meetings und virtuelle Gästeinteraktionen durchzuführen.
Rufgruppen: Gruppierung mehrerer Nebenstellen, um sicherzustellen, dass eingehende Anrufe gleichmäßig auf die verfügbaren Mitarbeiter verteilt werden.
Analoge und IP-PBX-Telefonsysteme: Unterstützung für analoge und IP-basierte Telefonsysteme, was Flexibilität und Kompatibilität mit verschiedenen Technologien ermöglicht.
Anrufaufzeichnung: Die Möglichkeit, Anrufe zur Qualitätssicherung, zu Schulungszwecken und zur Streitbeilegung aufzuzeichnen.
Softphone: Softwarebasierte Telefonanwendungen, die es Mitarbeitern ermöglichen, Anrufe auf ihren Computern oder Mobilgeräten zu tätigen und entgegenzunehmen.
Telefonie und Telefonleitungen: Die Bereitstellung von Telefonleitungen und Telefondiensten zur Abwicklung eingehender und ausgehender Anrufe.
Telefonsysteme für kleine Unternehmen und das Gastgewerbe: Maßgeschneiderte Lösungen, die speziell für kleine Unternehmen und die besonderen Anforderungen des Gastgewerbes entwickelt wurden.
Internationale Anrufe und CRM-Integration: Erleichterung internationaler Anruffunktionen und Integration mit CRM-Systemen (Customer Relationship Management), um die Kommunikation und den Service der Gäste zu verbessern.
Bitte nicht stören: Gäste können ihre Zimmertelefone auf den Modus „Bitte nicht stören“ einstellen, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Kommunikationssystem: Ein umfassendes System, das verschiedene Kommunikationskanäle wie Sprache, Messaging und Video umfasst.
Callcenter-Funktionalität: Bereitstellung von Funktionen wie Anrufweiterleitung, Anrufverwaltung, IVR (Interactive Voice Response) und Anrufaufzeichnung für eine effiziente Anrufbearbeitung und Kundenservice.
Zimmerstatus und optimierte Abläufe: Integration in das Zimmerstatussystem des Hotels, um den Zimmerumsatz effizient zu verwalten und den Betrieb zu optimieren.
Mobiltelefone und Festnetzanschlüsse: Unterstützung sowohl für Mobiltelefone als auch für herkömmliche Festnetzgeräte, um die Konnektivität zwischen verschiedenen Geräten sicherzustellen.
VoIP-Telefonsysteme: Nutzung der Voice over Internet Protocol (VoIP)-Technologie, um kostengünstige und funktionsreiche Telefondienste zu ermöglichen.
SMS und Konferenzgespräche: Bietet SMS-Funktionen für Textnachrichten und ermöglicht Konferenzgespräche für gemeinsame Diskussionen.
Beste Anbieter von Hoteltelefonsystemen: Identifizierung seriöser Anbieter, die für die Bereitstellung zuverlässiger und funktionsreicher Hoteltelefonsysteme bekannt sind.
Pro Benutzer und unbegrenzte Anrufe: Preismodelle basieren auf der Anzahl der Benutzer und bieten unbegrenzte Anrufpläne für kostengünstige Kommunikation.
Anrufweiterleitung und Voicemail: Ermöglicht die Anrufweiterleitung an verschiedene Nebenstellen oder Mobilgeräte und stellt Voicemail-Dienste für verpasste Anrufe bereit.
IP-Telefone und cloudbasierte Lösungen: Unterstützung von IP-Telefonen und Nutzung cloudbasierter Lösungen für Skalierbarkeit, Flexibilität und einfache Verwaltung.
Rezeption und Weckrufe: Spezielle Funktionen für die Rezeption, einschließlich Weckruffunktionen zur Verbesserung des Gästeservices.
Apps und Zimmertelefone: Mobile Anwendungen für Mitarbeiter zur Verwaltung von Anrufen und Gästeservices sowie dedizierte Zimmertelefone in Gästezimmern für eine bequeme Kommunikation.
Diese Funktionen tragen gemeinsam zu einem robusten und effizienten Hoteltelefonsystem bei, verbessern die Kommunikation, das Gästeerlebnis und die allgemeine Funktionalität im Gastgewerbe und sind gleichzeitig kostengünstig.
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What is a PBX Phone System?
Eine Private Branch Exchange (PBX) ist ein privates Telefonnetz für Ihr Eigentum (oder Unternehmen). Es ist eine schicke Art, „Telefonsystem für Unternehmen“ zu sagen. Eine PBX-Anlage ermöglicht sowohl internes als auch externes Wählen, sodass Benutzer untereinander und mit der Außenwelt kommunizieren können. Es bietet Funktionen wie Nebenstellen, Wartemusik, Anrufweiterleitung, Warteschleifen, Anrufkonferenz und Anrufverwaltung außerhalb der Geschäftszeiten.
Herkömmliche PBX-Telefonsysteme waren analog und über vergrabene Festnetzleitungen mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden. Wir empfehlen diese nicht! Bei diesen Systemen sind Sie entweder an die Hardware oder den Anbieter gebunden, was Ihre Optionen für Upgrades einschränkt und Sie oft mehr Geld kostet. Darüber hinaus ist es sehr wertvoll, sich für ein modernes PBX-System zu entscheiden, das digitale Konnektivität nutzt, um geschäftsfördernde Funktionen bereitzustellen.
Während es sich bei PBX um eine veraltete Technologie handelt, die ursprünglich auf der Nutzung analoger Telefonzentralen beruhte, verwenden die meisten gehosteten PBX-Systeme, die heute von Hotels verwendet werden, digitale Netzwerkprotokolle (IP) für interne Anrufe, die als IP-PBX bezeichnet werden. Eine Alternative zur virtuellen Telefonanlage ist VoIP, was für „Voice over the Internet“ steht.
Bevor wir uns mit diesen Funktionen und Vorteilen befassen, ist es hilfreich, die strukturellen Vorteile einer modernen PBX-Anlage im Vergleich zu einem herkömmlichen Festnetzsystem zu kontextualisieren:
Konnektivität: PBX optimiert die interne Kommunikation. Sie können so viele verschiedene Leitungen intern verbinden, wie Sie möchten, und das alles, ohne die Kosten pro Leitung einer herkömmlichen Konnektivität zahlen zu müssen. Sie profitieren außerdem von hochauflösenden Anrufen und mehr Möglichkeiten, mit Kollegen und Kunden sowie Gästen vor Ort in Kontakt zu treten.
Erreichbarkeit: Durch die direkte interne Kommunikation bleibt die Erreichbarkeit unter Kollegen erhalten. Das System leitet Anrufe nicht an eine externe Vermittlungsstelle und dann zurück in die Organisation weiter, was das System zuverlässiger macht – und Ihre Kollegen leichter erreichbar.
Flexibilität. Sie können Mobilteile hinzufügen oder entfernen, ohne dass Ihnen langfristige Kosten pro Telefonanschluss entstehen. Und Sie können Ihr Telefonsystem einfacher an veränderte Anforderungen anpassen und im Laufe der Zeit auf neue Funktionen upgraden.
How Does a PBX Phone System Work?
Moderne PBX-Systeme basieren zur Kommunikation auf IP (oder Internet Protocol). IP-PBX-Systeme wandeln IP-Anrufe von digital in analog um, sodass sie über herkömmliche Festnetzanschlüsse weitergeleitet werden können.
Da die Systeme zur Kommunikation Internet-Breitband statt Festnetz-Kupferleitungen nutzen, stehen mehr digitale Funktionen zur Verfügung, die zu unserer heutigen Geschäftsabwicklung passen. Ein IP-PBX-System nutzt dasselbe lokale Netzwerk, das Ihr Anwesen zum Anschließen seiner Computer verwendet, sodass jedes Telefon über Ethernet (und nicht über eine Telefonbuchse) verbunden wird. Bei älteren Objekten kann dies ein Upgrade auf Ethernet-fähige Telefone erfordern; Die meisten modernen Telefone sind dazu in der Lage.
Ähnlich wie bei anderen Elementen der Konnektivitätsinfrastruktur Ihrer Immobilie haben Sie für Ihre IP-PBX zwei Optionen: virtuell/gehostet oder vor Ort. Die virtuelle Option wird von Ihrem Anbieter gehostet und die On-Premise-Option befindet sich vor Ort.
Die Entscheidung zwischen Cloud-basiert und On-Premise wird von Kosten und Komplexität bestimmt. Kleinere Immobilien mit einfacheren Systemen werden wahrscheinlich mehr von virtuellen Systemen profitieren, die einfacher einzurichten sind, niedrige Vorabkosten und vorhersehbare monatliche Gebühren haben. Größere Immobilien mit größerer Komplexität bevorzugen möglicherweise die Nähe und Kontrolle vor Ort, da die zusätzlichen Einrichtungskosten und die laufenden Wartungsgebühren einen lohnenden Kompromiss für besseren Zugang und mehr Anpassung darstellen.
How Hotels Use a PBX Phone System
Auch wenn Gäste bei der Kommunikation mit dem Personal zunehmend auf ihre Mobiltelefone angewiesen sind, bilden Hoteltelefonsysteme das Kommunikationsrückgrat für die meisten Hotelbetriebe. Von der Rezeption über das Backoffice bis hin zu den Gästezimmern ist das System im gesamten Hotel im Einsatz.
Die Rezeption ist die Kommunikationszentrale des Hotels. Über das Telefonsystem können Gäste die Rezeption erreichen – und einige Systeme zeigen dem Mitarbeiter an der Rezeption auch den Namen des Gastes an, was die persönliche Begrüßung erleichtert. Das System ermöglicht es der Rezeption außerdem, automatische Erinnerungen (z. B. Weckrufe) einzurichten und lästige Aufgaben zu entlasten. Mit einem digitalen Operator kann das Telefonsystem Anrufe auch an andere Abteilungen (z. B. Zimmerreinigung und Zimmerservice) weiterleiten, sodass sich die Rezeption um andere Aufgaben kümmern kann.
Auch das Backoffice ist ein starker Nutzer des Telefonsystems. Ihr Vertriebsteam verfügt über spezielle Durchwahlen sowie digitale Voicemails, die direkt in E-Mails transkribiert werden können. Ihr Hoteltelefonsystem kann auch Faxe verarbeiten, sodass Ihr Team Buchungsbestätigungen von Vermittlern erhalten kann. Mitarbeiter können den „Bitte nicht stören“-Modus einstellen und Telefonanrufe automatisch an Mobiltelefone weiterleiten, wenn sie sich außerhalb des Gebäudes befinden.
Das Gästeerlebnis profitiert in mehrfacher Hinsicht von einer modernen Telefonanlage. Natürlich gibt es das Zimmertelefon, das eine direkte Verbindung zum Personal bietet, und die meisten modernen Systeme unterstützen mehrsprachige Nachrichten. Aber es gibt auch einen großen Vorteil, der verborgen bleibt: Integrationen. Ein altes Festnetzsystem führt nur ein paar Hauptfunktionen aus: Anrufe und Voicemails. Wenn Sie ein System mit eingeschränkter Nutzung durch ein flexibleres System ersetzen, können Sie eine Kommunikationsinfrastruktur aufbauen, die den Vorlieben der Gäste gerecht wird. Sie könnten beispielsweise die Telekommunikationsinfrastruktur Ihrer Unterkunft erweitern, um die Smartphones der Gäste zu unterstützen und so deren Abdeckung während ihres Aufenthaltes auf der Unterkunft zu erweitern. Weitere nützliche Integrationen: die Möglichkeit, PMS-Codes vom Gästezimmer aus einzugeben, um den Zimmerstatus und die Verfügbarkeit zu aktualisieren, sowie eine Verbindung zum WLAN vor Ort für eine nahtlose Abrechnung.
What to Look For in a PBX Phone System For Hotels
Die Wahl des besten PBX-Systems für Ihr Hotel hängt davon ab, wie Sie es in Ihren bestehenden Kommunikationsfluss integrieren möchten. Der beste Weg, über ein Hoteltelefonsystem nachzudenken, besteht darin, es als eine weitere Anwendung in Ihrem Technologiebestand zu betrachten. Es sollte sich in alles andere integrieren lassen, sodass Sie die volle Funktionalität nutzen können.
Hier sind einige Dinge zu beachten:
Integrationen: Da IP-PBX das Internet nutzt, kann es verschiedene Tools integrieren und zwischen ihnen austauschen. Wir empfehlen, einen kurzen Überblick über die verschiedenen Kommunikationsflüsse zu erstellen, um zu verstehen, wie Sie eine IP-PBX-Anlage implementieren möchten. Einer der größten Anwendungsfälle ist die direkte Integration in Ihr CRM, sodass Sie Anrufe protokollieren und sicherstellen können, dass Vertriebsteams schnell mit Interessenten und Kunden in Kontakt treten.
Digitaler Operator: Ihr PBX-System ist Ihr digitaler Operator, der Anrufe weiterleitet und Gästen hilft, die richtige Person zu erreichen.
Notrufe: Wenn Gäste Notrufnummern anrufen, sollte die Rezeption sofort benachrichtigt werden.
Rufgruppen: Wie Sie wissen, kann es an der Rezeption und im hinteren Teil des Hauses schnell zu viel Betrieb kommen. Durch die Möglichkeit, Klingelgruppen einzurichten, die mehrere Telefone klingeln lassen, bis eines davon antwortet, behält Ihr Team den Überblick über Gästeanfragen und andere wichtige Kommunikationen.
Intelligente Anrufweiterleitung: Durch die intelligente Anrufweiterleitung werden Anrufe effizient an die richtige Person weitergeleitet. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die Anrufweiterleitung so planen, dass Anrufe während der Geschäftszeiten an eine Person (z. B. den GM) und außerhalb der Geschäftszeiten an eine andere Person (z. B. einen Nachtmanager) weitergeleitet werden.
Fax: Viele Hotels benötigen weiterhin Zugang zu einem Fax. Ein PBX-System kann diesem Bedarf gerecht werden, indem es eingehende und ausgehende Faxe bereitstellt, alles integriert in einem einzigen Telekommunikationsprodukt.
Voicemail-zu-E-Mail: Eine der größten Produktivitätssteigerungen, die ein modernes PBX-System bietet, ist Voicemail-zu-E-Mail. Das System wandelt Ihre Voicemails in E-Mails um, die dann an die entsprechende Abteilung weitergeleitet werden können. Alternativ können Sie eine externe Ressource (z. B. einen virtuellen Assistenten oder eine Unternehmenszentrale) auf der Grundlage von Voicemails priorisieren und Aufgaben zuweisen lassen.
Gebührenfreie Dienste: Wenn Sie für eingehende Anrufe eine gebührenfreie Leitung nutzen, achten Sie darauf, einen Anbieter zu finden, der dies angemessen unterstützen kann.
Funktionen im Zimmer: Überlegen Sie, ob Sie weitere Funktionen einbinden möchten, etwa einen „Bitte nicht stören“-Modus oder automatische Weckrufe. Viele PBX-Telefonsysteme im Gastgewerbe bieten Funktionen, die das Gästeerlebnis verbessern und Ihren Mitarbeitern einige alltägliche Aufgaben abnehmen.
Admin-Schnittstelle: Das Letzte, was wir brauchen, ist ein weiteres Tool, dessen Verwaltung kompliziert ist. Es kann äußerst frustrierend sein, wenn Sie immer den Anbieter kontaktieren müssen, um kleine Optimierungen vorzunehmen. Suchen Sie nach einem browserbasierten Verwaltungsportal oder einer anderen Kontoverwaltungsoberfläche, die den Self-Service vereinfacht. Sie sollten in der Lage sein, Benutzer hinzuzufügen und zu entfernen, die Nutzung zu überwachen und Ihr Konto über ein zentrales Dashboard zu verwalten.
Berichterstattung: Suchen Sie nach detaillierten Anrufaufzeichnungen und Abrechnungen, damit Sie einen ganzheitlichen Überblick darüber haben, wie das System in Ihrem Unternehmen genutzt wird. Detaillierte Berichte halten Sie auf dem Laufenden und können das Erlebnis für Mitarbeiter und Gäste optimieren.
Sicherheit: Wählen Sie nur Anbieter mit hervorragendem Ruf. Wenn Sie sich für eine IP-PBX-Anlage entscheiden, die die Internetkonnektivität Ihres Anwesens nutzt, benötigen Sie starke Sicherheit, um unerwünschtes Eindringen zu verhindern – und massive Kopfschmerzen zu verursachen. Wenn es um Sicherheit geht, vertrauen Sie vor allem den Empfehlungen Ihrer Kollegen. Vertrauen Sie im Zweifelsfall Ihrem Bauchgefühl!
Ein modernes PBX-System kann Teil der Omnichannel-Kommunikationsstrategie Ihrer Immobilie werden. Es ermöglicht Ihnen, mit Gästen über ihren bevorzugten Kanal zu kommunizieren und relevante Informationen über alle Kanäle hinweg zu synchronisieren, sodass Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Gäste behalten. Es gibt eine Menge, die ein digitales Telefonsystem für Ihr Eigentum freischalten kann!
Is it Possible for a Property to Operate Without a Hotel Phone System?
Während die meisten Hotels bis heute noch über Hoteltelefonsysteme verfügen, ist der Betrieb eines Hotels ohne herkömmliche Telefonanlage durch den Einsatz einer Kombination aus Softwaretools und Geräten für Kommunikation und Gästeservice durchaus möglich. Hier ist eine Übersicht, wie ein solches Setup funktionieren könnte:
Gast-Messaging : Anstatt sich auf Telefonanrufe zu verlassen, können Hotels Gast-Messaging-Plattformen oder Kommunikations-Apps nutzen. Mit diesen Tools können Gäste direkt über Textnachrichten mit dem Hotelpersonal kommunizieren, sodass keine Telefonanrufe erforderlich sind. Das Personal kann schnell und effizient reagieren, auf Anfragen und Wünsche der Gäste eingehen und Hilfe leisten.
Software für die Zusammenarbeit des Personals : Um eine effektive interne Kommunikation zwischen den Hotelmitarbeitern zu ermöglichen, kann Software für die Zusammenarbeit eingesetzt werden. Diese Tools bieten Funktionen wie Messaging, Dateifreigabe, Aufgabenzuweisung und Echtzeitaktualisierungen und gewährleisten so eine nahtlose Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern. Dadurch können Mitarbeiter effizient kommunizieren und zusammenarbeiten, ohne auf herkömmliche Telefonleitungen angewiesen zu sein.
Tablets für den Gästeservice : Tablets können in Gästezimmern eingesetzt oder an wichtigen Standorten im gesamten Hotel bereitgestellt werden. Mit diesen Tablets können Gäste auf verschiedene Dienste zugreifen, z. B. Zimmerservice bestellen, Zimmerreinigung anfordern, Spa-Reservierungen vornehmen oder lokale Empfehlungen einholen. Die Tablets können mit benutzerfreundlichen Schnittstellen ausgestattet und in Hotelverwaltungssoftware integriert werden, um Gästeanfragen zu optimieren und eine praktische Selbstbedienungsoption bereitzustellen.
Mobile Geräte: Hotelmitarbeiter können mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets ausgestattet werden, sodass sie auch unterwegs kommunizieren können. Diese Geräte können über Gäste-Messaging-Apps, Kollaborationstools und Zugriff auf relevante Hotelsysteme verfügen, sodass die Mitarbeiter im gesamten Hotel reaktionsschnell und erreichbar sind.
Cloudbasierte Systeme: Cloudbasierte Lösungen können eingesetzt werden, um Gästeinformationen zu speichern, Reservierungen zu verwalten und Abläufe zu optimieren. Diese Systeme können in Gast-Messaging-Plattformen, Kollaborationssoftware und andere Tools integriert werden, um eine reibungslose Kommunikation und den Informationsaustausch über verschiedene Berührungspunkte hinweg zu gewährleisten.
Automatisierte Dienste: Die Implementierung von Automatisierungslösungen kann das Gästeerlebnis verbessern und den Bedarf an direkter Kommunikation minimieren. Beispielsweise können Self-Check-in-Automaten oder mobile Check-in- Optionen den Bedarf an Interaktionen an der Rezeption reduzieren. Durch die Integration mit Raumsteuerungssystemen können Gäste die Temperatur oder Beleuchtung über mobile Apps anpassen, sodass weniger Telefonanrufe erforderlich sind, um solche Änderungen anzufordern.
Durch die Nutzung dieser Softwaretools und Geräte können Hotels effektiv mit Gästen kommunizieren, interne Abläufe optimieren und ein komfortables und personalisiertes Gästeerlebnis bieten, ohne auf ein herkömmliches Telefonsystem angewiesen zu sein. Es ist jedoch wichtig, eine stabile und zuverlässige Internetverbindung sicherzustellen und Notfallpläne zur Behebung eventuell auftretender Verbindungsprobleme zu haben.
