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The project dashboard is a free tool that is only available to verified hoteliers to make adopting new technology easier by streamlining their research and simplifying their communication workflow.
Jordan Hollander
CEO @ HotelTechReport
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Kämpft Ihr Hotel mit manuellen Bestellungen, unkontrollierten Ausgaben oder Lieferantenchaos? Die abteilungs-, standort- und lieferantenübergreifende Verwaltung der Beschaffung kann für Hotels ein logistischer Albtraum sein. Von inkonsistenten Preisen und mangelnder Transparenz bis hin zu zeitaufwändigen Genehmigungen und verpassten Lieferungen – veraltete Beschaffungsprozesse beeinträchtigen die Effizienz und das Geschäftsergebnis.
Hotelbeschaffungssoftware vereinfacht und zentralisiert den gesamten Einkaufsablauf und gibt Hotelteams die volle Kontrolle darüber, was bestellt wird, von wem es kommt und wie viel es kostet. Ob Lebensmittel und Getränke, Haushaltswaren oder Wartungsgeräte – diese Tools helfen Ihnen, Abläufe zu standardisieren, Compliance durchzusetzen und wertvolle Dateneinblicke zu gewinnen, die zu fundierteren Kaufentscheidungen führen.
Mit Bestandsverfolgung in Echtzeit, automatisierten Genehmigungen und Lieferantenintegrationen helfen moderne Beschaffungsplattformen Hoteliers, Kosten zu senken, Abfall zu vermeiden und sicherzustellen, dass Teams immer das haben, was sie brauchen – wenn sie es brauchen.
In diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie zur Bewertung der besten Hotelbeschaffungslösungen benötigen – vergleichen Sie Funktionen, Preismodelle und Anwendungsfälle, um die richtige Lösung für Ihr Anwesen oder Portfolio zu finden.
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Hotelbeschaffungssoftware bietet vielfältige betriebliche und finanzielle Vorteile. Von der Effizienzsteigerung bis zur Stärkung der Lieferantenbeziehungen – so hilft sie Hotels, den Einkauf zu optimieren und die Rentabilität zu steigern:
1️⃣ Steigern Sie die betriebliche Effizienz. Automatisieren Sie wichtige Beschaffungsprozesse wie Auftragserstellung, Genehmigungsworkflows und Bestandsverwaltung. Dies reduziert den manuellen Aufwand und gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren – für reibungslosere und schnellere Abläufe.
2️⃣ Kosteneinsparungen erzielen. Verwalten Sie Lieferantenbeziehungen effektiver und verhandeln Sie Großeinkäufe. Detailliertes Tracking und Reporting decken versteckte Einsparmöglichkeiten auf und stellen sicher, dass Ihr Hotelbudget effizient genutzt wird.
3️⃣ Erhöhen Sie Transparenz und Verantwortlichkeit. Verfolgen Sie jede Beschaffungsaktivität in einem zentralen System. Die vollständige Transparenz aller Transaktionen gewährleistet die Einhaltung von Richtlinien und trägt dazu bei, unberechtigte oder unangemessene Ausgaben zu reduzieren.
4️⃣ Stärkung der Lieferantenbeziehungen. Zentralisieren Sie die Lieferantenkommunikation und -information, um stärkere Partnerschaften zu fördern. Eine bessere Zusammenarbeit führt zu besseren Preisen, zuverlässigeren Lieferungen und langfristiger Lieferantentreue.
5️⃣ Optimieren Sie Ihre Lagerbestände. Führen Sie präzise Bestandsaufzeichnungen in Echtzeit, um Überbestände oder Fehlbestände zu vermeiden. Stellen Sie die Verfügbarkeit wichtiger Vorräte sicher, ohne Betriebskapital in überschüssigen Lagerbeständen zu binden.
6️⃣ Ermöglichen Sie datenbasierte Entscheidungen. Greifen Sie auf zuverlässige Berichte und Analysen zu Einkaufsverhalten, Lieferantenleistung und Kostentrends zu. Diese Erkenntnisse helfen, Beschaffungsstrategien zu verfeinern und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.
7️⃣ Sorgen Sie für eine nahtlose Systemintegration. Verbinden Sie Beschaffungstools mit Ihrem PMS, Ihrer Buchhaltungssoftware und anderen Systemen. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe, verbessert die Genauigkeit und gewährleistet die abteilungsübergreifende Abstimmung.
Durch den Einsatz von Hotelbeschaffungssoftware können Hotels ihre Einkaufsabläufe automatisieren, Betriebsabfälle reduzieren, das Lieferantenmanagement verbessern und intelligentere, datengestützte Entscheidungen treffen – all dies steigert die langfristige Effizienz und Rentabilität.
Hotelbeschaffungssoftware umfasst eine Reihe leistungsstarker Tools zur Optimierung des Einkaufs, zur Gewährleistung der Compliance und zur Optimierung der Lieferantenbeziehungen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionen:
🛒 Lieferantenmanagement. Pflegen Sie eine zentrale Datenbank aller Lieferanten, einschließlich Kontaktdaten, Produktkatalogen, Vertragsbedingungen und Leistungshistorie. Dies ermöglicht Beschaffungsteams, Lieferantenbeziehungen effektiver zu verwalten und bessere Angebote mit bevorzugten Lieferanten auszuhandeln.
📄 Automatisierte Auftragserstellung und -verfolgung. Erstellen, genehmigen und überwachen Sie Aufträge digital. Dies beschleunigt den Beschaffungsprozess, reduziert manuelle Fehler und bietet abteilungsübergreifenden Echtzeit-Einblick in den Auftragsstatus.
📦 Bestandsverwaltung. Überwachen Sie Lagerbestände in Echtzeit, um Überbestände oder den Ausfall wichtiger Artikel zu vermeiden. Warnmeldungen und Verbrauchsverfolgung helfen bei der Verwaltung verderblicher Waren und sorgen für optimale Lagerbestände.
💰 Budgetierung und Kostenkontrolle. Verfolgen Sie alle Beschaffungsausgaben anhand vordefinierter Budgets. Die Software zeigt Abweichungen und Ausgabentrends auf und unterstützt Hotels bei der Ergreifung von Korrekturmaßnahmen und der Vermeidung von Mehrausgaben.
✅ Anpassbare Genehmigungsworkflows. Richten Sie Genehmigungsketten ein, die den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen. Rollenbasierte oder mehrstufige Workflows stellen sicher, dass Einkäufe vor dem Abschluss ordnungsgemäß geprüft und autorisiert werden.
📊 Reporting & Analytics. Erhalten Sie Zugriff auf detaillierte Berichte zu Einkaufsverhalten, Lieferantenleistung und Einsparmöglichkeiten. Diese Erkenntnisse ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und eine kontinuierliche Verbesserung der Beschaffungsstrategie.
🔗 Systemintegrationen. Nahtlose Verbindung mit PMS, Buchhaltungssoftware, Inventarisierungstools und ERP-Systemen. Die Integration minimiert die manuelle Dateneingabe und gewährleistet präzise, synchronisierte Daten abteilungsübergreifend.
📚 Produktkatalogverwaltung. Organisieren Sie häufig bestellte Artikel digital mit standardisierten Preisen, Artikelnummern und Beschreibungen. Dies reduziert Bestellfehler und fördert die Konsistenz über mehrere Produkte hinweg.
🏨 Unterstützung mehrerer Hotels. Zentralisieren Sie Beschaffungsvorgänge über mehrere Hotels hinweg. Teilen Sie Verträge, standardisieren Sie Einkaufsprozesse und erzielen Sie Kosteneinsparungen durch Großeinkäufe und zentrale Kontrolle.
📱 Mobiler Zugriff. Greifen Sie von jedem Gerät aus auf die Plattform zu, um Bestellungen auch unterwegs zu erstellen, freizugeben und zu verwalten. Dies verbessert die Reaktionsfähigkeit und Effizienz, insbesondere für Teams, die an großen oder verteilten Standorten arbeiten.
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