BEO significa Banquet Event Order, que es el contrato que contiene todos los detalles de un evento según lo acordado por el cliente y el equipo de ventas o catering. El equipo del hotel o espacio para eventos, incluido el personal de cocina, los gerentes de catering, los equipos de producción, los agentes de recepción y los guardias de seguridad, confían en BEO como la fuente de la verdad para toda la información relacionada con el evento.

Cada evento o función tiene su propio BEO y algunos eventos pueden tener varios BEO. Por ejemplo, una boda podría incluir una cena de ensayo, una ceremonia, una recepción y un brunch del día siguiente, todo lo cual requeriría BEO por separado. De manera similar, una conferencia podría incluir una presentación principal y 8 sesiones de trabajo diferentes, todas las cuales necesitarían sus propios BEO. En términos generales, se requiere un BEO por evento por espacio funcional. El personal de catering compila un paquete BEO que contiene todos los BEO para un evento o fecha determinada y luego lo distribuye a varios departamentos con unos días de anticipación.

Hemos establecido que un BEO contiene todos los detalles importantes sobre un evento, pero ¿cuáles son exactamente esos detalles? ¿Qué información específica puede encontrar en un BEO?

• Detalles básicos de gestión de eventos. En la parte superior del BEO, puede encontrar la información más importante sobre el evento: nombre del evento, lugar del evento, fecha, hora de configuración/fecha del evento, hora de inicio, hora de finalización, ubicación (generalmente el nombre del espacio funcional o sala de reuniones), el número esperado de invitados y el nombre y la información de contacto del gerente de catering responsable de coordinar el evento.
• Requisitos de alimentos y bebidas. Si el evento ofrece algún refrigerio, desde una urna de café hasta un buffet gourmet o elementos del menú de 5 platos, se incluirá en el BEO, en detalle. En la sección F&B del BEO se describirá exactamente qué platos y bebidas ha elegido el cliente, así como la modalidad de servicio (buffet, entremeses pasados, etc.).
• Configuración de la habitación. Otra sección importante del BEO es la configuración de la sala, que describe el mobiliario y el equipo necesarios para el evento y cómo debe configurarse. Por ejemplo, una boda puede requerir varias mesas redondas con 8 asientos cada una, una mesa principal con 6 asientos, una pista de baile, mesas de buffet, una mesa para el DJ, un sistema de altavoces, micrófonos y más. Un seminario, por otro lado, podría requerir simplemente unas pocas mesas dispuestas al estilo de un salón de clases. Aquí también se indican las necesidades tecnológicas, incluidos todos los requisitos de audio y visuales. Es crucial que el BEO contenga muchos detalles en esta sección, incluida la cantidad exacta de sillas, tipos de mantelería o ubicación del equipo, para que el personal del evento pueda configurar la sala según las especificaciones del cliente.
• Requisitos de estacionamiento. Si los asistentes conducen al evento, ¿dónde se estacionarán? El BEO anotará si el evento incluye estacionamiento de autoservicio o servicio de valet y si el estacionamiento es gratuito o de pago. El BEO también debe especificar un número estimado de vehículos para que los departamentos de valet y seguridad puedan planificar en consecuencia.
• Necesidades de personal y número de empleados. ¡El evento no se va a ejecutar solo! El BEO describe cuántos miembros del personal se necesitan de varios departamentos. El personal del evento puede incluir servidores de cócteles o comedores, cantineros, asistentes de estacionamiento, personal de seguridad y asistentes de áreas públicas.
• Información de contacto para proveedores. Si el cliente ha contratado proveedores externos, como una floristería y centros de mesa, una banda o incluso un servicio de catering externo, el BEO debe incluir la información de contacto de los proveedores en caso de que el personal del evento necesite coordinarse con ellos.
• El calendario de eventos y el orden de los eventos. Con tantas partes móviles, es esencial que un evento se desarrolle de acuerdo con el cronograma, y el BEO generalmente detalla la agenda del evento al minuto. El cronograma ayudará a que el evento se desarrolle sin problemas y garantizará que cada paso, como comenzar la música o cortar el pastel de bodas, se realice a tiempo y en el orden correcto.
• Información de precios y facturación. Un BEO es un contrato, después de todo, y los contratos contienen los detalles relevantes de precios y facturación que ambas partes acuerdan. Los precios en el BEO pueden mostrarse como tarifas por persona, para un buffet, por ejemplo, o tarifas planas para A/V o alquiler de espacios para eventos. El BEO también mencionará cómo se manejará el pago: ¿pagó el cliente por adelantado o se cobrará el pago al final del evento?
• Cualquier adjunto relevante y proceso de planificación. Cuando se trata de información específica sobre un evento, ¡más es más! El cliente o el gerente de catering puede proporcionar documentos adicionales como planos de planta, menús impresos, agendas, expectativas de propinas, solicitudes especiales, proveedores externos, detalles de contratos vinculantes y fotos de VIP.

En la mayoría de los casos, el gerente de catering o de ventas a cargo del evento crea el BEO. Junto con el cliente, el gerente de catering organiza los detalles del evento y prepara una cotización. En este punto, el evento se considera tentativo. El gerente de catering podría iniciar un borrador del BEO en este punto para almacenar información sobre el evento en un lugar central.

Después de que el cliente acepta y firma la cotización, el evento se considera confirmado. Algunos eventos se confirman con muchos meses (¡o incluso años!) de antelación, mientras que otros pueden ser de última hora. En cualquier caso, el gerente de catering suele finalizar el BEO solo unos días antes del evento. Cuando el BEO esté completo, el gerente de catering lo enviará al cliente para su aprobación final y luego lo distribuirá a los departamentos correspondientes del hotel.

Es importante tener en cuenta que el gerente de catering generalmente no escribe a mano estos BEO; en cambio, las oficinas de ventas a menudo usan tecnología para hacer que el proceso BEO sea más eficiente y libre de errores. El software de ventas y catering facilita el ingreso de información específica del evento en las plantillas de pedidos de banquetes que ya contienen detalles estáticos que no varían entre eventos. Estos sistemas también pueden almacenar menús, precios e información de configuración de habitaciones, lo que facilita la conexión de menús preestablecidos y configuraciones de habitaciones para recibir una cotización actualizada automáticamente. Más allá de crear BEO, el software de ventas y catering también permite que el personal de ventas administre fácilmente una base de datos de clientes, actualice los precios y comparta información con otros departamentos del hotel y con los propios clientes.

¿Quiere intentar hacer un BEO usted mismo? ¡Mira estas plantillas BEO gratuitas !