Antes de la década de 1960 , la forma más rápida de hacer una reserva de hotel o reservar un vuelo era levantar el teléfono y llamar al hotel o a la aerolínea. Este método era extremadamente ineficiente; cuando un agente de viajes (o asistente para viajes de negocios) llama a una aerolínea para hacer una reserva, el representante de la aerolínea puede tardar más de una hora en revisar los informes de reserva en papel, encontrar un asiento disponible e ingresar la nueva reserva manualmente. El crecimiento de los departamentos de reservas de las aerolíneas se limitó a la cantidad de personas que podían acceder a esos archivos al mismo tiempo.

Para satisfacer la creciente demanda de viajes aéreos, las aerolíneas desarrollaron sus propios sistemas de reserva para agilizar el proceso de reserva. American Airlines fue la primera compañía, en asociación con IBM , en implementar un sistema de reservas electrónico para que lo usaran sus agentes de reservas. Esta nueva tecnología, llamada Entorno de investigación empresarial semiautomatizado (SABRE), permitió a American Airlines expandir en gran medida su equipo de reservas más allá de la cantidad de personas que podían agruparse alrededor de los archivos de reserva en papel.

Otras aerolíneas siguieron su ejemplo poco después y, a principios de la década de 1970, Delta, American Airlines, British Airways y United utilizaban sistemas de reservas electrónicas. La primera empresa hotelera en implementar un sistema de reservas electrónicas fue Westin en 1970. Hasta ese momento, las únicas personas que podían acceder a estos sistemas de distribución eran los empleados de las aerolíneas o de los hoteles, pero eso cambió en 1976, cuando se otorgó acceso a SABRE a una agencia de viajes. por primera vez. Para 1985, más de 10.000 agencias de viajes usaban SABRE. Durante la próxima década, surgieron muchas empresas nuevas que ofrecían a los agentes de viajes una conexión electrónica directa a los sistemas de reservas de aerolíneas y hoteles. Finalmente, en 1992, los propietarios de un sistema basado en Norteamérica y un sistema basado en Europa unieron fuerzas para crear el primer sistema de distribución global del mundo.

En resumen, un GDS funciona como intermediario entre un agente de viajes y el sistema central de reservas de un hotel (o de una aerolínea). Los agentes de viajes pueden ver las tarifas y el inventario en tiempo real de un hotel determinado a través del GDS, aunque el GDS en realidad no tiene su propio inventario. Es simplemente una ventana al sistema del hotel, que muestra los tipos de habitaciones disponibles, las tarifas y las restricciones. Cuando un agente de viajes reserva una habitación, el GDS transfiere la información de la reserva al sistema del hotel y elimina esa habitación del inventario del sistema del hotel. El agente de viajes no necesita hablar con nadie del hotel, y los agentes de reservas del hotel no necesitan ingresar ningún dato manualmente. ¡Es mucho más eficiente que en los años 60!

Además del ahorro de tiempo, el GDS permite a los agentes de viajes aprovechar los sistemas de reserva para un mundo de proveedores de viajes. Hoy puede reservar no solo pasajes aéreos y hoteles a través del GDS, sino también alquiler de autos, cruceros, boletos de tren y tours. Para un agente de viajes que está reservando un paquete de vacaciones que podría incluir todo lo anterior, puede completar las reservas con solo unos pocos clics, en lugar de llamar a cada proveedor individualmente.

Para hoteles, aerolíneas y similares, el GDS ofrece un enorme poder de marketing. Antes de que el GDS se volviera popular, los hoteles debían realizar grandes esfuerzos de marketing para ser vistos por los agentes de viajes. El GDS democratizó efectivamente este proceso, con hoteles de cadena obteniendo la misma visibilidad en el GDS que los hoteles independientes. El GDS también brinda a los hoteles acceso a nuevos segmentos de huéspedes, como viajeros corporativos a través de compañías como American Express y Carlson Wagonlit, que probablemente no reservarían directamente. Si bien los hoteles deben pagar una tarifa por reserva para usar el GDS, esa tarifa suele ser menor que la comisión promedio de OTA.

La industria de GDS ha recorrido un largo camino desde los años 60; Si bien Sabre sigue siendo un jugador importante, en la actualidad operan varias empresas de GDS.

Los principales sistemas de distribución global para reservas de viajes incluyen:

• Amadeus es el GDS más grande del mundo, representa alrededor del 40% de las transacciones de GDS y es especialmente popular en Europa. Aunque muchas de estas reservas son para pasajes aéreos, sigue siendo una herramienta poderosa para los hoteles, con más de 600 000 hoteles conectados.

• Sabre es el segundo GDS más grande y representa alrededor del 35% de las reservas de agencias de viajes. Alrededor de 175 000 hoteles están conectados a Sabre, pero su cartera en América del Norte es mayor que la de sus competidores.

• Travelport GDS posee sistemas llamados Galileo, Worldspan y Apollo.

• Travelsky es un GDS estatal en China.

Además de estas grandes empresas de GDS, encontrará jugadores regionales más pequeños como KIU, que es popular en América Latina.

Ningún GDS puede llamarse el "mejor" proveedor de servicios de viaje, ya que todos brindan una funcionalidad similar y tienen sus propias diferencias únicas. Si se pregunta cómo elegir un GDS, querrá considerar algunas variables, incluida la presencia del sistema en los mercados de donde provienen sus invitados, las funciones del sistema y los sitios web de viajes a los que se conecta el GDS. Travelport, por ejemplo, admite más opciones de descuentos para viajeros corporativos. Además, debe asegurarse de que su sistema de administración de propiedades existente ofrezca integración con el GDS que elija. Y también querrá considerar el precio. Cada sistema tiene una estructura de tarifas diferente que varía según la propiedad y el mercado, por lo que deberá comunicarse con la empresa para averiguar qué tarifas se aplican a su hotel. Las tarifas de GDS pueden dispararse rápidamente en el mundo de la administración hotelera y es importante comprender cómo se estructuran las tarifas y las comisiones para garantizar que su canal de comercio electrónico en las redes de GDS pueda ser rentable.

En 2006, el volumen de reservas por Internet superó por primera vez a las reservas de GDS, gracias a la creciente popularidad de los canales de reserva en línea y al declive de las agencias de viajes físicas. ¿El GDS todavía tiene un propósito cuando los viajeros pueden reservar fácilmente directamente con la aerolínea o el hotel? En muchos casos, sí, el GDS aún ofrece valor, especialmente para aerolíneas y empresas de viajes corporativos. Las aerolíneas aún distribuyen su inventario a las OTA a través del GDS, y los planificadores de viajes corporativos continúan utilizando el GDS para encontrar tarifas corporativas. Sin embargo, con tanta innovación en el espacio de los viajes, la tecnología heredada del GDS definitivamente enfrenta la competencia de otros sistemas de reservas.

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Con décadas de historia y una enorme base de usuarios de agentes de viajes, usar el GDS puede ser una excelente manera de expandir la estrategia de marketing y distribución de su hotel. Pero el GDS no necesariamente proporciona valor a todos los hoteles; Si se pregunta cómo usar el GDS o por qué agregarlo como canal de distribución, es importante sopesar los pros y los contras de su hotel en particular.