Al elegir una nueva solución tecnológica para hoteles, el software de limpieza es definitivamente más complejo y delicado. Afecta a un departamento que representa el centro de costos operativos más significativo y, al mismo tiempo, tiene un impacto en la calidad de servicio más crítica de un hotel: la limpieza. Además, es posible que los miembros del personal que usan software de limpieza no sean tan expertos en tecnología como otros, lo que significa que la solución elegida debe ser muy fácil de usar. La clave aquí es encontrar un software de limpieza que, en primer lugar, atienda a las amas de llaves para facilitar su trabajo y, al mismo tiempo, ofrecer todos los KPI necesarios para el hotel y su gestión. Con eso en mente, veamos 16 características clave que ofrece el software de limpieza que eligió.
1. Horarios de limpieza diarios automatizados: La creación de horarios de limpieza diarios es la primera tarea que todo gerente de limpieza tiene que hacer por la mañana. También es una de las tareas que más tiempo consumen y pueden tardar hasta 1 hora y 30 minutos por día. Para hacer un horario diario de limpieza de la habitación, los gerentes de limpieza deben hacer malabares con los diferentes tipos de habitaciones, ocupaciones, huéspedes y sus deseos adicionales. Luego tienen que distribuir toda esa complejidad de una manera que se asegure de que las amas de llaves tengan su trabajo dividido por igual entre ellos. Es una tarea que se puede automatizar y ejecutar fácilmente en solo un segundo con un buen software de limpieza, ahorrando hasta el 100% del tiempo.
2. Programación futura del personal de limpieza y sus horarios: El departamento de limpieza es uno de los contribuyentes más importantes al lado de los costos de las pérdidas y ganancias, por lo que tener sus horarios de limpieza optimizados y planificados para el futuro es vital. Un buen software de limpieza lo cubrirá y le permitirá programar automáticamente a las amas de llaves y los horarios diarios en el futuro a medida que haya realizado las reservas.
3. Actualizaciones en tiempo real sobre reservaciones e invitados: Las actualizaciones en tiempo real sobre cambios en reservaciones e invitados son piezas de información esenciales que necesitan las amas de llaves. Si los huéspedes se mueven de una habitación a otra, acortan o prolongan su estancia, el registro de entrada o la salida de una habitación, todo esto debe comunicarse de inmediato a las amas de llaves. De esta manera, no pierden tiempo moviéndose por el hotel y averiguando qué habitación pueden limpiar a continuación. Más importante aún, están molestando a los huéspedes con el famoso SOP que dice: Toc, toc, limpieza.
4. Imágenes de capacitación, listas de verificación y procedimientos operativos estándar en video: si desea mantener altos estándares y la calidad del trabajo de su equipo de limpieza, debe dotarlos de conocimientos. Imágenes, SOP de limpieza digital y listas de verificación son tres de las herramientas de capacitación más importantes y efectivas que puede proporcionar a sus amas de llaves. Una vez más, un buen software de limpieza proporcionará todas estas herramientas, lo que facilitará que las amas de llaves verifiquen si han completado todas las tareas necesarias al más alto nivel.
5. Gestión de objetos perdidos: los huéspedes olvidan cosas todo el tiempo. Eso significa que el personal del hotel, especialmente las amas de llaves, tienen que administrar los artículos perdidos y encontrados todo el tiempo. Grabar, almacenar, administrar y actualizar información sobre objetos perdidos y encontrados puede llevar mucho tiempo o puede ser sencillo a través de una herramienta de software de limpieza.
6. La capacidad de informar fácilmente los problemas de mantenimiento: las amas de llaves son la fuente de información absolutamente crucial para detectar y solucionar rápidamente los problemas de mantenimiento en las habitaciones de hotel. La diferencia entre hacer que sea fácil o difícil para las amas de llaves informar estos problemas puede significar la diferencia entre un huésped feliz y uno infeliz. Pero también la diferencia entre costos de mantenimiento altos y bajos (preventivos) . La notificación de problemas de mantenimiento rápida y sencilla es una de las funciones absolutamente vitales que su personal de limpieza y mantenimiento necesita para obtener dentro del software de limpieza.
7. Comunicación del equipo para actualizaciones diarias y tareas adicionales: como en cualquier otra organización, el equipo de un hotel (incluido el departamento de limpieza) necesita comunicarse para mantenerse actualizado sobre los eventos diarios en curso y hacer su trabajo de manera eficiente. Además de eso, las amas de llaves deben entregar muchas solicitudes de servicio a los huéspedes ad hoc, como toallas adicionales, almohadas, regalos de cumpleaños, etc. Una función de administración de tareas en tiempo real y comunicación en equipo cubre esta área perfectamente, y debe ser parte de el software de limpieza elegido.
8. Una inspección de la habitación del servicio de limpieza antes de la llegada: esta es la medida de garantía de calidad más importante para la limpieza de la habitación y la consiguiente satisfacción del huésped. Una inspección detallada de la habitación puede tener fácilmente más de cien pasos para verificar para asegurarse de que la habitación esté impecable. Las listas de verificación digitales marcan la diferencia aquí. Cuando es necesario arreglar algo, el software de limpieza enviará una tarea automática a la persona responsable sin la necesidad de hacer notas adicionales o llamadas telefónicas. La mejor parte es que cada inspección que realiza se transforma automáticamente en análisis detallados y procesables para mejorar la capacitación del personal, los procesos y la calidad general del trabajo.
9. Recuento de ropa de cama automatizado: en caso de que su método de gestión de la ropa de cama se base en contar la cantidad de ropa de cama y toallas que han ido a la sala de lavado, debe buscar una función de recuento de ropa de cama automático. Es una de las formas más fáciles y efectivas de hacer que este proceso sea más preciso y eficiente y ahorrarle mucho tiempo a su equipo de limpieza (hasta 2 horas por día)
10. Informes del minibar: otra característica que impulsa la eficiencia y ahorra costos es permitir que las amas de llaves publiquen el consumo del minibar directamente en las cuentas de los huéspedes. Acelera el flujo de información sobre el consumo del minibar, facilita y hace más eficiente el reabastecimiento del minibar y, lo que es más importante, reduce el valor de los envíos perdidos. También es una de las formas más rápidas y fáciles de obtener análisis sobre el comportamiento y las preferencias de sus invitados relacionadas con el menú del minibar.
11. Traducciones de idiomas integradas para la comunicación del personal: cuanto más grande es el hotel, mayor es el número de diferentes nacionalidades en el equipo de limpieza. El desafío que conlleva esto es que los gerentes de limpieza no tienen una forma de comunicarse con sus amas de llaves, que a menudo no hablan el idioma local. Por lo tanto, tener una función de traducción de idiomas integrada que traduzca cualquier tarea o mensaje al idioma nativo del ama de llaves es una necesidad absoluta para cualquier solución de software de limpieza moderna. 12. Integración con PMS La integración del software de limpieza y un sistema de gestión de la propiedad (PMS) es probablemente una de las integraciones de mayor valor añadido en la industria del software para hoteles. El PMS proporciona software de limpieza con actualizaciones periódicas sobre reservas e invitados, lo que permite a los equipos de limpieza maximizar su rendimiento. Al revés, el software de limpieza es la fuente de actualizaciones de todas las operaciones diarias, y las envía al sistema PMS y al equipo de la oficina principal. Es una integración que permite a todo el equipo del hotel mantenerse actualizado y operar de manera más eficiente.
13. Integración inteligente de la habitación: si tiene un sistema inteligente que le permite saber cuándo hay un invitado en la habitación, si hay una ventana abierta o incluso más información, asegúrese de que el software de limpieza elegido se pueda integrar con él. Datos como estos pueden significar que su equipo de limpieza optimizará aún más su proceso de trabajo diario y garantizará que los huéspedes nunca sean molestados.
14. Interfaz de usuario (UI) orientada al ama de llaves: las amas de llaves no suelen ser las personas más conocedoras de la tecnología porque su puesto de trabajo no incluye mucha tecnología. Por eso es tan importante que el software de limpieza que utilizan sea lo más simple posible. Debería facilitarles el trabajo y ahorrarles tiempo. Con demasiada frecuencia, las amas de llaves tienen que realizar pasos adicionales solo para actualizar el estado de una habitación. Pero si la solución elegida no está dirigida a las amas de llaves, no sabrán cómo usarla o, peor aún, no querrán usarla. Eso significa que su hotel no obtendrá todos los beneficios del software y habrá una situación en la que todos pierden. Tenga en cuenta a sus amas de llaves y asegúrese de que su software de limpieza tenga la interfaz más fácil de usar que les facilite la vida.
15. Actualizaciones del estado de la habitación: cuando haya terminado todo el trabajo, marque la habitación como limpia. O como inspeccionado. O cualquier otro estado si tiene un proceso de limpieza de varios pasos. Por supuesto, es una característica predeterminada de cualquier software de limpieza.
16. Analítica de limpieza (procesable): La analítica de limpieza no se trata solo de saber cuánto tiempo lleva limpiar una habitación. Deben proporcionar información detallada desde todos los ángulos posibles para comprender el desempeño real de su departamento de limpieza. Por ejemplo, el tiempo que se tarda en limpiar una habitación no te dice mucho si tampoco sabes cuántos invitados se alojaban en esa habitación, de dónde eran si tenían niños pequeños con ellos o usaban comodidades adicionales. . Además, ¿quién era el ama de llaves que limpiaba la habitación, cuáles eran sus errores de limpieza más frecuentes? Y luego debe recibir toda esta información en forma de informes proactivos y precisos, que le permitan comprender qué miembros de su personal necesitan más capacitación, qué servicios se solicitan con más frecuencia, quién no está haciendo su trabajo y, esencialmente, qué tan bien sus operaciones están realizando.
