¿Qué es un Sistema de Reservas Hoteleras? + 4 Tipos 2023
Por Jordan Hollander
Última actualización Enero 12, 2023
4 min de lectura
Un sistema de reservas de hotel es una plataforma de software que permite a los hoteleros gestionar y aceptar reservas en línea para sus habitaciones de hotel. Es importante comprender que la palabra "sistema" en realidad es un poco engañosa, ya que en realidad se requieren múltiples sistemas integrados para capturar, facilitar y administrar las reservas de hotel.
Los sistemas de reserva de hotel también pueden incluir integraciones con proveedores externos, como agencias de viajes en línea (OTA) como Expedia y Booking.com, así como un administrador de canales para optimizar la distribución en múltiples canales. Muchos sistemas de reservas de hoteles también ofrecen una interfaz fácil de usar para que los huéspedes reserven directamente en el sitio web del hotel, así como actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de habitaciones. Además, un sistema de reserva de hotel puede incluir un sistema de administración de propiedades (PMS) para ayudar con las operaciones de recepción y la experiencia del huésped. Algunos sistemas de reserva de hotel están basados en la nube y los ofrecen proveedores como Cloudbeds, mientras que otros son software independiente que se puede instalar en los propios servidores del hotel. Estos sistemas son esenciales para la industria hotelera y la industria hotelera, ya que ayudan a los hoteles a administrar las reservas, la ocupación y los ingresos de manera más eficiente. También ayudan a aumentar las reservas directas y a reducir el overbooking. Además, ayudan a mejorar la atención al cliente y automatizan las confirmaciones, lo que ayuda a mejorar la experiencia del huésped.
Con un número cada vez mayor de huéspedes que eligen la reserva en línea ( hasta el 80 % de los huéspedes menores de 30 años), un hotelero bien informado debe tener una sólida comprensión del panorama del software de reserva de hoteles. El término "software de reserva de hotel" puede referirse a algunos tipos diferentes de software, lo que puede resultar confuso para los hoteleros que tal vez no trabajen en el espacio tecnológico de manera regular.
En este artículo, le presentaremos las cinco categorías principales de software de reservas en la industria hotelera: OTA, Sistemas Centrales de Reservas (CRS), motores de reservas, gestores de canales y sistemas de gestión de propiedades (PMS). Al final de esta publicación de blog, conocerá los entresijos de cada uno para que pueda maximizar el alcance en línea de su propiedad y tomar las decisiones tecnológicas correctas para su hotel.
Sistemas de gestión de propiedades
Un sistema de administración de propiedades es el núcleo de la tecnología de su hotel y automatiza la mayoría de las tareas administrativas dentro del hotel. Contiene todas sus reservas, perfiles de huéspedes, información de facturación, estados de las habitaciones y más. Casi todos los departamentos del hotel usan el PMS a diario: los agentes de recepción registran a los huéspedes, los equipos de limpieza aprenden qué habitaciones deben limpiarse, los equipos de finanzas administran la facturación, los equipos de liderazgo analizan los informes y las tendencias. La reserva es solo el primer elemento de un PMS, pero la funcionalidad también debe incluir capacidades para las operaciones hoteleras y la gestión de la experiencia del huésped.
Los 3 proveedores de PMS mejor calificados en Hotel Tech Report en el momento de escribir este artículo incluyen: Cloudbeds , Clock PMS+ y Mews .
Sin ningún motor de reservas o capacidades de gestión de canales, un PMS solo se considera un software de reservas de hotel si pensamos en las reservas realizadas manualmente por el personal del hotel. Pero la mayoría de los PMS incluyen módulos para funciones adicionales; algunos PMS incluso incluyen CRS, gestión de canales y funcionalidad de motor de reservas. Si su hotel utiliza un PMS que se conecta directamente a las OTA y ha integrado un CRS, un administrador de canales y un motor de reservas, ese PMS podría ser el único sistema que necesita. A veces, cuando las propiedades más pequeñas como b & b, posadas u hostales aprovechan un PMS + Channel Manager + Booking Engine integrado, se lo denomina software de gestión hotelera (o sistema de gestión hotelera).
¿Quieres saber más sobre Hotel PMS? Consulte la Guía definitiva de sistemas de gestión de propiedades
Sistema Central de Reservas: Gestionar Reservas Online
Es una buena regla general diversificar su combinación de canales de reserva, por lo que la mayoría de los hoteles no dependen únicamente de las reservas OTA. Los grandes hoteles y las cadenas hoteleras suelen utilizar sistemas de reservas centrales (CRS) para gestionar las reservas realizadas a través de sus propios equipos de reservas. Los CRS permiten que varios agentes de reservas vean los precios (tarifas) y la disponibilidad en tiempo real y creen, editen o cancelen reservas en un sistema centralizado.
Los 3 principales proveedores de CRS calificados en Hotel Tech Report en el momento de escribir este artículo incluyen: Pegasus , GuestCentric y Vertical Booking .
Sin embargo, un hotel no usaría solo un sistema central de reservas. El CRS recibiría tarifas de un sistema de administración de ingresos, intercambiaría datos de disponibilidad y detalles de reservas con un sistema de administración de propiedades, y posiblemente también se integraría con un administrador de canales para distribuir inventario a canales de terceros como OTA o GDS . Los CRS brindan el mayor beneficio a los hoteles con equipos de reservas o que son parte de una marca o cadena con oficinas de reservas fuera del sitio.
¿Quiere obtener más información sobre los sistemas de reservas centrales de hoteles? Consulte la Guía definitiva de sistemas de reservas centrales
Motor de reservas: genere reservas directas desde el sitio web de su hotel
Además de reservar a través del personal de reservas, los huéspedes también pueden hacer reservas en los propios sitios web de los hoteles, pero para que eso sea posible, el sitio web del hotel necesita un motor de reservas . Los motores de reservas muestran las tarifas y la disponibilidad en tiempo real, alojan el proceso de reserva y recopilan los detalles de los huéspedes e integran las reservas confirmadas con el sistema de administración de propiedades del hotel.
Los 3 principales proveedores de motores de reserva calificados en Hotel Tech Report en el momento de escribir este artículo incluyen: SiteMinder , Cloudbeds y Bookassist .
Algunos sistemas de administración de propiedades incluyen motores de reservas integrados, y algunos creadores de sitios web específicos para hoteles también vienen con capacidad de motor de reservas. Pero incluso si su pila de tecnología existente incluye un motor de reservas incorporado, vale la pena investigar un poco más para encontrar el motor de reservas más fácil de usar. Los fallos o las velocidades de carga lentas pueden hacer que los huéspedes cambien de opinión acerca de reservar en su hotel y, por otro lado, un excelente motor de reservas con capacidades de personalización y ventas adicionales puede aumentar su tasa de conversión y su RevPAR .
¿Quiere saber más sobre los motores de reserva de hoteles? Consulta la guía definitiva sobre motores de reservas
Gerente de Canal
Las reservas directas, ya sea a través de un agente de reservas o del sitio web de su hotel, generalmente no generan una casa llena todas las noches. Un hotelero inteligente aprovecha los canales de terceros para maximizar la exposición en línea y desarrollar diversos segmentos de huéspedes. Para trabajar con canales de terceros de la manera más eficiente, los hoteles utilizan software de gestión de canales .
Los 3 proveedores de administradores de canales mejor calificados en Hotel Tech Report en el momento de escribir este artículo incluyen: SiteMinder , Cloudbeds y RateGain .
Los administradores de canales a menudo admiten conexiones a cientos de sitios de terceros que van desde grandes OTA (Booking.com y Expedia) hasta sitios de nicho más pequeños (HostelWorld y Mr & Mrs Smith) y mayoristas (Hotelbeds). Es imposible actualizar manualmente las tarifas y la disponibilidad en cientos de sitios, por lo que un administrador de canales facilita mantener todos sus canales de distribución precisos y actualizados. Algunos sistemas de gestión de propiedades incluyen la funcionalidad de gestión de canales integrados; de lo contrario, asegúrese de elegir un administrador de canales que admita la integración con su PMS para que las reservas se puedan sincronizar sin problemas.
¿Quieres saber más sobre los Channel Manager de Hotel? Consulte la Guía definitiva para administradores de canales
Agencias de viajes online (OTA)
De todas esas reservas realizadas online, muchas de ellas provienen de agencias de viajes online, u OTAs . Puede pensar en estos mercados digitales como un Amazonas para viajar; los viajeros pueden usar varios criterios para buscar hoteles, vuelos, autos de alquiler y más disponibles, y luego completar el proceso de reserva a través de esa plataforma de mercado.
Las OTA populares incluyen: Expedia, Booking.com, C-Trip y TripAdvisor.
Las OTA ofrecen importantes beneficios a los huéspedes, como programas de fidelización, credibilidad y la comodidad de tener todas las opciones disponibles al alcance de la mano. Los huéspedes completan su reserva en la OTA y reciben una confirmación de la OTA, momento en el que la OTA envía una notificación al hotel con los detalles de la reserva. Esos detalles de reserva se integran con el sistema de administración de propiedades del hotel o viajan al sistema de administración de propiedades a través de un administrador de canales. ¡Más sobre eso más adelante!
Para los hoteleros, las OTA también ofrecen muchos beneficios. Las OTA brindan a los hoteles visibilidad entre audiencias masivas (Booking.com recibe más de 200 millones de visitas mensuales , por ejemplo) y acceso a canales de marketing que serían prohibitivos si el hotel intentara obtener un alcance similar de forma independiente. Muchos hoteles también experimentan el "efecto cartelera", en el que los viajeros encuentran un hotel que les gusta en una OTA y luego buscan el sitio web directo de ese hotel para completar su reserva. Sin embargo, toda esta exposición de marketing tiene un costo; la mayoría de las OTA cobran comisiones entre el 15% y el 20% sobre cada reserva confirmada.
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