5 consejos comprobados de gestión de facturas dentro de la industria hotelera

Independientemente del área de la industria hotelera en la que opere, algunas tareas son más importantes que la gestión de facturas. La facturación adecuada garantiza que su hotel (u otro establecimiento) tenga suficientes reservas de efectivo disponibles para hacer frente a los muchos costos recurrentes asociados con el funcionamiento de su negocio. Los gastos como el personal, la adquisición de alimentos y bebidas, el mantenimiento de las instalaciones y la obtención de otros productos y servicios necesarios pueden sumarse rápidamente.

Sin prácticas sólidas de administración de facturas, su empresa pronto podría tener problemas importantes para administrar su flujo de efectivo. Esto puede ser especialmente problemático para las empresas hoteleras más pequeñas que normalmente no tienen la misma gran reserva de efectivo que las empresas más grandes.

Con BirchStreet Pay, puede implementar prácticas comprobadas de administración de facturas para garantizar mejor la estabilidad financiera de su hotel. No importa a cuántos invitados atienda en una semana, mes o año determinado, mejorar la forma en que procesa las facturas proporcionará dividendos significativos para sus instalaciones.

1) Automatizar siempre que sea posible

Muchas empresas de hostelería tienen una variedad de gastos recurrentes que podrían procesarse mensualmente o incluso semanalmente. Con tantas facturas que llegan día tras día, existe un riesgo significativo de error humano cuando la gestión de facturas se deja totalmente en manos del procesamiento manual.

Cuanto más complicada es una factura, más probable es que haya errores graves. Aunque la industria de la facturación médica ciertamente tiene una buena cantidad de diferencias con respecto a la hospitalidad, los análisis de las facturas en esa industria estiman que entre el 40 y el 80 por ciento de las facturas contienen errores.

Si bien, afortunadamente, la facturación en la industria de la hospitalidad no es tan compleja, esta estadística muestra cuán fácil es que los errores de facturación lleguen a las facturas, particularmente cuando se trata de un procesamiento manual. Los errores como facturas duplicadas y pagos faltantes pueden ser especialmente problemáticos para administrar el flujo de efectivo de una organización hotelera.

Cuanto más "toque" se requiera en una sola factura, incluso una que se entregue y procese digitalmente, mayor será la posibilidad de error. Los errores de ingreso de datos pueden resultar en pagos excesivos o insuficientes, así como cálculos de impuestos inexactos o incluso la posibilidad de una factura perdida. Estos problemas pueden crear problemas importantes más adelante cuando los proveedores agregan cargos por pago atrasado u otras sanciones.

2) Asegurar el soporte para varios tipos de documentos

Antes de recibir una factura por los bienes o servicios recibidos, las empresas de hostelería a menudo deben realizar una orden de compra. Las órdenes de compra (PO) permiten a las empresas de hostelería establecer expectativas claras con sus proveedores. Delinean los productos o servicios que se compran, su cantidad, el precio por unidad e incluso información como la fecha y el lugar de entrega (cuando corresponda).

Una orden de compra tiene un valor incalculable para su equipo interno, especialmente si tiene un gran volumen de pedidos. Las órdenes de compra esencialmente crean un registro en papel que aclara los acuerdos de precios para que pueda evitar sobrecostos y solicitudes duplicadas. Estos documentos también brindan visibilidad del inventario para ayudarlo a administrar el inventario de manera más efectiva, ya sea alimentos o suministros de lavandería.

Un sistema de gestión de inventario de calidad también le permitirá producir y rastrear facturas con orden de compra, así como facturas sin orden de compra y notas de crédito para gastos comerciales más pequeños que no requieren un proceso de aprobación y adquisición regulado.

Después de que un proveedor acepta la orden de compra, está obligado a cumplir con esa orden de acuerdo con los términos acordados. Cuando su empresa recibe la factura del proveedor, debe compararla cuidadosamente con la orden de compra original para asegurarse de que todo coincida.

Un sistema de gestión de inventario que ayude a su empresa a realizar un seguimiento de estos datos hará que sea mucho más fácil para su empresa presupuestar sus gastos y mantener un buen flujo de efectivo.

3) Use herramientas digitales para aprovechar los datos de las facturas

Una buena gestión de facturas puede (y debe) proporcionar información clave sobre cómo su empresa de hostelería utiliza su dinero y cómo puede hacerlo de forma más eficaz.

Un seminario reciente de BirchStreet Systems titulado Hospitality's Move to Digital Invoicing in 2022 destacó cuánto puede ayudar la gestión de facturas digitales a los hoteles y otros en la industria hotelera. Al pasar de un sistema que es aproximadamente 80 por ciento en papel y 20 por ciento electrónico a 20 por ciento en papel y 80 por ciento electrónico, el hotel promedio de 250 habitaciones puede reducir sus gastos anuales de administración de facturas de $81,250 a $6,500.

Gran parte de esto proviene de la naturaleza simplificada de un sistema de gestión de facturas digitales. La digitalización con herramientas como BirchStreet Pay puede reducir significativamente el tiempo de procesamiento de facturas, lo que puede ayudar a su empresa a mejorar las condiciones de pago de los proveedores y obtener un mayor acceso a los descuentos por pago anticipado de sus proveedores. Esto permite completar más transacciones, incluso con menos recursos, lo que reduce en gran medida los costos de mano de obra y procesamiento.

Quizás aún más importante, con datos precisos en tiempo real a través de un sistema de facturación digital, las partes interesadas pueden proporcionar información confiable a los jefes de departamento sobre las actividades de gasto.

Esto permite una toma de decisiones informada y conocimientos más profundos sobre las relaciones de un hotel con proveedores individuales. Fácilmente podría revelar áreas en las que el hotel está gastando demasiado o en las que el presupuesto no se está asignando correctamente. La información en tiempo real permite que el liderazgo actúe rápidamente para abordar tales preocupaciones financieras para mejorar el flujo de caja.

4) Hacer coincidir el tiempo de facturación con las necesidades de flujo de caja

Lo último que su empresa necesita es una factura considerable de un proveedor que llegue en un momento del mes en el que el flujo de efectivo ya es escaso, especialmente si esa factura requiere un pago inmediato. Los líderes de la hospitalidad deben trabajar para establecer el tiempo de facturación con los proveedores que será beneficioso para las necesidades de flujo de efectivo de su empresa.

Para los pedidos en curso, esto podría implicar la configuración de intervalos regulares para la facturación, como cada dos semanas o al final del mes. Para proyectos grandes (como la renovación del vestíbulo de un hotel), determine si será mejor para su flujo de efectivo realizar el pago total al finalizar el trabajo o realizar pagos parciales a medida que se completan ciertas etapas del proyecto.

El momento de cuándo programar estos pagos de facturas debe determinarse de acuerdo con sus propias necesidades de flujo de efectivo. A algunos hoteles les puede resultar más fácil pagar las facturas a una tasa constante durante todo el mes. A otros les puede resultar mejor realizar todos los pagos hacia el final del mes cuando se hayan completado sus propias facturas.

Esto puede requerir un cierto nivel de negociación con los proveedores. Todos los términos de pago deben acordarse al comienzo de una relación comercial, incluidos detalles como la frecuencia con la que se entregarán las facturas y cómo serán los términos de pago. Algunos proveedores están dispuestos a ofrecer incentivos por pagos anticipados o fechas de vencimiento flexibles, pero estos detalles deben resolverse con mucha anticipación.

5) Habilitar Pagos Electrónicos

Los pagos electrónicos virtuales son mucho más eficientes que escribir cheques en papel. Dichas transacciones se pueden completar de manera rápida y segura, lo que garantiza que los proveedores reciban los pagos de manera oportuna.

En particular, muchas soluciones de pago electrónico ahora permiten pagos en tiempo real que se pueden transmitir las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Una encuesta publicada en ABA Banking Journal encontró que el 81 por ciento de los líderes empresariales esperan que la mayor proliferación de pagos digitales de "disponibilidad instantánea" transforme drásticamente la forma en que hacen negocios.

En la encuesta, el 52 por ciento citó los pagos en tiempo real como una solución valiosa para mejorar la gestión del flujo de efectivo, mientras que el 46 por ciento dijo que ayudaría a mejorar las actividades generales de cuentas por pagar. Dos tercios de los encuestados dijeron que esperaban que con la disponibilidad de pagos en tiempo real, dejarían de hacer y aceptar pagos en efectivo y cheques en papel.

Esta última estadística es de suma importancia para aquellos que se resisten a actualizar sus sistemas de gestión de facturas. Independientemente de cómo se sienta actualmente su organización acerca de la transición a una solución de pago completamente electrónica, hay muchas posibilidades de que sus proveedores estén listos para hacer el cambio.

Mantener relaciones sólidas con los proveedores preferidos que ayudan a que su marca hotelera funcione sin problemas probablemente requerirá hacer esta transición, independientemente de las preferencias de su equipo interno.

Deje que BirchStreet Pay revolucione la gestión de sus facturas

Los negocios de hostelería envían y reciben innumerables facturas y órdenes de compra cada semana. Un buen sistema de gestión de facturas le permite a su equipo crear, rastrear y archivar facturas de manera más efectiva, al mismo tiempo que garantiza un sólido flujo de caja para la empresa.

Con BirchStreet Pay, no tiene que preocuparse por escribir cheques en papel o que su negocio de hospitalidad esté sujeto a fraude con tarjetas de crédito. Este innovador sistema brinda una solución única para administrar sus pagos con el uso de tarjetas virtuales que ganan reembolso en cada compra.

BirchStreet Pay proporciona una interfaz fácil de usar que le permite realizar pagos con solo presionar un botón, con todas las transacciones protegidas por modernas medidas de seguridad y respaldadas por soporte de nivel de conserjería.

Los flujos de trabajo flexibles y los informes detallados permiten una integración optimizada con sus sistemas de contabilidad/ERP, al mismo tiempo que le brindan una visibilidad completa de sus pagos. Un equipo de incorporación de proveedores puede incluso ayudarlo a cambiar a los proveedores para que acepten pagos con tarjeta virtual.

Con BirchStreet Pay, puede reducir los cheques en papel, los costos de cumplimiento y otros gastos, todo mientras obtiene un reembolso. Desde el ahorro de costos hasta la transparencia de las compras, su organización puede obtener una mejor comprensión de sus necesidades de administración de facturas y gastos, lo que lleva a mejores prácticas financieras en el futuro.