La guía definitiva para la tecnología hotelera (2023)

Por Hotel Tech Report

Última actualización Noviembre 02, 2022

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¿Sabía que la pequeña empresa promedio usa 40 aplicaciones de software diferentes y el hotel promedio usa alrededor de 20? En un mundo ideal, todos los sistemas de la pila tecnológica de su hotel lo ayudarían a automatizar tareas, reducir costos, aumentar los ingresos y brindar una experiencia de cinco estrellas para los huéspedes. ¡Pero entendemos que ponerse al día con la gran cantidad de soluciones tecnológicas disponibles para los hoteles puede ser abrumador! ¿Por dónde empiezas?

En este artículo, le presentaremos cada parte del panorama tecnológico hotelero, desde la gestión de ingresos hasta la gestión de la reputación y todo lo demás. Basándose en los conocimientos de más de 10.000 reseñas de software hotelero escritas por hoteleros de todo el mundo, este artículo también destacará algunos de los principales proveedores de software en cada categoría. Para obtener testimonios más detallados y opciones de software adicionales, querrá hacer clic en la lista completa de proveedores. ¡Vamos a sumergirnos!

9 herramientas de software de operaciones hoteleras que impulsan la eficiencia

Esta categoría de software incluye la tecnología más esencial para las operaciones del hotel: registrar a los huéspedes, conciliar cuentas, manejar la nómina y recibir comentarios de los huéspedes. El tamaño y la complejidad de su hotel determinarán qué sistemas necesita; Los hoteles pequeños de servicio limitado pueden estar bien con un PMS y un procesador de pagos, pero un gran resort podría beneficiarse de cada categoría de software.

1. Sistemas de gestión de propiedades (PMS) : El PMS es el eje central de las operaciones hoteleras. En este sistema, el personal puede registrar la entrada y salida de los huéspedes, crear y administrar reservas, generar informes financieros, administrar perfiles de huéspedes y más. Según las reseñas de los usuarios y el análisis de la funcionalidad del sistema, los principales PMS son Cloudbeds, Clock y HotelTime, aunque hay más de cien sistemas excelentes en el mercado.

2. Herramientas de colaboración del personal : el personal del hotel se encuentra disperso en diferentes pisos, edificios y turnos, por lo que es necesaria una plataforma de comunicación para mantener a todos en sintonía. Los sistemas como hotelkit, Monscierge y ALICE pueden reemplazar los métodos analógicos como los walkie-talkies y los libros de registro, además de que pueden realizar un seguimiento de las tareas, reducir los errores manuales y aumentar la eficiencia.

3. Software de limpieza e ingeniería : estas herramientas digitalizan las operaciones de sus departamentos de limpieza y mantenimiento, con la capacidad de automatizar la asignación de tareas, monitorear el estado en tiempo real de las habitaciones o problemas y realizar un seguimiento de la finalización de las tareas. El software superior en esta categoría incluye hotelkit, Flexkeeping y ALICE.

4. Comentarios y encuestas de los huéspedes: elimine las tarjetas de comentarios en papel y brinde a los invitados una plataforma digital para expresar sus comentarios, como GuestRevu, TrustYou o Revinate. Estas soluciones tecnológicas no solo son fáciles de usar para los huéspedes, sino que también permiten a los hoteleros personalizar, automatizar y analizar los comentarios y las quejas de los huéspedes.

5. Contabilidad e informes : si su hotel acepta pagos de huéspedes y emite pagos a empleados y proveedores, se beneficiará de un sistema de informes y contabilidad como myDigitalOffice, M3 u Omniboost. Un sistema de contabilidad moderno revela oportunidades para reducir costos y maximizar los ingresos, además de que hace que su equipo de contabilidad sea más eficiente con informes automatizados e integraciones con otro software en el sitio.

6. Procesamiento de pagos : la mayoría de los huéspedes prefieren pagar sus reservas con tarjetas de crédito, pero es necesario un sistema de procesamiento de pagos para obtener los fondos de la tarjeta del huésped en la cuenta bancaria de su hotel. Los procesadores de pagos como Profitroom, Mews Payments y Adyen cobran una pequeña tarifa de procesamiento, pero hacen que el pago sea lo más sencillo posible.

7. Gestión laboral : los hoteles tienen decenas, si no cientos, de empleados, por lo que programar no es una tarea fácil. Software como PerfectLabor ?, M3 y UniFocus de Hotel Effectiveness incluyen pronósticos, información sobre los costos laborales e integraciones con sistemas de nómina y control de tiempo.

8. Reuniones y eventos : ya sea que su hotel tenga un comedor privado o varios pisos de salones de baile y espacios para grupos, el software para reuniones y eventos puede respaldar cada paso del proceso de ventas y planificación, y el evento en sí. El software de reuniones y eventos altamente calificado incluye Proposales, Event Temple y Blockbuster by Duetto.

9. F&B y sistemas de punto de venta : la pandemia aceleró la demanda de funciones como menús sin contacto y pedidos en línea, por lo que ha habido una gran ola de innovación en el espacio del software de F&B. Proveedores como RoomOrders, Bbot y MICROS de Oracle pueden ayudar a los restaurantes a modernizar sus operaciones, reducir costos, reducir la dependencia de las plataformas de entrega y fortalecer las relaciones con los clientes.

7 sistemas tecnológicos de gestión de ingresos que mejoran la estrategia de rendimiento

El objetivo de la gestión de ingresos es vender la habitación adecuada al huésped adecuado al precio adecuado, y los administradores de ingresos aprovechan una variedad de software para lograr sus objetivos de RevPAR.

1. Sistemas de gestión de ingresos (RMS): el arma secreta de cualquier administrador de ingresos es el RMS; este sistema analiza los datos históricos, la oferta y la demanda del mercado, y pronostica para recomendar las tarifas con mayor probabilidad de maximizar los ingresos y la rentabilidad. Es posible que también escuche que se hace referencia a software de gestión de ingresos como IDeaS, Gamechanger de Duetto o Atomize como "sistemas de gestión de rendimiento" o "motores de precios".

2. Channel managers : un channel manager es el vínculo entre el sistema de gestión de propiedades de un hotel y los canales de distribución como Booking.com, Expedia y GDS. Los administradores de canales como SiteMinder, myallocator de Cloudbeds y Smart Channel Manager de D-EDGE permiten a los hoteleros realizar cambios en un sistema, su PMS, en lugar de administrar las tarifas en cada canal individualmente.

3. Sistemas centrales de reserva (CRS): los hoteles más grandes o los hoteles que forman parte de una cadena o grupo pueden usar un CRS para centralizar todas las reservas, ya sea que las realice el personal del centro de llamadas, el sitio web del hotel o un tercero. canal. El CRS luego enviará las reservas al PMS para la asignación de habitaciones. Los CRS populares incluyen Pegasus, Windsurfer y GuestCentric CRS.

4. Califique las compras y la inteligencia de mercado : una clave para el éxito de la gestión de ingresos es vender tarifas competitivas, pero ¿cómo sabe lo que venden sus competidores? Califique las herramientas de compra, como OTA Insight, Siteminder Insights y D-EDGE RateScreener, hacen el trabajo pesado por usted y presentan las tarifas de la competencia y los pronósticos del mercado en paneles e informes fáciles de usar.

5. Gestión de la paridad : las OTA piden a los hoteles que proporcionen paridad de tarifas, lo que significa que venden la misma tarifa en todos los canales y, como hotelero, no desea que las OTA vendan tarifas más baratas que el sitio web de su hotel. Las herramientas de administración de paridad, como OTA Insight, FornovaDI y Triptease, brindan a los hoteleros acceso a paneles que monitorean las tarifas en todos los canales en tiempo real.

6. Inteligencia empresarial : a los administradores de ingresos les encantan los datos, pero a veces todos esos datos son demasiado para que Excel los maneje. Las herramientas de inteligencia empresarial ofrecen mejores soluciones para cortar, cortar y visualizar datos a través de paneles e informes adecuados para estudiar el desempeño histórico o predecir el futuro. Las principales aplicaciones de BI incluyen OTA Insight, Scoreboard by Duetto y ProfitSage.

7. Mejora de la venta de software : Es posible generar ingresos incrementales por huésped con herramientas de venta ascendente que automatizan todo el proceso y utilizan datos de perfil y tendencias históricas para ofrecer las ofertas personalizadas más atractivas a cada huésped, como mejoras de habitación o artículos de F&B. Herramientas como Oaky, EasyWay Smart Upselling y GuestJoy también permiten a los hoteleros iniciar el proceso de upselling antes de que el huésped llegue a la propiedad.

9 plataformas de experiencia del huésped para mejorar los puntajes de satisfacción

¿Cómo se crea una experiencia de invitado de cinco estrellas en la era digital? Existe una gran cantidad de sistemas para deleitar a los huéspedes, desde soluciones de registro sin contacto hasta entretenimiento moderno en la habitación.

1. Mensajería para huéspedes : las plataformas de mensajería permiten que los hoteles se comuniquen con los huéspedes a través de su plataforma preferida: mensajería de texto, correo electrónico o incluso aplicaciones como WhatsApp y Facebook Messenger. Los sistemas mejor calificados como Monscierge, Whistle y EasyWay admiten mensajería automatizada y un tablero central donde el personal puede responder.

2. Entrada sin llave: el software de entrada sin llave permite a un huésped desbloquear su habitación u otras áreas seguras como gimnasios o piscinas con un movimiento de su teléfono inteligente. Los sistemas como Mobile Access de ASSA ABLOY, FLEXIPASS y Openkey.co ofrecen integraciones con PMS para una experiencia de llegada perfecta.

3. Aplicaciones para invitados : digitalice el directorio de su habitación con una aplicación de hotel como ALICE, INTELITY o Duve. Estas aplicaciones descargables ponen todo lo que los huéspedes necesitan saber al alcance de la mano, desde información de contacto e instrucciones hasta menús de servicio a la habitación y recomendaciones locales.

4. Check-in sin contacto : a raíz de la pandemia, los huéspedes prefieren un proceso de llegada sin contacto, y software como EasyWay, Canary y Duve facilitan que los hoteles pasen a un check-in completamente digital. La funcionalidad incluye escaneo de identificación, tarjetas de registro digitales, ventas adicionales, procesamiento de pagos y coordinación de la hora de llegada.

5. Tabletas en la habitación : al igual que el teléfono inteligente reemplazó nuestras cámaras digitales y agendas electrónicas, una tableta en la habitación puede reemplazar los teléfonos, directorios, menús de servicio a la habitación, controles remotos de TV, termostatos y más de su habitación. Incluso se ha demostrado que los proveedores de tabletas como SuitePad, Crave Interactive e INTELITY aumentan la satisfacción y los ingresos de los huéspedes.

6. Gestión energética : estos sistemas tienen dos objetivos: reducir los costes energéticos de su hotel y reducir el impacto medioambiental de su hotel. Los proveedores como Verdant Energy Management Solutions, Telkonet y EcoStruxure están diseñados pensando en los hoteles y buscan no solo disminuir los costos, sino también mejorar la experiencia del huésped.

7. Entretenimiento en la habitación : los huéspedes de hoy quieren más que canales de cable locales en los televisores de sus habitaciones; sistemas como Monscierge ZAFIRO IPTV y Sonifi brindan contenido interactivo y entretenimiento para todo tipo de hoteles, además de oportunidades adicionales de marketing y participación que no podría obtener con la televisión tradicional.

8. Pedidos móviles / F & B : Bbot, RoomOrders, SABA F&B Ordering y otros sistemas proporcionan una pieza de tecnología esencial para hoteles y restaurantes: pedidos móviles. Con este software, los invitados y los clientes pueden acceder a los menús, realizar pedidos y pagar desde sus teléfonos inteligentes, y los puntos de venta de alimentos y bebidas pueden administrar mejor el cumplimiento de los pedidos y brindar una experiencia sin contacto de un extremo a otro.

9. Hotel Wi-Fi : lo que antes era un complemento premium ahora es un servicio esencial en los hoteles, especialmente con un segmento creciente de viajeros que trabajan de forma remota. Para ofrecer un acceso confiable a Internet de alta velocidad, los hoteles pueden asociarse con proveedores como Cisco (Meraki), Percipia o GuestTek que ofrecen servicios de implementación y soporte continuo.

9 herramientas de marketing para reducir los costes de adquisición e impulsar las reservas directas

Por supuesto, no necesita ninguno de los programas mencionados anteriormente si nadie conoce su hotel. El software de marketing le permite acceder a nuevas audiencias de huéspedes y establecer relaciones con su base de huéspedes existente.

1. Motores de reservas : para los hoteleros que buscan incrementar el negocio directo, un motor de reservas es esencial. Este software permite a los huéspedes hacer reservas en el sitio web de su hotel mostrando las tarifas y la disponibilidad de su PMS, luego integrando las reservas en el PMS. Cloudbeds, Bookassist y SiteMinder ofrecen algunos de los mejores motores de reservas.

2. Gestión de la reputación : una herramienta de gestión de la reputación le ayuda a solicitar, realizar un seguimiento, analizar y responder a las opiniones de los huéspedes en sitios como Tripadvisor y Google y sus propias encuestas. Algunos de los líderes de la industria son TrustYou, GuestRevu y Revinate, e incluso pueden ayudar a aumentar los puntajes de las reseñas de los huéspedes al revelar información sobre el sentimiento de los huéspedes.

3. Constructores de sitios web y sistemas de gestión de contenido (CMS) : la subcontratación del diseño de su sitio web no es necesaria con un CMS; Estas herramientas le permiten crear, editar y organizar páginas y contenido de sitios web, y admiten integraciones con motores de reserva, procesadores de pago, widgets y más. Smart CMS de Bookassist, Profitroom y Net Affinity son algunos de los mejores creadores de sitios web.

4. Herramientas de reserva directa : si desea aumentar las reservas directas, una aplicación como Triptease, Hotelchamp o TrustYou puede aumentar el número de compradores que completan reservas en el sitio web de su hotel. Estas herramientas le permiten mostrar mensajes personalizados, fragmentos de reseñas de huéspedes, widgets de comparación de precios y más, todo lo cual les da a los huéspedes razones para reservar directamente en lugar de hacerlo a través de una OTA.

5. Agencias de marketing digital : ¿No tiene el tiempo o los recursos para manejar el marketing digital internamente? Una agencia de marketing digital puede prestar su experiencia para ayudar a su hotel a tener éxito en el marketing de motores de búsqueda, las redes sociales, la creación de contenido y las relaciones públicas. Bookassist, Avvio y Net Affinity son algunos de los líderes en este espacio.

6. Herramientas de redes sociales : ya sea que intente crear una nueva audiencia o mantenerse en contacto con huéspedes anteriores, las redes sociales son un componente importante de la estrategia de marketing de su hotel. Los proveedores de redes sociales como BCV, Sprout Social y Travel Media Group pueden ayudarlo a lograr sus objetivos de alcance y participación.

7. Metabúsqueda y tecnología publicitaria : los canales de metabúsqueda, como Google, Kayak y Tripadvisor, son potentes impulsores del tráfico al sitio web de su hotel, si los aprovecha de forma eficaz. Estos sitios requieren una conectividad especial y una estrategia de licitación, y herramientas como Bookassist, Avvio y Koddi lo ayudarán a administrar presupuestos, realizar un seguimiento de la atribución y comprender la dinámica del mercado.

8. Chat / chatbots en vivo del sitio web : los clientes potenciales que compran en su sitio web quieren respuestas ahora, sin necesidad de descolgar el teléfono. Un chatbot, como uno de Asksuite, Quicktext o Whistle, usa inteligencia artificial para responder las preguntas de los huéspedes de manera rápida y precisa, además de capturar clientes potenciales y aumentar la conversión en su sitio web.

9. Hotel CRM : su base de datos de direcciones de correo electrónico de huéspedes es una mina de oro, si puede aprovecharla estratégicamente. Un sistema CRM, como Revinate, Profitroom y dailypoint 360, le permite capturar direcciones de correo electrónico en su sitio web, enviar mensajes automatizados a lo largo del viaje del huésped, crear segmentos de perfiles con características específicas y analizar tasas de apertura, tasas de clics, y conversión.

F&B y MICE

Los componentes de alimentos y bebidas y reuniones y eventos de la industria hotelera también tienen sus propias soluciones tecnológicas. Ya sea que esté tratando de optimizar sus ofertas de servicio a la habitación o respaldar conferencias en toda la ciudad en un laberinto de espacios para reuniones, puede encontrar software que lo ayude a ejecutar cualquier tipo de servicio o evento.

1. Gestión de restaurantes : para gestionar un restaurante sin problemas, los restauradores aprovechan el software del punto de venta para gestionar el stock en tiempo real, gestionar transacciones, reservar mesas, ejecutar informes y más. El software popular de gestión de restaurantes incluye Vento ePOS, Oracle MICROS y Lightspeed POS.

2. Pedidos móviles y servicio de habitaciones : el servicio sin contacto es la última tendencia en A&B, pero parece probable que se convierta en la norma. Los sistemas de pedidos móviles, como Bbot, RoomOrders y SABA F&B Ordering, permiten a los restaurantes cargar menús digitales, aceptar pedidos en línea y recibir pagos sin contacto, y los clientes pueden confiar en un servicio más eficiente y pedidos y facturas precisas.

3. Inteligencia de reuniones y eventos : esta categoría de software tiene como objetivo ayudar a los hoteleros a maximizar su negocio de reuniones y eventos al comprender la dinámica del mercado, descubrir información sobre los asistentes y optimizar los precios y el uso del espacio. Las principales herramientas de inteligencia para eventos y reuniones incluyen Blockbuster de Duetto, IDeaS (SmartSpace) y Get Into More.

4. Adquisición grupal y herramientas de RFP : sin software que lo ayude, el proceso de RFP es tedioso. El software RFP, como Proposales, MeetingPackage y Venuesuite, mueve este proceso en línea y lo ayuda a automatizarlo, lo que hace que todos los intercambios sean más eficientes y ayuda a los equipos de ventas a alcanzar sus objetivos.

5. Gestión de eventos : el software no solo ayuda a su equipo de ventas a cerrar el trato, sino también a planificar y ejecutar el evento en sí. Event Temple, Tripleseat, EVENTMACHINE y otros brindan funcionalidad para enviar propuestas, obtener firmas electrónicas, administrar seguimientos, comunicarse con clientes y crear y editar BEO y agendas.

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