Commençons par le début : qu'est-ce qu'un formulaire d'autorisation de carte de crédit ? Si un client réserve une chambre pour lui-même sur votre site Web, il peut entrer son propre numéro de carte de crédit sur votre écran de paiement, et ce numéro de carte sera crypté et transmis en toute sécurité à votre système de traitement des paiements. Mais qu'en est-il d'une réservation qui doit être partagée entre deux cartes de crédit ou d'une réservation effectuée au nom de quelqu'un d'autre ? Chaque fois que votre hôtel a besoin de collecter manuellement des informations de carte de crédit, vous devez envoyer un formulaire d'autorisation de carte de crédit car les normes de sécurité de l'industrie interdisent au personnel de collecter des informations de carte de crédit de manière non sécurisée, comme par téléphone ou par e-mail. Un formulaire d'autorisation de carte de crédit est un moyen sécurisé de recueillir des informations de carte de crédit afin de minimiser le risque de fraude ou d'atteinte à la sécurité et de protéger les données personnelles des clients. Dans le passé, les formulaires CCA étaient envoyés par e-mail ou par fax, mais ces dernières années, les formulaires CCA numériques sont devenus plus populaires.

Le formulaire CCA doit collecter toutes les informations dont votre personnel chargé des réservations ou de la comptabilité a besoin pour facturer correctement la réservation. Ces informations comprennent des détails sur le titulaire de la carte de crédit, la carte elle-même et les types de frais destinés à être portés sur la carte. Un formulaire CCA efficace devrait inclure :

• Détails sur le titulaire de la carte : Étant donné que, dans de nombreux cas, la personne qui soumet la CCA n'est pas la même personne que le titulaire de la réservation, il est important de recueillir le nom complet du titulaire de la carte ainsi que le nom du client sur le formulaire CCA. Par exemple, la personne soumettant le formulaire CCA et payant la réservation pourrait être un planificateur de réunion, tandis que la personne qui reste réellement dans la salle pourrait être un conférencier présentant à la conférence.

• Catégories de frais : Parfois, les paiements de réservation sont répartis entre plusieurs cartes, vous voudrez donc inclure une section sur votre formulaire CCA où les clients (ou les personnes payant les réservations) peuvent spécifier les types de frais à mettre sur leur carte de crédit. Les catégories peuvent inclure le tarif de la chambre et les taxes, le minibar, le service d'étage, les services de spa, le parking, etc. Par exemple, l'entreprise d'un client peut payer le tarif de la chambre, les taxes et le parking, mais pas les frais de minibar ou de service de chambre.

• Détails de la carte de crédit : bien sûr, votre formulaire CCA doit inclure une section pour saisir les détails de la carte de crédit, y compris le nom du titulaire de la carte, le type de carte (Visa, Mastercard, etc.), le numéro de carte de crédit, le CVV, la date d'expiration et l'adresse de facturation.

• Signature du titulaire de la carte : Au bas de votre formulaire CCA, assurez-vous d'inclure une case de signature où le titulaire de la carte peut autoriser votre hôtel à débiter sa carte.

Si votre hôtel a envoyé des formulaires d'autorisation de carte de crédit au format PDF par e-mail, ou peut-être si vous les avez envoyés par fax, pourquoi changer ? L'utilisation de formulaires CCA PDF ou papier comporte quelques risques sérieux, et l'ensemble du processus CCA est moins qu'efficace lorsque vous utilisez ces types de formulaires. Les formulaires papier et PDF offrent aux voleurs d'identité potentiels la possibilité de voler des numéros de carte de crédit, car le numéro de carte est visible sans aucune sorte de cryptage. Même si vous stockez les formulaires CCA remplis dans un classeur sécurisé ou dans un dossier sur un ordinateur, il existe toujours un risque que les données personnelles de vos invités tombent entre de mauvaises mains.

De plus, ces formulaires de saisie manuelle n'offrent aucune fonction d'autorisation ou de vérification de carte de crédit, de sorte que quelqu'un pourrait théoriquement écrire un numéro de carte "1111 1111 1111 1111" sur un formulaire et le soumettre, ce qui créerait du travail supplémentaire pour votre équipe. Mais même si un invité ou un contact de facturation entre les bonnes informations de carte de crédit la première fois, le processus n'est toujours pas idéal pour votre personnel, car il doit transférer manuellement le numéro de carte et les détails de facturation dans votre PMS ou votre système de traitement des paiements, ce qui prend temps et a la possibilité d'erreurs manuelles. Ce n'est pas non plus une expérience formidable pour vos invités, qui ne veulent pas passer leur temps à remplir des documents et à trouver comment vous renvoyer le formulaire rempli.

Si l'envoi de formulaires CCA PDF ou papier n'est pas idéal, alors quelle est la solution ? Au cours des dernières années, les formulaires CCA numériques ont gagné en popularité en tant qu'alternative convaincante aux versions à l'ancienne. Grâce à un processus entièrement numérique, vos agents de réservation peuvent envoyer un lien unique au contact de facturation qui les dirige vers une page adaptée aux mobiles où ils peuvent saisir en toute sécurité les détails de paiement. Les informations de carte de crédit sont cryptées et transmises à votre système de traitement des paiements d'une manière entièrement conforme à la norme PCI, ce qui réduit considérablement le risque d'atteinte à la sécurité. Les systèmes CCA numériques peuvent même montrer quels formulaires CCA ont été envoyés mais non remplis, ce qui permet à votre équipe de gagner du temps dans la recherche des paiements. Et certains fournisseurs proposent un service intégré de détection des fraudes qui travaille de manière proactive pour réduire les cartes de crédit invalides et les rétrofacturations.

Les hôtels devraient utiliser un logiciel pour exécuter les enregistrements sans contact pour les clients avec des formulaires d'autorisation de carte de crédit numérique au lieu de processus papier et manuels, car il offre un moyen plus efficace et plus sûr de gérer les informations des clients et l'autorisation de paiement.

Un formulaire d'autorisation de carte de crédit est un document qui permet à un hôtel de débiter la carte de crédit d'un client pour les frais accessoires et les frais impayés encourus pendant son séjour. Il comprend généralement le nom du client, les dates d'arrivée et de départ, le numéro de confirmation, les détails de la réservation d'hôtel, le type de carte de crédit (Visa, Mastercard, Amex), le numéro de carte de crédit, la date d'expiration, le code de sécurité, l'adresse de facturation et le numéro de téléphone.

Traditionnellement, les hôtels demandaient aux clients de remplir un formulaire papier d'autorisation de carte de crédit et de fournir la signature du titulaire de la carte lors de l'enregistrement. Cependant, ce processus prend du temps et augmente le risque d'erreurs et de fraudes.

En tirant parti du logiciel, les hôtels peuvent rationaliser le processus d'enregistrement et réduire le besoin de traitement manuel des informations de carte de crédit. Les clients peuvent remplir le formulaire numériquement, y compris les cases à cocher pour les frais accessoires comme le service d'étage et le minibar, et le soumettre en toute sécurité en ligne. Le formulaire rempli peut ensuite être stocké et consulté électroniquement par la réception.

Les formulaires d'autorisation de carte de crédit numérique offrent également une couche de sécurité supplémentaire en éliminant le besoin de documents papier qui pourraient être perdus ou volés. Ils permettent une autorisation de paiement unique, réduisant ainsi le risque de débits non autorisés sur le compte de carte de crédit d'un client.

L'utilisation d'un logiciel pour exécuter des enregistrements sans contact avec des formulaires d'autorisation de carte de crédit numérique offre aux hôtels un moyen plus efficace et plus sûr de gérer les informations des clients et l'autorisation de paiement, améliorant ainsi l'expérience globale des clients.