Lors du choix d'une nouvelle solution technologique hôtelière, le logiciel d'entretien ménager est certainement plus complexe et délicat. Elle impacte un département qui représente le centre de coûts d'exploitation le plus important et a en même temps un impact sur la qualité de service la plus critique d'un hôtel - la propreté. De plus, les membres du personnel qui utilisent un logiciel d'entretien ménager peuvent ne pas être aussi férus de technologie que les autres, ce qui signifie que la solution choisie doit être très conviviale. La clé ici est de trouver un logiciel d'entretien ménager qui, en premier lieu, s'adresse aux femmes de ménage pour faciliter leur travail tout en fournissant tous les KPI nécessaires pour l'hôtel et sa gestion. Dans cet esprit, examinons les 16 fonctionnalités clés que le logiciel d'entretien ménager que vous avez choisi a à offrir.
1. Programmes d'entretien ménager quotidiens automatisés : La création d'horaires d'entretien ménager quotidiens est la première tâche que chaque responsable de l'entretien ménager doit accomplir le matin. C'est aussi l'une des tâches les plus chronophages qui peut prendre jusqu'à 1h30 par jour. Pour établir un programme de nettoyage quotidien des chambres, les responsables de l'entretien ménager doivent jongler avec les différents types de chambres, les occupations, les invités et leurs souhaits supplémentaires. Ensuite, ils doivent répartir toute cette complexité de manière à ce que les femmes de ménage aient le travail à égalité entre elles. C'est une tâche qui peut être simplement automatisée et exécutée en une seconde seulement par un bon logiciel d'entretien, ce qui permet d'économiser jusqu'à 100 % du temps.
2. Planification future du personnel d'entretien ménager et de leurs horaires : Le service d'entretien ménager est l'un des contributeurs les plus importants aux coûts du compte de résultat, il est donc essentiel d'optimiser et de planifier vos horaires d'entretien ménager pour l'avenir. Un bon logiciel d'entretien ménager couvrira cela et vous permettra de programmer automatiquement les femmes de ménage et les horaires quotidiens aussi loin que vous avez réservé des réservations.
3. Mises à jour en temps réel sur les réservations et les invités : Les mises à jour en temps réel sur les modifications apportées aux réservations et aux invités sont des informations essentielles dont les femmes de ménage ont besoin. Si les clients changent de chambre, raccourcissent ou prolongent leur séjour, s'enregistrent ou quittent une chambre, tout cela doit être rapidement communiqué aux femmes de ménage. De cette façon, ils ne perdent pas de temps en se déplaçant dans l'hôtel pour déterminer quelle chambre ils peuvent nettoyer ensuite. Plus important encore, ce sont des invités qui dérangent avec le fameux SOP qui dit : Toc, toc, ménage.
4. Images de formation, listes de contrôle et SOP vidéo : Si vous souhaitez maintenir des normes élevées et la qualité du travail de votre équipe d'entretien ménager, vous devez les doter de connaissances. Les images, les SOP d'entretien ménager numériques et les listes de contrôle sont trois des outils de formation les plus importants et les plus efficaces que vous puissiez fournir à vos femmes de ménage. Encore une fois, un bon logiciel d'entretien ménager fournira tous ces outils, ce qui permettra à vos femmes de ménage de vérifier facilement si elles ont effectué toutes les tâches nécessaires selon les normes les plus élevées.
5. Gestion des objets perdus et trouvés : les clients oublient des choses tout le temps. Cela signifie que le personnel de l'hôtel, en particulier les femmes de ménage, doit gérer en permanence les objets perdus et trouvés. L'enregistrement, le stockage, la gestion et la mise à jour des informations sur les objets perdus et trouvés peuvent prendre beaucoup de temps ou se faire sans effort grâce à un outil logiciel d'entretien.
6. La possibilité de signaler facilement les problèmes de maintenance : vos femmes de ménage sont la source d'informations cruciale pour détecter et résoudre rapidement les problèmes de maintenance dans les chambres d'hôtel. La différence entre rendre facile ou difficile pour les femmes de ménage de signaler ces problèmes peut faire la différence entre un invité heureux et mécontent. Mais aussi la différence entre des coûts de maintenance élevés et faibles (préventifs) . Le rapport rapide et facile des problèmes de maintenance est l'une des fonctionnalités vitales absolues dont votre personnel d'entretien et de maintenance a besoin pour accéder au logiciel d'entretien ménager.
7. Communication d'équipe pour les mises à jour quotidiennes et les tâches supplémentaires : comme dans toute autre organisation, une équipe hôtelière (y compris le service d'entretien ménager) doit communiquer pour rester informée des événements quotidiens en cours et faire son travail efficacement. En plus de cela, les femmes de ménage doivent fournir de nombreuses demandes de service client ad hoc, comme des serviettes supplémentaires, des oreillers, des cadeaux d'anniversaire, etc. Une fonction de gestion des tâches en temps réel et de communication d'équipe couvre parfaitement ce domaine, et cela doit faire partie de le logiciel d'entretien ménager choisi.
8. Une inspection des chambres avant l'arrivée : Il s'agit de la mesure d'assurance qualité la plus importante pour la propreté des chambres et la satisfaction des clients qui en découle. Une inspection détaillée de la pièce peut facilement comporter plus d'une centaine d'étapes à vérifier pour s'assurer que la pièce est impeccable. Les listes de contrôle numériques font toute la différence ici. Lorsque quelque chose doit être réparé, le logiciel d'entretien enverra une tâche automatique à la personne responsable sans qu'il soit nécessaire de prendre des notes ou des appels téléphoniques supplémentaires. La meilleure partie est que chaque inspection que vous effectuez est automatiquement transformée en analyses détaillées et exploitables pour améliorer la formation du personnel, les processus et la qualité globale du travail.
9. Comptage automatisé du linge : Si votre approche de gestion du linge repose sur le comptage du nombre de draps et de serviettes qui sont allés à la salle de lavage, vous devez rechercher une fonction de comptage automatisé du linge. C'est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces de rendre ce processus plus précis et efficace et de faire gagner beaucoup de temps à votre équipe d'entretien ménager (jusqu'à 2 heures par jour)
10. Rapports sur le minibar : Une autre fonctionnalité qui améliore l'efficacité et réduit les coûts est de permettre à vos femmes de ménage d'afficher la consommation du minibar directement sur les comptes des clients. Il accélère le flux d'informations sur la consommation du minibar, facilite et rend plus efficace le réapprovisionnement du minibar et, surtout, réduit la valeur des envois perdus. C'est également l'un des moyens les plus rapides et les plus simples d'obtenir des analyses sur le comportement et les préférences de vos invités concernant le menu de votre minibar.
11. Traductions linguistiques intégrées pour la communication avec le personnel : plus l'hôtel est grand, plus le nombre de nationalités différentes dans l'équipe d'entretien est grand. Le défi qui en découle est que les responsables de l'entretien ménager n'ont aucun moyen de communiquer avec leurs femmes de ménage, qui souvent ne parlent pas la langue locale. Ainsi, avoir une fonction de traduction de langue intégrée qui traduit n'importe quelle tâche ou message dans la langue maternelle de la femme de ménage est un must absolu pour toute solution logicielle d'entretien ménager moderne. 12. Intégration PMS L'intégration d'un logiciel d'entretien ménager et d'un système de gestion de propriété (PMS) est probablement l'une des intégrations les plus à valeur ajoutée dans l'industrie des logiciels hôteliers. Le PMS fournit un logiciel d'entretien ménager avec des mises à jour régulières concernant les réservations et les invités, permettant aux équipes d'entretien ménager d'optimiser leurs performances. À l'inverse, le logiciel d'entretien ménager est la source de mises à jour sur toutes les opérations quotidiennes, les renvoyant au système PMS et à l'équipe du front office. C'est une intégration qui permet à toute l'équipe de l'hôtel de rester à jour et de fonctionner plus efficacement.
13. Intégration intelligente de la chambre : si vous avez mis en place un système intelligent qui vous permet de savoir quand un invité est dans la chambre, si une fenêtre est ouverte ou même plus d'informations, assurez-vous que le logiciel d'entretien ménager que vous avez choisi peut s'y intégrer. Des données comme celles-ci peuvent signifier que votre équipe d'entretien ménager optimisera davantage son processus de travail quotidien et veillera à ce que les invités ne soient jamais dérangés.
14. Interface utilisateur (UI) orientée femme de ménage : les femmes de ménage ne sont souvent pas les personnes les plus averties en technologie car leur poste ne comprend pas beaucoup de technologie. C'est pourquoi il est si important que le logiciel d'entretien qu'ils utilisent soit aussi simple que possible. Cela devrait faciliter leur travail et leur faire gagner du temps. Trop souvent, les femmes de ménage doivent effectuer des étapes supplémentaires simplement pour mettre à jour le statut d'une pièce. Mais si la solution choisie ne s'adresse pas aux femmes de ménage, elles ne sauront pas s'en servir, ou pire, elles ne voudront pas l'utiliser. Cela signifie que votre hôtel ne tirera pas tous les avantages du logiciel et qu'il y aura une situation de perdant-perdant. Gardez vos femmes de ménage à l'esprit et assurez-vous que votre logiciel d'entretien ménager dispose de l'interface la plus facile à utiliser qui leur facilite la vie.
15. Mises à jour de l'état de la pièce : lorsque tout le travail est terminé, marquez la pièce comme propre. Ou comme inspecté. Ou tout autre statut si vous avez un processus de nettoyage en plusieurs étapes. Bien sûr, il s'agit d'une fonctionnalité par défaut de tout logiciel d'entretien ménager.
16. Analyse d'entretien ménager (réalisable) : L'analyse d'entretien ménager ne consiste pas seulement à savoir combien de temps il faut pour nettoyer une pièce. Ils doivent fournir des informations détaillées sous tous les angles possibles pour comprendre les performances réelles de votre service d'entretien ménager. Par exemple, combien de temps il faut pour nettoyer une chambre ne vous dit pas grand-chose si vous ne savez pas non plus combien d'invités séjournaient dans cette chambre, d'où ils venaient s'ils avaient de jeunes enfants avec eux ou utilisaient des équipements supplémentaires . De plus, qui était la femme de ménage qui nettoyait la chambre, quelles étaient ses erreurs de nettoyage les plus fréquentes ? Et puis vous avez besoin de recevoir toutes ces informations sous forme de rapports proactifs et précis, vous permettant de comprendre quels membres de votre personnel ont besoin de plus de formation, quelles commodités sont demandées plus fréquemment, qui ne fait pas son travail, et essentiellement - à quel point vos opérations sont performantes.
