Une demande de proposition (ou RFP) est un outil fréquent et familier utilisé pour solliciter des offres d'une variété de fournisseurs. L'objectif est de recevoir des offres d'un large éventail de fournisseurs afin que les équipes puissent comparer et contraster les offres individuelles. Dans un monde idéal, cette analyse côte à côte aide les équipes à évaluer le prix, les paramètres et les spécifications de chaque offre et crée des règles du jeu équitables en réduisant les préjugés envers un seul fournisseur.

Comme vous le savez peut-être de première main, le processus d'appel d'offres est également une perte de temps immense. Tout d'abord, vous devez créer l'appel d'offres de manière à attirer des offres précises de la part des bons types de fournisseurs. Ensuite, vous devez évaluer chaque offre et effectuer un suivi avec tous les domaines qui nécessitent des éclaircissements. Enfin, vous devez sélectionner un fournisseur et négocier les conditions finales.

Pour vous aider à naviguer plus efficacement dans ce processus et obtenir les meilleures offres des meilleurs fournisseurs de technologie hôtelière possible, nous avons créé un guide pour rendre l'appel d'offres plus facile et plus efficace. Vous apprendrez les étapes à suivre pour créer un processus d'appel d'offres qui permet de gagner du temps dans plusieurs facettes du processus.

1. Vous apprendrez comment clarifier ce que vous recherchez afin de n'obtenir des réponses que des fournisseurs pertinents ; 

2. Vous apprendrez comment réduire la confusion parmi les principales parties prenantes internes afin qu'il y ait moins d'e-mails et de réunions inutiles ; 

3. Vous apprendrez comment créer une dynamique afin que le processus d'appel d'offres se fasse rapidement sans sacrifier la qualité.

À la fin du guide, vous serez en mesure de créer en toute confiance des appels d'offres qui vous permettront d'obtenir les offres dont vous avez besoin, sans perdre de temps avec des réponses non pertinentes, des e-mails inutiles, des réunions fréquentes et des délais interminables.

Nous avons interrogé des experts RFP de premier plan pour rechercher cette interface graphique de

L'exécution d'un processus d'appel d'offres peut être incroyablement complexe, c'est pourquoi les grandes marques préfèrent travailler avec des consultants et des tiers experts pour les aider à gérer le processus.  Nous avons interrogé des dizaines des meilleurs consultants du secteur afin de recueillir des informations pour cet article.  Nous avons notamment interrogé ces meilleurs experts :

• Loren Gray, Marketing numérique de l'hôtellerie

• Dan Wacksman, Sassato

• Evelyne Oreskovich, HeR Consulting

• Caryl Helsel, Stratèges Dragonfly

• Anthony Gambini, Premiere Advisory Group

• David Chestler, partenaires d'approvisionnement

Vous voulez de l'aide pour exécuter votre prochaine technologie y Appel d'offres ? Nous avons mis leur bios et leurs informations ci-dessous afin que vous puissiez les contacter directement.

Comment rédiger un appel d'offres (processus en 4 étapes)

Configurez votre processus d'appel d'offres pour réussir en gardant deux mantras à l'esprit. p>

Le premier est «soyez précis» Un appel d'offres vaguement défini ne fonctionnera jamais aussi bien qu'un appel d'offres bien défini.  Au fur et à mesure que vous énoncez vos besoins, exposez clairement tous les besoins spécifiques (par exemple, il doit fonctionner avec un système de point de vente existant), ainsi que toutes les autres exigences (telles que les offres uniquement de fournisseurs aux États-Unis). Gardez vos questions brèves et précises pour encourager des réponses exactes et comparables qui soutiennent des comparaisons objectives plus tard.

Exemples de questions ouvertes :

• À quoi ressemble votre feuille de route produit ?

• Comment votre entreprise prévient-elle les menaces de cybersécurité ?

• Quel est selon vous le domaine le plus important pour améliorer votre logiciel sur la base des avis de Hotel Tech Report ?

Exemples de questions quantifiables :

• Vous intégrez-vous à ma pile technologique actuelle ?

• Avez-vous plus de 95 % de disponibilité ?

• Votre HotelTechScore est-il supérieur à 90 p>

• Votre entreprise a-t-elle atteint les Hotel Tech Reports Certification du support client ?

Le deuxièmement, «éviter les préjugés» Il est très facile de créer un appel d'offres  qui s'oriente déjà vers une solution spécifique. Soyez à l'affût de tout langage qui semble suggérer que vous avez déjà sélectionné une solution, une approche, une technologie ou un fournisseur. Lorsque vous créez une toile vierge qu'un fournisseur peut peindre pour vous, vous permettez au processus d'appel d'offres de faire ce qu'il est censé faire : proposer la meilleure solution pour vos besoins.  Si vous vous y lancez déjà après avoir sélectionné un fournisseur, c'est un peu inutile !

Une façon de réduire les biais est d'avoir plusieurs séries de questions, ce qui permet de garder le processus de RFP bref et jusqu'au point. À chaque étape, vous affinez les options. Lorsque vous lancez large et étroit au fur et à mesure, vous évitez de commencer par une demande qui ne s'adresse qu'à un petit nombre de fournisseurs. N'oubliez pas : Un processus d'appel d'offres avec un résultat préétabli est une perte de temps.

Étape 1 : Lancer

La préparation est sans doute l'aspect le plus important du processus d'appel d'offres. Une préparation adéquate garantit que l'appel d'offres reflète avec précision les besoins de l'organisation et sollicitera ainsi des offres de fournisseurs qui correspondent plus étroitement à ces besoins. Les fournisseurs utiliseront le document RFP (plus d'informations sur le document lui-même dans la section trois ci-dessous)  façonner leurs réponses; ils ne peuvent tout simplement pas être précis et exacts avec les mauvaises entrées.  Par exemple, si vous sollicitez des offres pour un nouveau système de point de vente mais que vous négligez d'ajouter une exigence d'intégration avec le système de comptabilité de votre propriété, vous obtiendrez un tas d'offres inutiles.

Donc, plutôt que de précipiter le processus et d'essayer de transmettre la demande aux fournisseurs le plus rapidement possible, concentrez-vous sur l'équilibre entre vitesse et rigueur.

1. Rassemblez les bonnes personnes

Tout commence par la collecte des contributions des bonnes personnes. Vous avez besoin des bonnes personnes dans la salle dès le départ afin que l'appel d'offres reflète avec précision les besoins actuels. Sinon, le processus déraille assez rapidement si vous n'avez pas les bonnes personnes dans la pièce.

Vous devez inclure le des personnes qui ne sont pas seulement les décideurs mais aussi qui seront directement impactées par la décision. Cela réduit le risque d'un processus d'examen prolongé qui commence à devenir une décision par consensus. Si les bonnes personnes sont présentes dans la salle et qu'elles rassemblent correctement les exigences, le processus d'évaluation devrait être relativement simple. Par exemple, un directeur général mettant en place un comité RFP pour un nouveau système de gestion des revenus peut vouloir inclure les propriétaires, les responsables des revenus et les agents de la réception, car ce sont les personnes qui utilisent le logiciel quotidiennement.

“Nous pensons qu'il est nécessaire d'avoir une équipe complète de personnes impliquées dans le processus. Les principales parties prenantes devraient être incluses. Lorsque nous l'avons fait avec des clients, nous incluons généralement un comité de pilotage composé de personnes représentant divers départements, notamment les opérations, la gestion des revenus, les ventes, le marketing, les finances et un sponsor exécutif. Inclure trop de personnes signifie que vous pouvez prendre beaucoup de temps pour prendre une décision et inclure trop peu de personnes signifie que vous n'aurez peut-être pas d'adhésion une fois la décision prise. Caryl Helsel, Dragonfly Strategists

“Indépendamment du projet et de la solution/technologie sollicités, le sponsor principal doit s'assurer que toutes les parties prenantes du projet processus comprennent les objectifs généraux du projet et que les objectifs individuels n'entrent pas en conflit avec ces objectifs.  Cela inclut une compréhension de la façon dont une solution s'interface à travers l'entreprise.  Par exemple, combien d'intégrations, de variables d'entrée et de points de données sont nécessaires à partir de combien de systèmes.  Un document d'exigences bien défini fournit la «une source de vérité» que toutes les parties prenantes peuvent référencer et détermineront les caractéristiques et fonctions ultimes, leur prise en charge et l'utilisation attendue. David Chestler, Provision Partners

Vous ne voulez pas trop de cuisiniers dans la cuisine, mais il est important de rassembler les exigences de toutes les parties prenantes. « Les propriétés qui réussissent bénéficient d'une adhésion absolue de la part des dirigeants de l'organisation. Une SOP entièrement établie sur les processus de vente. À savoir qu'ils ont des gens qui sont parfaitement formés pour répondre aux appels d'offres et savent exactement ce qu'ils veulent transmettre et les arguments de vente uniques pour leur propriété qui se rapportent à qui demande le prix », déclare Anthony Gambini de Premiere Advisory Group.  

Il n'y a rien de pire que d'acheter un logiciel pour découvrir que les utilisateurs quotidiens ne peuvent pas exploiter efficacement la plate-forme et leur travail est inhibé. Évitez cela en incluant les parties prenantes concernées. Il peut également être utile d'avoir des représentants des services informatiques, juridiques et des achats, le cas échéant. Ces participants empêcheront le processus de rencontrer des problèmes plus tard en faisant ressortir les problèmes et les besoins potentiels dès le début du processus.

2. Définir les paramètres

Le comité RFP est chargé de définir les exigences du logiciel,  identifier les briseurs d'accord, puis tirer tous ces points dans la DP elle-même. Des exigences clairement énoncées structureront l'appel d'offres afin que les réponses soient adaptées aux besoins spécifiques de votre propriété. Sinon, vous devrez peut-être trier les offres de fournisseurs qui ne peuvent pas réellement répondre à vos besoins spécifiques.

Assurez-vous que  tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les incontournables et les incontournables. Vous ne voulez pas de surprises plus tard, comme un système de gestion de l'entretien ménager qui ne propose pas de mode hors ligne pour une propriété qui n'a que le Wi-Fi dans les espaces publics ! Consultez notre section ci-dessous pour quelques sections courantes à inclure.

"Les acheteurs font un certain nombre d'erreurs clés dans le processus d'appel d'offres : sous-estimer le niveau de l'engagement et les détails nécessaires pour analyser et évaluer le produit par rapport à d'autres offres concurrentes. Il est impératif de ne pas isoler les incontournables des incontournables et de savoir comment la technologie peut répondre à ces critères fonctionnels. Ne pas savoir où se trouvent les pièges cachés et quelles mesures une entreprise a prises pour pérenniser un produit. Le budget est un autre domaine à valider.  Je me souviens d'un ami cher qui a toujours demandé BANT dans chaque transaction.  Banque, autorité, besoin et un calendrier.&nbsp ; Ce sont les domaines d'échec critiques lors de la coordination et du travail sur un programme de développement et de déploiement.   Cochez ces cases et un accord sera conclu", déclare David Chestler.

Une façon de définir ces exigences est de définir les “jobs à faire" en cartographiant clairement le parcours utilisateur. Lors de votre réunion de lancement pour le comité de révision, définissez les tâches principales que le logiciel doit effectuer, puis définissez-les. Il s'agit moins d'une liste de fonctionnalités que de tâches et de problèmes à résoudre. Laissez le fournisseur expliquer comment ses fonctionnalités vous offrent ce dont vous avez besoin !

Les ruptures d'accord sont tout aussi importantes à définir dès le départ. Quelques exemples sont l'utilisation de sous-traitants, un fournisseur qui ne fournit aucune garantie de disponibilité, un logiciel qui ne répond pas aux normes de sécurité ou un produit nécessitant un développement personnalisé. S'entendre dès le départ sur les ruptures d'accord permet à tout le monde d'être honnête et d'éviter les accrocs plus tard dans le processus.

Certains hésitent à imposer des exigences budgétaires et à cette phase . Cependant, si vous savez que vous devez entrer sous un certain nombre, incluez-le. Non seulement cela aidera les fournisseurs à refuser de soumettre des réponses, mais cela peut vous aider à négocier plus tard. Notez qu'il est conseillé d'inclure un budget si vous envoyez un RFP pour des agences de marketing numérique ; sinon, il semble que vous soyez soit désorganisé, soit à la recherche d'idées libres.

3. Définir une chronologie réaliste

 Établissez votre calendrier, y compris les dates limites de soumission, les dates de décision et les étapes importantes telles que la mise en ?uvre. Cela aligne non seulement les fournisseurs sur vos attentes, mais donne également de la clarté et de la structure au comité d'appel d'offres.

Et puis respectez le calendrier ! Ce n'est que dans des circonstances extrêmes, telles qu'un environnement commercial radicalement modifié qui modifie vos besoins, que ce calendrier doit être modifié.  L'urgence est le nom du jeu ici ; sinon, le processus peut s'étirer sans fin, sans jamais aboutir à une solution.  En règle générale, pas moins de 30 jours mais pas plus de 90 jours. Cela dépend vraiment de la complexité des solutions : les logiciels sont souvent plus simples que le matériel et la technologie qui a un impact sur plusieurs départements nécessite plus de coordination et de collaboration.

Votre chronologie doit inclure :

Date de lancement de l'appel d'offres

Date d'échéance pour les questions de suivi des fournisseurs

Date d'échéance pour les réponses à ces questions de votre équipe

Date de la conférence des soumissionnaires

Date d'échéance de l'appel d'offres

Date d'annonce des finalistes

Date des présentations des finalistes

Date de remise des prix

Dat d'implémentation e

Dan Wacksman de la société de conseil en technologie Sassato a déclaré à Hotel Tech Report que la chronologie est en fait l'endroit où de nombreux acheteurs se trompent, «Il y a généralement attentes irréalistes des acheteurs quant au temps qu'il faut entre la demande de propositions et le lancement de la mise en ?uvre, tout prend toujours plus de temps que prévu. La création de l'appel d'offres, le choix d'une liste restreinte de fournisseurs, la signature des NDA, l'obtention de réponses, les questions de clarification, les présentations en personne, la décision, la négociation de contrat doivent tous avoir lieu avant le lancement. De plus, il y a souvent de nombreuses parties prenantes qui doivent être impliquées, et souvent il y a une ressource interne qui dirige le projet qui est également censée faire son travail à plein temps, ajoutant ainsi des retards potentiels au calendrier. Pour ces raisons, il peut être judicieux de faire appel à un tiers pour aider à guider le processus ; cela peut souvent réduire la chronologie de plusieurs semaines, voire des mois, et conduire à une mise en ?uvre plus réussie.

4. Créer la matrice de notation

N'attendez pas que les propositions commencent à arriver pour décider comment vous évaluerez la capacité d'un fournisseur à répondre à vos besoins. Assurez la transparence et l'alignement interfonctionnel en créant la matrice de notation en même temps que vous élaborez la proposition. En acceptant le tableau de bord dès le départ, vous pouvez vous assurer que l'appel d'offres est structuré de manière à ce que toutes les propositions s'alignent sur votre notation.

Étant donné que votre tableau de bord doit être basé sur des mesures objectives, n'incluez que des questions quantifiables dans votre proposition. Ce sont des questions qui ne laissent pas beaucoup de zones grises. Par exemple, au lieu de demander «quelle’est votre philosophie de service» formulez-le sous la forme d'une question oui/non : «avez-vous une assistance 24h/24 et 7j/7 ?&raquo ; L'utilisation de questions à choix multiples dans la proposition est également un excellent moyen de rationaliser la notation.

Deux approches potentielles sont qualitatives et pondérées. L'approche qualitative note les fournisseurs selon des critères spécifiques autour de vos critères les plus importants. Les réponses sont notées en fonction de leur degré de conformité avec vos exigences, avec des scores plus élevés pour un alignement plus étroit. Chaque score se voit ensuite attribuer une base qualitative claire pour le score. Par exemple, ce modèle de tableau de bord de Smartsheet utilise huit critères sur un base d'évaluation :

Adhésion aux instructions RFP

Informations sur l'entreprise

Compréhension du projet

Exigences

Viabilité du produit & Historique

Conditions & Conditions

Démonstration du fournisseur

Récapitulatif des frais

Vous pouvez également envisager l'approche pondérée, qui ajuste les scores en fonction de leur importance relative pour votre hôtel. Cette approche de notation est certainement plus compliquée, mais elle peut être un moyen beaucoup plus précis d'évaluer l'alignement. Sans pondération, vous pourriez ne pas accorder plus d'attention aux critères les plus importants pour votre hôtel.

Deux modèles à considérer sont les Analyse de décision pondérée d'Expert Program Management et du Matrice de critères pondérés de GoLeanSixSigma. Ces exemples sont parfaits pour voir comment pondérer efficacement vos critères uniques et noter correctement vos fournisseurs.

Conseils d'experts sur la création de votre matrice de notation : p>

• Loren Gray : Identifier l'utilisation actuelle / les problèmes actuels perçus / identifier la version actuelle / Identifier la version actuelle formation, (conscience de la fonction actuelle de la plate-forme et non de la fonction perçue) / Identifier le dialogue actuel avec le fournisseur de services actuel (sont-ils conscients de la frustration de leur client et ont-ils épuisé toutes les options de solution)

• Dan Wacksman : Il s'agit d'une étape si critique et devrait être effectuée dès le départ (au moins le brouillon). Comme mentionné ci-dessus, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à identifier pleinement le(s) problème(s) commercial(s) qu'elles essaient de résoudre et les fonctionnalités et fonctionnalités clés qu'elles souhaitent. C'est là que le chef de projet/consultant joue un rôle essentiel en les aidant à étoffer ce projet. Il est primordial de rencontrer les principales parties prenantes et de comprendre leurs points faibles, leurs défis et leurs opportunités. En outre, il est également important de comprendre comment d'autres entreprises utilisent la technologie, car dans de nombreux cas, les gens peuvent ne pas connaître l'étendue/les capacités complètes disponibles. Dans un monde idéal, la matrice de notation est examinée par toutes les parties prenantes clés. La matrice est très importante, et elle aide à guider la décision. Mais la réalité est qu'il n'est pas possible de tout peser parfaitement pour que vous puissiez déterminer numériquement un gagnant, le score sera un aspect de la décision.

• Evelyne Oreskovich : Je commence chaque projet par un examen complet non seulement de la façon dont ils font des affaires maintenant, mais aussi de ce dont ils ont besoin ou veulent pouvoir faire ( leur liste de souhaits) mais sont limités par leur technologie. De nombreuses entreprises font les choses manuellement ou ajustent les fonctionnalités de leur technologie actuelle pour répondre à leurs besoins. Je classe et pondère les exigences en 3 catégories : Doit avoir, aimerait avoir (pour permettre des changements de SOP ou une approche innovante), agréable à avoir (mais pas absolument nécessaire). Cela permet à l'équipe de déterminer dans quelle mesure la solution de chaque fournisseur répond réellement à leurs besoins ou les aidera à passer au niveau supérieur.

• David Chestler : Il s'agit d'une approche méthodologique simple utilisant des pondérations et des moyennes pour déterminer la priorité des fonctionnalités, des fonctions, du support, de la facilité d'utilisation et de la formation, entre autres variables.  Les réponses et les caractéristiques se voient attribuer une valeur numérique sur une matrice à plusieurs points, puis le calcul fait le reste si les bonnes questions et hypothèses sont posées et notées. La chose la plus importante que nous puissions faire en tant qu'experts est de comprendre les besoins du client, d'interpréter et de clarifier ses besoins, puis de présenter un schéma directeur qui fournira rapidement un retour sur investissement sur la sélection d'une solution.  Nous ne devons pas dire au client ce qui est important ; nous devons les aider à identifier ce que leurs clients jugent important.

5. Rédigez votre RFP

Il est maintenant temps de compiler tout ce que vous avez rassemblé dans votre RFP, qui est le document qui guide les fournisseurs dans leurs réponses. Une demande de propositions mal formulée, structurée à la hâte ou mal définie entraîne généralement des réponses tout aussi faibles.

Pour des raisons de clarté et de pommes- comparaisons avec des pommes, il est utile d'avoir un modèle familier pour les appels d'offres à travers l'organisation. Sinon, chaque équipe trouvera quelque chose qui fonctionne pour elle et cela deviendra déroutant pour une collaboration interfonctionnelle.

Le modèle doit inclure une brève description du projet en cours et une liste claire des principales exigences du logiciel. Ne vous sentez pas obligé d'être trop normatif ou d'inclure tous les « bons à avoir » ; incluez simplement les fonctionnalités les plus essentielles et laissez les fournisseurs partir de là.

Un exemple serait : "Nous sommes une propriété de 500 chambres dans une destination de villégiature cherchant à augmenter les ventes incitatives et les ventes accessoires de 100 % en 18 mois. Nous recherchons un logiciel de vente incitative pour nous aider à atteindre cet objectif.

Votre modèle doit être divisé en sections spécifiques :

Aperçu : historique de votre organisation, y compris un énoncé du problème ou les “tâches à effectuer”

Chronologie : l'ensemble du processus d'appel d'offres et sa mise en ?uvre éventuelle

Budget : combien vous voulez dépenser

Spécifications techniques : tout ce dont vous avez besoin du logiciel

Exigences du fournisseur : géographie, documentation/certifications, assurance p>

Directives de processus : qui et comment communiquer avec votre équipe

Pour vous inspirer, consultez ces ressources utiles sur les modèles de RFP. HubSpot recommande d'inclure une section pour les barrages routiers potentiels. Template Lab propose plus d'une douzaine d'exemples de RFP différents pour guider votre propre modélisation de RFP. SmartSheet propose un certain nombre de modèles utiles liés aux appels d'offres pour demander, suivre, noter et comparer différents fournisseurs. 

6. Inviter des fournisseurs

Il est maintenant temps d'inviter les fournisseurs à participer. Nous vous recommandons également de demander des références et des études de cas, soit dans le cadre du processus d'appel d'offres formel, soit avant de choisir les fournisseurs à inviter.  il peut être utile d'examiner les études de cas et/ou de parler aux clients existants avant de décider quels fournisseurs devraient même entrer dans l'entonnoir de réflexion.

One Un moyen simple d'assurer la qualité est de commencer par les meilleurs fournisseurs de votre catégorie cible. sur HotelTechReport. De cette façon, vous savez que ces fournisseurs sont bien évalués et actifs dans l'hôtellerie. Les avis HTR sont également une source précieuse pour les challengers des ventes, car vous pouvez demander aux fournisseurs de répondre directement à tout problème mentionné dans les avis.

Toujours avoir signez un NDA à l'avance ! Cela peut être particulièrement important lorsque vous devez divulguer des informations confidentielles dans le cadre du processus.

7. Commencer le processus d'enchères

Une conférence des soumissionnaires est la dernière étape de la phase de lancement. Invitez vos fournisseurs à un appel de groupe afin qu'ils puissent poser les dernières questions. Le format de la conférence téléphonique garantit que tout le monde a accès aux mêmes informations et évite de donner un traitement préférentiel à un fournisseur par rapport à un autre.

“Certains acheteurs croyez que vous n'avez pas besoin de poser des questions détaillées. Souvent, les entreprises supposent que chaque fournisseur de technologie a les bases. Ce n'est pas toujours le cas. Qu'il s'agisse de fonctionnalités, de processus métier, de gestion de compte ou de migration – les détails sont importants et ils révèlent les forces et les faiblesses de chaque fournisseur,» dit Caryl Helsel, expert RFP de Dragonfly Strategists.

N'oubliez pas que toutes les réponses que vous fournissez à des fournisseurs individuels doivent être fournies à tous les fournisseurs pour garder tout le monde alignés et travaillant à partir des mêmes informations. C'est pourquoi vous souhaitez acheminer toutes les questions entrantes des fournisseurs vers la même personne ; si le directeur général répond à un e-mail et que le directeur des opérations en répond à un autre, il y a asymétrie d'information qui perturbe les règles du jeu équitables.

Étape 2 : Évaluer

Au cours de cette phase, faites en sorte que le processus d'appel d'offres se déroule rapidement.  Trop souvent, le processus s'accroche aux critères d'évaluation. Il y a beaucoup d'opinions à parcourir et généralement d'autres parties prenantes sortent du bois pour commenter. C'est également une lourde charge de noter et d'évaluer toutes les réponses.

“Certains acheteurs sont impressionnés par les cloches et les sifflets. Les vendeurs de technologie présenteront le “cool» innovations, qu'elles correspondent ou non aux besoins réels du client potentiel. Un autre problème concerne le prix… Vous avez entendu parler de l'expression « Vous en avez pour votre argent ». Choisir la technologie en fonction du prix, c'est comme se tirer une balle dans le pied. Les services achats ou achats s'impliquent forcément, mais ils ne doivent pas piloter le processus de décision, dit Evelyne Oreskovich de HeR Consulting.

Portez une attention particulière à l'approche de chaque fournisseur pendant le processus. Inspirez-vous de leur comportement : sont-ils lents à réagir ? Sont-ils gentils? Posent-ils des questions de suivi intelligentes ? Vous pouvez en apprendre beaucoup sur les fournisseurs potentiels au cours de ce processus. Quand ils vous montrent leurs rayures, faites attention !

1. Partagez et notez les propositions avant l'in- avis de la personne

Le plus gros problème ici est le temps qu'il faut pour évaluer les réponses. Reportez-vous à votre calendrier initial pour rappeler à votre comité de DP les attentes. Surtout dans l'hôtellerie, les opérations quotidiennes ont la préséance sur les projets à plus long terme.

Pour résister à cette attraction, ayez une notation rationalisée et processus d'évaluation. Envoyez toutes les propositions en un seul lot au comité d'examen de l'appel d'offres. Demandez-leur d'examiner et de noter les propositions. S'il y a des questions de suivi, rassemblez-les dans un seul document partagé à envoyer aux fournisseurs. Vous pouvez ensuite apporter ces réponses à votre réunion d'examen en personne.

Une autre excellente façon d'organiser les réponses consiste à utiliser un outil de gestion de projet comme Trello, Asana ou Airtable. Ces outils offrent des listes de contrôle interactives afin que vous puissiez être sûr que le comité examine les propositions de la même manière. Ceux-ci peuvent également être des moyens pratiques de regrouper les commentaires dans une seule vue.

2. Annoncez votre présélection

Une fois que tout le monde a eu l'occasion d'examiner, convoquez le comité pour sélectionnez la liste restreinte. Les scores sont évidemment les principaux critères ; utiliser un vote de groupe comme bris d'égalité. Idéalement, ne limitez pas votre liste à plus de quatre fournisseurs, mais ce nombre pourrait augmenter avec une base suffisamment large de fournisseurs qualifiés. Tout dépend de vos besoins uniques.

3. Planifier les présentations de la liste restreinte et sélectionner le finaliste

Invitez votre liste à un dernier tour. Ces présentations donnent à votre équipe la possibilité d'approfondir les détails (voir « Zones ciblées » ci-dessous). Vous pouvez en apprendre beaucoup sur la façon dont les fournisseurs abordent ces présentations ; quiconque ne le prend pas au sérieux doit être immédiatement éliminé. C'est le moment de l'intensifier et tout fournisseur qui ne peut pas ne vaut pas le risque !

En ce qui concerne la longueur, 20 minutes par vendeur suffisent. Laissez plus de temps pour les questions qu'une présentation formelle. Demandez à chaque fournisseur de faire une présentation de 5 minutes axée sur ce qu'il peut apporter à votre hôtel, puis concentrez-vous la plupart du temps sur des questions spécifiques relatives à vos besoins.

Ne retardez pas votre décision finale. Le comité doit choisir les deux meilleurs finalistes immédiatement après les présentations de la liste restreinte. Cela permet de garder le sujet frais et de le faire avancer.

Étape 3 : Négocier

Une fois que l'équipe a sélectionné les deux dernières options, il est temps de négocier. La raison pour laquelle nous vous recommandons de choisir deux fournisseurs à ce stade est que vous avez la possibilité de comparer et de contraster les contrats et les prix.

“Ask pour BANT dans chaque transaction.  Banque, autorité, besoin et chronologie.  Ce sont les domaines d'échec critique lors de la coordination et du travail sur un programme de développement et de déploiement.   Cochez ces cases et un accord sera conclu », dit David Chestler de Provision Partners.

Lorsque vous examinez les contrats, les prix et l'étendue des travaux, recherchez les signaux d'alarme tels que “bait and switch” des prix qui ne correspondent pas à ce qui a été promis lors du processus d'appel d'offres. Vous voudrez également garder un ?il sur les termes onéreux ou les engagements vagues en matière de métriques. Le contrat doit clairement stipuler les obligations du fournisseur en matière de performance, de sécurité, de fiabilité du service et de mise en ?uvre.

La phase de négociation a également tendance à prendre plus de temps que prévu. Maintenez la pression pour pouvoir atteindre la ligne d'arrivée et parvenir à votre offre finale pour terminer le processus d'approvisionnement !

Étape 4 : Mettre en ?uvre

Le processus d'appel d'offres se termine officiellement une fois les négociations terminées et un contrat signé.  Cependant, nous recommandons une quatrième phase qui inclut la mise en ?uvre. Même si d'autres équipes opérationnelles prennent en charge l'exécution, l'équipe RFP doit être tenue au courant. Pourquoi est-ce important? Parce qu'il y a des enseignements à tirer en matière de mise en ?uvre.

Par exemple, le fournisseur a-t-il promis quelque chose qu'il n'a pas tenu ? Y a-t-il eu des lacunes ou des choses que nous avons négligées qui auraient pu être résolues au cours du processus d'appel d'offres ? La mise en ?uvre peut fournir des commentaires pour revenir en arrière dans le processus d'appel d'offres. Restez donc informé tout au long de la mise en ?uvre et identifiez toute amélioration pour la prochaine fois.

Domaines d'intérêt lors de l'évaluation des réponses aux appels d'offres des fournisseurs

Au fur et à mesure que vous créez vos appels d'offres, voici quelques domaines potentiels à considérer :

Contrats de sécurité des produits, de disponibilité et de niveau de service : La technologie hébergée hors site a des exigences différentes, car il y a moins de contrôle direct sur l'accès et le temps de disponibilité. Vous devez donc être parfaitement clair sur la responsabilité du fournisseur concernant la qualité et la disponibilité de ses services. Appuyez-vous sur vos représentants techniques/juridiques au sein du comité RFP à ce sujet afin d'obtenir le logiciel le plus fiable possible.

Les éléments indispensables d'un SLA incluent un «temps d'alerte” clause qui stipule la rapidité avec laquelle le fournisseur vous informera de toute violation, ainsi que les mesures de disponibilité du service qui garantissent un certain niveau de disponibilité. Ici’sa boilerplate SLA à des fins de comparaison. 

Gestion de compte et mise en ?uvre : Quel est le plan pour vous mettre en route après avoir signé le contrat ? Et que se passe-t-il après la mise en ?uvre lorsque vous passez à la gestion de compte ? Soyez parfaitement clair sur le processus de mise en ?uvre afin de comprendre le calendrier promis par le fournisseur. Vous voudrez également savoir qui est responsable de la mise en ?uvre du contrat du côté du fournisseur, alors sachez à quoi vous attendre.

Intégrations & Connexions aux systèmes existants : Recherchez-vous une solution holistique ou une solution qui se connecte à plusieurs plates-formes ? Vous devrez comprendre que votre nouveau fournisseur s'intègre dans votre pile technologique existante.

Caractéristiques et fonctionnalités spécifiques : Cela ne peut pas être dit assez : soyez certain que le système fait ce que vous voulez qu'il fasse ! Demandez au comité d'examen de l'appel d'offres : résout-il le problème global que nous essayons de résoudre ? Le fluage de la portée est un problème pour chaque projet ; ne laissez pas le processus d'appel d'offres dériver de la résolution de vos besoins essentiels.

Cas d'utilisation ouverts : Enfin, regardez au-delà de votre pile technologique existante et réfléchissez à votre flux de travail idéal. Le produit répond-il à ce flux de travail ? Ou ce nouveau logiciel va-t-il encore calcifier un flux de travail technologique indésirable ? Il est maintenant temps de vous assurer que tous les nouveaux logiciels s'intègrent dans le plan technique à long terme de votre propriété.

 

Questions pour Fournisseurs de matériel

Le matériel a des besoins totalement différents de ceux des logiciels.  Vous voudrez que vos appels d'offres reflètent ce fait - sinon, vous passerez beaucoup de temps à répondre aux demandes d'informations supplémentaires des fournisseurs, ce qui traînera le processus et perdrez du temps. Voici quatre questions à poser aux fournisseurs potentiels de matériel :

À quelle fréquence recommandez-vous que votre matériel soit mis à niveau ? Les mises à niveau matérielles sont coûteuses et potentiellement destructrices. Obtenez des éclaircissements sur la fréquence à laquelle le fournisseur recommande des mises à niveau matérielles.

Comment gérez-vous les mises à niveau matérielles ? L'un des pires aspects du matériel est qu'il est coûteux à mettre à niveau. Et cela peut causer des perturbations pendant ces périodes d'indisponibilité. Vous voulez avoir une compréhension claire des risques, des responsabilités et des coûts liés à toute future mise à niveau. 

Qu'en est-il de la logiciel sur votre matériel? Le plus souvent, vous n'achetez pas seulement du matériel ; plutôt,  Il est associé à un logiciel. vous voulez avoir une compréhension claire et détaillée de la façon dont les mises à niveau logicielles sont gérées, en particulier en ce qui concerne les coûts supplémentaires et les temps d'arrêt. Si vous achetez du matériel, mais que les futures mises à jour logicielles coûtent plus cher, vous devez en tenir compte dans votre évaluation.

Quelles sont les installations frais? Le matériel coûte cher. Et une grande partie de ce coût provient de l'installation. Il est essentiel d'avoir cette information en amont et pas plus tard dans le processus.

RFP Expert Bios

1. Marketing numérique de l'hôtellerie (Loren Gray): Marketing 'ne payez que pour ce dont vous avez besoin' nous sommes un fournisseur de services entièrement évolutif qui apporte le meilleur des talents de l'industrie (adhoc) pour travailler directement sur n'importe quel objectif indiqué et puis repart une fois accompli. Je vais donner un exemple : nous avons gardé un hôtel à 67 % d'occupation au milieu d'un grand métro pendant tout ce temps alors que presque tout son ensemble était fermé faute d'activité. Vous le pensez - nous pouvons le faire, "l'impossible ne prend que plus de temps" - je sais que cela semble arrogant, mais sérieusement, nous n'avons pas encore perdu de combat. Tout le monde dans l'hôtellerie, nous aidons tout le monde, grand petit sans marque, F&B, Spa, Golf, multi-unité, service au marché, nous les avons littéralement tous fait.

2. Sassato (Dan Wacksman) : Nous aidons les hôtels à prendre des décisions et à faire avancer les choses. Avec plus de 20 ans d'expérience de haut niveau travaillant directement dans l'hôtellerie et l'espace de voyage en mettant l'accent sur le marketing, la distribution et la technologie, j'aide à combler le vide rencontré par de nombreuses organisations qui doivent rapidement faire appel à des dirigeants « prêts à fonctionner » capables d'évaluer , recommander et mettre en ?uvre des initiatives clés, pour aider à améliorer rapidement leurs performances en matière de marketing, de distribution, de technologie et de mise en ?uvre. Sassato est l'équipe Seal Team 6 de l'hôtellerie et des voyages (mais beaucoup plus geek), qui viendra rapidement combler les trous, résoudre les problèmes et sauver des projets, mais sans le coût d'ajouter plus d'effectifs.

HeR Consulting (Evelyne Oreskovich): Apporter des décennies d'expérience dans l'immobilier et le siège social dans les réservations, les ventes, les revenus & channel management, CRM et intégration de systèmes, les projets sont abordés avec les yeux de l'hôtelier. Aucune approche à l'emporte-pièce n'atteindra vos objectifs ; nous prenons le temps de comprendre où vous êtes et où vous voulez aller. Votre succès est notre succès.

Les stratèges de Dragonfly (Caryl Helsel): Nos clients cibles sont des groupes hôteliers de petite et moyenne taille, de nouveaux propriétaires d'hôtels, des hôtels indépendants, des hôtels de charme et de nouvelles marques. Nous agissons en tant que siège social externalisé pour les entreprises hôtelières qui ont soit besoin de ressources supplémentaires car leurs équipes sont limitées, soit en tant que ressources qualifiées dont elles ne disposent pas. Un membre de notre équipe coûte moins cher qu'un employé à temps plein moins expérimenté et offre plus de valeur parce que nous savons ce que nous faisons. Nous ne travaillons généralement pas avec de grandes marques. Ils ont leurs propres équipes – nous aimons servir d'équipe pour les petits groupes et les propriétaires. Nous fournissons spécifiquement un commercial expérimenté, IT & équipe de stratégie opérationnelle comprenant les ventes, le marketing, la stratégie de revenus et les revenus pour la location, la distribution, les réservations, l'amélioration des processus opérationnels et la planification, la stratégie et le lancement informatiques.

Premiere Advisory Group (Anthony Gambini) : En tant que société de conseil, nous sommes spécialisés dans les ventes, les revenus et l'amp; Optimisation de la diffusion. Nous travaillons avec des hôteliers et des sociétés de gestion afin de maximiser les revenus et de gagner des parts de marché sur tous les canaux de réservation. En examinant de manière globale l'écosystème de distribution des hôteliers, nous identifions les domaines d'amélioration tout en faisant des recommandations stratégiques sur la façon d'augmenter votre retour sur investissement global et de réduire votre coût d'acquisition client. Parmi notre portefeuille de clients, nous comptons SH Group, Dream Hotel Group, Sixty Hotels, Warwick Hotels, Hard Rock Hotels… Ce qui distingue PAG des autres fournisseurs de services, ce sont nos services clients et notre assistance proactifs. Notre équipe de direction est composée de spécialistes de la distribution de voyages et de la connectivité système avec des années d'expérience dans la gestion de comptes et la mise en ?uvre de solutions personnalisées pour les entreprises technologiques d'accueil. Les propriétés ont un accès illimité à notre équipe d'experts en distribution tout au long de l'année.

Provision Partners (David Chestler) : Une approche basée sur les résultats et axée sur l'exécution pour résoudre les défis commerciaux critiques de nos voyages et les clients de l'hôtellerie.  Nous sommes particulièrement bien placés pour fournir les informations nées d'une profonde expérience professionnelle et industrielle.  Notre objectif est de fournir des recommandations mesurables et exploitables.  Ce sont des tactiques destinées à avoir des impacts immédiats.

Quand utiliser les RFQ et RFI

Une Demande de Les informations (RFI) sont utilisées lorsque vous pensez savoir ce que vous voulez mais que vous avez besoin de plus d'informations de la part des fournisseurs. Il sera généralement suivi d'un appel d'offres ou d'un appel d'offres.

Un appel d'offres (RFQ) est couramment utilisé lorsque vous savez ce que vous voulez mais que vous avez besoin d'informations sur la manière dont les fournisseurs répondraient à vos exigences et/ou sur combien cela coûtera.

Vous n'avez pas la bande passante pour exécuter le processus vous-même ? Engagez un meilleur consultant en hôtellerie pour vous aider à gérer le processus.