Che tu stia pianificando un singolo evento o organizzando più esperienze di eventi al giorno in un hotel per conferenze, non puoi farlo da solo. Oltre al tuo team e ai tuoi fornitori, c'è un altro partner che aiuta gli organizzatori di eventi a svolgere un'altra funzione a cinque stelle: la tecnologia per eventi (e in particolare le soluzioni SaaS). Un segmento in crescita di soluzioni per la gestione degli eventi offre strumenti organizzativi efficienti, strategie di marketing automatizzate, sistemi di pianificazione dello spazio digitale, soluzioni di coinvolgimento e altro ancora, il tutto con l'obiettivo di aiutare i tuoi eventi a svolgersi in modo più fluido. O forse stai affrontando la sfida di spostare un evento dal vivo in un ambiente virtuale; indovina un po', c'è un'app per questo!
In questo articolo, ti presenteremo oltre 50 sistemi e app di gestione degli eventi che possono avere un impatto positivo sul tuo evento, sui tuoi partecipanti, sui tuoi fornitori e persino sulla tua sanità mentale durante l'intero processo di pianificazione dell'evento. Immergiamoci!
Event Planning and Event Management Software
I professionisti degli eventi sanno che il segreto per realizzare una grande funzione è inchiodare i dettagli e quei dettagli sono troppo difficili da gestire per il tuo cervello! Il software di pianificazione e gestione degli eventi organizza ogni componente del processo di pianificazione in un sistema semplificato che consente a più membri del team, fornitori e talvolta anche clienti di collaborare.
All-in-one Event Management Platforms
Hai bisogno di uno strumento che faccia tutto? Lascia che una di queste piattaforme di pianificazione degli eventi all-in-one faccia il lavoro pesante. Sono ideali per i responsabili delle vendite o il personale di eventi presso grandi hotel, locali, ristoranti o casinò.
Cvent: Essendo uno dei sistemi di gestione degli eventi preferiti e premiati più popolari, Cvent offre soluzioni per l'intero processo dell'evento dall'inizio alla fine. La piattaforma basata su cloud di Cvent include moduli per la pianificazione, siti Web di eventi, e-mail marketing, CRM di registrazione e marketing del ciclo di vita, sondaggi di marketing di eventi e altro ancora, che la rendono una delle preferite da albergatori e organizzatori di eventi che desiderano la massima funzionalità in un unico sistema.
Event Temple: questo sistema è un altro dei preferiti dagli albergatori e dai team di vendita che desiderano eseguire lo streaming dei processi di prospezione, contrattazione e reporting oltre a creare BEO e fatturare i clienti. Il software basato su cloud di Event Temple ospita tutti gli strumenti necessari dal preventivo iniziale alla fattura finale.
Tripleseat: Progettato non solo per hotel, ma anche per ristoranti e locali, Tripleseat offre soluzioni per acquisire lead, creare preventivi e contratti e gestire eventi. Tripleseat offre integrazioni con app come Constant Contact e Fishbowl per aumentare la funzionalità.
Amadeus Sales & Catering: questa centrale elettrica basata su cloud offre una suite completa di funzionalità per la pianificazione di eventi, contratti, creazione di diagrammi, fatturazione e reportistica. Amadeus offre tre livelli di funzionalità (essenziale, standard e avanzato) in modo che qualsiasi organizzazione, dai ristoranti agli hotel con casinò, possa trovare la soluzione perfetta.
Fonteva: integrandosi direttamente con Salesforce, Fonteva utilizza i dati già presenti in Salesforce per pianificare, promuovere ed eseguire eventi senza soluzione di continuità. Il software funziona con eventi virtuali e di persona e offre un'app mobile per un coinvolgimento più profondo con i partecipanti.
Pod di pianificazione: realizzato appositamente per eventi virtuali e team remoti, questo strumento di pianificazione degli eventi include moduli per la pianificazione degli eventi, la registrazione, la prenotazione della sede, la fatturazione e la progettazione della planimetria.
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Event Planning and Marketing Tools
Perfetti per eventi più piccoli o organizzazioni con budget ridotti, questi strumenti flessibili per la pianificazione degli eventi e il marketing racchiudono molte funzionalità in un software intuitivo.
Bizzabo: questo strumento di pianificazione all-in-one offre un elenco ricco di funzionalità con l'obiettivo di prendere decisioni basate sui dati e aumentare il ROI dell'evento. Le funzionalità includono un costruttore di siti Web, automazione del marketing, sondaggi e un'app mobile e Bizzabo offre strumenti speciali per sponsor, reportistica e personalizzazione.
Splash: questo sistema di pianificazione degli eventi offre funzionalità potenti che sono piacevoli per gli occhi. In una suite di graziosi dashboard, Splash offre agli organizzatori di eventi gli strumenti per progettare materiali interessanti, inviare esplosioni di marketing, tenere traccia delle attività, gestire la registrazione e interagire con i partecipanti durante l'evento, oltre a strumenti di reportistica per quantificare l'impatto dell'evento.
Wild Apricot: questa app per la gestione delle iscrizioni include anche un modulo per la pianificazione e la gestione degli eventi, in cui i pianificatori possono gestire un calendario di eventi, vendere biglietti, creare moduli di registrazione e registrare le presenze.
Gruupmeet: Cerchi un software per la pianificazione di eventi senza funzionalità extra che non utilizzerai? Gruupmeet è uno strumento semplificato che offre solo l'essenziale, inclusi dashboard per la pianificazione degli eventi, informazioni sui partecipanti e marketing.
Whova: questa app ricca di funzionalità offre praticamente tutti gli strumenti necessari per eseguire una conferenza o una funzione sociale, dalla registrazione dei partecipanti alla raccolta dei lead. Offre persino un'app per eventi integrata e personalizzabile per ospitare mappe, agende e note.
Momic: Chi dice che la registrazione agli eventi debba essere noiosa? La bellissima interfaccia di Momic ti aiuta a creare siti Web accattivanti, materiali di marketing, moduli di registrazione, sondaggi e altro ancora. Ma non è solo carino; Momic ti consente di raccogliere e analizzare dati significativi dai partecipanti o dai partecipanti.
rsvpBOOK: specializzata in biglietteria e registrazione, la piattaforma online di rsvpBOOK ti aiuta a promuovere il tuo evento attraverso un sito Web personalizzabile e social media, quindi gestire la registrazione e il check-in in loco o digitali.
Topi: Topi fornisce soluzioni ugualmente potenti per pianificatori e partecipanti; la parte di pianificazione del software consente la vendita e la registrazione dei biglietti senza sforzo, mentre i moduli di networking e raccolta lead aiutano ad aumentare il ROI dell'evento per partecipanti ed espositori.
Eventbrite: uno dei preferiti delle organizzazioni sociali e delle scuole, Eventbrite rende facile per chiunque pubblicizzare un evento e vendere biglietti.
Catering Management Software
Cerchi un software specifico per il settore della ristorazione? Queste app offrono funzionalità su misura per le esigenze delle aziende di catering e dei ristoranti.
Caterease: questo software per la pianificazione e la gestione degli eventi è personalizzato per il settore della ristorazione con funzionalità speciali come un dashboard per il ritiro e la consegna degli ordini. Caterease ti consente di prenotare eventi, gestire i dettagli tramite promemoria delle attività e compilare report su un'unica piattaforma basata su cloud.
BetterCater: BetterCater offre modelli di proposta, elenchi di imballaggio, strumenti di calendario, ricette, report e altro in un'app Web basata su cloud adatta a qualsiasi tipo di attività di catering o eventi, dai camion di cibo alle sedi.
Foodstorm: questo strumento di gestione della ristorazione e degli eventi ti aiuta ad aumentare le vendite, semplificare i processi interni e automatizzare le attività per liberare tempo prezioso. Le funzionalità specifiche per il catering in Foodstorm includono l'ordinazione online, il monitoraggio degli ordini, la fatturazione e la creazione di report.
PerfectTablePlan: se l'unica cosa che manca al tuo stack tecnologico di pianificazione degli eventi è un ottimo strumento di pianificazione dei tavoli, PerfectTablePlan riempirà quel vuoto. Questa app semplice e diretta ti consente di gestire facilmente planimetrie e tabelle dei posti a sedere per una sola tariffa fissa.
Social Tables: per i team di vendita che lavorano a stretto contatto con gli organizzatori di eventi, Social Tables offre strumenti di collaborazione senza soluzione di continuità che consentono a entrambe le parti di fornire input su planimetrie, diagrammi ed elenchi di invitati.
Project Management Tools
Ti stai chiedendo come tenere traccia di chi è responsabile di quale attività? Come ritieni tutti responsabili? Questi strumenti di gestione dei progetti rendono la collaborazione un gioco da ragazzi.
Monday.com: progettato per aiutare i team a lavorare meglio insieme, Monday.com offre strumenti per la creazione, la pianificazione e il monitoraggio delle attività su una varietà di modelli di "area di lavoro" personalizzabili. Monday.com si integra con app come Stripe, Mailchimp e Twitter per una collaborazione ancora più efficace.
Trello: essenzialmente una bacheca Kanban digitale, Trello ti consente di creare attività, assegnare proprietari di attività, aggiungere commenti, caricare file e altro mantenendo le attività organizzate per categoria o fase. Trello ha anche un'app mobile e si integra con altri strumenti come Slack e Dropbox.
Event Marketing Software
Pianificare l'evento è solo una parte del processo; devi anche spargere la voce! Questi strumenti di marketing ti aiutano a promuovere il tuo evento, rimanere in contatto con i partecipanti, distribuire biglietti e informazioni sull'evento.
Event Operations and Engagement Software
Social media e strumenti promozionali
Uno dei modi più efficienti e coinvolgenti per promuovere il tuo evento è tramite i social media. Ma padroneggiare i social media non deve essere impegnativo o richiedere molto tempo se usi una di queste app.
Hootsuite: utilizza questa dashboard dei social media per visualizzare tutti i tuoi feed in un unico posto, programmare e automatizzare i post, collaborare con i compagni di squadra e analizzare il tuo coinvolgimento.
MeetEdgar: questo strumento di pianificazione dei social media ti aiuta a risparmiare tempo automatizzando e riciclando i post su Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e Pinterest.
Everwall: mostra i feed dei tuoi social media in tempo reale per incoraggiare il coinvolgimento durante il tuo evento, inclusi non solo post su Twitter e Instagram, ma anche Slack, e-mail e messaggi SMS.
Altri strumenti di marketing
A volte il software non rientra bene in una categoria, ma ciò non significa che non sia utile!
Ticketbud: Stai pianificando un evento con biglietto? Ticketbud è l'ideale per conferenze o festival con funzionalità per promuovere l'evento, vendere biglietti, scansionare o vendere biglietti all'evento e riconciliare e rendicontare le entrate.
Avochato: Se i tuoi partecipanti, fornitori o espositori sono sovraccaricati da troppe e-mail, i messaggi di testo potrebbero essere un modo migliore per rimanere in contatto. La piattaforma di messaggi di testo di Avochato ti consente di automatizzare le campagne di messaggi di testo e di tenerne traccia tramite Salesforce, Slack o Zapier.
È l'ora dello spettacolo! Questi sistemi e app ti aiutano a realizzare un grande evento dalla registrazione alla raccolta fondi fino ai sondaggi.
Registration
Dimentica le penne e la carta; i sistemi di registrazione digitale rendono le registrazioni o gli accessi più facili che mai.
Regpack: questa soluzione organizzativa include un generatore di moduli, l'elaborazione dei pagamenti, funzionalità di coupon e sconti e pagine di registrazione personalizzabili per qualsiasi tipo di evento o funzione.
Member Solutions: Ideale per eventi ricorrenti o eventi che attirano gli stessi partecipanti ancora e ancora, Member Solutions offre uno strumento per il modulo di registrazione, funzionalità di email marketing, un processore di pagamento, codici promozionali e integrazione con il tuo sito Web e i feed dei social media.
Attendify: Attendify ti consente di creare pagine di registrazione personalizzate e app mobili per qualsiasi tipo di evento, oltre a un database dei partecipanti e funzionalità di reportistica.
Brushfire: questo software di gestione degli eventi ti consente di gestire e personalizzare l'intero processo di registrazione e check-in degli eventi online, incluso il supporto per i chioschi e l'assegnazione dei posti, in un'unica posizione centrale. Brushfire offre anche un'app mobile e una piattaforma per lo streaming digitale.
Smartwaiver: elimina gli appunti e i moduli cartacei e usa Smartwaiver per digitalizzare qualsiasi rinuncia che i partecipanti devono completare. Smartwaiver offre un'app per tablet e l'integrazione con il tuo sito web.
Conference Tracker: questa registrazione basata su cloud semplifica l'accesso, con funzionalità per la stampa di badge, registrazione online, certificati di partecipazione e una varietà di funzioni di reportistica.
Attendee Interaction Tools
Vuoi aumentare il coinvolgimento dei partecipanti? Chiedi loro cosa stanno pensando! Queste app di sondaggi interattivi sono divertenti e facili da usare.
Kahoot: crea i tuoi quiz o sondaggi interattivi con questo strumento basato su cloud. I partecipanti possono accedere alla sessione tramite qualsiasi browser Web e sono disponibili un'impressionante varietà di opzioni di personalizzazione.
Slido: adatto per sondaggi e domande e risposte dal vivo, Slido si integra perfettamente nelle presentazioni di persona o virtuali. Il pubblico può interagire aprendo un collegamento in qualsiasi browser Web e il relatore può visualizzare i risultati in tempo reale.
Event App Builders
Centralizza le informazioni sull'evento in un'app mobile a cui i partecipanti possono accedere in movimento senza bisogno di codifica!
CrowdCompass: Come parte della famiglia Cvent, CrowdCompass è un bel complemento al software di pianificazione e gestione degli eventi di Cvent. Il generatore di app di CrowdCompass offre una libreria di modelli, molte opzioni di personalizzazione, una guida dinamica agli eventi, strumenti di coinvolgimento e networking e integrazioni con strumenti di registrazione e biglietteria come Eventbrite.
EventMobi: questo strumento per app per eventi personalizzabile ti consente di creare un'app per ospitare tutte le informazioni che i partecipanti devono conoscere, dalle mappe agli ordini del giorno. EventMobi offre anche soluzioni di registrazione digitale e supporto per eventi virtuali.
App Builder per eventi di AppInstitute: scegli uno dei modelli di AppInstitute per progettare in modo efficiente la tua app per eventi personalizzata, caricare e modificare i tuoi contenuti e metterli nelle mani dei partecipanti. L'app supporta anche la vendita dei biglietti e gli avvisi automatici.
Guida: la semplice piattaforma di creazione di app di Guidebook funziona per eventi virtuali o di persona con numerose opzioni di personalizzazione e branding, strumenti di coinvolgimento come sondaggi e mappe e integrazioni con strumenti come Salesforce e Mailchimp.
Fundraising
Stai pianificando un'asta silenziosa o un evento di beneficenza? Utilizza questi strumenti per gestire in modo semplice e sicuro le attività di raccolta fondi.
GiveSmart: questa app per la raccolta fondi è ideale per eventi virtuali e di persona, con funzionalità che includono il supporto per aste silenziose, offerte mobili, biglietteria e donazioni.
OneCause: con una suite completa di strumenti per la pianificazione di eventi, OneCause ha tutto il necessario per pianificare una raccolta fondi, dagli strumenti promozionali all'emissione di biglietti. Puoi gestire aste, offerte online, raccolte fondi peer-to-peer e altro sulla stessa piattaforma.
- Donorbox: Donorbox è una piattaforma di donazioni ricorrenti che offre alle organizzazioni non profit un processo di pagamento delle donazioni migliore. Miriamo ad aiutare le organizzazioni non profit a connettersi più strettamente con i loro donatori e volontari costruendo il miglior sistema di gestione dei donatori del settore.
Lead gathering
Lascia i biglietti da visita nel decennio precedente; queste app di raccolta lead ti aiuteranno a raccogliere e agire sulle informazioni di contatto per potenziali clienti o partner.
Akkroo: progettato per fiere e conferenze B2B, Akkroo ti aiuta a catturare lead, convertire le vendite e calcolare il ROI dell'evento attraverso le sue integrazioni con Salesforce, HubSpot e altro ancora.
Sondaggio QuickTap: pensa a questa app come al tuo assistente personale durante una fiera o un evento di networking. Annota facilmente le informazioni di contatto per i lead che incontri, quindi esporta i dati in Salesforce, Mailchimp e altro ancora per agire.
Virtual Event Platforms
Se ti senti sopraffatto dall'idea di pianificare un evento completamente virtuale, non sei solo! Man mano che gli eventi passano a formati socialmente distanti, un segmento crescente di software per eventi virtuali lavora con te per rendere gli eventi digitali potenti e significativi come quelli nella vita reale.
Boomset: ideale per eventi ibridi o virtuali, Boomset offre modelli di pagina di registrazione, uno strumento per biglietti da visita digitali, funzionalità di rete e supporto per live streaming, domande e risposte, sessioni di breakout e altro ancora.
Highfive: questo software di videoconferenza funziona ugualmente bene per riunioni interne e grandi eventi virtuali. Highfive consente ai relatori di condividere i propri schermi, trasmettere in streaming un evento o una presentazione dal vivo o semplicemente utilizzare l'audioconferenza. L'app si integra con Slack, Google Calendar e altro.
Hubb: Hubb ti consente di produrre eventi virtuali degni di nota con la stessa brillantezza delle funzioni di persona attraverso la sua lobby di eventi virtuali. L'app include una miriade di opzioni di personalizzazione, automazione delle attività, reportistica e supporto per contenuti in live streaming e su richiesta.
Accelevents: incentrata maggiormente su "esperienze" virtuali rispetto a eventi tradizionali non ispirati, la soluzione per eventi virtuali di Accelevents supporta sia lo streaming live che i contenuti on demand, oltre a offrire un costruttore di siti Web, vendita di biglietti, strategie di marketing, strumenti di raccolta fondi, assegnazione dei posti, reportistica e Di più.
Big Marker: questa app per conferenze virtuali basata sul Web semplifica l'hosting e la partecipazione ai webinar. Gli strumenti di coinvolgimento di Big Marker aiutano anche i partecipanti a rimanere coinvolti attraverso domande e risposte dal vivo, sondaggi e commenti, inoltre gli strumenti di automazione del sistema ti consentono di eseguire lo stesso webinar molte volte.
WorkCast: adatta a webinar, webcast e qualsiasi altra conferenza o evento virtuale a cui puoi pensare, la soluzione di WorkCast offre una piattaforma di contenuti virtuali per un massimo di 50.000 partecipanti. Gli strumenti di coinvolgimento includono sondaggi e sondaggi e WorkCast include funzionalità di reporting per aiutarti a massimizzare il ROI dell'evento.
On24: Essendo uno dei sistemi di eventi virtuali più interattivi sul mercato, On24 offre più di 20 opzioni di coinvolgimento per mantenere i partecipanti interessati e analisi high-tech che ti aiutano a capire i loro pensieri e comportamenti.
vFairs: se desideri che i tuoi partecipanti vivano il più vicino possibile a una conferenza o a una fiera di persona, vFairs offre la soluzione perfetta. Il software offre uno spazio per eventi virtuale simile a Sims in cui gli avatar dei partecipanti possono socializzare e fare rete. I fornitori possono persino allestire cabine virtuali personalizzate e ospitare webinar coinvolgenti.
Il software di gestione degli eventi è fondamentale per i gestori di eventi alberghieri per semplificare e automatizzare il processo di pianificazione, gestire gli eventi in modo efficace e offrire eventi di successo. Questa soluzione software offre una gamma di funzionalità per diversi tipi di eventi, come eventi di persona, ibridi e virtuali.
Utilizzando il software di gestione degli eventi, gli organizzatori di eventi possono gestire la registrazione e l'emissione di biglietti online, l'elaborazione dei pagamenti, la fatturazione, la gestione dei partecipanti e il coinvolgimento. Il software fornisce modelli di siti Web per eventi, pianificazione di eventi e strumenti di gestione dei progetti che aiutano a organizzare il processo di pianificazione in modo efficiente.
Le funzioni di notifica, messaggistica e sondaggio in tempo reale facilitano il coinvolgimento dei partecipanti e garantiscono una migliore esperienza dei partecipanti. Anche il marketing e la raccolta fondi di eventi possono essere gestiti attraverso questa piattaforma sfruttando le integrazioni dei social media e l'email marketing.
Le soluzioni di gestione degli eventi basate su cloud come Cvent, Bizzabo ed Eventbrite offrono integrazioni con altre soluzioni software, tra cui CRM e strumenti di vendita come Salesforce e Hubspot, per creare un sistema completo di gestione degli eventi. Queste integrazioni possono automatizzare la reportistica post-evento e la gestione dei dati, semplificando l'analisi dei dati dell'evento e prendendo decisioni informate.
Gli strumenti di pianificazione degli eventi come un'app per eventi mobile, la gestione delle planimetrie e la gestione degli espositori aiutano a gestire gli eventi in loco in modo efficace. La fatturazione, i prezzi e la vendita dei biglietti possono essere facilmente gestiti attraverso il software, aiutando gli organizzatori di eventi a risparmiare tempo e ridurre i costi.
Inoltre, il software di gestione degli eventi offre modelli per diversi tipi di eventi, tra cui seminari, webinar, fiere e conferenze, per creare un'esperienza di evento senza soluzione di continuità. La funzionalità del software può anche essere personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche di ciascun evento.
Sfruttare il software di gestione degli eventi è fondamentale per i gestori di eventi alberghieri per semplificare il processo di pianificazione, gestire gli eventi in modo efficace e offrire eventi di successo. Consente automazione, notifiche in tempo reale, coinvolgimento dei partecipanti e integrazioni con altre soluzioni software. Questa soluzione software è un ottimo investimento per organizzatori di eventi, organizzazioni senza scopo di lucro e aziende che desiderano gestire gli eventi in modo efficiente ed efficace.
Hai un'app di gestione degli eventi preferita che non abbiamo menzionato qui? Facci sapere!