Oltre 50 app software per la gestione degli eventi che devi conoscere

Di Hotel Tech Report

Ultimo aggiornamento Aprile 25, 2022

9 minuti di lettura


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Che tu stia pianificando un singolo evento o organizzando più esperienze di eventi al giorno in un hotel per conferenze, non puoi farlo da solo. Oltre al tuo team e ai tuoi fornitori, c'è un altro partner per aiutare gli organizzatori di eventi a svolgere un'altra funzione a cinque stelle: la tecnologia per eventi (e in particolare le soluzioni SaaS). Un segmento in crescita di soluzioni per la gestione degli eventi offre strumenti organizzativi efficienti, strategie di marketing automatizzate, sistemi di pianificazione dello spazio digitale, soluzioni di coinvolgimento e altro ancora, il tutto con l'obiettivo di aiutare i tuoi eventi a svolgersi più agevolmente. O forse sei alle prese con la sfida di spostare un evento di persona in un ambiente virtuale; indovina un po', c'è un'app per questo!

In questo articolo, ti presenteremo oltre 50 sistemi e app di gestione degli eventi che possono avere un impatto positivo sul tuo evento, sui tuoi partecipanti, sui tuoi fornitori e persino sulla tua sanità mentale durante l'intero processo di pianificazione dell'evento. Immergiamoci!

Software per la pianificazione e la gestione degli eventi

I professionisti degli eventi sanno che il segreto per portare a termine una grande funzione è inchiodare i dettagli - e quei dettagli sono troppo per il tuo cervello da gestire! Il software di pianificazione e gestione degli eventi organizza ogni componente del processo di pianificazione in un sistema semplificato che consente a più membri del team, fornitori e talvolta anche clienti di collaborare.

Piattaforme di gestione degli eventi all-in-one

Hai bisogno di uno strumento che faccia tutto? Lascia che una di queste piattaforme di pianificazione di eventi all-in-one faccia il lavoro pesante. Sono ideali per i responsabili delle vendite o il personale di eventi di grandi hotel, locali, ristoranti o casinò.

  1. Cvent: come uno dei più popolari sistemi di gestione degli eventi premiati e preferiti, Cvent offre soluzioni per l'intero processo dell'evento dall'inizio alla fine. La piattaforma basata su cloud di Cvent include moduli per la pianificazione, siti Web di eventi, e-mail marketing, CRM di registrazione e marketing del ciclo di vita, sondaggi di marketing di eventi e altro, che lo rendono uno dei preferiti di albergatori e organizzatori di eventi che desiderano la massima funzionalità in un unico sistema.

  2. Event Temple: questo sistema è un altro dei preferiti dagli albergatori e dai team di vendita che desiderano trasmettere in streaming processi di prospezione, contrattazione e reporting oltre a creare BEO e clienti di fatturazione. Il software basato su cloud di Event Temple ospita tutti gli strumenti necessari dal preventivo iniziale alla fattura finale.

  3. Tripleseat: progettato non solo per gli hotel, ma anche per ristoranti e locali, Tripleseat offre soluzioni per acquisire contatti, creare preventivi e contratti e gestire eventi. Tripleseat offre integrazioni con app come Constant Contact e Fishbowl per aumentare le funzionalità.

  4. Amadeus Sales & Catering: questa centrale elettrica basata su cloud offre una suite completa di funzionalità per la pianificazione di eventi, la contrattualizzazione, la creazione di diagrammi, la fatturazione e la creazione di report. Amadeus offre tre livelli di funzionalità (essenziale, standard e avanzato) in modo che qualsiasi organizzazione, dai ristoranti agli hotel con casinò, possa trovare la soluzione perfetta.

  5. Fonteva: integrandosi direttamente con Salesforce, Fonteva utilizza i dati che hai già in Salesforce per pianificare, promuovere ed eseguire eventi senza problemi. Il software funziona con eventi virtuali e di persona e offre un'app mobile per un coinvolgimento più profondo con i partecipanti.

  6. Pod di pianificazione: progettato specificamente per eventi virtuali e team remoti, questo strumento di pianificazione degli eventi include moduli per la pianificazione degli eventi, la registrazione, la prenotazione della sede, la fatturazione e la progettazione della planimetria.

Strumenti di pianificazione e marketing di eventi

Perfetti per eventi più piccoli o organizzazioni con budget ridotti, questi strumenti flessibili per la pianificazione di eventi e il marketing racchiudono molte funzionalità in un software intuitivo.

  1. Bizzabo: questo strumento di pianificazione all-in-one offre un elenco zeppo di funzionalità con l'obiettivo di prendere decisioni basate sui dati e aumentare il ROI del tuo evento. Le funzionalità includono un costruttore di siti Web, automazione del marketing, sondaggi e un'app mobile e Bizzabo offre strumenti speciali per sponsor, reportistica e personalizzazione.

  2. Splash: questo sistema di pianificazione di eventi offre potenti funzionalità che non affaticano gli occhi. In una suite di graziose dashboard, Splash offre agli organizzatori di eventi strumenti per progettare materiale collaterale attraente, inviare esplosioni di marketing, tenere traccia delle attività, gestire la registrazione e interagire con i partecipanti durante l'evento, oltre a strumenti di reporting per quantificare l'impatto dell'evento.

  3. Wild Apricot: questa app di gestione degli abbonamenti include anche un modulo per la pianificazione e la gestione degli eventi, in cui i pianificatori possono gestire un calendario di eventi, vendere biglietti, creare moduli di registrazione e registrare le presenze.

  4. Gruupmeet: Cerchi un software per la pianificazione di eventi senza funzionalità extra che non utilizzerai? Gruupmeet è uno strumento semplificato che offre solo l'essenziale, inclusi dashboard per la pianificazione di eventi, informazioni sui partecipanti e marketing.

  5. Whova: questa app ricca di funzionalità offre praticamente tutti gli strumenti necessari per eseguire una conferenza o una funzione social, dalla registrazione dei partecipanti alla raccolta di lead. Offre anche un'app per eventi integrata e personalizzabile per ospitare mappe, agende e note.

  6. Momice: Chi dice che la registrazione all'evento debba essere noiosa? La bellissima interfaccia di Momic ti aiuta a creare siti Web accattivanti, materiali di marketing, moduli di registrazione, sondaggi e altro ancora. Ma non è solo carino; Momice ti consente di raccogliere e analizzare dati significativi da partecipanti o partecipanti.

  7. rsvpBOOK: Specializzata in biglietteria e registrazione, la piattaforma online di rsvpBOOK ti aiuta a promuovere il tuo evento attraverso un sito Web personalizzabile e i social media, quindi a gestire la registrazione e il check-in in loco o digitale.

  8. Topi: Topi fornisce soluzioni altrettanto potenti per pianificatori e partecipanti; la parte di pianificazione del software consente la vendita e la registrazione dei biglietti senza sforzo, mentre i moduli di networking e raccolta di lead aiutano ad aumentare il ROI dell'evento per i partecipanti e gli espositori.

  9. Eventbrite: uno dei preferiti dalle organizzazioni sociali e dalle scuole, Eventbrite rende facile per chiunque pubblicizzare un evento e vendere i biglietti.

Software per la gestione della ristorazione

Cerchi un software specifico per il settore della ristorazione? Queste app offrono funzionalità su misura per le esigenze delle attività di ristorazione e dei ristoranti.

  1. Caterease: questo software di pianificazione e gestione degli eventi è personalizzato per il settore della ristorazione con funzionalità speciali come un pannello di ritiro e consegna degli ordini. Caterease ti consente di prenotare eventi, gestire i dettagli tramite promemoria delle attività e compilare report su un'unica piattaforma basata su cloud.

  2. BetterCater: BetterCater offre modelli di proposte, elenchi di imballaggio, strumenti di calendario, ricette, report e altro in un'app Web basata su cloud adatta a qualsiasi tipo di catering o attività di eventi, dai camion di cibo alle sedi.

  3. Foodstorm: questo strumento di catering e gestione degli eventi ti aiuta ad aumentare le vendite, a semplificare i processi interni e ad automatizzare le attività per liberare tempo prezioso. Le funzionalità specifiche del catering in Foodstorm includono l'ordinazione online, il monitoraggio degli ordini, la fatturazione e il reporting.

  4. PerfectTablePlan: se l'unica cosa che manca al tuo stack tecnologico per la pianificazione degli eventi è un ottimo strumento di pianificazione dei tavoli, PerfectTablePlan riempirà quel vuoto. Questa app semplice e diretta ti consente di gestire facilmente planimetrie e mappe dei posti a sedere con una sola tariffa fissa.

  5. Social Tables: per i team di vendita che lavorano a stretto contatto con gli organizzatori di eventi, Social Tables offre strumenti di collaborazione senza interruzioni che consentono a entrambe le parti di fornire input su planimetrie, diagrammi ed elenchi degli invitati.

Strumenti di gestione del progetto

Ti chiedi come tenere traccia di chi è responsabile di quale attività? Come ritieni tutti responsabili? Questi strumenti di gestione dei progetti rendono la collaborazione un gioco da ragazzi.

  1. Monday.com: progettato per aiutare i team a lavorare meglio insieme, Monday.com offre strumenti per la creazione, la pianificazione e il monitoraggio delle attività su una varietà di modelli di "spazio di lavoro" personalizzabili. Monday.com si integra con app come Stripe, Mailchimp e Twitter per una collaborazione ancora più potente.

  2. Trello: essenzialmente una scheda Kanban digitale, Trello ti consente di creare attività, assegnare proprietari di attività, aggiungere commenti, caricare file e altro mantenendo le attività organizzate per categoria o fase. Trello ha anche un'app mobile e si integra con altri strumenti come Slack e Dropbox.

Software di marketing per eventi

La pianificazione dell'evento è solo una parte del processo; devi anche spargere la voce! Questi strumenti di marketing ti aiutano a promuovere il tuo evento, rimanere in contatto con i partecipanti, distribuire biglietti e informazioni sull'evento in casa.

Social media e strumenti promozionali

Uno dei modi più efficaci e coinvolgenti per promuovere il tuo evento è tramite i social media. Ma padroneggiare i social media non deve essere impegnativo o richiedere molto tempo se utilizzi una di queste app.

  1. Hootsuite: usa questa dashboard dei social media per visualizzare tutti i tuoi feed in un unico posto, programmare e automatizzare i post, collaborare con i compagni di squadra e analizzare il tuo coinvolgimento.

  2. MeetEdgar: questo strumento di pianificazione dei social media ti aiuta a risparmiare tempo automatizzando e riciclando i post su Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e Pinterest.

  3. Everwall: mostra i feed dei tuoi social media in tempo reale per incoraggiare il coinvolgimento al tuo evento, inclusi non solo post su Twitter e Instagram, ma anche messaggi Slack, e-mail e SMS.

Altri strumenti di marketing

A volte il software non si adatta bene a una categoria, ma ciò non significa che non sia utile!

  1. Ticketbud: Stai pianificando un evento con biglietto? Ticketbud è l'ideale per conferenze o festival con funzionalità per la promozione dell'evento, la vendita di biglietti, la scansione o la vendita di biglietti all'evento e la riconciliazione e la rendicontazione delle entrate.

  2. Avochato: se i tuoi partecipanti, fornitori o espositori sono sovraccarichi di troppe e-mail, i messaggi di testo potrebbero essere un modo migliore per rimanere in contatto. La piattaforma di messaggi di testo di Avochato ti consente di automatizzare le campagne di messaggi di testo e di tenerne traccia tramite Salesforce, Slack o Zapier.

Software per operazioni e coinvolgimento di eventi

È l'ora dello spettacolo! Questi sistemi e app ti aiutano a realizzare un grande evento dalla registrazione alla raccolta fondi fino ai sondaggi.

Registrazione

Dimentica le penne e la carta; i sistemi di registrazione digitale rendono le registrazioni o gli accessi più facili che mai.

  1. Regpack: questa soluzione organizzativa include un generatore di moduli, elaborazione dei pagamenti, funzionalità di coupon e sconti e pagine di registrazione personalizzabili per qualsiasi tipo di evento o funzione.

  2. Member Solutions: ideali per eventi ricorrenti o eventi che attirano sempre gli stessi partecipanti, Member Solutions offre uno strumento per il modulo di registrazione, funzionalità di email marketing, un processore di pagamento, codici promozionali e integrazione con il tuo sito Web e feed di social media.

  3. Attendify: Attendify ti consente di creare pagine di registrazione personalizzate e app mobili per qualsiasi tipo di evento, oltre a un database dei partecipanti e funzionalità di reporting.

  4. Brushfire: questo software di gestione degli eventi ti consente di gestire e personalizzare l'intero processo di registrazione e check-in dell'evento online, incluso il supporto per i chioschi e l'assegnazione dei posti, in un'unica posizione centrale. Brushfire offre anche un'app mobile e una piattaforma per lo streaming digitale.

  5. Smartwaiver: elimina gli appunti e i moduli cartacei e utilizza Smartwaiver per digitalizzare qualsiasi rinuncia che i partecipanti devono completare. Smartwaiver offre un'app per tablet e l'integrazione con il tuo sito web.

  6. Tracker conferenza: questa registrazione basata su cloud semplifica l'accesso, con funzionalità per la stampa di badge, registrazione online, certificati di presenza e una varietà di funzionalità di reporting.

Strumenti di interazione tra i partecipanti

Vuoi aumentare il coinvolgimento dei partecipanti? Chiedi loro cosa stanno pensando! Queste app di polling interattive sono divertenti e facili da usare.

  1. Kahoot: crea i tuoi quiz o sondaggi interattivi con questo strumento basato su cloud. I partecipanti possono accedere alla sessione tramite qualsiasi browser Web ed è disponibile un'impressionante varietà di opzioni di personalizzazione.

  2. Slido: adatto per sondaggi e domande e risposte dal vivo, Slido si integra perfettamente in presentazioni di persona o virtuali. Il pubblico può interagire aprendo un collegamento in qualsiasi browser Web e il relatore può visualizzare i risultati in tempo reale.

Costruttori di app per eventi

Centralizza le informazioni sull'evento in un'app mobile a cui i partecipanti possono accedere in movimento senza necessità di codifica!

  1. CrowdCompass: come parte della famiglia Cvent, CrowdCompass è un bel complemento al software di pianificazione e gestione degli eventi di Cvent. Il generatore di app di CrowdCompass offre una libreria di modelli, molte opzioni di personalizzazione, una guida dinamica agli eventi, strumenti di coinvolgimento e networking e integrazioni con strumenti di registrazione e biglietteria come Eventbrite.

  2. EventMobi: questo strumento di app per eventi personalizzabile ti consente di creare un'app per ospitare tutte le informazioni che i partecipanti devono sapere, dalle mappe agli ordini del giorno. EventMobi offre soluzioni di registrazione digitale e supporto anche per eventi virtuali.

  3. App Builder per eventi di AppInstitute: scegli tra uno dei modelli di AppInstitute per progettare in modo efficiente la tua app per eventi personalizzata, caricare e modificare i tuoi contenuti e metterli nelle mani dei tuoi partecipanti. L'app supporta anche la vendita di biglietti e gli avvisi automatici.

  4. Guida: la semplice piattaforma di creazione di app di Guidebook funziona per eventi virtuali o di persona con numerose opzioni di personalizzazione e branding, strumenti di coinvolgimento come sondaggi e mappe e integrazioni con strumenti come Salesforce e Mailchimp.

Raccolta fondi

Stai pianificando un'asta silenziosa o un evento di beneficenza? Utilizza questi strumenti per gestire in modo semplice e sicuro le attività di raccolta fondi.

  1. GiveSmart: questa app per la raccolta fondi è ideale per eventi virtuali e di persona, con funzionalità che includono il supporto per aste silenziose, offerte mobili, biglietteria e donazioni.

  2. OneCause: con una suite completa di strumenti per la pianificazione di eventi, OneCause ha tutto ciò di cui hai bisogno per pianificare una raccolta fondi, dagli strumenti promozionali all'emissione di biglietti. Puoi gestire aste, offerte online, raccolte fondi peer-to-peer e altro sulla stessa piattaforma.

  3. Donorbox: Donorbox è una piattaforma di donazioni ricorrenti che offre alle organizzazioni non profit un migliore processo di verifica delle donazioni. Il nostro obiettivo è aiutare le organizzazioni non profit a connettersi più strettamente con i loro donatori e volontari costruendo il miglior sistema di gestione dei donatori del settore.

Raduno di piombo

Lascia i biglietti da visita nel decennio precedente; queste app di raccolta di lead ti aiuteranno a raccogliere e ad agire sulle informazioni di contatto per potenziali clienti o partner.

  1. Akkroo: progettato per fiere e conferenze B2B, Akkroo ti aiuta a catturare lead, convertire le vendite e calcolare il ROI degli eventi attraverso le sue integrazioni con Salesforce, HubSpot e altro ancora.

  2. Sondaggio QuickTap: pensa a questa app come al tuo assistente personale durante una fiera o un evento di networking. Annota facilmente le informazioni di contatto per i lead che incontri, quindi esporta i dati in Salesforce, Mailchimp e altro per agire.

Piattaforme per eventi virtuali

Se ti senti sopraffatto dall'idea di pianificare un evento completamente virtuale, non sei solo! Man mano che gli eventi passano a formati socialmente distanti, un segmento crescente di software per eventi virtuali collabora con te per rendere gli eventi digitali potenti e significativi come quelli della vita reale.

  1. Boomset: ideale per eventi ibridi o virtuali, Boomset offre modelli di pagina di registrazione, uno strumento per biglietti da visita digitali, funzionalità di rete e supporto per live streaming, domande e risposte, sessioni interattive e altro ancora.

  2. Highfive: questo software di videoconferenza funziona ugualmente bene per riunioni interne e grandi eventi virtuali. Highfive consente ai relatori di condividere i propri schermi, trasmettere in streaming un evento o una presentazione dal vivo o semplicemente utilizzare l'audioconferenza. L'app si integra con Slack, Google Calendar e altro.

  3. Hubb: Hubb ti consente di produrre eventi virtuali degni di nota con la stessa brillantezza delle funzioni di persona attraverso la sua lobby degli eventi virtuali. L'app include una miriade di opzioni di personalizzazione, automazione delle attività, reportistica e supporto per contenuti in streaming live e on-demand.

  4. Accelevents: focalizzata maggiormente sulle "esperienze" virtuali rispetto agli eventi tradizionali non ispirati, la soluzione per eventi virtuali di Accelevents supporta sia lo streaming live che i contenuti on-demand, oltre a offrire un costruttore di siti Web, vendita di biglietti, strategie di marketing, strumenti di raccolta fondi, assegnazione dei posti, reportistica e Di Più.

  5. Grande indicatore: questa app per conferenze virtuali basata sul Web rende facile ospitare e partecipare ai webinar. Gli strumenti di coinvolgimento di Big Marker aiutano anche i partecipanti a rimanere coinvolti attraverso domande e risposte dal vivo, sondaggi e commenti, inoltre gli strumenti di automazione del sistema ti consentono di eseguire lo stesso webinar più volte.

  6. WorkCast: adatta per webinar, webcast e qualsiasi altra conferenza o evento virtuale che ti viene in mente, la soluzione di WorkCast offre una piattaforma di contenuti virtuali per un massimo di 50.000 partecipanti. Gli strumenti di coinvolgimento includono sondaggi e sondaggi e WorkCast include funzionalità di reporting per aiutarti a massimizzare il ROI dell'evento.

  7. On24: essendo uno dei sistemi di eventi virtuali più interattivi sul mercato, On24 offre più di 20 opzioni di coinvolgimento per mantenere i partecipanti interessati e analisi high-tech che aiutano a comprendere i loro pensieri e comportamenti.

  8. vFairs: se desideri che i tuoi partecipanti abbiano un'esperienza di conferenza o fiera il più vicino possibile, vFairs offre la soluzione perfetta. Il software offre uno spazio per eventi virtuale simile a un Sims in cui gli avatar dei partecipanti possono socializzare e fare rete. I fornitori possono persino creare cabine virtuali personalizzate e ospitare webinar coinvolgenti.

Hai un'app di gestione degli eventi preferita che non abbiamo menzionato qui? Facci sapere!