Prima degli anni '60 , il modo più veloce per prenotare un hotel o prenotare un volo era alzare il telefono e chiamare l'hotel o la compagnia aerea. Questo metodo era estremamente inefficiente; quando un agente di viaggio (o un assistente per i viaggi d'affari) chiama una compagnia aerea per effettuare una prenotazione, il rappresentante della compagnia aerea potrebbe impiegare più di un'ora per sfogliare i rapporti di prenotazione cartacei, trovare un posto disponibile e inserire manualmente la nuova prenotazione. La crescita dei dipartimenti di prenotazione delle compagnie aeree è stata limitata al numero di persone che potevano accedere a quei file contemporaneamente.

Per soddisfare la crescente domanda di viaggi aerei, le compagnie aeree hanno sviluppato i propri sistemi di prenotazione per semplificare il processo di prenotazione. American Airlines è stata la prima società, in collaborazione con IBM , a implementare un sistema di prenotazione elettronica per l'utilizzo da parte dei propri agenti di prenotazione. Questa nuova tecnologia, denominata Semi-Automated Business Research Environment (SABRE), ha consentito ad American Airlines di espandere notevolmente il proprio team di prenotazione oltre il numero di persone che potevano rannicchiarsi attorno ai file di prenotazione cartacei.

Altre compagnie aeree seguirono l'esempio subito dopo e all'inizio degli anni '70 Delta, American Airlines, British Airways e United utilizzavano tutte sistemi di prenotazione elettronica. La prima azienda alberghiera a implementare un sistema di prenotazione elettronica è stata Westin nel 1970. Fino a quel momento, le uniche persone che potevano accedere a questi sistemi di distribuzione erano dipendenti di compagnie aeree o hotel, ma le cose sono cambiate nel 1976, quando un'agenzia di viaggi ha ottenuto l'accesso a SABRE per la prima volta. Nel 1985, più di 10.000 agenzie di viaggio utilizzavano SABRE. Nel decennio successivo, sono emerse molte nuove società che hanno offerto agli agenti di viaggio una connessione elettronica diretta con i sistemi di prenotazione delle compagnie aeree e degli hotel. Infine, nel 1992, i proprietari di un sistema con sede in Nord America e di un sistema con sede in Europa hanno unito le forze per creare il primo sistema di distribuzione globale al mondo.

In breve, un GDS funge da intermediario tra un agente di viaggio e il sistema di prenotazione centrale di un hotel (o di una compagnia aerea). Gli agenti di viaggio possono vedere le tariffe e l'inventario in tempo reale per un determinato hotel tramite il GDS, sebbene il GDS in realtà non contenga il proprio inventario. È semplicemente una finestra nel sistema dell'hotel, che mostra i tipi di camere disponibili, le tariffe e le restrizioni. Quando un agente di viaggio prenota una camera, il GDS trasferisce le informazioni sulla prenotazione al sistema dell'hotel e rimuove quella camera dall'inventario del sistema dell'hotel. L'agente di viaggio non ha bisogno di parlare con nessuno dell'hotel e gli agenti di prenotazione dell'hotel non devono inserire manualmente alcun dato. È molto più efficiente rispetto agli anni '60!

Oltre al risparmio di tempo, il GDS consente agli agenti di viaggio di attingere ai sistemi di prenotazione per un mondo di fornitori di viaggi. Oggi puoi prenotare non solo biglietti aerei e hotel tramite il GDS, ma anche auto a noleggio, crociere, biglietti ferroviari e tour. Per un agente di viaggio che sta prenotando un pacchetto vacanza che potrebbe includere tutto quanto sopra, può completare le prenotazioni in pochi clic, invece di chiamare ogni singolo fornitore.

Per hotel, compagnie aeree e simili, il GDS offre un enorme potere di marketing. Prima che il GDS diventasse popolare, gli hotel avrebbero dovuto intraprendere enormi sforzi di marketing per essere visti dagli agenti di viaggio. Il GDS ha effettivamente democratizzato questo processo, con le catene alberghiere che ottengono la stessa visibilità sul GDS degli hotel indipendenti. Il GDS offre inoltre agli hotel l'accesso a nuovi segmenti di ospiti, come i viaggiatori d'affari tramite società come American Express e Carlson Wagonlit, che probabilmente non prenoterebbero direttamente. Sebbene gli hotel debbano pagare una commissione per prenotazione per utilizzare il GDS, tale commissione è spesso inferiore alla commissione media OTA.

L'industria GDS ha fatto molta strada dagli anni '60; mentre Sabre è ancora un attore importante, oggi operano diverse società GDS.

I principali sistemi di distribuzione globale per le prenotazioni di viaggio includono:

• Amadeus è il GDS più grande del mondo, rappresenta circa il 40% delle transazioni GDS ed è particolarmente popolare in Europa. Sebbene molte di queste prenotazioni siano per il biglietto aereo, è ancora un potente strumento per gli hotel, con oltre 600.000 hotel collegati.

• Sabre è il secondo GDS più grande, rappresentando circa il 35% delle prenotazioni delle agenzie di viaggio. Circa 175.000 hotel sono collegati a Sabre, ma il suo portafoglio in Nord America è più ampio dei suoi concorrenti.

• Travelport GDS possiede sistemi chiamati Galileo, Worldspan e Apollo.

• Travelsky è un GDS statale in Cina.

Oltre a queste grandi società GDS, troverai attori regionali più piccoli come KIU, che è popolare in America Latina.

Nessun GDS può essere definito il "migliore" fornitore di servizi di viaggio, poiché tutti forniscono funzionalità simili e hanno le proprie differenze uniche. Se ti stai chiedendo come scegliere un GDS, ti consigliamo di considerare alcune variabili, tra cui la presenza del sistema nei mercati da cui provengono i tuoi ospiti, le funzioni del sistema e a quali siti di viaggi si collega GDS. Travelport, ad esempio, supporta più opzioni di sconti per i viaggiatori d'affari. Inoltre, dovresti assicurarti che il tuo sistema di gestione della proprietà esistente offra l'integrazione con il GDS che scegli. E vorrai anche considerare il prezzo. Ogni sistema ha una struttura tariffaria diversa che varia in base alla struttura e al mercato, quindi dovrai contattare l'azienda per scoprire quali tariffe si applicano al tuo hotel. Le commissioni GDS possono salire alle stelle nel mondo della gestione alberghiera ed è importante capire come sono strutturate le tariffe e le commissioni per garantire che il tuo canale di e-commerce sulle reti GDS possa essere redditizio.

Nel 2006 il volume delle prenotazioni su Internet ha superato per la prima volta le prenotazioni GDS, grazie alla crescente popolarità dei canali di prenotazione online e al declino delle agenzie di viaggio fisiche. Il GDS ha ancora uno scopo quando i viaggiatori possono prenotare facilmente direttamente con la compagnia aerea o l'hotel? In molti casi sì, il GDS offre ancora valore, soprattutto per le compagnie aeree e le compagnie di viaggi aziendali. Le compagnie aeree continuano a distribuire il loro inventario alle OTA tramite il GDS e i pianificatori di viaggi aziendali continuano a utilizzare il GDS per trovare le tariffe aziendali. Tuttavia, con così tanta innovazione in atto nel settore dei viaggi, la tecnologia legacy del GDS deve sicuramente affrontare la concorrenza di altri sistemi di prenotazione.

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Con decenni di storia e un'enorme base di utenti di agenti di viaggio, l'utilizzo del GDS può essere un ottimo modo per espandere la strategia di marketing e distribuzione del tuo hotel. Ma il GDS non fornisce necessariamente valore a tutti gli hotel; se ti stai chiedendo come utilizzare il GDS o perché aggiungerlo come canale di distribuzione, è importante valutare i pro ei contro per il tuo singolo hotel.