Una richiesta di proposta (o RFP) è uno strumento frequente e familiare utilizzato per sollecitare offerte da una varietà di fornitori. L'obiettivo è ricevere offerte da un'ampia gamma di fornitori in modo che i team possano confrontare e confrontare le singole offerte. In un mondo ideale, questa analisi affiancata aiuta i team a valutare il prezzo, i parametri e le specifiche di ciascuna offerta e crea condizioni di parità riducendo i pregiudizi verso un singolo fornitore.

Come forse saprai in prima persona, anche il processo RFP richiede un'enorme quantità di tempo. Innanzitutto, devi creare la richiesta di offerta in modo da attirare offerte accurate dai giusti tipi di fornitori. Successivamente, devi valutare ogni offerta e dare seguito a tutte le aree che necessitano di chiarimenti. Infine, devi selezionare un fornitore e negoziare i termini finali.

Per aiutarti a navigare in modo più efficace in questo processo e ottenere le migliori offerte dai migliori tecnologia alberghiera possibili fornitori, abbiamo creato una guida per rendere la richiesta di offerta più semplice e di maggior successo. Imparerai i passaggi necessari per creare un processo di richiesta di offerta che consenta di risparmiare tempo in più aspetti del processo.

1. Imparerai come aumentare la chiarezza su ciò che stai cercando in modo da ricevere risposte solo da fornitori pertinenti; 

2. Imparerai come ridurre la confusione tra i principali stakeholder interni in modo che ci siano meno email e riunioni inutili; 

3. Imparerai come creare slancio in modo da completare rapidamente il processo di richiesta di offerta senza sacrificare la qualità.

Alla fine della guida, sarai in grado di creare con sicurezza RFP che ti daranno le offerte di cui hai bisogno, senza perdere tempo con risposte irrilevanti, e-mail non necessarie, riunioni frequenti e tempistiche lunghe.

Abbiamo intervistato i principali esperti di RFP per ricercare questa GUI de

L'esecuzione di un processo di RFP può essere incredibilmente complesso, motivo per cui i principali marchi preferiscono lavorare con consulenti e terze parti esperte per aiutarli a gestire il processo.  Abbiamo intervistato dozzine dei migliori consulenti del settore per raccogliere informazioni su questo articolo.  In particolare abbiamo intervistato questi massimi esperti:

• Loren Gray, Marketing digitale per l'ospitalità

• Dan Wacksman, Sassato

• Evelyne Oreskovich, HeR Consulting

• Caryl Helsel, Strateghi della libellula

• Anthony Gambini, Premiere Advisory Group

• David Chestler, partner di fornitura

Vuoi aiuto per gestire la tua prossima tecnologia e RFP? Abbiamo messo il loro bios e le informazioni di seguito in modo che tu possa raggiungerli direttamente.

Come scrivere una richiesta di proposta (processo in 4 fasi)

Imposta il tuo processo di richiesta di offerta per il successo tenendo a mente due mantra. p>

Il primo è “sii specifico.” Una richiesta di offerta definita in modo approssimativo non funzionerà mai come una ben definita.  Mentre esponi i tuoi requisiti, esponi chiaramente eventuali esigenze specifiche (ad esempio deve funzionare con un sistema POS esistente), nonché qualsiasi altro requisito (come le offerte solo da fornitori negli Stati Uniti). Mantieni le tue domande brevi e mirate al punto per incoraggiare risposte esatte e comparabili che supportino in seguito confronti oggettivi.

Esempi di domande aperte:

• Che aspetto ha la roadmap del tuo prodotto?

• In che modo la tua azienda previene le minacce alla sicurezza informatica?

• Quale pensi sia l'area più grande per migliorare il software in base alle recensioni di Hotel Tech Report?

Esempi di domande quantificabili:

• Ti integri con il mio attuale stack tecnologico?

• Hai più del 95% di tempo di attività?

• Il tuo HotelTechScore è maggiore di 90 p>

• La tua azienda ha ottenuto il Certificazione dell'assistenza clienti?

La il secondo è "evitare pregiudizi". È molto facile creare una richiesta di offerta  che già tende a una soluzione specifica. Fai attenzione a qualsiasi linguaggio che sembri suggerire che hai già selezionato una soluzione, un approccio, una tecnologia o un fornitore. Quando crei una tela bianca che un fornitore può dipingere per te, permetti al processo di richiesta di offerta di fare ciò che dovrebbe fare: far emergere la soluzione migliore per le tue esigenze.  Se stai già affrontando questo problema dopo aver selezionato un fornitore, è in qualche modo inutile!

Un modo per ridurre i pregiudizi è quello di avere diverse serie di domande, il che mantiene il processo RFP breve e al punto. In ogni fase, restringi le opzioni. Quando lanci in modo ampio e stretto mentre procedi, eviti di iniziare con una richiesta orientata solo a un numero limitato di fornitori. Ricorda: un processo di RFP con un risultato preordinato è una perdita di tempo.

Fase 1: lancio

La preparazione è probabilmente l'aspetto più importante del processo di RFP. Una preparazione adeguata garantisce che la richiesta di proposta rifletta accuratamente le esigenze dell'organizzazione e quindi solleciti offerte dai fornitori che si allineino più da vicino a tali esigenze. I fornitori utilizzeranno il documento RFP (maggiori informazioni sul documento stesso nella sezione tre di seguito)  per modellare le loro risposte; semplicemente non possono essere precisi e accurati con gli input sbagliati.  Ad esempio, se stai sollecitando offerte per un nuovo sistema POS ma trascuri di aggiungere un requisito per l'integrazione con il sistema contabile della tua proprietà, riceverai un sacco di offerte inutili.

Quindi, piuttosto che affrettare il processo e cercare di inviare la richiesta ai fornitori il più rapidamente possibile, concentrati sul bilanciamento della velocità con l'accuratezza.

1. Raccogli le persone giuste

Tutto inizia con la raccolta di input dalle persone giuste. Hai bisogno delle persone giuste nella stanza fin dall'inizio in modo che la richiesta di proposta rifletta accuratamente le esigenze attuali. Altrimenti, il processo va fuori dai binari piuttosto rapidamente se non ci sono le persone giuste nella stanza.

Devi includere il persone che non sono solo i decisori, ma anche che saranno direttamente influenzate dalla decisione. Ciò riduce la possibilità di un processo di revisione prolungato che inizia a diventare una decisione per consenso. Se nella stanza ci sono le persone giuste e raccolgono correttamente i requisiti, il processo di valutazione dovrebbe essere relativamente semplice. Ad esempio, un GM che istituisca un comitato RFP per un nuovo sistema di gestione delle entrate potrebbe voler includere proprietari, gestori delle entrate e agenti della reception, poiché queste sono le persone che utilizzano il software quotidianamente.

“Riteniamo che sia necessario avere un team completo di persone coinvolte nel processo. Dovrebbero essere inclusi i principali soggetti interessati. Quando abbiamo fatto questo con i clienti, di solito includiamo un comitato direttivo con persone che rappresentano vari dipartimenti tra cui operazioni, gestione delle entrate, vendite, marketing, finanza e uno sponsor esecutivo. Includere troppe persone significa che potresti impiegare molto tempo per prendere una decisione e includere troppo poche persone significa che potresti non avere il consenso una volta presa una decisione.” Caryl Helsel, Dragonfly Strategists

“Indipendentemente dal progetto e dalla soluzione/tecnologia richiesta, lo sponsor principale deve garantire che tutte le parti interessate nel il processo comprenda gli obiettivi generali del progetto e che gli obiettivi individuali non siano in conflitto con tali obiettivi.  Ciò include la comprensione di come una soluzione si interfaccia all'interno dell'azienda.  Ad esempio, quante integrazioni, variabili di input e punti dati sono necessari da quanti sistemi.  Un documento dei requisiti ben definito fornisce "l'unica fonte di verità" che tutte le parti interessate possono fare riferimento e determineranno le caratteristiche e le funzioni finali, la loro supportabilità e l'utilizzo previsto.” David Chestler, Provision Partners

Non vuoi troppi cuochi in cucina, ma è importante raccogliere i requisiti di tutte le parti interessate. “Le proprietà di successo hanno il consenso assoluto della leadership dell'organizzazione. Una SOP consolidata sui processi di vendita. Vale a dire che hanno persone completamente formate per rispondere alle RFP e sanno esattamente cosa vogliono trasmettere e i punti di vendita unici per la loro proprietà che si riferiscono a chi richiede il prezzo,” afferma Anthony Gambini di Premiere Advisory Group.  

Non c'è niente di peggio che acquistare software per scoprire che gli utenti quotidiani non possono sfruttare efficacemente la piattaforma e il loro lavoro viene inibito. Evita questo includendo le parti interessate. Può anche essere utile avere rappresentanti del settore IT, legale e degli appalti, a seconda dei casi. Questi partecipanti eviteranno che il processo si impigli in un secondo momento, facendo emergere potenziali problemi ed esigenze nelle prime fasi del processo.

2. Definisci i parametri

Il comitato RFP è responsabile della definizione dei requisiti del software,  identificare gli insuccessi e quindi inserire tutti questi punti nella stessa RFP. Requisiti chiaramente definiti strutturano la richiesta di offerta in modo che le risposte siano personalizzate in base alle esigenze specifiche della struttura. In caso contrario, potresti dover selezionare le offerte dei fornitori che non possono effettivamente soddisfare le tue esigenze specifiche.

Assicurati che  tutti sono sulla stessa pagina sui must-have e sui piacevoli da avere. Non vuoi sorprese dopo, come un sistema di gestione delle pulizie che non dispone di una modalità offline per una proprietà che ha solo WiFi nelle aree pubbliche! Consulta la nostra sezione di seguito per alcune sezioni comuni da includere.

"Gli acquirenti commettono una serie di errori chiave nel processo di richiesta di offerta: sottovalutare il livello di coinvolgimento e dettagli necessari per analizzare e valutare il prodotto rispetto ad altre offerte della concorrenza. È imperativo non isolare i must-have dai nice-to-have e come la tecnologia può offrire rispetto a tali criteri funzionali. Non sapere dove potrebbero essere le trappole nascoste e quali misure ha intrapreso un'azienda per rendere un prodotto a prova di futuro. Il budget è un'altra area da convalidare. Mi viene in mente un caro amico che ha sempre chiesto BANT in ogni affare. Banca, autorità, necessità e tempistica. ; Queste sono le aree di criticità di fallimento quando si coordina e si lavora su un programma per lo sviluppo e l'implementazione.   Seleziona queste caselle e un accordo sarà concluso", afferma David Chestler.

Un modo per definire questi requisiti è definire i “lavori da fare” mappando chiaramente il percorso dell'utente. Durante la riunione iniziale per il comitato di revisione, definire i lavori principali che il software deve svolgere e quindi mapparli. Si tratta meno di un elenco di funzionalità e di più delle attività e dei problemi a portata di mano. Lascia che il venditore spieghi in che modo le sue caratteristiche ti danno ciò di cui hai bisogno!

Gli insuccessi sono ugualmente importanti da definire in anticipo. Alcuni esempi sono l'utilizzo di subappaltatori, un fornitore che non fornisce garanzie di disponibilità, un software che non soddisfa gli standard di sicurezza o un prodotto che richiede uno sviluppo personalizzato. Concordare in anticipo gli insuccessi dell'accordo mantiene tutti onesti e previene gli intoppi più avanti nel processo.

Alcuni esitano a stabilire requisiti di budget e in questa fase . Tuttavia, se sai che devi rientrare in un certo numero, includilo. Non solo aiuterà i fornitori a rinunciare all'invio delle risposte, ma potrà anche aiutarti a negoziare in un secondo momento. Tieni presente che è consigliabile includere un budget se invii una richiesta di proposta per agenzie di marketing digitale; in caso contrario, sembra che tu sia disorganizzato o alla ricerca di idee libere.

3. Imposta una cronologia realistica

Disponi la tua sequenza temporale, comprese le scadenze di invio, le date delle decisioni e le pietre miliari principali come l'implementazione. Questo non solo allinea i fornitori alle tue aspettative, ma offre anche chiarezza e struttura al comitato RFP.

E poi rispetta la timeline! Solo in circostanze estreme, come un ambiente aziendale radicalmente mutato che cambia le tue esigenze, questa tempistica dovrebbe essere modificata.  L'urgenza è il nome del gioco qui; in caso contrario, il processo potrebbe essere prolungato all'infinito, senza mai portare a una soluzione.  Una buona regola empirica è non meno di 30 giorni ma non più di 90. Dipende davvero dalla complessità delle soluzioni: il software è spesso più semplice dell'hardware e la tecnologia che ha un impatto su più reparti richiede più coordinamento e collaborazione.

La tua cronologia dovrebbe includere:

Data di lancio della RFP

Data di scadenza per le domande di follow-up dai fornitori

Data di scadenza per le risposte a tali domande dal tuo team

Data della conferenza dell'offerente

Data di scadenza RFP

Data di annuncio dei finalisti

Data di presentazione dei finalisti

Data di premiazione finale

Dati di implementazione e

Dan Wacksman della società di consulenza tecnologica Sassato ha dichiarato a Hotel Tech Report che la tempistica è in realtà quella in cui molti acquirenti sbagliano, “Di solito ci sono aspettative non realistiche tra gli acquirenti del tempo necessario dalla richiesta di offerta al lancio dell'implementazione, tutto richiede sempre più tempo del previsto. La creazione della richiesta di offerta, la scelta di un elenco ristretto di fornitori, la firma di accordi di non divulgazione, l'ottenimento di risposte, domande di chiarimento, presentazioni di persona, decisione, negoziazione del contratto devono avvenire prima del calcio d'inizio. Inoltre, spesso ci sono molte parti interessate che devono essere coinvolte e spesso c'è una risorsa interna che guida il progetto che dovrebbe svolgere anche il suo lavoro a tempo pieno, aggiungendo così ulteriori potenziali ritardi alla tempistica. Per questi motivi può avere senso coinvolgere una terza parte per aiutare a guidare il processo; questo può spesso ridurre settimane se non mesi della sequenza temporale e portare a un'implementazione di maggior successo.”

4. Costruisci la matrice di punteggio

Non aspettare che inizino ad arrivare proposte per decidere come valutare la capacità di un fornitore di soddisfare le tue esigenze. Garantisci la trasparenza e l'allineamento interfunzionale costruendo la Matrice di punteggio contemporaneamente alla creazione della proposta. Concordando in anticipo la scorecard, puoi assicurarti che la richiesta di proposta sia strutturata in modo tale che tutte le proposte si allineino con il tuo punteggio.

Dato che la tua scheda di valutazione deve essere basata su misurazioni oggettive, includi solo domande quantificabili nella tua proposta. Queste sono domande che non lasciano molte zone grigie. Ad esempio, invece di chiedere “qual è la tua filosofia di servizio” formulala come una domanda sì/no: “avete assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7?” Anche l'utilizzo di domande a scelta multipla all'interno della proposta è un ottimo modo per ottimizzare il punteggio.

Due potenziali approcci sono qualitativi e ponderati. L'approccio qualitativo valuta i fornitori in base a criteri specifici intorno ai tuoi criteri più importanti. Le risposte vengono valutate in base a quanto si avvicinano ai tuoi requisiti, con punteggi più alti per un allineamento più stretto. Ad ogni punteggio viene quindi data una chiara base qualitativa per il punteggio. Ad esempio, questo modello di scorecard di Smartsheet utilizza otto criteri su un base per la valutazione:

Adesione alle istruzioni RFP

Informazioni sull'azienda

Comprensione del progetto

Requisiti

Viabilità del prodotto & Cronologia

Termini & Condizioni

Dimostrazione del fornitore

Riepilogo commissioni

Potresti anche prendere in considerazione l'approccio ponderato, che regola i punteggi in base alla loro importanza relativa per il tuo hotel. Questo approccio al punteggio è decisamente più complicato, ma può essere un modo molto più accurato per misurare l'allineamento. Senza ponderazione, potresti non prestare maggiore attenzione ai criteri più importanti per il tuo hotel.

Due modelli da considerare sono Analisi ponderata delle decisioni da Expert Program Management e da Matrice di criteri ponderati da GoLeanSixSigma. Questi esempi sono ottimi per vedere come ponderare efficacemente i tuoi criteri univoci e valutare correttamente i tuoi fornitori.

Suggerimenti degli esperti sulla creazione della matrice di punteggio: p>

• Loren Gray: Identifica l'uso attuale / i problemi percepiti attuali / identifica la versione attuale / Identifica l'attuale formazione, (consapevolezza della funzione attuale della piattaforma non funzione percepita) / Identificare il dialogo attuale con l'attuale fornitore di servizi (sono consapevoli della frustrazione del loro cliente e hanno esaurito tutte le opzioni di soluzione)

• Dan Wacksman: Questo è un passaggio così critico e dovrebbe essere fatto in anticipo (almeno la bozza). Come accennato in precedenza, molte aziende non riescono a identificare completamente quali problemi aziendali stanno cercando di risolvere e quali caratteristiche e funzionalità chiave desiderano. È qui che il responsabile/consulente del progetto svolge un ruolo fondamentale nell'aiutarli a concretizzarlo. L'incontro con le principali parti interessate e la comprensione dei loro punti deboli, sfide e opportunità è fondamentale. Inoltre, è importante anche capire come altre aziende utilizzano la tecnologia, poiché in molti casi le persone potrebbero non conoscere l'intera portata/capacità disponibili. In un mondo ideale, la matrice di punteggio viene rivista da tutti i principali stakeholder. La matrice è molto importante e aiuta a guidare la decisione. Ma la realtà è che non è possibile ponderare perfettamente tutto in modo da poter determinare numericamente un vincitore, il punteggio sarà un aspetto della decisione.

• Evelyne Oreskovich: Inizio ogni progetto con una revisione completa non solo di come fanno affari adesso, ma di cosa hanno bisogno o vogliono essere in grado di fare ( la loro lista dei desideri) ma sono limitati dalla loro tecnologia. Molte aziende stanno facendo le cose manualmente o modificando le funzionalità della loro tecnologia attuale per supportare i loro requisiti. Classifico e pondero i requisiti in 3 categorie: Deve avere, vorrei avere (per consentire modifiche alle SOP o approccio innovativo), bello da avere (ma non assolutamente necessario). Ciò consente al team di determinare quanto la soluzione di ciascun fornitore soddisfi effettivamente le proprie esigenze o li aiuterà a passare al livello successivo.

• David Chestler: Si tratta di un approccio metodologico semplice che utilizza ponderazioni e medie per determinare la priorità di caratteristiche, funzioni, supporto, facilità operativa e formazione tra le altre variabili.  Alle risposte e alle caratteristiche viene assegnato un valore numerico su una matrice a più punti e poi la matematica fa il resto se vengono poste e valutate le domande e le ipotesi corrette. La cosa più importante che possiamo fare in qualità di esperti è comprendere le esigenze del cliente, interpretare e chiarire le esigenze del cliente e quindi presentare un progetto che fornirà rapidamente un ROI sulla selezione di una soluzione.  Non dobbiamo dire al cliente cosa è importante; dovremmo aiutarli a identificare ciò che i loro clienti ritengono importante.

5. Scrivi la tua richiesta di offerta

Ora è il momento di compilare tutto ciò che hai raccolto nella tua RFP, che è il documento che guida i fornitori nelle loro risposte. Una richiesta di proposta mal formulata, frettolosamente strutturata o mal definita di solito si traduce in risposte altrettanto deboli.

A fini di chiarezza e mele- a-apples, è utile disporre di un modello familiare per le RFP in tutta l'organizzazione. Altrimenti, ogni singolo team troverà qualcosa che funziona per loro e diventa fonte di confusione per la collaborazione interfunzionale.

Il modello dovrebbe includere una breve descrizione del progetto in corso e un elenco chiaro dei requisiti chiave del software. Non sentirti in dovere di essere eccessivamente prescrittivo o di includere ogni cosa “bello da avere”; includi semplicemente la funzionalità più essenziale e lascia che i fornitori vadano da lì.

Un esempio potrebbe essere: “Siamo una proprietà di 500 stanze in una località turistica che cerca di aumentare le vendite e le vendite accessorie del 100% in 18 mesi. Stiamo cercando software di upselling che ci aiuti con questo obiettivo.

Il tuo modello dovrebbe essere suddiviso in sezioni specifiche:

Panoramica: informazioni sulla tua organizzazione, inclusa una dichiarazione di un problema o “lavori da svolgere”

Timeline: l'intero processo RFP e l'eventuale implementazione

Budget: quanto vuoi spendere

Specifiche tecniche: tutto ciò di cui hai bisogno dal software

Requisiti del fornitore: geografia, documentazione/certificazioni, assicurazione p>

Linee guida per il processo: chi e come comunicare con il tuo team

Per ispirazione, dai un'occhiata a queste utili risorse per i modelli di RFP. HubSpot consiglia di includere una sezione per potenziali blocchi stradali. Template Lab ha oltre una dozzina di esempi di RFP diversi per guidare la creazione di modelli di RFP. SmartSheet ha una serie di utili modelli relativi alle RFP per richiedere, monitorare, assegnare punteggi e confrontare diversi fornitori. 

6. Invita fornitori

Ora è il momento di invitare i fornitori a partecipare. Consigliamo inoltre di chiedere referenze e casi di studio, come parte del processo formale di richiesta di offerta o prima di scegliere quali fornitori invitare.  può essere utile rivedere i casi di studio e/o parlare con i clienti esistenti prima di decidere quali fornitori dovrebbero anche entrare nel funnel di considerazione.

Uno Un modo semplice per garantire la qualità è iniziare con i migliori fornitori nella categoria di destinazione. su HotelTechReport. In questo modo saprai che questi fornitori sono ben recensiti e attivi nell'ospitalità. Le recensioni HTR sono anche una fonte preziosa per gli sfidanti delle vendite, in quanto puoi chiedere ai fornitori di rispondere direttamente a qualsiasi problema menzionato nelle recensioni.

Abbi sempre loro firmano un NDA in anticipo! Ciò può essere particolarmente importante quando è necessario divulgare informazioni riservate come parte del processo.

7. Inizia la procedura di offerta

Una conferenza degli offerenti è il passo finale nella fase di lancio. Invita i tuoi fornitori a una chiamata di gruppo in modo che i fornitori possano porre eventuali domande finali. Il formato della teleconferenza garantisce che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni ed evita di riservare un trattamento preferenziale a un fornitore rispetto a un altro.

“Alcuni acquirenti credo che non sia necessario porre domande dettagliate. Spesso le aziende presumono che ogni fornitore di tecnologia abbia le basi. Questo non è sempre il caso. Che si tratti di funzionalità, processi aziendali, gestione dell'account o migrazione – i dettagli sono importanti e rivelano i punti di forza e di debolezza di ciascun fornitore,” afferma Caryl Helsel, esperto RFP di Dragonfly Strategists.

Ricorda che qualsiasi risposta fornita ai singoli fornitori dovrebbe essere fornita a tutti i fornitori per mantenere tutti allineati e funzionanti dalle stesse informazioni. Ecco perché vuoi indirizzare tutte le domande in entrata dai fornitori alla stessa persona; se il GM risponde a un'e-mail e il direttore delle operazioni risponde a un'altra, c'è  asimmetria informativa che sconvolge la parità di condizioni.

Passaggio 2: valutazione

Durante questa fase, mantieni il processo di RFP in rapido svolgimento.  Troppo spesso il processo si impiglia nei criteri di valutazione. Ci sono molte opinioni da navigare e di solito altre parti interessate escono dal falegname per commentare. È anche un carico pesante per segnare e valutare tutte le risposte.

“Alcuni acquirenti sono sbalorditi dalle campane e dai fischietti. I fornitori di tecnologia mostreranno il “cool” innovazioni in linea o meno con le reali esigenze del potenziale cliente. Un altro problema si concentra sul prezzo… Hai sentito parlare della frase “Ottieni quello per cui paghi.” Scegliere la tecnologia in base al prezzo è come spararsi ai piedi. I reparti acquisti o approvvigionamento vengono inevitabilmente coinvolti, ma non dovrebbero eseguire il processo decisionale,” afferma Evelyne Oreskovich di HeR Consulting.

Presta molta attenzione all'approccio di ciascun fornitore durante il processo. Prendi spunto dal loro comportamento: sono lenti a rispondere? Sono amichevoli? Stanno facendo domande intelligenti di follow-up? Puoi imparare molto sui potenziali fornitori durante questo processo. Quando ti mostrano le loro strisce, fai attenzione!

1. Condividi e valuta le proposte in anticipo recensione personale

Il più grande intoppo qui è il tempo necessario per valutare le risposte. Fai riferimento alla tua cronologia iniziale per ricordare al tuo comitato RFP le aspettative. Soprattutto nel settore dell'ospitalità, le operazioni quotidiane hanno la precedenza sui progetti a lungo termine.

Per resistere a tale tiro, avere un punteggio snello e processo di valutazione. Invia tutte le proposte in un unico lotto al comitato di revisione della RFP. Chiedi loro di rivedere e valutare le proposte. Se ci sono domande di follow-up, raccoglile in un unico documento condiviso da inviare ai fornitori. Puoi quindi portare quelle risposte alla tua riunione di revisione di persona.

Un altro ottimo modo per organizzare le risposte è utilizzare uno strumento di gestione del progetto come Trello, Asana o Airtable. Questi strumenti offrono liste di controllo interattive in modo da essere sicuri che il comitato esamini le proposte allo stesso modo. Questi possono anche essere modi utili per aggregare il feedback in un'unica vista.

2. Annuncia la tua lista

Dopo che tutti hanno avuto la possibilità di rivedere, convoca il comitato per selezionare l'elenco. I punteggi sono ovviamente i criteri principali; utilizzare un voto di gruppo come tie-break. Mantieni il tuo elenco a non più di quattro fornitori idealmente, ma quel numero potrebbe crescere con una base sufficientemente ampia di fornitori qualificati. Tutto dipende dalle tue esigenze specifiche.

3. Pianifica le presentazioni della shortlist e seleziona il finalista

Invita la tua rosa dei candidati a un ultimo round. Queste presentazioni offrono al tuo team la possibilità di approfondire le specifiche (vedi “Aree di interesse” di seguito). Puoi imparare molto su come i fornitori affrontano queste presentazioni; chi non lo prende sul serio dovrebbe essere immediatamente eliminato. Questo è il momento di fare un passo avanti e qualsiasi fornitore che non può non vale il rischio!

Quando si tratta di lunghezza, 20 minuti per venditore sono sufficienti. Lascia più tempo per le domande rispetto a una presentazione formale. Chiedi a ciascun venditore di fare una presentazione di 5 minuti orientata a ciò che può portare al tuo hotel e poi concentrati la maggior parte del tempo sull'affrontare domande specifiche che riguardano le tue esigenze.

Non ritardare la tua decisione finale. La commissione dovrebbe scegliere i primi due finalisti subito dopo le presentazioni della shortlist. Ciò mantiene l'argomento fresco e lo sposta avanti.

Fase 3: negozia

Una volta che la squadra ha selezionato le ultime due opzioni, è il momento di negoziare. Il motivo per cui consigliamo di scegliere due fornitori in questa fase è per avere l'opportunità di confrontare contratti e prezzi.

“Chiedi per BANT in ogni affare.  Banca, autorità, necessità e tempistica.  Queste sono le aree di criticità quando si coordina e si lavora su un programma per lo sviluppo e l'implementazione.   Seleziona quelle caselle e un affare verrà concluso,” afferma David Chestler di Provision Partners.

Mentre rivedi i contratti, i prezzi e l'ambito del lavoro, cerca le bandiere rosse come “bait and switch” prezzi che non sono allineati con quanto promesso durante il processo di RFP. Dovrai anche tenere d'occhio termini onerosi o impegni vaghi con le metriche. Il contratto dovrebbe stabilire chiaramente gli obblighi del venditore relativi alle prestazioni, alla sicurezza, all'affidabilità del servizio e all'implementazione.

Anche la fase di negoziazione tende a richiedere più tempo del previsto. Mantieni alta la pressione in modo da poter raggiungere il traguardo e arrivare alla tua offerta finale per completare il processo di approvvigionamento!

Fase 4: implementazione

Il processo RFP termina formalmente una volta che le negoziazioni si concludono e viene firmato un contratto. Tuttavia, raccomandiamo una quarta fase che includa l'implementazione. Anche se altri team operativi si occupano dell'esecuzione, il team RFP dovrebbe essere tenuto aggiornato. Perché questo è importante? Perché ci sono cose da imparare quando si tratta di implementazione.

Ad esempio, il fornitore ha promesso qualcosa che non ha mantenuto? Sono emerse lacune o cose che abbiamo trascurato che avrebbero potuto essere risolte durante il processo di RFP? L'implementazione può fornire feedback per tornare al processo RFP, quindi tieni presente durante l'implementazione e identifica eventuali miglioramenti per la prossima volta.

Aree di interesse durante la valutazione delle risposte alle RFP dei fornitori

Mentre costruisci le tue RFP, ecco alcune potenziali aree da considerare:

Sicurezza del prodotto, tempi di attività e accordi sul livello di servizio: la tecnologia ospitata off-premise ha requisiti diversi, poiché il controllo diretto sull'accesso e sui tempi di attività è inferiore. Quindi devi essere chiarissimo sulla responsabilità del venditore riguardo alla qualità e alla disponibilità dei suoi servizi. Affidati ai tuoi rappresentanti tecnici/legali nel comitato RFP in modo da poter ottenere il software più affidabile possibile.

I must have in uno SLA includono un “tempo per avvisare” clausola che stabilisce la rapidità con cui il venditore ti avviserà di eventuali violazioni, nonché le metriche di disponibilità del servizio che garantiscono un certo livello di uptime. Ecco un Boilerplate SLA a scopo di confronto.

Gestione e implementazione dell'account : Qual ??è il piano per farti diventare operativo dopo aver firmato il contratto? E cosa succede dopo l'implementazione quando si passa alla gestione dell'account? Ottieni una chiarezza cristallina sul processo di implementazione in modo da poter comprendere la tempistica promessa dal fornitore. Vorrai anche sapere chi è responsabile dell'attuazione del contratto da parte del fornitore, quindi sai cosa aspettarti.

Integrazioni & Connessioni a sistemi esistenti: Stai cercando una soluzione olistica o che si connetta a più piattaforme? Dovrai capire che il tuo nuovo fornitore si inserisce nel tuo stack tecnologico esistente.  

Caratteristiche e funzionalità specifiche: Non si può dire basta: assicurati che il sistema faccia ciò che ti serve! Chiedi al comitato di revisione della RFP: risolve il problema generale che stiamo cercando di affrontare? Lo scope creep è un problema per ogni progetto; non lasciare che il processo RFP si allontani dalla soluzione delle tue esigenze principali.

Casi d'uso aperti: Infine, guarda oltre il tuo stack tecnologico esistente e pensa a il tuo flusso di lavoro ideale. Il prodotto soddisfa quel flusso di lavoro? O questo nuovo software calcificherà ulteriormente un flusso di lavoro tecnologico che è indesiderabile? Ora è il momento di assicurarti che tutto il nuovo software si adatti al piano tecnologico a lungo termine per la tua proprietà.

 

Domande per Fornitori di hardware

L'hardware ha esigenze completamente diverse rispetto al software.  Vorrai che le tue RFP riflettano questo fatto, altrimenti passerai molto tempo a soddisfare le richieste di ulteriori informazioni dai fornitori, trascinando il processo e perdendo tempo. Ecco quattro domande da porre ai potenziali fornitori di hardware:

Con quale frequenza consigli di aggiornare l'hardware? Gli aggiornamenti hardware sono costosi e potenzialmente distruttivi. Ottieni un po' di chiarezza in anticipo sulla frequenza con cui il fornitore consiglia gli aggiornamenti hardware.

Come gestisci gli aggiornamenti hardware? Uno degli aspetti peggiori dell'hardware è che è costoso da aggiornare. E può causare interruzioni durante quei periodi di inattività. Desideri avere una chiara comprensione dei rischi, delle responsabilità e dei costi relativi a eventuali aggiornamenti futuri. 

Che dire del software sul tuo hardware? Il più delle volte, non stai solo acquistando hardware; piuttosto,  È abbinato al software. si desidera avere una comprensione chiara e dettagliata di come vengono gestiti gli aggiornamenti del software, in particolare dei costi aggiuntivi e di eventuali tempi di inattività. Se acquisti hardware, ma i futuri aggiornamenti software hanno un costo aggiuntivo, devi tenerne conto nella tua valutazione.

Quali sono le installazioni costi? L'hardware è costoso. E gran parte di questo costo deriva dall'installazione. È fondamentale disporre di tali informazioni in anticipo e non in seguito durante il processo.

BIOS dell'esperto RFP

1. Marketing digitale dell'ospitalità (Loren Gray): Il marketing "paghi solo per ciò di cui hai bisogno" siamo un fornitore di servizi completamente scalabile che porta i migliori talenti del settore (adhoc) a lavorare direttamente su qualsiasi obiettivo indicato e poi parte una volta compiuto. Faccio un esempio: abbiamo tenuto un hotel al 67% di occupazione nel mezzo di una grande metropolitana per tutto questo tempo, mentre quasi l'intero complesso ha chiuso per mancanza di affari. Tu pensi che - possiamo farlo, "l'impossibile richiede solo più tempo" - so che sembra arrogante ma seriamente non abbiamo ancora perso una battaglia. Chiunque nell'ospitalità aiutiamo tutti, grandi piccoli marchi non marchiati, F&B, Spa, Golf, multi-unità, servizio al mercato, li abbiamo letteralmente fatti tutti.

2. Sassato (Dan Wacksman): Aiutiamo gli hotel a prendere decisioni e a fare cazzate. Con oltre 20 anni di esperienza di livello senior lavorando direttamente nell'hotel e nello spazio di viaggio con particolare attenzione al marketing, alla distribuzione e alla tecnologia, aiuto a colmare il divario sperimentato da molte organizzazioni di dover assumere rapidamente leader capaci "pronti all'uso" per valutare , raccomandare e fornire iniziative chiave, per contribuire a migliorare rapidamente le loro prestazioni in marketing, distribuzione, tecnologia e implementazioni. Sassato è il Seal Team 6 dell'ospitalità e dei viaggi (ma molto più geniale), che entrerà e riempirà rapidamente i buchi, risolverà problemi e progetti di salvataggio, ma senza il costo di aggiungere altro personale.

HeR Consulting (Evelyne Oreskovich): Portare decenni di esperienza nella proprietà e nella sede centrale in prenotazioni, vendite, entrate e channel management, CRM e integrazione di sistemi, i progetti vengono affrontati con gli occhi dell'albergatore. Nessun approccio con il cookie cutter raggiungerà i tuoi obiettivi; ci prendiamo il tempo per capire dove sei e dove vuoi andare. Il tuo successo è il nostro successo.

Dragonfly Strategists (Caryl Helsel): I nostri clienti target sono gruppi di hotel di piccole e medie dimensioni, nuovi proprietari di hotel, hotel indipendenti, boutique hotel e nuovi marchi. Agiamo come un ufficio aziendale in outsourcing per le aziende alberghiere che necessitano di risorse aggiuntive poiché i loro team sono limitati o come risorse qualificate che non hanno. Una parte del nostro team è meno costosa di un dipendente a tempo pieno con meno esperienza e offre più valore perché sappiamo cosa stiamo facendo. Di solito non lavoriamo con grandi marchi. Hanno le loro squadre – ci piace fungere da squadra per i gruppi e i proprietari più piccoli. Forniamo specificamente un esperto commerciale, IT & team di strategia operativa che include vendite, marketing, strategia dei ricavi e ricavi per assunzione, distribuzione, prenotazioni, miglioramento dei processi operativi e pianificazione IT, strategia e lancio.

Premiere Advisory Group (Anthony Gambini) : In qualità di società di consulenza siamo specializzati in vendite, entrate e Ottimizzazione della distribuzione. Collaboriamo con operatori alberghieri e società di gestione, per massimizzare le entrate e aumentare la quota di mercato su tutti i canali di prenotazione. Dando uno sguardo completo all'ecosistema di distribuzione degli albergatori, identifichiamo le aree di miglioramento mentre forniamo raccomandazioni strategiche su come aumentare il ritorno sull'investimento complessivo e ridurre i costi di acquisizione dei clienti. Tra il nostro portafoglio clienti annoveriamo SH Group, Dream Hotel Group, Sixty Hotels, Warwick Hotels, Hard Rock Hotels… Ciò che distingue PAG dagli altri fornitori di servizi sono i nostri servizi e supporto proattivi per i clienti. Il nostro team esecutivo è composto da specialisti nella distribuzione di viaggi e connettività di sistema con anni di esperienza nella gestione degli account e nell'implementazione di soluzioni personalizzate per le aziende di ospitalità tecnologica. Le proprietà hanno accesso illimitato al nostro team di esperti di distribuzione durante tutto l'anno.

Partner di fornitura (David Chestler): un approccio basato sui risultati e orientato all'esecuzione per risolvere le sfide aziendali critiche dei nostri viaggi e clienti dell'ospitalità.  Siamo in una posizione unica per fornire le intuizioni nate da una profonda esperienza industriale e professionale.  Il nostro obiettivo è fornire consigli attuabili e misurabili.  Queste sono tattiche destinate ad avere un impatto immediato.

Quando utilizzare RFQ e RFI

Una richiesta di Le informazioni (RFI) vengono utilizzate quando pensi di sapere cosa vuoi ma hai bisogno di maggiori informazioni dai fornitori. In genere sarà seguito da una richiesta di offerta o una richiesta di offerta.

Una richiesta di offerta (RFQ) viene comunemente utilizzata quando si sa cosa si vuole ma si hanno bisogno di informazioni su come i fornitori soddisferebbero i propri requisiti e/o quanto costerà.

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