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I 5 migliori sistemi di rilevazione presenze del 2024

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Jordan Hollander in Risorse umane e personale

Ultimo aggiornamento Novembre 01, 2023

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Passi ore a fare il libro paga ogni settimana? La revisione dei fogli presenze dei dipendenti è una grande perdita di tempo per te? La gestione del tempo, delle presenze e delle buste paga del personale non deve essere un mal di testa; infatti, con un moderno software di rilevazione presenze, puoi rendere queste attività amministrative un gioco da ragazzi. Con meno tempo richiesto per il lavoro amministrativo, puoi concentrarti su progetti più strategici e di grande impatto, o semplicemente uscire dall'ufficio e socializzare più spesso con gli ospiti. Ma i vantaggi di un ottimo sistema di rilevazione presenze non si limitano al risparmio di tempo; i tuoi dipendenti saranno più soddisfatti e potranno contare su buste paga precise e puntuali alla fine di ogni ciclo di paga. In questo articolo, spiegheremo cos'è un sistema di rilevazione presenze, quali vantaggi offre tale sistema e quali 5 sistemi sono le migliori scelte per gli hotel nel 2022 in modo da poter prendere una decisione aziendale informata quando è il momento di scegliere un sistema per il tuo albergo

Che cos'è un sistema di rilevazione presenze?

Facciamo un passo indietro, cos'è un sistema di rilevazione presenze? In parole povere, un sistema di orari e presenze consente ai dipendenti di timbrare in entrata e in uscita e consente ai manager di tenere traccia delle ore dei propri dipendenti. Questo sistema può tenere traccia degli orari di inizio, di pausa e di fine e alcuni sistemi consentono anche di tenere traccia della produttività o del tempo speso per attività specifiche.

I sistemi di rilevazione presenze possono essere on-premise o remoti. Il tradizionale sistema di rilevazione presenze è un orologio in loco in cui i dipendenti effettuano il check-in e il check-out manualmente. Questo tipo di sistema è la versione moderna del cartellino orario cartaceo in cui i dipendenti scrivevano l'ora di inizio e di fine dei loro turni. Oggi gli orologi punzonatura sono elettronici e collegati a un sistema che aggrega tutti i timestamp per calcolare un numero preciso di ore lavorate per ciascun dipendente.

Ma i sistemi on-premise funzionano solo quando tutti i dipendenti lavorano nell'hotel fisico. Nel mondo post-pandemia di oggi, alcuni dipendenti dell'hotel lavorano da remoto, ma devono comunque tenere traccia delle ore. Un sistema di rilevazione presenze remoto consente ai dipendenti di entrare e uscire da qualsiasi luogo, spesso tramite un'app mobile. Il sistema compila quindi il foglio presenze di ciascun dipendente per un libro paga accurato.

Principali vantaggi di un sistema di rilevazione presenze

Cosa può offrirti un sistema di rilevazione presenze ad alta tecnologia che una tradizionale scheda perforata di carta non può offrirti? Gli albergatori che implementano sistemi moderni possono realizzare diversi potenti vantaggi:

  • Meno tempo dedicato alle buste paga: uno dei vantaggi più interessanti per i manager è che i sistemi di rilevazione presenze possono fare il lavoro pesante per le buste paga. Il sistema aggrega automaticamente i tempi di punch-in e punch-out di ciascun dipendente in fogli di lavoro puliti, in modo da poter mettere via la calcolatrice e saltare il file Excel. Forse gestire le buste paga per un piccolo staff non è troppo impegnativo, ma se gestisci un team grande o in crescita, apprezzerai più tempo da dedicare a compiti di maggiore impatto.

  • Retribuzioni più accurate: oltre a calcolare le ore lavorate per ciascun dipendente, un sistema di rilevazione presenze può anche gestire eventuali tasse e benefici rilevanti per garantire che ogni busta paga sia accurata. Non solo i dipendenti verranno pagati per l'importo giusto, ma puoi anche essere sicuro di essere conforme alle normative fiscali ed evitare potenziali azioni legali o multe per errori di calcolo.

  • Dipendenti più felici: stipendi accurati e puntuali non sono l'unico motivo per cui i dipendenti avranno una maggiore soddisfazione dopo aver implementato un sistema di orari e presenze. Apprezzeranno anche un modo comodo e moderno di timbrare in entrata e in uscita. Inoltre, un sistema di orari e presenze può garantire che tutti i dipendenti siano trattati allo stesso modo. Se qualcuno fa una pausa pranzo più lunga o si presenta in ritardo, il sistema lo rifletterà e i manager possono agire di conseguenza.

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I 5 migliori sistemi di rilevazione presenze per gli hotel

Ora che conosci i vantaggi dei sistemi di rilevazione presenze, probabilmente ti starai chiedendo quali siano i sistemi migliori per gli albergatori. Diamo un'occhiata alle caratteristiche, alle specifiche e alle recensioni dei primi 5 sistemi di rilevazione presenze per gli hotel. La nostra revisione dei primi 5 ti aiuterà a scegliere un sistema in linea con le tue esigenze e obiettivi unici.

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Hotel Tech Score è una classifica composita che comprende segnali chiave come: soddisfazione degli utenti, quantità di recensioni, recensioni recenti e informazioni inviate dal fornitore per aiutare gli acquirenti a comprendere meglio i loro prodotti.
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Precedentemente noto come TSheets, Quickbooks Time è il modulo di rilevazione presenze della piattaforma Quickbooks di Intuit. Quickbooks Time è ricco di funzionalità: monitoraggio remoto del tempo, un'app mobile, funzionalità di pianificazione, gestione dei progetti e persino un solido dashboard di analisi. Quickbooks Time si integra con Quickbooks, naturalmente, ma offre anche integrazioni con altri software di contabilità e buste paga come ADP, Square Payroll, Xero e Salesforce. Grazie a funzionalità come un'app mobile, il monitoraggio del chilometraggio e il geofencing, Quickbooks Time è l'ideale per gli hotel che hanno dipendenti remoti, come i responsabili delle vendite che sono spesso in viaggio. Il feedback degli utenti per Quickbooks Time è estremamente positivo e molti utenti menzionano l'app mobile, le funzionalità di analisi e la facilità d'uso. Alcune recensioni menzionano che il team di supporto di Intuit a volte non è all'altezza. Quickbooks Time parte da $ 20 al mese per l'abbonamento amministratore di base e gli utenti costano da $ 8 a $ 10 al mese. Il sistema offre una prova gratuita di 30 giorni in modo da poter determinare se è adatto alla tua attività.
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Precedentemente noto come TSheets, Quickbooks Time è il modulo di rilevazione presenze della piattaforma Quickbooks di Intuit. Quickbooks Time è ricco di funzionalità: monitoraggio remoto del tempo, un'app mobile, funzionalità di pianificazione, gestione dei progetti e persino un solido dashboard di analisi. Quickbooks Time si integra con Quickbooks, naturalmente, ma offre anche integrazioni con altri software di contabilità e buste paga come ADP, Square Payroll, Xero e Salesforce. Grazie a funzionalità come un'app mobile, il monitoraggio del chilometraggio e il geofencing, Quickbooks Time è l'ideale per gli hotel che hanno dipendenti remoti, come i responsabili delle vendite che sono spesso in viaggio. Il feedback degli utenti per Quickbooks Time è estremamente positivo e molti utenti menzionano l'app mobile, le funzionalità di analisi e la facilità d'uso. Alcune recensioni menzionano che il team di supporto di Intuit a volte non è all'altezza. Quickbooks Time parte da $ 20 al mese per l'abbonamento amministratore di base e gli utenti costano da $ 8 a $ 10 al mese. Il sistema offre una prova gratuita di 30 giorni in modo da poter determinare se è adatto alla tua attività.
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Kronos offre una suite di sistemi di gestione della forza lavoro creati per aumentare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti. Il modulo di rilevazione presenze di Kronos automatizza il cronometraggio e la raccolta dei dati e funziona sia con gli orologi in loco che con i dispositivi mobili. Il prodotto Workforce Dimensions Timekeeping di Kronos gestisce cartellini e buste paga sia per i dipendenti orari che per quelli stipendiati, inoltre ti aiuta a evitare punzoni mancati, straordinari ed errori di busta paga. Il sistema ha una seria capacità di analisi in grado di fornire raccomandazioni per le quali le richieste di ferie devono essere approvate e far luce sulle tendenze di partecipazione e produttività. Kronos riceve generalmente recensioni positive da parte degli utenti, ma alcuni utenti affermano che il sistema non è molto intuitivo e richiede una formazione per imparare a usarlo. Allo stesso tempo, il sistema offre molte opzioni di personalizzazione, così puoi adattarlo alle tue esigenze specifiche. Kronos è un sistema aziendale, quindi è più adatto per catene alberghiere o proprietà molto grandi. I piani tariffari partono da $ 6 per utente al mese.
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Kronos Time & Attendance Software per buste paga
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Kronos offre una suite di sistemi di gestione della forza lavoro creati per aumentare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti. Il modulo di rilevazione presenze di Kronos automatizza il cronometraggio e la raccolta dei dati e funziona sia con gli orologi in loco che con i dispositivi mobili. Il prodotto Workforce Dimensions Timekeeping di Kronos gestisce cartellini e buste paga sia per i dipendenti orari che per quelli stipendiati, inoltre ti aiuta a evitare punzoni mancati, straordinari ed errori di busta paga. Il sistema ha una seria capacità di analisi in grado di fornire raccomandazioni per le quali le richieste di ferie devono essere approvate e far luce sulle tendenze di partecipazione e produttività. Kronos riceve generalmente recensioni positive da parte degli utenti, ma alcuni utenti affermano che il sistema non è molto intuitivo e richiede una formazione per imparare a usarlo. Allo stesso tempo, il sistema offre molte opzioni di personalizzazione, così puoi adattarlo alle tue esigenze specifiche. Kronos è un sistema aziendale, quindi è più adatto per catene alberghiere o proprietà molto grandi. I piani tariffari partono da $ 6 per utente al mese.
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Sebbene Paychex sia noto soprattutto per il suo sistema di gestione stipendi, Paychex Flex Time è un solido sistema di rilevazione presenze. Paychex Flex Time è ottimo per i lavoratori in loco o remoti, poiché il sistema si connette con un'app mobile, orologi locali e persino un'app kiosk con riconoscimento facciale. I dipendenti possono registrare pause, pasti, mance e rimborsi e i manager possono gestire rimborsi, straordinari e pianificazione. Il sistema semplifica il processo di gestione stipendi con varie automazioni e ti aiuta a ridurre gli errori e controllare i costi. Paychex Flex Time offre anche la verifica della geolocalizzazione in modo da poter monitorare con precisione la produttività quando i dipendenti sono in loco o lavorano su un progetto fuori proprietà. Le recensioni degli utenti per Paychex Flex Time sono generalmente positive e agli utenti piace la suite completa di funzionalità di gestione stipendi di Paychex. Gli utenti valutano molto anche l'assistenza clienti di Paychex. Alcuni utenti segnalano che il sistema è difettoso o non sufficientemente personalizzabile per soddisfare le loro esigenze. Paychex offre sia i pacchetti Essentials che Pro, quindi paghi solo per le funzionalità di cui hai bisogno. Il prezzo è disponibile su richiesta.
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Paychex Software per buste paga
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Sebbene Paychex sia noto soprattutto per il suo sistema di gestione stipendi, Paychex Flex Time è un solido sistema di rilevazione presenze. Paychex Flex Time è ottimo per i lavoratori in loco o remoti, poiché il sistema si connette con un'app mobile, orologi locali e persino un'app kiosk con riconoscimento facciale. I dipendenti possono registrare pause, pasti, mance e rimborsi e i manager possono gestire rimborsi, straordinari e pianificazione. Il sistema semplifica il processo di gestione stipendi con varie automazioni e ti aiuta a ridurre gli errori e controllare i costi. Paychex Flex Time offre anche la verifica della geolocalizzazione in modo da poter monitorare con precisione la produttività quando i dipendenti sono in loco o lavorano su un progetto fuori proprietà. Le recensioni degli utenti per Paychex Flex Time sono generalmente positive e agli utenti piace la suite completa di funzionalità di gestione stipendi di Paychex. Gli utenti valutano molto anche l'assistenza clienti di Paychex. Alcuni utenti segnalano che il sistema è difettoso o non sufficientemente personalizzabile per soddisfare le loro esigenze. Paychex offre sia i pacchetti Essentials che Pro, quindi paghi solo per le funzionalità di cui hai bisogno. Il prezzo è disponibile su richiesta.
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Come Paychex, ADP ha costruito la sua reputazione come società di buste paga, sebbene abbia anche un sistema di rilevazione presenze autonomo. La soluzione Timekeeping di ADP si integra con il software di gestione stipendi di ADP e le loro altre soluzioni, ma non è un requisito per utilizzarlo. Il sistema di rilevazione presenze supporta la timbratura in entrata e in uscita tramite un orologio fisico, un computer o un'app mobile e gestisce la pianificazione, le richieste di permessi e gli straordinari. Il sistema offre ai manager informazioni in tempo reale su presenze, ore lavorate e approvazioni e i manager possono sfruttare l'automazione per creare le pianificazioni più efficienti, che possono aiutare a ridurre i costi. ADP ottiene buone recensioni da parte degli utenti in una varietà di settori. Rispetto ad altri sistemi di rilevazione presenze, alcuni utenti affermano che l'interfaccia di ADP è meno moderna e alcuni utenti hanno difficoltà a ottenere un supporto adeguato. I prezzi di ADP sono disponibili su richiesta e l'azienda non offre prove gratuite.
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ADP (Time & Attendance) Pianificazione e gestione del lavoro
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Come Paychex, ADP ha costruito la sua reputazione come società di buste paga, sebbene abbia anche un sistema di rilevazione presenze autonomo. La soluzione Timekeeping di ADP si integra con il software di gestione stipendi di ADP e le loro altre soluzioni, ma non è un requisito per utilizzarlo. Il sistema di rilevazione presenze supporta la timbratura in entrata e in uscita tramite un orologio fisico, un computer o un'app mobile e gestisce la pianificazione, le richieste di permessi e gli straordinari. Il sistema offre ai manager informazioni in tempo reale su presenze, ore lavorate e approvazioni e i manager possono sfruttare l'automazione per creare le pianificazioni più efficienti, che possono aiutare a ridurre i costi. ADP ottiene buone recensioni da parte degli utenti in una varietà di settori. Rispetto ad altri sistemi di rilevazione presenze, alcuni utenti affermano che l'interfaccia di ADP è meno moderna e alcuni utenti hanno difficoltà a ottenere un supporto adeguato. I prezzi di ADP sono disponibili su richiesta e l'azienda non offre prove gratuite.
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A volte una piattaforma più semplice è migliore e se non hai bisogno di tutti i campanelli e i fischietti forniti da un sistema aziendale, allora OnTheClock potrebbe essere la scelta migliore per la tua azienda. OnTheClock offre la funzionalità dell'orologio tramite un'app mobile, un browser Web o un chiosco e ha la flessibilità di supportare sia i dipendenti in loco che quelli remoti. Il sistema dispone di tracciamento GPS e geofencing, in modo da sapere quale lavoro viene svolto in quale posizione e si integra con sistemi di gestione stipendi come ADP, QuickBooks e Paychex. OnTheClock è noto per la sua interfaccia intuitiva, la cui configurazione richiede solo un paio di minuti. Gli utenti valutano OnTheClock altamente; il sistema ottiene recensioni entusiastiche per la sua facilità d'uso, assistenza clienti e valore. Le piccole imprese apprezzano in particolare OnTheClock perché è conveniente e non richiede una formazione approfondita per essere operativo. OnTheClock offre una prova gratuita di 30 giorni. Dopo il periodo di prova, il costo mensile è su una scala mobile in base al numero di dipendenti, con ogni dipendente aggiuntivo che costa circa $ 3 al mese. Ora che hai compreso i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di rilevazione presenze, non c'è momento migliore per passare a un sistema che sblocchi processi di gestione stipendi più efficienti e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.
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OnTheClock Software per buste paga
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A volte una piattaforma più semplice è migliore e se non hai bisogno di tutti i campanelli e i fischietti forniti da un sistema aziendale, allora OnTheClock potrebbe essere la scelta migliore per la tua azienda. OnTheClock offre la funzionalità dell'orologio tramite un'app mobile, un browser Web o un chiosco e ha la flessibilità di supportare sia i dipendenti in loco che quelli remoti. Il sistema dispone di tracciamento GPS e geofencing, in modo da sapere quale lavoro viene svolto in quale posizione e si integra con sistemi di gestione stipendi come ADP, QuickBooks e Paychex. OnTheClock è noto per la sua interfaccia intuitiva, la cui configurazione richiede solo un paio di minuti. Gli utenti valutano OnTheClock altamente; il sistema ottiene recensioni entusiastiche per la sua facilità d'uso, assistenza clienti e valore. Le piccole imprese apprezzano in particolare OnTheClock perché è conveniente e non richiede una formazione approfondita per essere operativo. OnTheClock offre una prova gratuita di 30 giorni. Dopo il periodo di prova, il costo mensile è su una scala mobile in base al numero di dipendenti, con ogni dipendente aggiuntivo che costa circa $ 3 al mese. Ora che hai compreso i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di rilevazione presenze, non c'è momento migliore per passare a un sistema che sblocchi processi di gestione stipendi più efficienti e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.
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Jordan Hollander
CEO @ HotelTechReport Profilo linkedIn
Jordan is the co-founder of HotelTechReport, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.