Che cos'è un sistema di rilevazione presenze?

Facciamo un passo indietro, cos'è un sistema di rilevazione presenze? In parole povere, un sistema di orari e presenze consente ai dipendenti di timbrare in entrata e in uscita e consente ai manager di tenere traccia delle ore dei propri dipendenti. Questo sistema può tenere traccia degli orari di inizio, di pausa e di fine e alcuni sistemi consentono anche di tenere traccia della produttività o del tempo speso per attività specifiche.

I sistemi di rilevazione presenze possono essere on-premise o remoti. Il tradizionale sistema di rilevazione presenze è un orologio in loco in cui i dipendenti effettuano il check-in e il check-out manualmente. Questo tipo di sistema è la versione moderna del cartellino orario cartaceo in cui i dipendenti scrivevano l'ora di inizio e di fine dei loro turni. Oggi gli orologi punzonatura sono elettronici e collegati a un sistema che aggrega tutti i timestamp per calcolare un numero preciso di ore lavorate per ciascun dipendente.

Ma i sistemi on-premise funzionano solo quando tutti i dipendenti lavorano nell'hotel fisico. Nel mondo post-pandemia di oggi, alcuni dipendenti dell'hotel lavorano da remoto, ma devono comunque tenere traccia delle ore. Un sistema di rilevazione presenze remoto consente ai dipendenti di entrare e uscire da qualsiasi luogo, spesso tramite un'app mobile. Il sistema compila quindi il foglio presenze di ciascun dipendente per un libro paga accurato.

Principali vantaggi di un sistema di rilevazione presenze

Cosa può offrirti un sistema di rilevazione presenze ad alta tecnologia che una tradizionale scheda perforata di carta non può offrirti? Gli albergatori che implementano sistemi moderni possono realizzare diversi potenti vantaggi:

• Meno tempo dedicato alle buste paga: uno dei vantaggi più interessanti per i manager è che i sistemi di rilevazione presenze possono fare il lavoro pesante per le buste paga. Il sistema aggrega automaticamente i tempi di punch-in e punch-out di ciascun dipendente in fogli di lavoro puliti, in modo da poter mettere via la calcolatrice e saltare il file Excel. Forse gestire le buste paga per un piccolo staff non è troppo impegnativo, ma se gestisci un team grande o in crescita, apprezzerai più tempo da dedicare a compiti di maggiore impatto.

• Retribuzioni più accurate: oltre a calcolare le ore lavorate per ciascun dipendente, un sistema di rilevazione presenze può anche gestire eventuali tasse e benefici rilevanti per garantire che ogni busta paga sia accurata. Non solo i dipendenti verranno pagati per l'importo giusto, ma puoi anche essere sicuro di essere conforme alle normative fiscali ed evitare potenziali azioni legali o multe per errori di calcolo.

• Dipendenti più felici: stipendi accurati e puntuali non sono l'unico motivo per cui i dipendenti avranno una maggiore soddisfazione dopo aver implementato un sistema di orari e presenze. Apprezzeranno anche un modo comodo e moderno di timbrare in entrata e in uscita. Inoltre, un sistema di orari e presenze può garantire che tutti i dipendenti siano trattati allo stesso modo. Se qualcuno fa una pausa pranzo più lunga o si presenta in ritardo, il sistema lo rifletterà e i manager possono agire di conseguenza.

I 5 migliori sistemi di rilevazione presenze per gli hotel

Ora che conosci i vantaggi dei sistemi di rilevazione presenze, probabilmente ti starai chiedendo quali siano i sistemi migliori per gli albergatori. Diamo un'occhiata alle caratteristiche, alle specifiche e alle recensioni dei primi 5 sistemi di rilevazione presenze per gli hotel. La nostra revisione dei primi 5 ti aiuterà a scegliere un sistema in linea con le tue esigenze e obiettivi unici.