So schreiben Sie einen Hotel-Willkommensbrief (+kostenlose Vorlagen)

Von Hotel Tech Report

Zuletzt aktualisiert Oktober 28, 2022

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Suchen Sie nach Möglichkeiten, mit Ihren Hotelgästen in Kontakt zu treten? Oder suchen Sie nach Initiativen, die Ihnen helfen, die Gästebewertungen zu verbessern, auch wenn Sie weniger Personal an der Rezeption haben als in den Vorjahren? Willkommensbriefe (oder Willkommensnotizen) sind ein kleines, aber wirkungsvolles Element, das jedes Gasterlebnis auf den richtigen Fuß bringt. Diese freundlichen Botschaften können für den gesamten Aufenthalt eines Gastes den Ton angeben und wichtige Informationen übermitteln, die ein Gast wissen muss.

Sie können gebrandet, personalisiert und sogar interaktiv sein ? mit QR-Codes , Links und Social-Media-Handles. Für solch einen aussagekräftigen Touchpoint sind Begrüßungsschreiben recht einfach umzusetzen. Mit den Best Practices in diesem Artikel und den von uns bereitgestellten Vorlagen erhalten Sie einen großen Vorsprung beim Hinzufügen von Willkommensbriefen zu Ihrer Guest Journey (oder beim Erweitern Ihrer vorhandenen Briefvorlagen).

Was ist ein Hotel-Willkommensschreiben?

Im Gegensatz zum Namen landet ein Willkommensbrief nicht im Briefkasten der Gäste. Ein Hotel-Begrüßungsbrief ist eine Nachricht, die den Gast begrüßen und wichtige Informationen zu Beginn seines Aufenthalts bereitstellen soll. Einige Hotels drucken Willkommensbriefe aus und schieben sie unter die Zimmertüren, während andere Hotels ihre Willkommensbriefe automatisch (und digital) versenden, ausgelöst durch Funktionen wie eine PMS -Integration, die eine E-Mail über Hotel-CRM , SMS über Gäste-Messaging-Software oder Hardware über Hospitality auslöst TV , Gäste-App oder Gästezimmer-Tablets . Manche Hotels machen beides!

Ein Willkommensbrief ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Gästen zu zeigen, dass Sie sich auf ihren bevorstehenden Aufenthalt freuen und dass es Ihnen wichtig ist, ihre Erfahrung zu einem positiven Erlebnis zu machen. Indem Sie Gäste zu Beginn ihres Aufenthalts proaktiv ansprechen, können Sie im Idealfall mit einem positiven ersten Eindruck beginnen, der sich über die gesamte Zeit Ihrer Gäste in der Unterkunft erstreckt. Wenn sie auschecken, verlassen sie das Hotel mit glücklichen Erinnerungen und der Absicht, wieder bei Ihnen zu bleiben.

Wenn Sie noch keine Willkommens-E-Mails versenden, fragen Sie sich vielleicht, ob es sich lohnt, eine Vorlage zu erstellen, sie für jeden Gast anzupassen und sie jedem Gast einzeln zuzusenden. Die gute Nachricht ist, dass die Technologie die schwere Arbeit für Sie übernehmen kann. Ihr Property-Management-System oder Customer-Relationship-Management-Tool kann Ihre Begrüßungsschreiben-Vorlage anwenden und automatisch an Gäste senden. Alles, was Sie tun müssen, ist die Vorlage und den Auslöser zu erstellen, damit er nach Ihrem gewünschten Zeitplan gesendet wird.

Warum sollten Sie Ihren Gästen einen Willkommensbrief schicken?

Willkommensbriefe sind nicht nur eine Geste des guten Willens, sondern haben einige handfeste Vorteile, die Ihre Gäste und Mitarbeiter erkennen können. Das Versenden von Willkommensbriefen (oder E-Mails) kann Ihnen dabei helfen, Ihre Gästebewertungsergebnisse zu verbessern und die Gästetreue zu erhöhen. Wie genau erreichen ein paar einfache Absätze diese Ergebnisse?

Erstens helfen Ihnen Willkommensbriefe dabei, eine persönliche Verbindung zu Ihren Gästen aufzubauen. Wenn ein Gast einen an ihn adressierten Brief liest, beginnt er, eine Affinität zu Ihrer Marke aufzubauen. Wenn Sie Ihren Brief auf hochwertigem Markenpapier drucken, kann das Erlebnis des Willkommensbriefs noch greifbarer werden, aber wenn Sie sich für den Versand einer E-Mail entscheiden, werden Ihr Logo und Ihre Farben Ihr Markenimage unterstreichen. Wenn das Willkommensschreiben außerdem vom General Manager oder einem anderen hochrangigen Mitglied des Führungsteams unterzeichnet ist, werden die Gäste froh sein zu wissen, dass sich das Managementteam wirklich darum kümmert, ihren Aufenthalt so angenehm wie möglich zu gestalten. Die Angabe der E-Mail-Adresse oder der direkten Telefonnummer des Geschäftsführers ist eine nette Art zu zeigen, dass Sie dieses Versprechen ernst meinen.

Begrüßungsschreiben helfen Ihnen auch dabei, klare und genaue Erwartungen an Ihre Gäste zu formulieren. Die Sprache, der Ton und sogar die Art des Papiers, das Sie verwenden, kann den Gästen zeigen, ob Ihr Hotel mehr auf Einheitlichkeit (ideal für Geschäftsreisende) oder mehr Spaß und Einzigartigkeit (ideal für Freizeitgäste) ausgerichtet ist. Wenn Ihr Hotel renoviert wird oder einige Outlets geschlossen sind, ist es eine gute Idee, diese Änderungen im Begrüßungsschreiben zu erwähnen, damit die Gäste nicht überrascht werden. Es ist besser, offen über Dinge zu sprechen, die den Aufenthalt eines Gastes beeinträchtigen könnten, anstatt einen Gast zur Lobbybar gehen zu lassen, nur um festzustellen, dass diese wegen Bauarbeiten geschlossen ist.

Schließlich ist das Begrüßungsschreiben der perfekte Ort, um mit Ihren Gästen ins Gespräch zu kommen. Sie können nach Möglichkeiten fragen, den Aufenthalt eines Gastes zu personalisieren, oder Sie können Links zu Ihren Social-Media-Seiten mit einer Einladung für Gäste teilen, über ihren Aufenthalt zu posten und Ihre Hashtags zu verwenden. Vielleicht fügen Sie sogar einen QR-Code oder einen Link ein, um an einer Umfrage zum Check-in-Erlebnis teilzunehmen. Der erste Schritt ? das Versenden des Begrüßungsschreibens ? kann den Gästen signalisieren, dass Sie das Gespräch am Laufen halten und ihre Kommentare, Fragen, Kritik und Bedenken anhören möchten.

Welche Inhalte sollte Ihr Begrüßungsschreiben enthalten?

Nun zum praktischen Teil: Wie schreiben Sie Ihren Willkommensbrief? Fangen wir ganz oben an. Um Gäste von Anfang an einzubeziehen, ist es eine gute Idee, den Gast bei seinem Namen anzusprechen, z. B. ?Lieber [Gast]?. Basierend auf der Markenstimme Ihres Hotels können Sie sich dafür entscheiden, den Titel und den Nachnamen eines Gastes oder einfach seinen Vornamen zu verwenden. Und wenn es sich um einen Stammgast handelt, erhalten Sie Bonuspunkte, wenn Sie ?Willkommen zurück, [Gast]!? sagen.

Begrüßen Sie als Nächstes herzlich und danken Sie Ihrem Gast, dass er sich für einen Aufenthalt in Ihrem Hotel entschieden hat. Vielleicht möchten Sie einige Details über Ihr Hotel nennen, z. B. einen Satz über seine Geschichte. Zum Beispiel: ?Unser Hotel ist das einzige LEED-zertifizierte Hotel in der Gegend und wir freuen uns, dass Sie unsere umweltfreundlichen Annehmlichkeiten genießen.? Der erste Eindruck ist alles, und ein Begrüßungsschreiben für Gäste ist eine Gelegenheit, sich von Ihrer besten Seite zu zeigen, die größten Vorzüge Ihres Hotels hervorzuheben und sie aufzuklären, um häufig wiederkehrende Fallstricke während des Aufenthalts zu vermeiden. Zu zeigen, was in Ihrem Hotel einzigartig ist, und ihre Probleme zu lösen, bevor sie sie haben (Gastfreundschaft bedeutet, Bedürfnisse vorherzusehen) durch einen Willkommensbrief ist einer der ältesten Tricks von Hoteliers, kann aber entscheidend sein, um unvergessliche Erlebnisse zu bieten.

Ein Großteil des Inhalts des Begrüßungsschreibens kann Informationen gewidmet sein, die der Gast wissen muss, um einen angenehmen Aufenthalt zu haben. Vielleicht möchten Sie lokale Veranstaltungen erwähnen, die in der Nähe stattfinden, oder Specials, die in Ihrem Restaurant laufen, oder einen Regenschirm mitbringen, weil Regen vorhergesagt ist. Wenn Sie nicht die Bandbreite haben, um Ihre Vorlage regelmäßig zu bearbeiten, sollten Sie diesen Abschnitt recht standardisiert halten und vielleicht nur auf Annehmlichkeiten vor Ort oder Sehenswürdigkeiten in der Nachbarschaft hinweisen, die Sie gesehen haben müssen.

Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Begrüßungsschreiben Kontaktinformationen angeben, damit Gäste wissen, wie sie Sie erreichen können, wenn sie Kommentare oder Bedenken haben. Einige Hotels entscheiden sich dafür, eine E-Mail-Adresse für einen Concierge oder den General Manager anzugeben. Darüber hinaus können Sie Social-Media-Handles (und -Links) einfügen, damit Gäste problemlos mit Ihren Social-Media-Inhalten interagieren oder Ihr Hotel in ihren Beiträgen markieren können.

Zu guter Letzt, aber vielleicht am wichtigsten, sollte Ihr Begrüßungsschreiben prägnante Worte und eine leicht lesbare Formatierung enthalten. Sie möchten sicherlich nicht, dass Gäste ein Wörterbuch benötigen, um Ihren Begrüßungsbrief zu entziffern, und Sie möchten auch keine ausgefallene Formatierung, um Ihre Begrüßung auf Mobilgeräten unleserlich zu machen.

Unter Berücksichtigung dieser Best Practices und unserer praktischen Vorlagen kann Ihr Hotel höhere Gästebewertungsergebnisse erzielen und die Gästetreue erhöhen, wenn Sie durchdachte und informative Begrüßungsschreiben implementieren.

Vorlage Nr. 1

Lieber Gastname,

Wir freuen uns, Sie in (Name Ihres Hotels) begrüßen zu dürfen. Ob Sie geschäftlich oder privat reisen, wir wissen, dass Sie aus einer Vielzahl von Hotels wählen können. Wir bemühen uns, Ihnen ein sauberes und komfortables Zimmer mit freundlichem, aufmerksamem Service zu einem preisbewussten Preis zu bieten.

Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt einen Vorschlag haben, wie wir unseren Service für Sie verbessern können, teilen Sie uns dies bitte einfach mit. (Wir hätten auch nichts dagegen, wenn Sie einen unserer Star-Performer erkennen!) Wenn Sie während Ihres Aufenthalts bei uns ein Problem haben, kontaktieren Sie mich bitte umgehend direkt unter meiner Durchwahl ?99?, damit wir die Möglichkeit haben, die Situation zu korrigieren.

Wir möchten, dass Sie jeden Tag Ihres Aufenthaltes genießen, deshalb versprechen wir Ihnen unsere Servicegarantie. Die professionellen und freundlichen Mitarbeiter von (Your Hotel Name) sind bestrebt, Ihren Aufenthalt sowohl angenehm als auch komfortabel zu gestalten.

Vielen Dank, dass Sie sich erneut für (Ihr Hotelname) entschieden haben. Wir vertrauen darauf, dass Ihr Aufenthalt angenehm sein wird und hoffen, dass Sie unser Hotel auch in naher Zukunft für Ihre Unterkunftsbedürfnisse nutzen werden. Wir freuen uns darauf, Sie bei Ihrer nächsten Reise zu bedienen. Vielen Dank!


Aufrichtig,

Ihr vollständiger Name

Front-Office-Manager

Ihr Hotelname

Vorlage Nr. 2

Sehr geehrter Herr / Frau (Name des Gastes)

Ein herzliches Willkommen bei (Erwähnen Sie Ihren Hotelnamen). Es ist in der Tat eine Freude, Sie bei uns zu haben.

Das Management und die Mitarbeiter sind gerne Ihre Gastgeber. Ich freue mich darauf, Dienstleistungen und Fähigkeiten zu demonstrieren, die unverwechselbar und besonders sind (Erwähnen Sie Ihren Hotelnamen), das mit gehobenen Restaurants und Geschäftseinrichtungen ausgestattet ist, um unsere Gäste zu verwöhnen.

Unsere gut ausgebildeten Mitarbeiter warten darauf, Sie zu bedienen und Ihnen einen wirklich unvergesslichen Aufenthalt in unserem Hotel zu bereiten.

Darf ich diese Gelegenheit nutzen, um Ihnen dafür zu danken, dass Sie (Hotelname) für Ihren aktuellen Aufenthalt in (Stadt) ausgewählt haben.

Dein,

Hauptgeschäftsführer