En el corazón de las operaciones, el sistema de administración de propiedades (PMS) impulsa la eficiencia y la productividad en todos los departamentos del hotel, pero rara vez es un guerrero solitario cuando se trata de la tecnología de un hotel. Incluso los hoteles pequeños trabajan con numerosos sistemas tecnológicos, incluidos sistemas de procesamiento de pagos, cerraduras electrónicas y canales de distribución en línea. Junto con el PMS, todos estos sistemas son clave para atender a los huéspedes y se basan en algunos de los mismos datos: los pagos con tarjeta de crédito de los huéspedes se procesan a través de una pasarela de pago y también se registran en el PMS; las tarjetas llave y las llaves digitales se codifican a través del sistema de bloqueo utilizando la información de la reserva; y las reservas de OTA deben ingresarse en el PMS y el inventario debe ajustarse en sus canales de OTA. Si estos sistemas funcionan en silos, su personal debe actuar como intermediario, duplicando manualmente los datos entre los sistemas, lo que consume mucho tiempo y es propenso a errores humanos.
Ya sabe lo que dicen sobre el trabajo en equipo, bueno, eso también se aplica a la tecnología de su hotel. A través de la integración directa, su PMS puede trabajar con sus otros sistemas hoteleros para automatizar procesos y ahorrar mucho tiempo al personal del hotel. Aquí hay seis integraciones clave de PMS que mejorarán aún más la eficiencia operativa para que usted y su equipo puedan pasar menos tiempo detrás de una computadora y más tiempo brindando una experiencia aún mejor para los huéspedes.
Gestión de canales
Los canales de distribución de terceros, incluidos GDS , OTA y canales de metabúsqueda , son un componente crucial de la estrategia de distribución de casi cualquier hotel. Con sus grandes presupuestos publicitarios y su amplio alcance, estos agregadores de viajes especialmente diseñados hacen que las propiedades sean más visibles en línea y atraen una gran parte de las reservas. Cuando sus canales de distribución en línea no están conectados con su PMS, la disponibilidad y las tarifas de su propiedad deben actualizarse en cada uno de esos canales manualmente, y las reservas que llegan a través de ellos deben ingresarse manualmente en su PMS. Es una tarea continua y que consume mucho tiempo con un alto riesgo de overbooking si la disponibilidad no se actualiza lo suficientemente rápido.
Pero hay una mejor manera. La integración bidireccional entre el PMS de un hotel y el socio de canal automatiza este importante proceso, eliminando la necesidad de duplicar datos manualmente y mejorando la precisión. A través de la integración, el PMS envía automáticamente el inventario asignado al socio de canal, incluidas las actualizaciones y anulaciones de inventario. Cuando se realiza una reserva a través de un socio de canal, los datos de la reserva se envían automáticamente al PMS y la disponibilidad se ajusta automáticamente en todos los canales conectados. ¡Di adiós al overbooking y hola a tener más tiempo para tus invitados!
Procesando pago
Si su propiedad acepta pagos con tarjeta, estará trabajando con una pasarela de pago , que comunica de forma segura la información de pago del huésped a la red de procesamiento de pagos. Si su pasarela de pago no está integrada con su PMS, las transacciones aprobadas deben publicarse manualmente en las reservas en el PMS, lo que ralentiza el proceso de check-in/check-out. Con una integración de pasarela de pago, la información de pago ingresada en el formulario de reserva se envía automáticamente a través de la red de procesamiento de pagos y las transacciones se publican automáticamente en el PMS en tiempo real.
No solo eso, sino que la integración de la pasarela de pago también aumenta la seguridad con encriptación punto a punto y tokenización para proteger los datos de la tarjeta de crédito de los piratas informáticos y mantener los números de tarjeta de crédito fuera del PMS para el cumplimiento de PCI. Si desea aceptar pagos en línea a través del sitio web de su propiedad, la integración de la pasarela de pago es imprescindible para un proceso de reserva en línea automatizado y seguro y una experiencia de registro sin contacto.
Al simplificar los pagos, las autorizaciones y los reembolsos, y al mejorar la seguridad, la integración de la pasarela de pago es una de las integraciones de PMS más importantes para cualquier propiedad.
Acceso a la habitación
Las integraciones de cerraduras electrónicas y llaves digitales simplifican la gestión de acceso y también aceleran el proceso de registro . Las tarjetas llave se han utilizado ampliamente en todos los segmentos de hoteles durante décadas. Los tiempos están cambiando y cada vez más propiedades se están cambiando a soluciones clave digitales (móviles). De cualquier manera, veamos cómo la integración de su solución de acceso a la habitación con su PMS facilita la vida en la recepción.
Una integración de tarjeta llave permite que las tarjetas llave se codifiquen y administren directamente a través del PMS, que envía automáticamente los datos de reserva relevantes (número de habitación, duración de la estadía, etc.) al sistema de tarjeta llave. Esto significa que el personal de recepción ya no tiene que volver a ingresar esta información en el sistema de tarjeta de acceso manualmente, solo tienen que deslizar la tarjeta para codificarla.
Si su propiedad utiliza una solución de acceso sin llave (llave móvil o cerraduras de teclado), la integración con el PMS automatiza la entrega de llaves al huésped al momento del check-in. En este caso, el PMS envía automáticamente los datos de la reserva a su solución de acceso sin llave, que luego genera una clave móvil o un código clave para el huésped, activando automáticamente la clave al momento del check-in y desactivándola al momento del check-out.
Ya sea que desee implementar una experiencia de registro sin contacto sin problemas o simplificar el registro en la recepción, la integración de su PMS con su sistema de bloqueo es clave (juego de palabras).
Punto de venta (POS)
Junto con el PMS, un sistema POS es esencial para las propiedades con un restaurante en el lugar. Estos sistemas centrales son un gran ejemplo de dos sistemas que funcionan mejor juntos. Sin una conexión entre los dos, los cargos de restaurante que se cargarán a la habitación de un huésped deben comunicarse a la recepción y agregarse manualmente al folio de reserva en el PMS. Este proceso manual no solo agrega otra tarea administrativa más a la lista de tareas pendientes de su recepción, sino que también es propenso a errores humanos y discrepancias de facturación que pueden resultar en huéspedes insatisfechos y pérdida de ingresos.
Cuando el sistema POS está integrado con el PMS, el software completa esta tarea por usted en tiempo real. Cuando un huésped quiere cargar una comida a su habitación, la transacción se ingresa en el sistema POS, que, a través de la integración, consulta automáticamente el PMS para verificar el estado del huésped, el número de habitación y el límite de autorización de crédito. Si se aprueba el cargo, el sistema POS automáticamente registra el cargo en el folio de reserva en el PMS.
La automatización del proceso de publicación de cargos de restaurante en las reservas con una integración PMS + POS no solo ahorra tiempo al personal del hotel, sino que también garantiza la precisión de la facturación, reduce las quejas de los clientes y evita la pérdida de ingresos.
La gestión de ingresos
El entorno de mercado sin precedentes provocado por la pandemia ha llevado a muchos hoteles hacia el software de gestión de ingresos (RMS) para navegar mejor y optimizar los precios de las habitaciones. Consolidando y analizando continuamente los datos del hotel y del mercado para producir recomendaciones de precios basadas en algoritmos sofisticados, el RMS automatizado mejora la previsión de la demanda y elimina las conjeturas del proceso de fijación de precios, ahorrando a los operadores de hoteles mucho tiempo analizando datos e intentando prever el futuro.
Integrada con el PMS, la solución combinada ahorra aún más tiempo. Los datos del PMS (incluidas las reservas, el inventario y la disponibilidad) son una parte fundamental de la ecuación de gestión de ingresos y deben actualizarse en el RMS de manera oportuna y continua. Sin una integración, esa tarea es responsabilidad de, lo adivinó, usted o su personal. Pero cuando su PMS y RMS están conectados, todos los datos relevantes del PMS se transfieren automáticamente al RMS a través de la integración a nivel transaccional para una precisión de pronóstico, fijación de precios y control de inventario óptimos. A su vez, las recomendaciones de precios aceptadas generadas por el RMS deben actualizarse en el PMS y la integración también puede hacerlo.
Por separado, tanto el PMS como el RMS impulsan la eficiencia y los ingresos, pero juntos forman un equipo aún más poderoso.
SMS / Mensajería para invitados
La pandemia también aceleró la adopción de aplicaciones de mensajería/SMS para invitados para abordar la necesidad de comunicaciones claras y servicios sin contacto. La mensajería móvil es el modo de comunicación preferido para muchos huéspedes, pero si no se integra correctamente en las operaciones del hotel, puede ser ineficiente y provocar la insatisfacción de los clientes.
¿Cómo puede el personal encontrar el tiempo para administrar otro canal de comunicación? Una estrategia exitosa de mensajería para invitados depende de la integración de PMS. La integración entre una plataforma de mensajería para huéspedes y PMS envía automáticamente datos de reserva a la aplicación de mensajería en tiempo real para activar mensajes de texto de rutina personalizados para los huéspedes antes de la llegada, al momento del check-in, durante su estadía y al momento de la salida, según lo definido por la propiedad. Los mensajes entrantes y las solicitudes de los huéspedes se comparan automáticamente con los datos de la reserva del huésped para identificar al huésped y resolver los problemas más rápido.
A medida que la mensajería de los huéspedes se convierte en un canal de comunicación de huéspedes más frecuente para los hoteles, la integración con el PMS maximiza la eficiencia al automatizar las comunicaciones de rutina y garantizar que ningún huésped se escape.
La tecnología hotelera está diseñada para aumentar la productividad y los ingresos y, al igual que las personas, los sistemas de su hotel pueden funcionar mejor juntos para alcanzar su máximo potencial.