Quizás esté pensando que no es el tema más interesante del mundo, pero el procesamiento de pagos es un factor importante en la salud financiera general de su hotel, especialmente porque más huéspedes pagan con tarjetas de crédito. Ya sea que esté configurando un procesador de pagos por primera vez, considerando cambiar a un sistema diferente o simplemente haciendo un balance de las operaciones de su hotel, le mostraremos cómo hacer que el procesamiento de pagos sea lo más fácil y económico posible. ¡Imagínese reducir sus costos simplemente cambiando a un nuevo sistema de pago! El procesamiento de pagos es parte integral de los sistemas de reservas de hoteles y los sitios web de los hoteles, pero a menudo se pasa por alto debido a la percepción de que los pagos son muy técnicos. En la Internet moderna, cambiar los procesadores de pagos es extremadamente fácil y puede ser ayudado por sus socios tecnológicos, como el software de reservas de hoteles y los sistemas de gestión de propiedades .
El software de procesamiento de pagos correcto hace mucho más que almacenar números de tarjetas e información de tarjetas de crédito: una excelente tecnología de pagos aumenta las conversiones al brindar experiencias de pago sin fricciones.
En este artículo, definiremos qué es exactamente el procesamiento de pagos, exploraremos el panorama de proveedores y ofreceremos algunos consejos para elegir los sistemas adecuados para su hotel.
¿Qué es el procesamiento de pagos?
En los días en que el efectivo era el rey, el procesamiento de pagos era tan simple como abrir la caja registradora y devolver el cambio. En estos días, especialmente en los hoteles, las tarjetas de crédito han superado al efectivo como método de pago preferido al reservar habitaciones de hotel, lo que trae nuevos desafíos y complejidad. No hace falta decir que, a través de OTA (agentes de viajes en línea) como Expedia y Booking.com, las tarjetas de crédito y las tarjetas virtuales (por ejemplo, Apple Pay) son las únicas opciones de pago aceptadas. Pero con esta complejidad añadida, el proceso de reserva se ha vuelto fluido e incluso los pagos en persona en la propiedad se han hecho completamente sin contacto .
Para un hotel, recibir dinero de una transacción con tarjeta de crédito no es tan sencillo como recibir efectivo, y también es más costoso. Cuando un huésped desliza su tarjeta de crédito en la recepción o utiliza su motor de reservas en línea, el banco o la asociación que emitió su tarjeta debe emitir crédito para cubrir la compra. Este crédito viene con un conjunto de tarifas, llamado intercambio. Los hoteles no pueden acceder a los fondos de inmediato; un procesador de pagos, como un intermediario, recibe el dinero y luego cobra al hotel un recargo cuando se pagan los fondos. A cambio de estas tarifas, los procesadores también brindan servicios a los hoteleros, como la prevención de contracargos .
Debido a que las tarifas varían según el tipo de tarjeta y el banco que la emitió, los procesadores de pagos cobran a los hoteles tarifas planas ($0.15 por transacción, por ejemplo), tarifas porcentuales o una combinación de ambas. Para asegurarse de que está pagando una cantidad razonable por el procesamiento de la tarjeta de crédito, es importante comprender la estructura de tarifas.
Cuenta de comerciante frente a pasarela de pago
Escuchamos mucha confusión sobre los diversos tipos de sistemas que los hoteles pueden usar para procesar pagos. Según sus necesidades de servicios financieros, las empresas pueden elegir entre soluciones de pago integrales, cuentas comerciales independientes y pasarelas de pago de terceros para gestionar los pagos con tarjeta de crédito. ¿Te preguntas cuáles son las diferencias?
En definitiva, una sencilla pasarela de pago permite a tu hotel cargar tarjetas de crédito. Es el vínculo entre el hotel y los emisores de tarjetas de crédito. Cuando un huésped reserva una habitación en línea, por ejemplo, ingresará su número de crédito, lo que permite que la pasarela de pago se comunique con su banco, y luego de la aprobación o denegación de la transacción, la pasarela de pago retrocederá para finalizar la transacción.
Cuando se completa la transacción, los fondos deben ir a alguna parte. Algunas empresas optan por el depósito inmediato en una cuenta bancaria, mientras que otras empresas utilizan una cuenta mercantil . Si bien una cuenta de comerciante no es una cuenta bancaria, actúa como una especie de "área de retención" de fondos para que puedan reembolsarse fácilmente y para que los saldos se puedan depositar en una cuenta bancaria a granel en un horario regular. Para los hoteles, las cuentas comerciales pueden tener mucho sentido, ya que permiten reembolsos fáciles si un huésped cancela, y pueden orquestar transferencias bancarias en una cadencia regular para facilitar las cosas a su equipo de contabilidad.
Si usar una pasarela de pago y una cuenta de comerciante por separado suena complicado (juego de palabras intencionado), hay una tercera opción: una solución de pago todo en uno que ofrece tanto una pasarela de pago como una cuenta de comerciante.
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Una breve descripción de los procesadores de pago en línea
Si su hotel tiene un sitio web que acepta reservas en línea, necesitará un procesador de pagos en línea para permitir que su hotel cobre fondos en línea. Las pasarelas de pago, también conocidas como proveedores de servicios de pago, facilitan el cobro de tarjetas, pero no son gratuitas. Tienes que gastar dinero para ganar dinero, ¿verdad? Las tarifas varían según el sistema; por ejemplo, Stripe cobra un 2,9% más $0,30 en cada transacción, sin importar el tipo de tarjeta que se esté cargando. Otros sistemas, como PayPal, por ejemplo, cobran una tarifa mayor por las tarjetas American Express y las tarjetas internacionales.
Al igual que el panorama del sistema de administración de propiedades, tiene una gran cantidad de procesadores de pago para elegir. Cada uno tiene sus pros y sus contras, por lo que recomendamos investigar un poco en lugar de optar por uno solo porque es popular. Estos son algunos de los principales procesadores de pago en línea:
Autorizar.Net
Raya
Paypal
Árbol de cerebro
Pago de Amazon
Cuadrado
BlueSnap
Nosotros pagamos
Al igual que con cualquier tipo de datos confidenciales, los hoteles deben tener cuidado de mantener segura su información financiera y cumplir con las normas PCI y PSD2 . Algunos procesadores de pago ofrecen recursos para ayudarlo a cumplir, y los sistemas se adaptan constantemente a los cambios en la tecnología financiera, como aceptar pagos de billetera digital, por ejemplo.
Al elegir un proveedor, es posible que tenga la tentación de optar por la opción más barata. Sin embargo, recomendamos investigar algunos factores más para que pueda elegir un sistema que sea realmente adecuado para su negocio. No olvides revisar estos criterios:
Tarifas mensuales y tarifas de transacción
Países y monedas compatibles
Tipos de tarjeta aceptados
Pagos en formulario o redirecciones a otro sitio para completar el pago
Pagos móviles
compatible con PSD2
Con un poco de investigación, puede encontrar un proveedor de servicios de pago adecuado para su hotel.
Procesamiento de Pagos para la Industria Hotelera
¿Sabe exactamente cuánto está pagando por cada transacción con tarjeta de crédito? Si no tiene acceso a una variedad de procesadores, podría estar pagando tarifas de procesamiento exorbitantes e innecesarias. ¿No quiere pagar tarifas que no necesita pagar? Si utiliza un PMS popular, como Oracle OPERA , es probable que ya tenga acceso a varios procesadores. Si aún no usa un PMS común, es posible que desee considerar cambiar para evitar que los proveedores de pago lo evalúen porque saben que no tiene otras opciones.
El uso de un procesador de pagos integrado con un PMS puede optimizar muchas tareas operativas . Por ejemplo, la solución de pago integrada de Oracle OPERA facilita la ejecución de autorizaciones previas (por ejemplo, para imprevistos), autorizaciones de liberación, compras completas, emisión de reembolsos o reversiones, anulación de transacciones y más. Imagínese si su equipo de recepción necesitara cambiar a un sistema diferente cada vez que colocaran una autorización en una tarjeta durante el check-in; un PMS con integraciones de procesamiento de pagos como Oracle OPERA hace que su recepción sea más eficiente.
Los procesadores de pago integrados no solo son beneficiosos para el frente de la casa. Las tareas administrativas, como la emisión de facturas, el pago de proveedores y el cobro de cuotas de membresía, se pueden manejar más fácilmente cuando todos sus sistemas se comunican fácilmente. Y cuando el procesador de pagos puede comunicarse con su PMS, puede pasar detalles como la fecha de entrada y el número de folio con la transacción, de modo que los huéspedes y los bancos tengan claro para qué fue el cargo.
Conclusiones clave para elegir un procesador de pagos
Aunque seleccionar un proveedor de servicios de pago puede no parecer una tecnología importante, recuerde que pagará más en tarifas de procesamiento que por cualquier otra tecnología. En este caso, hacer tu tarea realmente puede dar sus frutos. Compare proveedores para encontrar no solo el mejor precio, sino también el mejor valor, porque un sistema que cueste un poco más pero que sea completamente compatible con PSD2 podría ahorrarle muchos dolores de cabeza en el futuro, sin mencionar la reducción del riesgo de una violación de seguridad.
Además, el uso de un PMS popular es fundamental para garantizar que tenga acceso a las integraciones correctas. Un sistema ampliamente utilizado como Oracle OPERA tiene conexiones con una variedad de procesadores de pago para que siempre pueda aprovechar las mejores tarifas. Los procesadores de pago pueden no ser la parte más emocionante de las operaciones hoteleras, pero ahorrar miles de dólares al cambiar a un mejor sistema ciertamente lo es.