Comencemos por el principio: ¿qué es un formulario de autorización de tarjeta de crédito? Si un huésped reserva una habitación para ella en su sitio web, puede ingresar su propio número de tarjeta de crédito en la pantalla de pago, y ese número de tarjeta se cifrará y se transferirá de manera segura a su sistema de procesamiento de pagos. Pero, ¿qué pasa con una reserva que debe dividirse entre dos tarjetas de crédito o una reserva realizada en nombre de otra persona? Cada vez que su hotel necesite recopilar información de la tarjeta de crédito manualmente, debe enviar un formulario de autorización de la tarjeta de crédito porque los estándares de seguridad de la industria prohíben que el personal recopile información de la tarjeta de crédito de una manera no segura, como por teléfono o por correo electrónico. Un formulario de autorización de tarjeta de crédito es una forma segura de recopilar información de tarjetas de crédito para minimizar el riesgo de fraude o una violación de seguridad y para proteger los datos personales de los huéspedes. En el pasado, los formularios CCA se enviaban por correo electrónico o fax, pero en los últimos años los formularios CCA digitales se han vuelto más populares.

El formulario CCA debe recopilar toda la información que su personal de Reservas o Contabilidad necesita para cobrar la reserva correctamente. Esta información incluye detalles sobre el titular de la tarjeta de crédito, la tarjeta en sí y los tipos de cargos que se pretende aplicar a la tarjeta. Un formulario efectivo de CCA debe incluir:

• Detalles del titular de la tarjeta: debido a que, en muchos casos, la persona que envía el CCA no es la misma persona que el titular de la reserva, es importante recopilar el nombre completo del titular de la tarjeta, así como el nombre del huésped en el formulario CCA. Por ejemplo, la persona que envía el formulario CCA y paga la reserva podría ser un planificador de reuniones, mientras que la persona que se queda en la sala podría ser un orador que presenta en la conferencia.

• Categorías de cargos : a veces, los pagos de las reservas se dividen entre varias tarjetas, por lo que querrá incluir una sección en su formulario de CCA donde los huéspedes (o las personas que pagan las reservas) pueden especificar qué tipos de cargos deben cargarse en su tarjeta de crédito. Las categorías pueden incluir la tarifa de la habitación y los impuestos, el minibar, el servicio de habitaciones, los servicios de spa, el estacionamiento y más. Por ejemplo, la empresa de un huésped puede pagar la tarifa de la habitación, los impuestos y el estacionamiento, pero no los cargos por el minibar o el servicio de habitaciones.

• Detalles de la tarjeta de crédito: por supuesto, su formulario CCA debe incluir una sección para ingresar los detalles de la tarjeta de crédito, incluido el nombre del titular de la tarjeta, el tipo de tarjeta (Visa, Mastercard, etc.), el número de la tarjeta de crédito, el CVV, la fecha de vencimiento y la dirección de facturación.

• Firma del titular de la tarjeta : en la parte inferior de su formulario CCA, asegúrese de incluir un cuadro de firma donde el titular de la tarjeta puede autorizar a su hotel a cargar su tarjeta.

Si su hotel ha estado enviando formularios de autorización de tarjetas de crédito en formato PDF por correo electrónico, o tal vez si los ha estado enviando por fax, ¿por qué cambiar? Existen algunos riesgos serios al usar formularios CCA en PDF o en papel, y todo el proceso CCA es menos que eficiente cuando usa este tipo de formularios. Los formularios en papel y PDF presentan una oportunidad para que los posibles ladrones de identidad roben números de tarjetas de crédito porque el número de tarjeta es visible sin ningún tipo de cifrado. Incluso si almacena los formularios CCA completos en un archivador seguro o en una carpeta en una computadora, aún existe el riesgo de que los datos personales de sus invitados puedan caer en las manos equivocadas.

Además, estos formularios de entrada manual no ofrecen autorización de tarjeta de crédito o función de verificación, por lo que, en teoría, alguien podría escribir un número de tarjeta "1111 1111 1111 1111" en un formulario y enviarlo, creando trabajo adicional para su equipo. Pero incluso si un invitado o contacto de facturación ingresa la información correcta de la tarjeta de crédito la primera vez, el proceso aún no es ideal para su personal, ya que necesitan transferir manualmente el número de tarjeta y los detalles de facturación a su PMS o sistema de procesamiento de pagos, lo que lleva tiempo y tiene la posibilidad de errores manuales. Tampoco es una gran experiencia para sus invitados, que no quieren perder su tiempo completando el papeleo y descifrando cómo enviarle el formulario completo.

Si enviar formularios CCA en PDF o en papel no es ideal, ¿cuál es la solución? En los últimos años, los formularios CCA digitales han cobrado fuerza como una alternativa convincente a las versiones de la vieja escuela. Con un proceso totalmente digital, sus agentes de reservas pueden enviar un enlace único al contacto de facturación que los dirige a una página optimizada para dispositivos móviles donde pueden ingresar los detalles de pago de manera segura. La información de la tarjeta de crédito se cifra y pasa a su sistema de procesamiento de pagos de una manera totalmente compatible con PCI, lo que reduce significativamente el riesgo de una violación de la seguridad. Los sistemas CCA digitales pueden incluso mostrar qué formularios CCA se enviaron pero no se completaron, lo que ayuda a ahorrar tiempo a su equipo en la búsqueda de pagos. Y algunos proveedores ofrecen un servicio de detección de fraude integrado que funciona de manera proactiva para reducir las tarjetas de crédito no válidas y las devoluciones de cargos.

Los hoteles deben aprovechar el software para ejecutar registros sin contacto para los huéspedes con formularios de autorización de tarjetas de crédito digitales en lugar de procesos manuales y en papel, ya que proporciona una forma más eficiente y segura de manejar la información de los huéspedes y la autorización de pago.

Un formulario de autorización de tarjeta de crédito es un documento que permite a un hotel cargar en la tarjeta de crédito de un huésped gastos imprevistos y cualquier cargo pendiente incurrido durante su estadía. Por lo general, incluye el nombre del huésped, las fechas de llegada y salida, el número de confirmación, los detalles de la reserva del hotel, el tipo de tarjeta de crédito (Visa, Mastercard, Amex), el número de la tarjeta de crédito, la fecha de vencimiento, el código de seguridad, la dirección de facturación y el número de teléfono.

Tradicionalmente, los hoteles requieren que los huéspedes completen un formulario de autorización de tarjeta de crédito en papel y proporcionen la firma del titular de la tarjeta al momento del check-in. Sin embargo, este proceso lleva mucho tiempo y aumenta el riesgo de errores y fraudes.

Al aprovechar el software, los hoteles pueden optimizar el proceso de registro y reducir la necesidad de manejar manualmente la información de la tarjeta de crédito. Los huéspedes pueden completar el formulario digitalmente, incluidas las casillas de verificación para cargos imprevistos, como servicio de habitaciones y minibar, y enviarlo de forma segura en línea. La recepción puede almacenar y acceder electrónicamente al formulario completado.

Los formularios de autorización de tarjetas de crédito digitales también brindan una capa adicional de seguridad al eliminar la necesidad de documentos en papel que podrían perderse o ser robados. Permiten una autorización de pago única, lo que reduce el riesgo de cargos no autorizados en la cuenta de la tarjeta de crédito de un huésped.

Aprovechar el software para ejecutar registros sin contacto con formularios de autorización de tarjetas de crédito digitales proporciona una forma más eficiente y segura para que los hoteles manejen la información de los huéspedes y la autorización de pagos, mejorando la experiencia general de los huéspedes.