Características clave del software de gestión laboral Inn-Flow

El módulo de gestión laboral de Inn-Flow incluye tres funciones principales: seguimiento del desempeño laboral, tiempo y asistencia y nómina. Dentro del componente laboral, encontrará funciones como programación y un reloj de tiempo. El módulo de nómina maneja cheques de pago y análisis. Profundicemos un poco más en cada uno.

Programación bajo demanda

Este tipo de programación es exclusivo de los hoteles e Inn-Flow toma datos de su PMS para ayudar a pronosticar los requisitos laborales. Esto significa que puede eliminar los horarios en papel y las conversaciones sobre la programación. El panel de análisis de Inn-Flow ofrece valor a los gerentes generales y propietarios al brindarles una mirada al futuro para tener la seguridad de que no trabajarán horas extras ni programarán demasiado en función de los cambios de ocupación. El software incluso tiene un sistema de alertas de "en riesgo" que rastrea automáticamente cuántas horas ha trabajado un empleado, las compara con su horario y alerta a los gerentes sobre posibles riesgos de horas extras, lo que en última instancia reduce los costos laborales al facilitar una mejor planificación.

Inn-Flow le permite establecer la duración de los turnos predeterminada, por día de la semana y las horas que necesita para cada función en función de los diferentes niveles de servicio en una propiedad determinada. Por ejemplo, los camareros de banquetes pueden trabajar 6 horas entre semana y 8 horas los fines de semana. Para el personal de limpieza, puede establecer el tiempo necesario para limpiar una estadía versus una salida.

reloj de tiempo

El reloj biométrico de Inn-Flow es el lugar donde el personal puede marcar la entrada y la salida. Los empleados utilizan un iPad con la tecnología de Inn-Flow instalada para marcar entradas y salidas de forma segura. Mediante el reconocimiento facial, los empleados registran su entrada utilizando la tecnología Smile ID, lo que significa que no necesitan ingresar ningún código ni ingresar una huella digital. Este método elimina la posibilidad de que un empleado marque en nombre de otra persona. Los gerentes pueden controlar configuraciones como la antelación con la que los empleados pueden marcar antes del comienzo de su turno, por ejemplo, para reducir la posibilidad de pagar por horas que los empleados no están trabajando.

Los registros de los empleados fluyen hacia sus hojas de horas, que puede ver y editar según sea necesario.

Previsión y cronograma

¿Cuáles son sus necesidades laborales para la próxima semana? Inn-Flow extrae datos de su PMS para predecir sus necesidades de personal en función de la ocupación, observando el volumen de llegadas, salidas y estancias. Con estos datos y los modelos de turnos que establezca, puede arrastrar y soltar turnos fácilmente en el cronograma. Inn-Flow le avisará si llega a hacer horas extras y podrá guardar el cronograma como plantilla para usarlo en semanas futuras. Si es necesario cambiar el horario de un empleado específico, puede notificar solo a ese empleado por mensaje de texto o correo electrónico, en lugar de enviar notificaciones a todos los que están en el horario. ¡También se puede imprimir con solo dos clics!

Otro dato importante para su agenda son las solicitudes de tiempo libre. Inn-Flow realiza un seguimiento de la acumulación de PTO para cada empleado y de las solicitudes de tiempo libre. Una vez que se haya aprobado la solicitud de tiempo libre de un empleado, ese empleado ni siquiera aparecerá en la lista de empleados disponibles para turnos durante el período en que estará ausente.

El módulo de programación recibe excelentes críticas de los hoteleros, incluido el ingeniero jefe de un gran hotel en Chicago, quien dice: “Me gusta la función de copia de programación y la capacidad de ver cuánto PTO tiene disponible cada empleado. También me gusta la función de programación de impresión”.

Nómina de sueldos

Utilizando los datos del módulo laboral, incluida la hoja de horas de los empleados, Inn-Flow procesa la nómina y emite el pago a sus empleados. La función de nómina puede ser una excelente opción para hoteles con ancho de banda administrativo limitado; esta característica elimina todo el proceso de emisión de cheques de pago. Una vez que se emiten los cheques, el sistema toma todos los datos de su nómina y los devuelve al módulo de contabilidad. Todo está conectado para que pueda obtener una visión integral de sus necesidades, gastos y tendencias laborales.

Inn-Flow se integra con los principales proveedores de nómina y actúa como una verdadera extensión del equipo de su hotel. Para los hoteles que se sienten frustrados por el servicio de mala calidad de las empresas de nómina más grandes, Inn-Flow cuenta con especialistas en soporte de nómina dedicados en su personal para ayudarlo con cualquier pregunta o necesidad técnica.

Informes y análisis

¿Cómo se compararon sus gastos de nómina con el presupuesto en un día determinado? No se necesitan hojas de cálculo; Dentro de Inn-Flow, puede ver fácilmente los totales de mano de obra para cualquier período de tiempo en el panel de informes.

Una herramienta de análisis popular es el Daily Flash Dashboard que compara su costo laboral real con su presupuesto, además de su costo por habitación ocupada, ocupación, ingresos por habitación y costo laboral como porcentaje de los ingresos. En el panel, incluso puede desglosar por hotel los departamentos, puestos e incluso usuarios para obtener visibilidad y control totales.

Puede seleccionar una de las muchas plantillas de informes de Inn-Flow o puede crear la suya propia desde cero. Los informes pueden enviarse por correo electrónico según una programación o ejecutarse según demanda.

Integraciones

Para aprovechar al máximo las funciones de programación de Inn-Flow, deberá conectarlo a su sistema de administración de propiedades. Inn-Flow ofrece integraciones con muchos PMS populares, incluidas las plataformas OnQ de Hilton, OPERA y Synxis de Sabre. Cuando hable con un representante de ventas de Inn-Flow, asegúrese de confirmar que el sistema es compatible con su PMS.

Además de una integración de PMS, querrá conectar Inn-Flow a su institución financiera para un procesamiento de nómina sin problemas, o si decide no utilizar Inn-Flow para la nómina, puede conectarse a su procesador de nómina existente para garantizar los datos. vuelve al módulo de análisis.

Interfaz de usuario y experiencia de usuario.

Los hoteleros de EE. UU. están satisfechos con la experiencia de usuario que ofrece el software de Inn-Flow. Un gerente general en San José, CA, dice: “Estoy muy satisfecho con todos los productos de Inn-Flow: módulos de contabilidad, finanzas y mano de obra. He utilizado muchos software de contabilidad y programas de gestión hotelera a lo largo de los años, y Inn-Flow es muy superior a todos los demás con los que he trabajado”. Y una Asamblea General Anual en Raleigh menciona que Inn-Flow es “muy detallado y fácil de usar. Lo uso a diario e incluso si eres principiante es muy sencillo de navegar”.

Cuando implementas un nuevo sistema, especialmente uno con características tan críticas como la programación y el control de tiempo, es importante encontrar un sistema que sea intuitivo para que no tengas que depender tanto de la capacitación y la documentación para que los empleados puedan usarlo. la herramienta adecuadamente. Además, dado que los empleados utilizarán Inn-Flow todos los días, un sistema que funcione sin problemas evitará la frustración que puede surgir con un software torpe o plagado de fallos.

Atención al cliente

Inn-Flow obtuvo la certificación de atención al cliente global de HotelTechReport, lo que significa que puede esperar un servicio de clase mundial por parte del equipo de soporte de Inn-Flow. Inn-Flow tiene una práctica base de conocimientos en línea que es una manera conveniente de aprender más sobre la herramienta y resolver cualquier pregunta. Inn-Flow también cuenta con representantes de atención al cliente disponibles por teléfono, correo electrónico y chat en vivo para una asistencia más personalizada. Para que los clientes se sientan apoyados, Inn-Flow también programa controles trimestrales para garantizar que todo vaya bien y proporcionar un foro para preguntas.